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Archive for category: gestión documental

Gestión de Recursos Humanos y gestión documental

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Software de gestión documental para recursos humanos

A la hora de reclutar y seleccionar personal en una empresa se producen una serie de procesos administrativos que provocan muchas dificultades asociadas a los documentos correspondientes que se generan. Entre ellas podemos destacar:

  • Muchos procesos producen demasiado papel
  • Consumo excesivo de tiempo
  • A veces es complicado el acceso y recuperación de la documentación de un empleado
  • Recepción de muchos currículum vitae que colapsan el proceso de selección
  • Se debe garantizar la privacidad de los candidatos y cumplir con la normativa
  • Hay que mantener centralizado y actualizado el material de formación de los empleados.
  • Entrega y recepción de documentación para las contrataciones.

Selección de personal

Estos problemas a los que tiene que enfrentarse cualquier empresa cuando selecciona personal son mucho más llevaderos cuando se tiene un sistema de gestión documental adecuado, capaz de ofrecer las soluciones necesarias para cada tarea, como pueden ser:

  • Procesos intensivos con papel: mediante un sistema ECM podemos llevar a cabo una gestión digital de la documentación en papel.
  • Labores administrativas: si se elimina al máximo el papel en las tareas administrativas se acortan mucho los plazos de resolución y se reducen los tiempos cuando un documento tiene que pasar de una persona a otra.
  • Accesos fluidos a documentación de empleados: los documentos se organizan en el sistema de tal forma que el acceso a la documentación de cada empleado se hace desde un único punto y siempre digitalizado.
  • Privacidad y seguridad: mediante un sistema de gestión documental (ECM) podemos obtener información de todos los movimientos de un documento y controlar el acceso al mismo mediante un sistema de permisos específico.
  • Actualización y centralización del material de formación: mediante aplicaciones concretas se puede acceder a plataformas de e-learning y controlar las versiones del material de formación. Así siempre se dispone de la más actualizada y sabemos en todo momento qué documentos siguen vigentes y cuáles han caducado.
  • Procesos de selección: mediante las herramientas de gestión documental podemos automatizar procesos tan importantes como la identificación automática de CVs gracias a la navegación por etiquetas que se extraen de forma automática y aceleran el acceso a la información. También permite el acceso a CVs mediante metadatos que pueden configurarse con los perfiles que se están seleccionando en el proceso de reclutamiento.

Un recurso indiscutible para una empresa

Estas son solo algunas de los ventajas que puedes obtener con un sistema de gestión documental a la hora de llevar a cabo procesos de selección de personal. Sin duda es un recurso que ayudará mucho en el proceso y recortará los tiempos y el esfuerzo en conseguir a los candidatos deseados.

Gestión de Recursos Humanos con Caltico

En Cáltico estaremos encantados de ayudarte a la implementación de un sistema de gestión documental en tu empresa si consideras que ha llegado la hora de suprimir el papel y gestionar de manera digital los principales documentos de la empresa. No dudes en contactar con nosotros para recibir el asesoramiento profesional que necesitas. Comprobarás los cambios en muy poco tiempo en la gestión de recursos humanos.

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Implantar un sistema de gestión documental

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Software para la gestión documental

Las empresas se enfrentan cada vez más a un reto al que no se habían enfrentado anteriormente como es la gestión de documentos electrónicos. Antes, el desafío era ordenar y organizar documentos físicos, en papel, como facturas, albaranes y cualquier tipo de elemento importante para el funcionamiento de una empresa, pero ahora, ya inmersos en la etapa digital, las empresas deben adaptarse y gestionar de manera adecuada los documentos electrónicos que día a día emiten o reciben mediante un software de gestión documental.

En primer lugar, hay que conocer bien el sistema de gestión documental (SGD) que tiene en la actualidad la empresa y, para ello, es imprescindible contar con el personal que genera y almacena documentos electrónicos para localizar los problemas a los que se enfrentan que pueden ser los siguientes:

  • Nombrar documentos: es importante saber si la compañía dispone de un sistema conocido por todos a la hora de nombrar los documentos y si se puede saber su contenido sólo con ver el nombre.
  • Almacenar documentos: la compañía debería tener un sistema de almacenamiento de documentos electrónicos para que todos los empleados sepan dónde guardarlos.
  • Recuperar documentos: hay que detectar los problemas a la hora de recuperar un documento guardado anteriormente.
  • Almacenar documentos en papel físico: se debe determinar los documentos físicos que se siguen almacenando y si funciona el sistema empleado.
  • Accesibilidad: es importante saber si el acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa funciona y puede acceder cualquier empleado.
  • Gestión de e-mails: se debe conocer el sistema actual para guardar e-mails y archivos adjuntos para saber si funciona o hay que hacer algún cambio.

Un sistema para clasificar documentos

Una vez conocido el SGD actual de la empresa llega el momento de mejorar los puntos que generan más problemas, que suele ser la clasificación de documentos en grupos y subgrupos. Es importante crear una buena división de grupos para almacenar correctamente los documentos. Por ejemplo, las facturas se pueden dividir según los proveedores, según las fechas de vencimiento, etc. Otro grupo puede ser el de documentos de marketing o publicidad, contabilidad, etc.

Estas son algunas herramientas para lograr un buen gestor documental:

  • Disponer de un escáner fiable con alimentador de documentos para convertir documentos en papel a formato electrónico.
  • Si la empresa va a eliminar el papel próximamente, cada empleado debe tener un escáner personal para agilizar las gestiones y otro centralizado de mayor velocidad para escaneados más grandes.
  • Capacidad colaborativa: el sistema de gestión documental debe facilitar el trabajo colaborativo de todos los responsables en la gestión de documentos.
  • Acceso a la gestión documental digital: se puede buscar y editar documentos de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo digital.
  • Firma digital: cada vez se utiliza más para evitar las rúbricas en papel y la presencia de los firmantes que pueden vivir alejados entre sí.

Como vemos, la gestión adecuada de los documentos electrónicos de una empresa, resulta vital para su día a día y para un funcionamiento fluido, de ahí que se deba crear y desarrollar un sistema de gestión documental integral adaptado a las necesidades del negocio. En Cáltico disponemos de profesionales experimentados para ayudarte a crear el sistema de gestión documental que necesitas para tu empresa. Contacta con nosotros para un asesoramiento profesional. Estamos a tu disposición.

Más información a cerca de nuestro Software Microsoft SharePoint a medida para la gestión documental

Migración de un gestor documental

¿Cuándo hay que hacer una migración de un gestor documental?

La gestión documental pasa por distintas fases que variarán en función de la cantidad del producto y la experiencia del equipo de personas que lo van a poner en marcha. Sin duda, en la implantación de un gestor documental, la migración de documentos y sus metadatos es el paso más importante. Aquí podemos encontrarnos con situaciones diferentes:

  • El cliente ya tiene un gestor documental implantado
  • El cliente no tiene gestor pero sí los documentos o sus metadatos en ficheros compartidos.

Lo más importante es que el cliente pueda acceder a la información que ya tenía desde la nueva herramienta para garantizar que no va a perder en ningún momento sus datos antiguos.

Migración de un gestor documental

Migración gestor documental

Principales tareas que se deben llevar a cabo en una migración de un gestor documental

  • Analizar la situación de los documentos: comprobar qué metadatos tiene, el volumen de la documentación, formato de los ficheros originales, etc.
  • Analizar la tipología documental: es importante obtener información del volumen de documentos por autor, fechas, ubicación, etc. Cuantas más categorías, mejor, para lograr un proceso de calidad más sencillo. Una vez hecha la migración, se podrá comprobar el volumen de documentos comparándolo con el volumen del nuevo software. También son necesarias las “tablas maestras”, utilizadas para nutrir de información los metadatos de los documentos de cara a una posible modificación de esos datos.
  • Diseño y desarrollo de los scripts de migración: son los encargados de llevar a cabo operaciones tan importantes como obtener la información de la fuente original, almacenarla en un punto intermedio, transformar los metadatos y cargar los documentos.
  • Diseño y desarrollo de los scripts para medir la calidad de la migración.
  • Mediciones para controlar la velocidad de la migración, la transformación de los metadatos y los procesos de calidad: aquí entra en juego el tiempo que tardará en hacerse la migración. Por ejemplo, para migrar dos millones de documentos, el tiempo estimado es un mínimo de cuatro semanas, dependiendo de las infraestructuras disponibles como la velocidad de red, la de lectura y la escritura en disco.
  • Pruebas de calidad en “UAT”.
  • Elegir bien el tamaño de los paquetes de documentos: siempre dependerá del volumen total de documentos. Un buen tamaño puede ser 50.000 documentos por paquete.
  • Elegir el métodos de carga masiva de documentos y metadatos: dos de los métodos más utilizados son el método de carga mediante CSV y el método de carga desatendida mediante CSV. Es importante elegir el que mejor se adecúa a las necesidades de la empresa.
  • Planificar de manera realista: después del análisis de datos hay que barajar bien los riesgos y los desafíos que debe afrontar la migración una vez conocidos los volúmenes, ya que otros factores incidirán de manera decisiva como la velocidad de transferencia.
  • Implantar fases en la migración: comenzar por la documentación crítica para la empresa, después la más nueva, los contratos y expedientes abiertos, etc. Es necesaria una buena planificación para que los sistemas de producción puedan ponerse en marcha antes de que finalice la migración con un impacto mínimo en el trabajo de los usuarios.
  • Conservar la fuente de origen: se recomienda mantenerla al menos durante un mes como medida de control para comprobar que los usuarios tienen todos los documentos en su poder.

Con estas sencillas recomendaciones estamos seguros que la migración de documentos al nuevo sistema será todo un éxito. En cualquier caso, siempre puedes recurrir a un profesional solvente y con garantías. Los profesionales de Cáltico pueden asesorarte para que la migración al gestor documental no se convierta en un quebradero de cabeza. Contacta con nosotros.

Gestión documental inteligente, métodos de clasificación de documentos

Gestión documental inteligente para empresas

En la actualidad, la innovación tecnológica ha conseguido unos métodos de gestión documental muy avanzados que permiten automatizar, clasificar y almacenar documentos digitalizados de una forma sencilla y muy efectiva. Todavía conviven con métodos de clasificación más antiguos, pero cada empresa debe encontrar cuál es el que mejor encaja con sus exigencias y objetivos.

Métodos más utilizados para gestión documental inteligente

  • Clasificación simbólica: quizá sea el método más antiguo pero todavía se utiliza para la gestión documental. Se trata del clásico código de barras que, mediante un software de captura, es capaz de leerlo y enrutar el documento para clasificarlo según su función. Sin embargo, alguien tuvo que hacer el trabajo previo de generar el código de barras y relacionarlo con el documento en cuestión, por tanto es un método que requiere bastante trabajo manual para clasificar todos los documentos de una empresa.
  • Análisis de la estructura gráfica del documento: este método consiste en clasificar los documentos por su apariencia e implica la comparación de un documento con los modelos introducidos en el sistema. La clasificación está automatizada, aunque funciona como lo haría un humano, tratando de determinar en qué se parece un documento para así averiguar su tipología. El sistema está basado en un algoritmo que compara distintos patrones: layout de los documentos, patrones de color, blancos y negros, etc.
  • Análisis de la estructura gráfica con palabras claves: El sistema, además de buscar con distintos patrones, también utiliza palabras clave que definen el tipo de documento que es. Por ejemplo, una vez hecho el análisis de la estructura gráfica identifica las palabras clave que pueden dar la pista del tipo de documento, como una factura donde aparece la palabra “CIF”. Este método es más preciso y se basa en algoritmos estadísticos que comparan todas las probabilidades de que un documento pertenezca a un tipo u otro.
  • Análisis con procesamiento de texto: el sistema analiza el texto para tratar de saber la tipología del documento y así clasificarlo con más precisión. Las técnicas utilizadas por el sistema extraen información relevante dentro del documento y van desde algoritmos Bayesianos, Support Vector Machines o árboles de decisión, hasta la técnica de “el vecino más cercano”, etc. Este método está basado en vectores con características que pueden definir el documento y su relevancia en base a las palabras que aparecen en él. Se aplican métodos probabilísticos para clasificar los documentos según la información que ofrecen los vectores.

Como hemos visto, no hay un método que sea perfecto para la clasificación de documentos. La mayoría de los sistemas combinan varios métodos para obtener la máxima precisión posible. Por tanto, a la hora de adquirir un software de gestión documental inteligente es importante conocer los mecanismos que utiliza para decidir cuál puede ser más efectivo.

En Cáltico, disponemos de los mejores profesionales para asesorarte sobre el método de gestión de archivos que mejor se adecúa para las necesidades de tu negocio. No dudes en consultarnos.

Ventajas de un CRM empresarial

CRM empresarial

Las soluciones CRM se están convirtiendo poco a poco en herramientas que marcan la diferencia a la hora de crear empresas más competitivas y generar estrategias de marketing más fiables. ¿Cuál es la razón de la progresiva implantación del CRM para pymes? Sin duda, el hecho de gestionar la relación con los clientes de una forma mucho más efectiva para la fidelización de clientes.

Según un estudio efectuado por la consultora “Price Waterhouse Coopers”, una herramienta como el CRM puede aumentar la cuota de mercado hasta el 5% y mejorar hasta un 25% el rendimiento de ventas y mejorar la fidelidad de los clientes en un 25%.

Funciones del CRM empresarial como solución y estrategia:

  • Gestor de marketing: el CRM consigue analizar bases de datos segmentando clientes y teniendo en cuenta distintos parámetros adaptados a cada negocio. Una vez hecho el análisis, se pueden detectar distintos targets de cliente como sus preferencias o la periodicidad de compra, sus canales preferidos para llegar a la empresa, etc. De esta forma las campañas de marketing son más certeras y eficaces.
  • Gestor de ventas: el CRM de ventas logra recopilar toda la información de los clientes: número de visitas, localización, pedidos, tipo de productos, preferencias, formas de pago, entregas… También recoge información sobre la actividad comercial: visitas de los comerciales, tiempo de duración, gestión de pedidos, incidencias… Esta herramienta propicia una agilización en la gestión de los procesos de ventas y nuevas oportunidades de negocio.
  • Gestor de servicio postventa: con el CRM se puede gestionar a la perfección el servicio postventa, ya que con sus distintas aplicaciones se pueden gestionar las reclamaciones de incidencias, analizar el estado de los envíos, ajustar los plazos de entrega, gestionar cobros, etc.

Sin duda estas son ventajas a tener en cuenta, pero a la hora de implementar esta herramienta en una empresa también hay que tener en cuenta otros aspectos como una integración efectiva en el backoffice de la compañía, es decir, que el CRM para empresas debe adaptarse a los sistemas propios de la compañía y no al revés.

Análisis de necesidad de la empresa

Para eso, debe hacerse previamente un minucioso análisis de las necesidades de la empresa y explicarlas convenientemente al proveedor. Además, todo el personal que trabaje directamente con el cliente, debe involucrarse al máximo con el CRM. Desde el director de ventas, pasando por los recepcionistas, comerciales o el responsable de postventa, deben familiarizarse con la herramienta y hacer un uso eficiente de la misma, completando todos los campos de información y controlando e incentivando a los usuarios que la usan correctamente.

CRM empresarial con Caltico

En Cáltico estamos a su disposición para implementar CRM empresarial en su compañía con todas las garantías y con el asesoramiento de los profesionales más cualificados en la materia. Contacte con nosotros y estaremos encantados de ayudarle.

Soluciones empresariales Caltico:

Gestión documental

Soluciones web

Ventas y marketing

Gestión de proyectos

Desarrollo de software

Gestión documental – Despachos Abogados

Gestión documental para despachos abogados

Todos sabemos la cantidad de documentos de todo tipo, que gestiona un despacho de abogados, en el trabajo con sus clientes y casos.

No cabe duda, por tanto, que una herramienta que ayude a llevar a cabo este control es fundamental para un buen desempeño del negocio.

Y frecuentemente, aparecen problemas recurrentes en este sector:

  1. Existencia de archivos físicos de documentos, generalmente en papel, donde se almacena la documentación recibida..
  2. Riesgo de fallo en los plazos o hitos marcados, como pueden ser:  juicios, comparecencias, etc y de no disponer de la documentación necesaria.
  3. Gran cantidad de documentación heterogénea, lo que obliga a una muy esfuerzo en la clasificación y ordenación de toda la documentación.

La gestión documental en un despacho de abogados, no es solo un conjunto de procesos internos, sino que ofrece garantías directas en la manera en que prestamos nuestros servicios al cliente.
Además permitirá reducir esfuerzos, y lograr un mejor acceso a toda la documentación, por parte de todos los implicados.

despacho abogados expedientes

Gestión de expedientes y casos

A la hora de gestionar los casos, es muy útil realizar en base al concepto de expediente.

Un expediente, no es más que un conjunto de documentos, relacionados entre sí.

Siempre que recibamos un encargo o asunto a tratar por parte de un cliente, crearemos un expediente asociado, donde guardaremos toda la información y documentos del caso.

Asociado a cada expediente, no solamente tendremos la documentación, sino toda la información que nos permita distinguir éste expediente, del resto de expedientes del sistema.

Por ejemplo, podríamos asociar a cada expediente la tipología del asunto a tratar (por ej. penal, civil etc..), el abogado/s asociados, nombre y resto de información vinculada al cliente,  juzgado, numero de expediente, contrario etc..

Toda esta información asociada a un caso, es configurable, es decir, que se pueden añadir o reducir los campos de información a tener en cuenta, según las necesidades del propio despacho de abogados.

gestión documental despacho abogados caso

Calendario de hitos

Dentro del sistema de gestión documental para despachos de abogados, es especialmente importante la control de hitos dentro del proceso judicial encargado por el cliente.

La herramienta tiene que permitir la introducción de aquellas fechas donde tenemos que acudir a una vista, un juicio, reuniones importantes con terceras partes etc.

Para ello la solución dispondrá de calendarios, que podremos sincronizar con nuestra herramienta favorita de correo electrónico (por ej. Microsoft Outlook) tanto en nuestro dispositivo móvil como en nuestro ordenado de trabajo.

Además el propio calendario nos permitirá planificar los hitos de todos nuestros casos, y nos alertará cierto tiempo antes (según indiquemos) de los hitos pendientes.

Nos permitirá así mismo, introducir información en forma de comentarios, documentos etc… una vez que el cito o cita se haya atendido.

Incurrido de horas y gastos

Para muchos despachos de abogados, es especialmente importante, contar con un software que les permita llevar el control de los gastos asociados a cada caso.

Debe permitir también la generación directa de facturas, o informes de seguimiento, e incluso la posibilidad de integración con otras herramientas de contabilidad.

Base de conocimiento legal

La propia solución de gestión documental, es un buen lugar para disponer de una base de datos de conocimiento legal, para su consulta por parte de todos los abogados del despacho.

Es muy útil disponer de una pequeña “wikipedia” empresarial, donde se informe a todos los abogados de:

  • Procedimientos a seguir dentro del buffete
  • Se compartan documentos de ámbito legal, resoluciones etc.
  • Cursos de formación etc.

Acceso desde múltiples dispositivos, como móvil, tablet, pc

Decíamos anteriormente que es necesario disponer de la documentación y toda la información del caso, en cualquier dispositivo, por ejemplo un smartphone o una tablet.

La solución de gestión documental, es ideal para utilizarla en una nube de aplicaciones corporativas, que permitan el acceso seguro a través de internet.

De esta manera, en cualquier lugar podremos tanto consultar como editar la documentación del caso, enviarla a través de email, compartirla con terceros etc.

Solución técnica diseñada por Caltico

A la hora de diseñar este solución, hemos utilizado los siguientes productos software, los cuales han sido configurados y programados a medida para resolver todos los requisitos que pueda plantear cualquier despacho de abogados:

  • Gestión documental con Microsoft SharePoint 2016, que nos permitirá disponer de un potente y configurable gestor documental, con el que controlar expedientes, casos, documentos, calendarios, incurrido de horas etc.
  • Microsoft Dynamics CRM, que nos permitirá controlar toda la información que compartamos con nuestros clientes, en base a llamadsa de teléfono, correos electrónicos. etc. Esta solución es de uso opcional, y está integrada con la solución de gestión documental Microsoft SharePoint.
  • Office365, como plataforma de nube, donde disponer de las soluciones anteriores, además de otras muchas como videoconferencia basada en Skype, correo electrónico profesional basado en Outlook, almacenamiento de 1TB de archivos por usuario basado en OneDrive etc.
¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.