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Optimizando los costes de la transformación digital: estrategias inteligentes

meta datos

La implementación de nuevas tecnologías y procesos, puede parecer costoso y, en algunos casos, desafiante para las empresas que buscan optimizar sus recursos, es por eso que la optimización de costes se ha convertido en un tema central en la transformación digital.

Las empresas están buscando estrategias inteligentes para reducir los costes asociados con la transformación digital, mientras siguen implementando tecnologías y procesos que les permitan mejorar su eficiencia y aumentar su competitividad.

Reducir costes en la transformación digital: ¿Cómo afecta a tu empresa en la práctica?

La optimización de costes en la transformación digital de una empresa implica realizar ajustes en muchos aspectos clave.

Desde preparar la empresa para aprovechar la información recopilada por las herramientas tecnológicas, hasta la digitalización de documentos y recursos, el diseño de procesos más eficaces y la selección de soluciones que se adapten a los objetivos de la empresa.

Asimismo, se debe priorizar la rapidez en la adquisición de soluciones digitales, y el desarrollo rápido de software se ha convertido en una opción cada vez más popular.

Con el desarrollo de software rápido, las empresas pueden ahorrar una gran cantidad de dinero en comparación con las soluciones de consultoría tradicionales.

Además, la implementación de herramientas digitales es esencial para mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad de la empresa.

Al reemplazar los sistemas antiguos con soluciones digitales, la curva de beneficios comienza a fluctuar a favor de la empresa en cuestión.

En general, la reducción de costes en la transformación digital puede tener un impacto significativo en la empresa, pero con la implementación adecuada de soluciones digitales, impulsará el crecimiento empresarial y mejorará la eficiencia operativa.

Ejemplos de soluciones digitales que sean efectivas para la transformación empresarial

  • Sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM): Las soluciones de CRM permiten a las empresas gestionar y analizar los datos de los clientes, lo que les permite mejorar la experiencia del cliente y aumentar la retención.
  • Software de automatización de procesos empresariales (BPM): Estas permiten a las empresas automatizar y optimizar sus procesos empresariales, lo que mejora la eficiencia y reduce los costes.
  • Plataformas de comercio electrónico: Sirven para que las empresas puedan vender sus productos y servicios online, lo que amplía su alcance y aumenta las oportunidades de venta.
  • Herramientas de colaboración y comunicación: Las herramientas de colaboración y comunicación, como Slack o Microsoft Teams, permiten a los empleados trabajar juntos de manera más efectiva y mejorar la productividad.
  • Sistemas de gestión de proyectos: Las soluciones de gestión de proyectos de Microsoft ayudan a las empresas a planificar, organizar y gestionar proyectos de manera más eficiente.
  • Soluciones de análisis y Business Intelligence: Permiten a las empresas recopilar y analizar datos para tomar decisiones más informadas y mejorar su rendimiento.

Estas son solo algunas de las soluciones digitales que pueden ser efectivas para la transformación empresarial.

Identificando oportunidades de ahorro en la transformación digital: ¿Cómo mejorar la eficiencia y reducir costes?

La transformación digital puede representar un gasto para las empresas, pero también presenta oportunidades para ahorrar dinero a largo plazo.

Algunas de estas oportunidades incluyen la automatización de procesos, la reducción de la necesidad de espacio físico, la mejora de la eficiencia y la reducción de errores.

A continuación, se presentan algunas formas en las que las empresas pueden mejorar la eficiencia y reducir costes durante el proceso de transformación digital:

  1. Identificar las necesidades reales de la empresa: Antes de invertir en tecnologías y soluciones digitales costosas, es importante que la empresa identifique sus necesidades reales y las áreas que necesitan mejorar. Esto permitirá a la empresa enfocar sus recursos en las soluciones digitales que realmente necesitan, en lugar de gastar dinero en soluciones que no son relevantes para su negocio.
  2. Evaluar las soluciones digitales disponibles en el mercado: En lugar de desarrollar soluciones digitales personalizadas para la empresa, es preciso evaluar las soluciones digitales disponibles en el mercado. Muchas veces, estas soluciones son más eficientes y rentables que las soluciones personalizadas, ya que han sido probadas y mejoradas a lo largo del tiempo.
  3. Automatizar procesos manuales: La automatización de procesos manuales puede ayudar a reducir los costes y aumentar la eficiencia en la empresa. La automatización puede incluir la implementación de software de gestión de procesos empresariales, la automatización de tareas repetitivas y la implementación de chatbots para la atención al cliente.
  4. Utilizar la nube: La migración a la nube puede ser una forma efectiva de reducir costes en la transformación digital. La nube permite a las empresas reducir la inversión en infraestructura y hardware, además de permitir el acceso remoto a los datos y soluciones digitales.
  5. Capacitar al personal: La capacitación del personal en habilidades digitales puede ayudar a mejorar la eficiencia y reducir costes en la transformación digital. La capacitación puede incluir el aprendizaje de nuevas herramientas y tecnologías, así como la implementación de nuevas formas de trabajo.

Al implementar estas medidas, las empresas pueden maximizar su inversión en la transformación digital y lograr una mayor rentabilidad y eficiencia en su negocio.

¿Cómo medir el éxito en la transformación digital y la optimización de costes?

Medir el éxito en la transformación digital y la optimización de costes es fundamental para evaluar el rendimiento de la empresa en áreas específicas.

La evaluación del éxito se puede lograr a través de diferentes métodos, y cada empresa puede elegir los que mejor se adapten a sus necesidades.

Uno de los métodos más comunes para medir el éxito son los indicadores clave de rendimiento (KPIs), los cuales son medidas cuantitativas que permiten evaluar el rendimiento de una empresa en áreas específicas.

Estos indicadores pueden incluir el tiempo de respuesta al cliente, la tasa de conversión de ventas, el retorno de inversión (ROI) y la reducción del coste de adquisición de clientes (CAC).

Los KPIs deben establecerse al inicio del proceso de transformación digital y optimización de costes y deben ser específicos para cada empresa.

Si estás buscando ayuda para digitalizar tu empresa, en Caltico podemos ayudarte, pues somos agentes digitalizadores.

El kit digital es una herramienta que puede ayudar en la transformación digital de tu empresa, nosotros nos encargamos del proceso de gestión y la contratación de las soluciones digitales que necesitas, por lo tanto, somos tú aliado ideal.

¿Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve?

Un sistema de gestión de documentos (SGD) es un sistema utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel. Suele utilizarse también para seguir y controlar las versiones y revisiones de los documentos. Un gestor documental puede utilizarse para hacer un seguimiento de los documentos internos y externos, y a menudo ofrece funciones de gestión del flujo de trabajo para automatizar los procesos relacionados con los documentos.

El objetivo principal de un sistema de gestión documental es proporcionar un repositorio central para todos los documentos de la organización, y hacer que esos documentos sean accesibles y puedan ser buscados por los usuarios autorizados. Un gestor documental también puede ayudar a automatizar y agilizar los procesos relacionados con los documentos, como su creación, revisión, aprobación y distribución.

Algunas de las principales ventajas de utilizar un Gestor documental

Mejora de la seguridad de los documentos

Al almacenar los documentos en un repositorio central, se puede controlar quién tiene acceso a ellos y hacer un seguimiento de quién los ha visto o editado.

El archivo digital es una característica clave de un sistema de gestión de documentos. Es una gran ventaja por varias razones:

Si un administrador que utiliza un nuevo sistema de gestión de documentos no está seguro de cuándo debe eliminarse un documento para mantener el cumplimiento legal, o sabe que un documento será «perenne» y útil durante largos períodos de tiempo, la función de archivo digital ayudará a almacenar estos archivos sin consumir mayores cantidades de espacio físico.

En consecuencia, las ventajas de prescindir del papel aumenta a medida que se acumulan más y más archivos en los archivos digitales de un Sistema de Gestión Documental. Además, el archivado digital ofrece lo necesario para evitar el deterioro de los documentos y automatiza la eliminación de los mismos, de modo que se conserva el espacio de almacenamiento digital y se reduce el desorden. Esto ayudará a su organización a mantener su madurez en la gestión de contenidos.

La copia de seguridad automatizada garantiza la conservación de la estructura de la base de datos y los archivos de una organización de forma regular; es una función de alto nivel resistente a la destrucción de datos para las organizaciones que operan en zonas propensas a terremotos, huracanes u otros desastres naturales.

Como norma para los ciclos de copia de seguridad automatizada, el Gestor documental debe hacer una copia de seguridad de los datos y la información cada 24 horas.

Además de las copias de seguridad automatizadas, cabe destacar que un sistema de gestión documental en línea, basado en la nube, hace que estos datos sean accesibles desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. En caso de una catástrofe, esto permite a las organizaciones restaurar los datos respaldados con poca o ninguna interrupción o pérdida organizativa.

Mejora del acceso a los documentos y de la capacidad de búsqueda

Los usuarios autorizados pueden encontrar rápida y fácilmente los documentos que necesitan, cuando los necesitan.

Mejora de la colaboración en los documentos

Varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y ver los cambios de los demás en tiempo real.

En el mundo empresarial actual, la capacidad de colaborar en los documentos es esencial para el éxito. Un sistema de gestión de documentos puede facilitar la colaboración y hacerla más eficiente al permitir a los usuarios compartir y editar documentos de forma segura.

El uso de un sistema de gestión de documentos para la colaboración tiene muchas ventajas.

En primer lugar, puede acelerar los procesos empresariales al permitir que los distintos departamentos compartan información con mayor facilidad. Esto puede conducir a una toma de decisiones más rápida, ya que la información está más disponible.

En segundo lugar, un gestor documental puede proporcionar seguridad para compartir documentos, tanto dentro de la organización como con usuarios externos. Esto garantiza que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a la información sensible.

En tercer lugar, un gestor documental puede automatizar las notificaciones, de modo que todos los usuarios interesados estén al corriente de los últimos cambios en un documento.

Por último, un gestor documental puede añadir firmas digitales a los documentos, lo que hace más eficientes las aprobaciones y los cierres.

Mejora del flujo de trabajo documental

Un sistema de gestión de documentos puede automatizar los procesos relacionados con los documentos, como su creación, revisión, aprobación y distribución.

Mejora del control de las versiones de los documentos

Un gestor documental puede rastrear y controlar diferentes versiones del mismo documento, de modo que los usuarios siempre trabajan con la versión más actualizada.

Un sistema de gestión de documentos puede ser una herramienta valiosa para cualquier organización que necesite gestionar grandes volúmenes de documentos.

Al proporcionar un repositorio central para todos los documentos de la organización y al automatizar los procesos relacionados con los documentos, un gestor documental puede mejorar la seguridad, el acceso, la capacidad de búsqueda, la colaboración, el flujo de trabajo y el cumplimiento de los documentos.

¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?

¡En Caltico podemos ayudarte! Ofrecemos soluciones orientadas a la implementación de sistemas de gestión empresarial. No dudes en contactarnos para obtener más información.

Gestión documental por sectores

El sistema de gestión documental implementado en diversos sectores, difieren unos de otros en cuanto a los softwares que emplean. Además, se hace conveniente tener en cuenta, las ventajas y desventajas que ofrecen los gestores generales y específicos, para los diversos sectores.

Por tal razón, en el mercado encontrarás varios tipos de gestores documentales, lo cual representará una disyuntiva al momento de elegir uno de ellos, ¿Deberás implementar para tu empresa uno en específico? ¿Cuáles son los programas dirigidos para el sector económico de tu empresa? ¿Cuáles son las implicaciones al momento de que tengas que elegir un gestor documental?

Vale la pena destacar, que un sistema de gestión documental resulta beneficioso para aquellas empresas que desarrollan gran cantidad de documentos, y que además, deben consultar los mismos de forma recurrente en el día a día laboral.

Además, el gestor documental tiene como objetivo central, la eliminación de tareas manuales para que de esa manera, los empleados o profesionales puedan dedicarse a labores que generen valor agregado a tu empresa u organización.

Sectores que requieren de un gestor documental

Cada sector económico tiene características específicas para la realización de sus actividades administrativas, y estas son en las mayorías de los casos, propias y exclusivas a cada uno de estos.

Es por ello, que deberás adquirir un software de gestión documental el cual se adapte al sector económico de tu empresa. A continuación conocerás las características de algunos gestores documentales por sector, entre los cuales podría estar incluido el sector económico de tu empresa:

  • El sector educativo: El gestor documental para este tipo de sector será útil, para la gestión de la documentación de los alumnos. Con este sistema podrás guardar y archivar todos los documentos e información vinculados al departamento de recursos humanos, y control de estudio. Además con un gestor documental para una institución educativa, podrás ahorrarte costes administrativos, ya tus empleados realizaran las actividades de manera más eficiente.
  • El sector sanitario: En este sector la documentación tendrá un movimiento diario, por lo cual un gestor documental será de gran utilidad. Entre las funcionalidades más importantes que deberá tener un gestor documental para el sector sanitario, es aquel relacionado con la seguridad y protección de datos, ya que debe dársele a este tipo de documentación una estricta confidencialidad y la debida protección de la información de los pacientes.
  • El sector jurídico: Este es el sector que más genera documentación e información. Es relevante aquí crear copias de documentos seguras, que además sean compatibles, y que puedan firmarse de manera digital. Todo ello deberá estar implementado mediante las regulaciones y normas vigentes.

¿Es relevante distinguir la gestión documental según sectores?

Para la mayoría de las empresas y organizaciones que producen gran cantidad de información y documentos, es de vital importancia un gestor documental, ya que estas necesitan diariamente consultar y producir información como parte de su flujo diario de trabajo.

En ese sentido, existen variados programas de gestión documental, pero no todos serán válidos para empresas que se desempeñan en diversos sectores económicos. Para ello, se hará necesario elegir la solución que mejor se adapte a estas empresas y además, en concordancia con las necesidades y requerimientos de cada una de ellas.

Para tal fin, existen en el mercado diferentes tipos de software de gestión documental, los cuales son específicos al sector de cada compañía o empresa; estos gestores documentales específicos son denominados, programas verticales; pero además se encuentran en el mercado los llamados programas horizontales, los cuales son gestores documentales genéricos, a los cuales se les añade una personalización según los requerimientos de cada empresa.

Ventajas ante la elección de un gestor documental vertical

Entre las ventajas que tiene un gestor documental vertical, se encuentran las siguientes:

  • Constituye un ahorro de costes, ya que un software para un sector en específico es más económico que uno para un sector genérico.
  • Debido a que el software específico lo encontrarás creado, solo necesitarás ejecutar una pequeña adaptación para tu empresa.
  • Luego de su implementación, no tendrás que ejecutarle modificaciones, o agregarle aplicaciones concretas.
  • La mayor ventaja de un programa de gestión documental vertical, es que está diseñado para el sector económico al cual pertenece tu empresa, es decir, está elaborado con un diseño específico para cada sector o actividad económica.
  • Las soluciones de este tipo de programas se encuentran preconfiguradas; estas responden a situaciones específicas al “Core Business” de tu empresa.
  • Son programas confiables, ya que han sido diseñados por experto profesionales de cada sector económico.

Inconvenientes al elegir un gestor documental según el sector

El que selecciones un sistema de gestión documental específico al sector económico de tu empresa, podría representar un retraso si tu empresa se encuentra en proceso de diversificación o expansión. Esta acción podría ocasionar cambios en la actividad económica de tu empresa, la cual implicará la adquisición de un nuevo gestor documental, o la de una extensión que adapte el programa a la nueva actividad.

Los programas verticales no son tan versátiles como las soluciones horizontales, debido a que estas últimas se encuentran más desarrolladas tecnológicamente y además, contienen mejores opciones de configuración las cuales están dirigidas a una gran mayoría de empresas y organizaciones.

Seguridad y protección de datos

Respecto a la seguridad de la información, actualmente todas las organizaciones y empresas deben apegarse al reglamento general de protección de datos, y a los estándares de la organización.

En el caso específico de los historiales del sector sanitario y de la información referente al sector financiero, la seguridad y protección de datos resulta de gran importancia. En ese sentido, al utilizar las empresas un gestor documental, la seguridad será primordial tanto en los programas verticales como en los programas horizontales.

Con el servicio de seguridad y protección de datos, se podrá evitar la suplantación de identidad, el robo o fraude. Para tal fin, se podrá restringir el acceso a las carpetas y archivos confidenciales realizando una clasificación del perfil de cada usuario o empleado, mediante la configuración de permisos, contraseñas y creación periódica de copias de seguridad.

En Caltico podemoa ayudarte a elegir el mejor software de gestión documental e implementarlo en tu negocio, habla con nosotros a través de nuestro formulario de contacto.

¿Cómo ayuda un gestor documental a las empresas?

Gestión documental

Para cualquier tipo de empresa u organización, es importante todo lo referente a la documentación y archivos. Estos son necesarios para consultar y buscar referencias de documentos antiguos, lo cual contribuye al desenvolvimiento óptimo de las organizaciones. Por tal razón, diariamente se van generando cantidad de documentos e información la cual debe ordenarse y archivarse, y es aquí donde el sistema de gestión documental juega un papel preponderante.

En este post podrás conocer lo que es la gestión documental, cuál es su utilidad, y que ventajas ofrece para tu empresa u organización.

Qué es la gestión documental

Se conoce como gestión documental, al conjunto de normas y procesos que se utilizan para categorizar y almacenar de forma digitalizada, la documentación que se genera en una empresa u organización. En ese sentido, el gestor se encarga de procesar y archivar, los diversos documentos que genera una empresa durante su vida útil.

Los cambios experimentados por esta disciplina

En un principio, el almacenamiento de las empresas se ejecutaba en espacios físicos con gran cantidad de archivadores de documentos. Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, se crea la informática, la cual se ha encargado de revolucionar los trámites administrativos de las empresas a nivel global, organizando y almacenando los documentos de forma digital, y en determinados casos en la nube.

Sin embargo, muchas empresas llevan la gestión documental de forma mixta: documentos físicos y documentos digitales, para lo cual se han inventado nuevas formas de administración de la información. El que puedas conocer estos procesos, será fundamental para el desarrollo de tu empresa u organización.

Para qué sirve la gestión documental

La gestión documental de forma digitalizada, tiene como objetivo central, el organizar la documentación e información de tu empresa de manera eficaz y eficiente, con lo cual podrás ahorrar tiempo y dinero.

Entre las diversos beneficios que te ofrece un sistema de gestión, se encuentran las siguientes:

Conservación de documentos valiosos

Con la gestión documental, podrás identificar y mantener los documentos de tu empresa más importantes e imprescindibles. Este sistema los almacenará de forma correcta para así preservarlos en el tiempo.

Recuperar información

Si deseas recuperar información de transacciones anteriores efectuadas con tu empresa, es vital la implementación de un gestor documental, el cual te ayudará a recuperar la información anterior, y de esa manera podrás manejar con éxito la administración de tu empresa o negocio.

Definir tiempos de guardado

El gestor documental te brinda la posibilidad de almacenar documentos por un determinado tiempo (documentos menos importantes); para ello, deberás fijar el tiempo, en el momento de la implementación.

Eliminación de archivos

Será imprescindible para tu empresa, el que puedas eliminar la información o documentación obsoleta. Para ello, deberás seleccionar la información más relevante, y el gestor se encargará de eliminar la información que ya no sea útil para tu negocio.

Ventajas y desventajas

Ventajas

  • Sistema rápido y sencillo: Gracias al gestor documental podrás encontrar y consultar la información de tu empresa de manera muy sencilla. Esta fluirá de una manera más rápida, entre los empleados de tu organización.
  • Sistema económico: Debido a que el gestor digitaliza la información, con esto no solo ahorrarás espacio físico, sino además dinero en copias, mobiliario y demás.
  • Sistema fiable y seguro: El sistema de gestión documental no duplica la información, y esto le brindará a tu empresa, la garantía en cuanto a la seguridad de datos.

Desventajas

  • Coste inicial: La implementación del gestor documental podría resultar costosa. Esto representaría un gasto que a lo mejor tu empresa o negocio, no podría asumir.
  • Seguridad: El almacenamiento tanto físico como virtual de la información siempre constituye un riesgo; esto se debe a que son susceptibles al ataque de hackers.
  • Copias: Si se elimina el archivo con el gestor documental, se estará eliminando la posibilidad de recuperarlo.
  • Leyes: Para que no incurras en faltas, será importante que revises las diversas leyes que existen, para el manejo y protección de los datos.

Tipos de sistemas de archivado de documentos

Actualmente los sistemas de gestión documental se clasifican de diversas formas. Cada una de estas clasificaciones, obedece a distintos criterios. Sin embargo, la clasificación se centra en el tipo de almacenaje; el que puedas conocerlos, te ayudará a elegir el que mejor se adaptará a las necesidades y requerimientos de tu empresa u organización.

La característica común que tiene el sistema de archivado de documentos, es que estos siempre se almacenan de manera digital. En ese sentido, existen tres criterios que se aplican en función del tipo de archivado:

Almacén

Este se relaciona con el lugar donde se encuentran ubicados los archivos; está ubicación puede estar en un servidor local instalado en tu empresa, en la nube, o en un servidor local ajeno a tu empresa o negocio el cual es propiedad del proveedor.

Cifrado

El cifrado está relacionado con el estado de los documentos dentro del servidor. La documentación cifrada se encontrará encriptada, y la que no esté cifrada, aún si se necesita tener acceso a algún documento, la misma no cuenta con un cifrado extra.

Formato

La información se almacenará dependiendo del tipo de formato en que se encuentre. En ese sentido, existen un gran número de combinaciones entre ellas, por lo cual se hará difícil diferenciarlas. Sin embargo, se tienen dos grandes grupos, y estos son: los modificables y los no modificables.

Los archivos modificables, aun a pesar de estar almacenados, se podrán cambiar y modificar, a diferencia de los segundos, los cuales no se podrán cambiar ni modificar.

Ejemplos de sistemas destinados al archivado de documentos

En la actualidad, existen en el mercado gran variedad de programas que se encargan de la gestión y organización de documentos e información, dirigidos a empresas y organizaciones.

Estos están creados para adaptarse a diferentes tipos de empresas y organizaciones; todo ello dependerá del tamaño de las mismas, el sector económico de desempeño, y su método de administración del trabajo.

Estos softwares son conocidos como ECM (Enterprise Content Management), lo cuales son actualmente imprescindibles en pequeñas, medianas y grandes empresas. A continuación, conocerás los nombres de algunos softwares de gestión documental:

Consejos para mejorar la gestión documental de tu empresa

Entre los consejos para que puedas mejorar la gestión documental de tu empresa, se encuentran:

  • Deberás digitalizar tu documentación, es decir, deberás transformar los documentos físicos en formato electrónico. De esa manera podrás buscar, mejorar y recuperar la información de tu empresa.
  • Deberás centralizar tu contenido corporativo, ubicando y unificando la información en un mismo punto. De esta manera evitarás la duplicación de archivos, y además, tendrás mayor acceso a ellos.
  • Deberás clasificar los archivos. Será muy eficiente que categorices y clasifiques tus documentos mediante un sistema digitalizado.
  • Deberás emplear metadatos, los cuales servirán para estructurar y optimizar la documentación, ya que estos describen el contenido de los documentos, y además, agilizan la localización de los mismos.
  • Deberás utilizar modelos de documentos; esto contribuirá a que ahorres tiempo y dinero en realizarlos, lo cual conllevará a agilizar la gestión de la información de tu empresa.

El que puedas conocer la manera cómo funcionan los sistemas de archivo de un gestor documental, será fundamental para el desarrollo y éxito de tu organización.

En Caltico podemos ayudarte a implementarlo en tu negocio o empresa, cuéntanos tu caso a través de nuestro contacto.

Gestión documental para pequeñas empresas

software control de versiones

Una empresa crece tan rápido como lo haga su gestión de documentos

El sistema de gestión documental también puede estar dirigido a una empresa pequeña que tenga entre 10 y 15 empleados, y además para un pequeño departamento dentro de una gran organización.

Las pequeñas empresas u organizaciones optan por una unidad de red compartida, cuando su sistema presenta severos problemas respecto a la administración de los documentos. Además, cuando emplean este tipo de red, no se hará necesario que reenvíen por correo electrónico los cambios efectuados; para tal fin, existen plataformas gratuitas como Dropbox o Google Drive, las cuales son herramientas muy populares para colaborar con los documentos.

Sin embargo, el utilizar estas plataformas gratuitas no significa que al cabo de un tiempo no lleguen a presentarse problemas en la unidad de red compartida (control de versiones). Es por ello, que cuando los empleados que laboran en una red compartida guardan un mismo documento en diferentes versiones, este se almacenará y con ello una ingente cantidad de documentos, lo cual puede generar un total caos en el sistema. Por tal razón, se requerirá un sistema de gestión documental más extenso, el cual sin duda alguna resultará una mejor opción.

Requisitos específicos de una empresa pequeña respecto a un sistema de gestión documental

Si una pequeña organización o empresa desea implementar un sistema de gestión documental, serán importantes las funciones básicas reales de este.

Las funciones son las siguientes:

  • La ubicación central de almacenamiento
  • La administración de versiones
  • La función de búsqueda

Sin embargo, existen empresas proveedoras que tienen requisitos más puntuales o específicos en sus sistemas de gestión documental.

Conectado con el correo electrónico y la contabilidad

Cuando una pequeña empresa desea mantener el sistema de gestión documental de manera simple, querrá también agregarle enlaces. No obstante, los enlaces que más requieren las pequeñas empresas, son aquellos conectados con el gestor documental, como:

  • Los programas de correo electrónico
  • Los programas de contabilidad

Además, es importante señalar, que los enlaces son un desarrollo menos complicado que la integración con otro sistema de diferente software, ya que el sentido que ofrecen estos enlaces, es del tipo unidireccional; aquí los correos electrónicos son enviados de manera automática al gestor documental, pero a la inversa no se podrá ejecutar, ya que este gestor no controla el correo.

De igual manera ocurre cuando se vincula con un programa de contabilidad, aquí el empleado realiza el debido proceso con la factura, y esta información se envía de forma automática al gestor documental para complementarse con la información del cliente.

¿Tiene una empresa pequeña suficiente con un gestor documental pequeño?

Todas las funciones que han sido mencionadas anteriormente, conforman las bases de la administración de documentos; no obstante, existen empresas que requieren y desean un gestor documental más amplio. En el caso de una pequeña empresa de contabilidad, esta tiene requerimientos más complejos, ya que necesita un sistema que trabaje con determinadas regulaciones y leyes (programa financiero). En ese sentido, un sistema que proporcione seguridad financiera será esencial, a la cual se podrá acceder mediante controles de acceso avanzados. Con esto se demuestra, cual es la importancia de un sistema de gestión documental para el desenvolvimiento de pequeñas empresas en el ámbito financiero.

¿No resulta demasiado caro un gestor documental para pequeñas empresas con presupuesto limitado?

La implementación de un sistema de gestión documental requiere una inversión de dinero; sin embargo, en el mercado encontrarás diversas opciones, donde podrás escoger la que mejor se adapte a tu presupuesto y requerimientos. Es necesario además aclarar, que si lo que se tiene es un presupuesto muy bajo para implementar este tipo de software, esto no significa que se debe desistir del proyecto de implementación del gestor. Este pequeño obstáculo lo que quiere decir, es que se tendrá que hacer una lista de prioridades, para así seleccionar las funcionalidades del software. Además, una de las ventajas que tienen los sistemas de gestor documental, es que la mayoría de ellos son modulares, por lo cual podrá agregarse progresivamente más cantidad de funciones.

Las pequeñas empresas tienden a tener su sistema de gestión documental en la nube

Para las pequeñas empresas trabajar en la nube se ha hecho algo bastante común; y es que trabajar en ella, permite que el trabajo se más flexible y eficiente. Como ejemplo citaremos la labor de un médico, cuando este visita a un paciente a domicilio; este luego de ver al enfermo, gestiona a través de su Tablet todo lo referente a los récipes del paciente.

Casi siempre este tipo de solución en la nube que utilizan las pequeñas empresas, tiene la forma de software de servicio. En este caso, el proveedor del sistema se encarga de dar el mantenimiento y seguridad al gestor documental; con ello se estarán ahorrando costes de personal. Aquí los documentos de la empresa quedaran almacenados en servidores externos, los cuales serán propiedad del proveedor del sistema, o puede tratarse de los servidores de un centro elegido por la empresa.

Con este tipo de sistema no se hará necesario la compra de un hardware adicional, además:

  • Si la empresa tiene un servidor, la implementación local será una excelente opción.
  • Siendo local la implementación, se deberá tener tiempo y conocimiento interno para darle mantenimiento y seguridad.
  • Con la nube en forma de SaaS, se pagará una cantidad de dinero fija mensual.

Es importante agregar, que se deberá registrar el precio de la licencia del software por un período largo de tiempo, para que de esta manera el proveedor no aumente el coste a futuro.

¿Qué tiene que tener en cuenta una empresa pequeña al elegir un gestor documental?

La complejidad del paquete de gestión documental

En el mercado existen diversidad de paquetes de gestión documental; estos sistemas pueden ir de lo simple a lo complejo. Para tal fin, deberás evaluar cuales son los requerimientos y necesidades de tu empresa, y así puedas elegir uno de estos paquetes que puedan cubrir las necesidades de tu empresa, y que además se ajuste a tu presupuesto.

En ese sentido, podrás comenzar con un gestor documental pequeño, pero deberás elegir el partner de implementación correcto. Recuerda además, que siempre podrás agregar un número mayor de funciones al sistema, donde muchas no podrás omitir.

En el mercado existen paquetes donde se incluye la integración del correo de forma estándar. Sin embargo, los paquetes básicos más buscados representan costes más elevados. Es por ello, que las empresas que venden software como estos, no aceptan a clientes o empresas con presupuestos muy bajos.

Es importante señalar también, que si las empresas pequeñas desean implementar el gestor documental desde cero, deberán escoger con cuidado el partners de implementación.

¿Cuánto tarda en estar operativo el gestor documental?

Cuando una empresa pequeña comparé los diferentes partners de implementación, y los paquetes que se encuentran en el mercado, deberá también conocer el tiempo que empleará en hacer el cambio hacia un gestor documental.

Generalmente, las empresas quieren empezar rápidamente a efectuar la implementación del gestor documental. En ese sentido, la velocidad de este procedimiento dependerá de tres tipos de elementos:

  • La toma de decisiones
  • La implementación del software
  • La migración de los datos

El elemento que tomará más tiempo, será el de la toma de decisiones, ya que se examinará detalladamente como se debe configurar el sistema, conjuntamente con el partner de implementación. Es por esto, que la disponibilidad de la empresa y el partner de implementación serán decisivos al momento de la instauración del sistema de gestión documental.

Además se debe señalar:

  • Las empresas pequeñas casi siempre no cuentan con un director que se encargue del sistema de implementación del gestor documental.
  • Casi siempre es el propietario o un empleado de la empresa, los que se encargan de la implementación.

Al respecto se recomienda, que la empresa adquiera un pequeño paquete de funciones, las cuales disminuyan el tiempo de implementación del gestor.

En ese mismo orden de ideas, se hará necesario antes de establecer las diferencias entre los diversos paquetes que se encuentran en el mercado, el elaborar una lista de inquietudes, necesidades y lluvia de ideas de los empleados, ya que esto acelerará el proceso de implementación del software.

La implementación

La implementación del sistema consiste en la instalación del software. Sin embargo, con una solución en la nube, el proceso de implementación podrá ser más rápido; sin embargo, esto dependerá de las funcionalidades que se hayan escogido. Por tal razón, si tu empresa es muy pequeña, necesitarás un sistema de seguridad más complejo; además la instalación de todos los controles de acceso y autorizaciones, podrá aumentar el tiempo de implementación del gestor documental.

El sistema de implementación constituye el paso final de la migración de los documentos de la empresa. Esta información deberá transferirse desde su actual ubicación (casi siempre en carpetas), al nuevo sistema de gestión documental, donde no será necesario migrar toda la información de la empresa. Es decir, aquellos documentos con un período de retención que haya caducado, que tengan contenido duplicado o versiones obsoletas, no tienen que ser migrados.

Es por ello, que realizar una detallada selección de los documentos que deben ser migrados al gestor documental, ayudará a ejecutar una limpieza completa, y esto constituirá un ahorro de tiempo.

Generalmente, migrar la documentación de una pequeña empresa tardará aproximadamente una semana.

Facilidad de uso del sistema de gestión documental

Las empresas pequeñas no desean perder mucho tiempo adiestrando a sus empleados, respecto a la implementación del gestor documental. Estas precisan que el software que escojan para ser implementado, sea intuitivo y así los empleados puedan realizar sus labores de manera simple y rápida.

Además resultará muy útil que una pequeña empresa por si misma, pueda realizar ajustes al sistema o software de gestión documental. Es decir, si un determinado documento se clasifica de tres maneras: creado, revisado y aprobado, y la empresa desea crear una cuarta categoría denominada “concepto”, ya que los empleados la necesitan, el sistema de gestión documental permitirá que un empleado autorizado ejecute los cambios; los mismos se realizaran rápidamente. De contactarse al proveedor del sistema para ejecutar estos cambios, lo más probable es que los costes de asistencia sean elevados.

El partner de implementación

Las empresas pequeñas al igual que otras empresas, deberán estratégicamente escoger el partner de implementación. Esta decisión incidirá notablemente en la fluidez de la implementación, y además en el servicio de mantenimiento posterior a esta implementación.

En empresas pequeñas, el contar con un soporte de ayuda simple y rápida será de gran utilidad para resolver problemas y dudas eventuales que se puedan presentar, ya que internamente estas pequeñas empresas no disponen de un servicio interno (TIC). Mediante este servicio de ayuda, estas empresas podrán encontrar claridad acerca de la correcta implementación del gestor documental, además de aclarar dudas referentes a algunas de las funcionalidades incluidas en el sistema.

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental lo podrás conseguir en el mercado, el mismo incluido en un paquete de software ERP, o a través de una solución independiente. Generalmente el sistema de gestión documental es adquirido por empresas u organizaciones que emplean gran cantidad de documentos, o que además, tienen diversos flujos de trabajo. El precio de este dependerá de las características de la empresa.

En el primer año, la inversión en el software de gestión documental oscila entre 8.000€ a 25.000€. Sin embargo, existen empresas que necesitaran una inversión más elevada, debido a que requieren mayor cantidad de funcionalidades y espacio de almacenamiento.

A continuación podrás visualizar algunos detalles de costes:

  • Las empresas medianas requerirán un software de gestión documental cuyo precio oscilará entre 25.000€ y los 50.000€.
  • El coste medio de una implementación de un sistema de gestión documental oscila entre 8.000 y los 50.000€.
  • Para grandes organizaciones como las empresas multinacionales, las cuales manejan una gran cantidad de documentación y altos flujos de trabajo, los costes de implementación pueden oscilar entre 50.000€ a más de 200.000€.
  • La mayoría de los proveedores de servicio de este tipo de software brindan tres tipos diferentes de tarifa, las cuales se basan en criterios específicos.

En Caltico podemos ayudarte a implementar un software de gestión documental, simplemente cuéntanos tu caso a través de nuestro formulario de contacto.

¿Qué debe tener un programa de gestión documental?

El programa de gestión documental tiene la función principal de ayudar a que las empresas trabajen de manera más eficiente, elevando con ello la productividad de los empleados. En ese sentido, mediante la gestión documental, las empresas que tienen una gran cantidad de documentos tendrán la facilidad de almacenarlos y digitalizarlos, para que puedan tener acceso rápido a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, tablets, teléfonos móviles).

Aquí en este post conocerás las principales características, ventajas y elementos claves, referentes a la gestión documental, para que de esa manera puedas elegir acertadamente este software para tu empresa o negocio.

¿Qué es la gestión documental?

Este software de administración de documentos o gestión documental, se encarga de capturar, almacenar, preservar y recuperar los distintos documentos de las organizaciones o empresas en diversos formatos (papel o digital), con la finalidad de elevar la productividad de los empleados y la eficiencia de las organizaciones, para que de esta manera el personal y directivos tengan acceso más rápido a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo (móvil, ordenador, tablets).

En pocas palabras, el software de gestión documental es aquel que se encuentra conformado por tecnologías avanzadas, el cual se rige por un conjunto de normas las cuales permiten que las organizaciones puedan administrar sus documentos, alcanzando con ello mayores niveles de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

Diferencias entre gestión documental y digitalización

La gestión documental y la digitalización son dos procedimientos diferentes entre sí, pero a la vez complementarios. A continuación podrás observar unas diferencias puntuales, y estas son:

  • La digitalización está referida, a la conversión y transformación del formato tradicional o analógico, a formato digital (texto o imagen). Esta acción constituye mayor rentabilidad en cuanto al ahorro de espacio físico, seguridad , conservación y preservación de la documentación, y además el beneficio de poder acceder a estos desde cualquier dispositivo y lugar, sin que esto represente la presencia en el centro de trabajo.
  • La gestión documental por el contrario, va un paso más adelante, ya que es un proceso que se efectúa luego de la digitalización. La misma proporciona una serie de herramientas o aplicaciones a las empresas u organizaciones, las cuales facilitan la recuperación, almacenaje, preservación y búsqueda de la información, la cual ha sido previamente digitalizada. La gestión documental no solo facilita el mantenimiento de los documentos, sino que además, los gestionará, clasificará y extraerá de manera adecuada. Además, la gestión documental supone un ahorro de costes y tiempo.

Ventajas de la gestión documental

Gran cantidad de empresas y organizaciones, especialmente las medianas y grandes empresas, actualmente enfrentan en su mayoría, problemas asociados a la errónea gestión en la administración de sus documentos e información.

En lo que respecta a la búsqueda de fichas de clientes, facturas, entre otras actividades administrativas, las mismas suponen una pérdida de tiempo a los empleados o trabajadores, y esto incidirá sin duda alguna, en la atención de calidad a los clientes. Pero no solamente se trata de la pérdida de tiempo y dinero en estos aspectos, sino que además se podrá dar la pérdida de datos de clientes, información confidencial de la empresa, acceso no autorizado a los soportes y ubicaciones de documentos, y lo más grave, la baja en el nivel de producción de los empleados.

Debido a toda esta serie de problemas, la mayoría de las empresas se encuentran trabajando actualmente con los diversos software de gestión documental ofertados en el mercado.

Entre las diferentes ventajas que puede ofrecerte el software de gestión documental, se encuentran las siguientes:

Ahorro de tiempo

Con el sistema de gestión documental podrán tú y tus trabajadores, de manera rápida y sencilla, y desde cualquier lugar, tener acceso a los documentos de tu empresa u organización. Esto representa un gran ahorro de tiempo y costes.

Acceso desde cualquier lugar

Con el programa de gestión documental, podrás acceder a los documentos de tu empresa u organización a la hora que desees y desde el lugar donde te encuentres.

Conservación a largo plazo

Cuando tienes un sistema de administración de documentos tradicional, existe la posibilidad de que tus documentos puedan extraviarse y deteriorarse. Mediante el software de gestión documental podrás recuperar, conservar y preservar la documentación de tu empresa, independientemente del formato en que se encuentren.

Ahorro económico

Con este software, podrás ahorrarte grandes cantidades de dinero y tiempo, ya que necesitarás menos personal que se encargue del procesamiento y administración de los documentos de tu empresa.

Mejora el ROI

Estudios recientes han demostrado que el mejoramiento de la productividad y calidad de tu empresa, el ahorro de tiempo y la reducción de costes, ayudaran al mejoramiento del ROI de la actividad de la misma.

Seguridad

El que puedas conocer a las personas que acceden a la documentación de tu empresa, su ubicación, y además desde que tipo de dispositivo, te ayudará a que puedas evitar los riesgos de plagio y pérdida de los mismos

Permite unificar procesos

Mediante el software de gestión documental, evitarás que los empleados de los diversos departamentos de tu empresa o negocio, realicen las labores encomendadas de manera diferente. En ese sentido, este software te ayudará a unificar los procedimientos administrativos de tu empresa de manera rápida y sencilla.

Trabajadores más eficaces

El sistema automatizado de documentación (gestión documental), te facilitará mayor control sobre la documentación de tu empresa, y esto proporcionará un incremento en la productividad de tus empleados.

Mínimo riesgo de pérdida

La mayoría de las empresas con un sistema de administración tradicional, respecto a su documentación e información, corren el riesgo de pérdida de documentos e información confidencial (robo, incendio, inundación, entre otros). Es por ello, que el software de gestión documental te ayudará a prevenir este tipo de eventos proporcionándote, herramientas eficaces para que puedas blindar la información de tu organización.

Reforzar la imagen de marca

Con la gestión documental, tu empresa u organización podrá personalizar cada uno de los documentos que saldrán de la misma, como por ejemplo: facturas electrónicas, formularios, entre otros. Con esta acción tu marca o negocio podrá tener mayor visibilidad en el sector financiero.

Recuperación sencilla de documentos

Con este software de gestión documental, podrás realizar consultas personalizadas y además acceder para recuperar los documentos que requieras de tu empresa en el momento que desees.

El programa de gestión documental te brinda diversos beneficios, ya que es un software con el cual podrás gestionar de manera simple y rápida los documentos que a diario se acumulan en la misma. En ese sentido, la implantación de este tipo de sistema te representará una inversión que se rentabilizará desde el primer momento.

Ventajas de la digitalización

El gran salto que actualmente millones de empresas a nivel global están dando del formato de papel al formato digital, es una patente realidad en las empresas que a futuro vislumbran su sostenibilidad.

Estas modernas tecnologías se encuentran en el mercado ya hace varias décadas, y todo ello con la finalidad de facilitarle a las empresas y organizaciones, las labores relacionadas con la gestión de documentos e información. Esta digitalización de la información les ahorrará a los mismos espacios físicos, y esto redundará en los costes de operación.

¿Cómo puede ayudar la digitalización a tu empresa?

El proceso de digitalización de tu empresa, la ayudará en los siguientes aspectos:

  • Cuando digitalizas toda la información y documentación de tu empresa o negocio, esto implicará un buen ahorro de espacio, tiempo y dinero.
  • El ahorro de espacio físico que te ahorrará este software, es muy significativo; con el podrás eliminar: cajoneras, estanterías, archivos repletos y pesados de documentos, entre otros.
  • El software de gestión documental te garantizará la seguridad de tus datos, documentos e información confidencial. En ese sentido, esto constituye una de las mayores ventajas en el empleo de este tipo de programas.
  • También con este software, podrás ahorrar costes de impresión de documentos, mantenimiento de las tecnologías y de personal.

Gestión documental y digitalización: Principales sectores que lo necesitan

Actualmente, miles de empresas trabajan diariamente con gran cantidad de documentación. Por tal razón, es recomendable que las mismas se beneficien de un buen programa de gestión documental con la finalidad de dar el salto del formato tradicional, al formato digital.

Cada día que pasa, más PYMES y empresas grandes se encuentran trabajando con un software de gestión documental el cual les ofrece un gran número de ventajas, las cuales les han ayudado a superar grandes dificultades en cuanto a la gestión de su documentación.

La gestión documental no está dirigida a un sector comercial en específico, sin embargo, algunos mercados presentan una serie de características específicas donde el proceso de digitalización y gestión documental resultará más provechoso. Entre esos sectores, se tienen:

  • El sector bancario: En este sector la gestión documental y la digitalización de la documentación es imprescindible, ya que le permitirá un ahorro de tiempo y costes, y esto impulsará la productividad de los empleados de estas entidades.
  • El sector sanitario: Mediante la digitalización y la administración documental, estas instituciones hospitalarias y sus departamentos podrán administrar documentos como: Informes médicos, historiales de pacientes, visitas médicas, pruebas diagnósticas, entre otros.
  • El sector legal: Actualmente ya son muchas instituciones judiciales, notarias y otras que gracias a la digitalización de la documentación pueden recuperar, conservar y difundir con mayor rapidez y de manera fácil, diversos tipos de documentos legales.
  • El sector automovilístico: La mayoría de los concesionarios de autos trabajan a diario con l documentación relacionada con sus clientes. En ese sentido, el software de gestión documental, le permitirá a los vendedores y empleados de las mismas gestionar los diversos documentos e información acerca de las ventas realizadas, retrasos de pagos de clientes, y muchas más.
  • El sector educativo: A este tipo de sector le será de gran ayuda, la herramienta de gestión documental. Con esta podrán gestionar: expedientes de alumnos, nóminas, notas certificadas, proveedores, entre otras gestiones.

Identifica las necesidades de tu empresa

Cuando te planteas los cambios necesarios para tu empresa o negocio, debes tener en cuenta como aspecto relevante, cuáles serán tus objetivos a corto, mediano y largo plazo; además, debes tener en cuenta las necesidades y requerimientos de la misma, y la manera como los podrás cubrir en corto tiempo.

En ese sentido, deberás hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto tiempo emplea uno de mis empleados en enviar un correo y buscar la documentación que requiere para ejercer su labor o enviarla a otro departamento?
  • ¿Cuánto me costará el tener 4 trabajadores en el departamento de recursos humanos y administración?
  • ¿Cuál es el promedio de documentos que se almacenan por cliente?

En respuesta a estas preguntas, es necesario que sepas que, el proveedor de software que elijas para implementar la gestión documental de tu empresa, debe adaptarlo a las necesidades y requerimientos de la misma; Con ello, podrás cumplir con los objetivos y las metas que te has propuesto con tu empresa, una vez que se haya implementado el software.

Por tal razón, antes de que te decidas por un software de gestión documental, deberás valorar cual proveedor es el que cumple con los objetivos de tu empresa, o negocio. De esta manera, podrá brindarte la mejores opciones en la solución de los problemas de tu empresa, y con ello te garantizará el éxito, aportando rentabilidad a tu inversión.

Vale la pena señalar, que si elijes de manera precipitada la adquisición de un software de gestión documental, no te preocupes, tómalo como un primer paso hacia la digitalización de la documentación de tu empresa, la cual irás ajustando con el tiempo. En Caltico podemos ayudarte con esta implementación ahorrándote quebraderos de cabeza, contacta con nosotros para contarnos tu caso.

Sin embargo, es necesario aclararte, que uno de los aspectos más importantes de la digitalización se centra en la comunicación con tus empleados; para ello, deberás trasmitirles la importancia del proceso de implementación de la nueva gestión documental, como una rápida y eficaz manera de administrar toda la información y documentación de la empresa, y como este sistema de digitalización agilizará el trabajo de los departamentos y de la empresa en general.

¿Cuántas y cuáles son las actividades del programa de gestión documental?

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La información que podrás encontrar en las redes acerca de la gestión documental es muy variada; sin embargo, la mayoría de las veces es probable que no comprendas cuales son los objetivos y las funciones de este software. Es por ello, que en este post encontrarás la explicación detallada, de cómo podrás implementarla dentro de tu empresa u organización.

Antes de avanzar es necesario que comprendas, que la documentación es la columna vertebral de tu empresa; es allí donde encontraras registradas las diferentes actividades que se realizan en la misma, diariamente. Estas actividades pueden ir desde estados de cuenta, contratos, manuales, correspondencias, actas de presidencia, entre otras, las cuales quedaran almacenadas en el archivo interno, siendo esta cada día más extenso a lo largo del tiempo.

El engrosamiento de este archivo se da sin ningún tipo de controles, y esto conlleva a que cada día que pasa se dificulte la búsqueda de los documentos de tu empresa u organización. Esta dificultad contribuirá a que poco a poco se pierda la eficiencia, en la ejecución de los procesos administrativos de la misma, ya que la acumulación de documentos y la falta de mantenimiento y organización será un obstáculo en la búsqueda de los mismos, y en el rendimiento de tus empleados.

Y en ese sentido se plantea este problema grave: “Entre menor control se tenga de los archivos de tu empresa, los gastos serán cada día mayores”.

Frente a este dilema administrativo, el cual tiene su origen en la carencia de políticas de implementación de un software de gestión documental, se hace necesario preguntarte:

¿Por qué es tan importante en tu empresa la implementación de un software de gestión documental? A continuación, te presentaremos un ejemplo sencillo para que así comprendas la importancia de este tipo de software de gestión.

¿Has podido calcular someramente cual es la cantidad de platos que se sirven en un restaurante todos los días, en la hora de la comida?

Imagínate que en la medida que los platos son desocupados por los clientes, los mismos se van colocando sin lavar en el mesón principal de la cocina. Es probable que en un inicio, esto no represente mayor problema, pero a medida que pasa el tiempo, aumentará de manera sorprendente el número de platos, obstaculizando la ejecución de las tareas dentro del restaurant.

Como resultado de esto, el espacio se hace más pequeño debido a los platos sucios; pasada unas horas, estos no dejaran espacio dentro de la cocina. Además si el director de cocina requiere algún implemento como una batidora manual, o un colador ¿Cuánto crees que podría tardar un empleado encontrar los utensilios?

Este ejemplo es similar a lo que ocurre en un archivo tradicional, donde los documentos se almacenan durante años en archivadores, cajones, entre otros. Por tal razón, la acumulación de documentos e información dentro de tu empresa de manera tradicional, propiciará que los empleados les cueste trabajo encontrar lo que se requiere, dificultando con ello las actividades administrativas.

Es por esta razón que deberás que deberás contactar a un proveedor de software de gestión documental, y así comenzar a organizar y digitalizar los documentos de tu empresa.

Entonces, ¿cuáles son los objetivos de la gestión documental para el desarrollo de tu empresa?

La gestión documental tiene como objetivo principal, atender el control, la organización y clasificación de los documentos e información de tu empresa, a través de un análisis y seguimiento continuo. En ese sentido, sus objetivas principales, son los siguientes:

  • Categorizar la documentación de tu empresa de forma lógica y eficiente
  • Determinar estrategias de gestión y técnicas que faciliten la conservación y preservación de la documentación e información.
  • Garantizar la consulta y el acceso a la documentación de forma simple y rápida.

Además, la implementación de este software le ofrecerá a tu empresa, las siguientes ventajas:

  • La reducción de los costes y los tiempos de gestión de tus empleados
  • La optimización de los procesos
  • La reducción en los tiempos de consulta
  • La custodia inteligente de los archivos

¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?

La gestión documental que se encuentra a cargo de la administración interna de las empresas u organizaciones, necesitan y exigen la regulación, control y planeación de los diversos procedimientos administrativos.

Es por ello, que a continuación conocerás cuales son las etapas de la gestión documental, y así logres implementar de manera ordenada este sistema de gestión, en tu empresa o negocio.

Etapas de la gestión documental

El proceso de gestión documental, tiene varias etapas de implementación; estas se fundamentan en principios y estrategias, para de esa manera darle el uso adecuado a la documentación e información de tu empresa, con el fin de asegurar su fácil acceso y la conservación de los mismos.

Estas etapas tienen como objetivo central, el desarrollo de las diversas empresas y organizaciones mediante una idónea y funcional gestión documental y de archivo, las cuales son:

Planeación

La planeación está relacionada con las actividades administrativas, las cuales facilitan la revisión y valoración de la información de tu empresa en el ámbito legal, técnico y funcional. En esta etapa se lleva a efecto la revisión, interpretación y análisis de los objetivos, requerimientos y necesidades de tu empresa, las cuales modelaran las estrategias posteriores, referentes a la gestión documental. En ese sentido, la planeación trata de la implementación de las normas, protocolos y objetivos de esta gestión, para así sentar las bases referentes a la producción, categorización y mantenimiento de la documentación e información, a partir de una revisión preliminar.

Producción

Aquí se evalúan los documentos e información, además de su creación, categorización e ingreso, según la función e importancia de los mismos. También se revisan las estructuras, soportes y mecanismos de tratamiento de los documentos, así como la ejecución de tecnologías y estrategias; todo ello con la finalidad de poder ahorrar recursos.

Gestión y trámite

La gestión y trámite se centra en el análisis de los documentos, y su influencia e incidencia dentro de las empresas, además de la función que cumplen en el exterior. Es decir, en esta etapa se revisan los trámites de los documentos, el nivel de importancia, y también la calidad y facilidad de acceso a los mismos.

Organización

La organización es la actividad administrativa que incluye, todas las acciones técnicas relacionadas con la gestión documental, donde además se revisan a fondo todos los documentos para luego proceder a su categorización, valorización, tiempo de almacenaje, departamento al cual pertenecen, y los tipos de archivos que se designarán. Con estas acciones se organizan y almacenan de manera correcta los documentos.

Transferencia

Esta etapa se encarga de transferir los documentos e información, en su categoría de archivo; aquí en esta fase se tendrán en cuenta los formatos, la migración, la conservación, la conversión y la estructura, según las tablas de valoración documental.

Disposición de documentos:

La disposición de documentos es una etapa que se encarga de la valoración y selección de los mismos, todo ello con el fin de su conservación o posterior eliminación (tablas de retención y valoración documental). Con la disposición de documentos, podrá darse el debido seguimiento a los ciclos de vida de los mismos, con la finalidad de establecer los parámetros de tratamiento documental o posterior eliminación.

Preservación a largo plazo

La preservación a largo plazo engloba todos los procedimientos, estrategias y requerimientos que se deben ejecutar, durante el proceso de gestión documental y archivo. Esta fase o etapa, tiene el propósito de preservar la documentación a largo plazo. Esta etapa también es conocida como, los medios y formas de conservación de la información.

Valoración

La valoración es la etapa donde se determina de manera continua, los valores primarios y secundarios de la información, con la finalidad de establecer los documentos más relevantes de la empresa y su conservación o disposición temporal o definitiva.

Si sigues de manera ordenada cada una de estas etapas de la gestión documental, podrás optimizar las estrategias referentes a la gestión documental e información de tu empresa o negocio, y esto sin duda alguna la hará potencialmente más productiva y eficiente.

¿Cuáles son los procesos de la gestión documental?

gestion documental

La gestión documental es un proceso mediante el cual, se capturan, recuperan y almacenan documentos. Esta técnica es muy utilizada para administrar los documentos creados y recibidos en una organización. Este proceso sigue el siguiente orden:

  • Establece la recuperación de documentos
  • Determina el tiempo en los que los documentos deben guardarse
  • Elimina los documentos que ya no son útiles
  • Vela por la preservación a largo plazo de los documentos útiles

En ese sentido, la gestión documental está conformado por un conjunto de elementos que han sido diseñados con la finalidad de coordinar, controlar y normalizar todos los procedimientos de una organización, los cuales se relacionan con:

  • La producción
  • La recepción
  • La circulación
  • El almacenamiento
  • La organización
  • La conservación o preservación
  • La disposición final
  • La accesibilidad de los documentos generados por la organización

Es importante además señalar, que la gestión documental es el centro o fuente de información relacionado con las actividades inherentes a la organización; esta servirá de apoyo a la posterior organización de actividades donde se encuentren involucrados aspectos tales como: La toma de decisiones, la gestión del conocimiento, entre otros aspectos.

Procesos de la gestión documental

1. Incorporación de los documentos

La gestión documental, debe vigilar y evaluar la forma en el que un documento ingresa en el sistema (archivo y captura digital). Este procedimiento persigue seleccionar los documentos a capturar.

2. Registro

El registro dentro de la gestión documental, tiene la finalidad de anexar formalmente los documentos a través de un identificador e información descriptiva, para que estos posteriormente puedan ser recuperados (metadatos). Para tal fin, los documentos se registrarán al momento de ingresarlos.

3. Clasificación

La clasificación se refiere, al conjunto conformado por las acciones técnicas y administrativas, las cuales permitirán organizar de manera jerárquica los documentos; además, los agrupará según características previamente establecidas, sin importar su origen, destino, soporte, entre otros.

4. Almacenamiento

El almacenamiento es el procedimiento a través del cual, los documentos se mantienen y preservan de forma auténtica, fiable, integra, y además estarán disponibles el tiempo que sea necesario.

Por tanto, un plan de gestión de documentos obedece a unos principios fundamentales, los cuales son:

  • Debe garantizar que los documentos estén conservados en un ambiente protegido.
  • Debe controla las condiciones en cuanto al mantenimiento y manipulación de los mismos.
  • Debe velar porque el acceso y destrucción de los documentos, tengan la debida autorización, para así evitar robos.

5. Acceso

El acceso tiene la finalidad de regular:

  • Quien puede llevar a efecto la creación, consulta, modificación y eliminación de los documentos de una organización.
  • En qué circunstancias se generan los cambios, consultas, modificaciones y eliminaciones de documentos.

El derecho de acceso a los documentos de una organización, dependerá de los requisitos legales, y de las necesidades y requerimientos que tenga la organización. Estos documentos pueden ser:

  • Informes financieros
  • Estadísticas de ventas
  • Nómina de la empresa
  • Reglamento de la organización

6. Trazabilidad

En un sistema de gestión documental, la trazabilidad se refiere al margen de seguridad que deben tener las organizaciones. La misma se encarga de garantizar que los usuarios con los permisos pertinentes, ejecuten tareas y otras actividades dentro de la organización. Además, se deberá garantizar que los documentos sean localizados cada vez que se necesiten; este seguimiento permitirá a la organización poder mantener el control adecuado de todos los procesos documentales, desde que son ingresados al sistema de gestión documental, hasta que son aplicadas las disposiciones finales de los mismos.

7. Disposición

La disposición prevista en el calendario de conservación, es aquella que se aplica cuando se haya agotado el plazo establecido para la conservación de los documentos; este calendario de conservación incluye: la eliminación y la conservación y traslado a otro sistema de archivo.

La disposición es posible llevarla a cabo con la debida autorización, y luego de que se haya comprobado que el documento no tiene ningún tipo de valor para la organización; esto quiere decir, que no deberán quedar tareas pendientes y juicios o investigaciones en proceso, las cuales impliquen el uso del documento en cuestión como prueba.

La importancia de la normalización en la gestión documental

La gestión de la normalización en la gestión documental es importante, debido a que:

  • Contribuye a que las organizaciones puedan disponer de completos sistemas de gestión de la información, de manera eficaz y eficiente.
  • Constituye una herramienta valiosa para la gestión de riesgo de las organizaciones.
  • Es altamente eficiente respecto a la auditoría de la información, y en el análisis de los procesos; estos procesos se encargan de mejorar de forma notable, la gestión documental de instituciones u organizaciones, tanto públicas como privadas.
  • Esta se encarga de elaborar las especificaciones técnicas, o normas estándares, tan necesarias en las organizaciones. Con las mismas se podrá comprobar la calidad y la seguridad de los productos y actividades.
  • Garantiza al cliente o usuario, que los productos o servicios ofrecidos por las empresas u organizaciones, tengan los requisitos mínimos de calidad que las diferencien de la competencia.

Es necesario además señalar, que el sistema de gestión documental está fundamentado en normas, las cuales le otorgan mayor rigor, confiabilidad y calidad; a diferencia de los sistemas de gestión que no se encuentran normalizados de forma debida, eficiente, organizada y confiable.

¿Qué se necesita para implementar un sistema de gestión documental?

Un software de gestión documental es muy sencillo de implementar, si se compara con otras soluciones en tecnología de información y comunicación (TIC). Sin embargo, por esta característica, muchas organizaciones cometen el error de no otorgarle la importancia que tiene.

Para superar esta falencia de manera satisfactoria, la compañía debe trabajar con un plan bien determinado y ajustado a los requerimientos de la organización. En este sentido, debes conocer los pasos a seguir para implementar un sistema de gestión documental.

Guía para implementar un sistema de gestión documental

Atendiendo a las características de una organización o empresa, y a los programas tecnológicos que haya adquirido, cada proveedor podrá decidir cuál es el mejor sistema de gestión documental que le conviene.

La selección se hará con base en las características de la organización, después, se determinará las fases a seguir en la implementación. En este orden, señalamos los pasos a seguir en el proceso:

1. Comprender cómo y qué debe implementarse

Los sistemas de gestión documental no se pueden implementar en todo tipo de organización. Antes, debe realizarse un análisis del flujo y volumen de información que maneja la compañía, para comprender cómo y qué debe implementarse.

Detectar los puntos flancos de la compañía servirá de guía al proveedor, para que el gestor documental haga hincapié en esas debilidades y pueda resolver las carencias detectadas en la organización.

No existen compañías idénticas, sin embargo, muchas coinciden en errores similares al momento de manejar información que le llega de otras fuentes. La detección de los puntos problemáticos, no es una labor sencilla.

2. Evaluación de los usuarios

El análisis previo a la implementación del sistema de gestión documental, debe examinar al factor medular de toda la organización, a sus trabajadores, a los usuarios, pues no todos utilizan del mismo modo la información, ni toda la información.

Es necesario identificar a los empleados con el uso que estos hacen de la información o los documentos, pues esta asociación está muy ligada al éxito del proyecto de implementación. Los empleados deben ser integrados al plan de implementación, deben estar involucrados e informarles en todo momento sobre el proceso.

Una manera de hacerles seguimiento es a través de pruebas. Comenzar a implantar este sistema de gestión con un grupo pequeño de empleados, contribuirá a que estos se sientan parte del proceso.

3. Metodología de implementación

Para instalar un sistema de gestión documental, se utilizan comúnmente dos tipos de metodologías. Una denominada Waterfall o desarrollo en cascada y la que se conoce como Agile.

Para los gestores documentales, el asunto radica en la adaptación de los empleados, esto suele ser el de mayor peso al cual se enfrenta una organización.

Desde el punto de vista tecnológico, el sistema de gestión documental no reviste grandes complicaciones, comparado con otras tecnologías; pero sí es necesario que los trabajadores cambien la forma de trabajar y hagan suyo los nuevos hábitos en el procedimiento de gestión documental.

Por estas características de los trabajadores, se prefiere un enfoque colaborativo al momento de diseñar e implementar el sistema de gestión documental; a manera de ejemplo, se siguen las pautas diseñadas por el modelo de Scrum.

Este modelo estima que, si los trabajadores de la compañía son los usuarios finales del sistema de gestión documental, lo más idóneo es que estos participen en el proceso de diseño e implementación.

4. Simplificación y automatización de procesos de gestión documental

La simplificación y automatización de los procesos de gestión documental mejora la eficiencia en una organización; esto es una de las funciones más importantes de los gestores documentales.

En las fases previas a la implementación, la empresa precisará los procesos poco eficientes con los que labora, por ejemplo: la creación de documentos.

Son muchas las personas dentro de una organización que se involucran en el acceso y modificación de documentos mientras se crea.

Inspeccionar cada versión del documento genera muchos esfuerzos que pueden afectar negativamente la productividad empresarial. Sin embargo, este problema se elimina con el control de versiones automático.

5. Integración de aplicaciones

Si en la compañía existen otros sistemas como ERP, email o CRM, es fundamental que se integren al sistema de gestión de documentos, pues es necesario sacar el máximo provecho a todas estas herramientas tecnológicas si trabajan unidas.

Las aplicaciones no integradas redundan en los costes y en el uso de los recursos de la compañía.

En muchos aspectos, la base de trabajo de una compañía está contenida en documentos, pero los canales por donde fluye la información o donde se almacenan son muy diversos; por eso, un gestor documental tiene que enlazar con todos los sistemas, para acceder a la mayor cantidad de documentos posible.

Conclusión

La implementación de un sistema de gestión documental cambia la forma de trabajar de las organizaciones. Sin embargo, antes de comenzar una implantación, es imperativo analizar a profundidad las ofertas que existen en el mercado.

Sucede que muchas compañías prestan mucha atención al sistema de gestión más adecuado, sin embargo, en ocasiones olvidan al proveedor que lo va a implantar. En Caltico nos dedicamos a ello y podemos ayudarte, contacta con nosotros a través de este formulario.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.