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SharePoint App: cómo utilizar la intranet desde tu móvil

¿Sabías que puedes acceder a la intranet de tu empresa desde tu dispositivo móvil? Con la aplicación de SharePoint, puedes consultar y compartir información, documentos, noticias y más, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

En este artículo, te explicamos cómo descargar, instalar y utilizar la SharePoint App, la herramienta que te permite llevar la intranet en tu bolsillo.

¿Qué puedes hacer con la aplicación móvil de SharePoint?

  • Mantente al día: Accede a las noticias y anuncios de la empresa, así como a los blogs y sitios de equipo.
  • Colabora sin esfuerzo: Comparte archivos, edita documentos de forma simultánea y participa en conversaciones con tus compañeros.
  • Encuentra lo que necesitas: Busca información en toda la intranet, incluyendo contactos, archivos y sitios.
  • Accede a tus tareas: Visualiza y completa tus tareas pendientes, así como las de tu equipo.
  • Aprueba solicitudes: Gestiona y aprueba solicitudes de forma rápida y sencilla.

¿Cómo descargarla?

La aplicación de SharePoint está disponible para dispositivos Android y iOS, y puedes descargarla de forma gratuita desde las tiendas oficiales de Google Play y App Store.

Para instalar la aplicación de SharePoint, solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Abre la tienda de aplicaciones de tu dispositivo y busca “SharePoint”.
  2. Selecciona la aplicación de SharePoint y pulsa en “Instalar” o “Obtener”.
  3. Espera a que se complete la descarga y la instalación de la aplicación.
  4. Abre la aplicación de SharePoint y accede con tu cuenta de Microsoft 365.

¿Cómo utilizar la aplicación de SharePoint?

Una vez que hayas instalado y accedido a la aplicación de SharePoint, podrás ver la pantalla principal, que se divide en 4 secciones: Inicio, Buscar, Noticias y Yo.

Inicio

En la sección de Inicio, puedes ver los sitios web e intranets a los que tienes acceso, ya sean los que has visitado recientemente, los que sigues o los que te recomienda la aplicación.

También puedes ver los documentos que has visto o editado recientemente, y los que has marcado como favoritos. Para acceder a un sitio web o a un documento, solo tienes que pulsar sobre él.

Buscar

Dentro del apartado de Búsqueda, puedes buscar personas, sitios web, documentos o contenido relacionado con tu trabajo o empresa.

Simplemente escribe tu búsqueda en la barra correspondiente y haz clic en el ícono de búsqueda. La aplicación te mostrará los resultados más relevantes y podrás filtrarlos según el tipo, la fecha, el autor y otras preferencias.

Noticias

En la sección de Noticias, puedes ver las noticias más recientes y destacadas de tu empresa o de los sitios web que sigues.

Puedes leer las noticias, ver las imágenes y los vídeos, y compartir o comentar las publicaciones. También puedes crear tus propias noticias, pulsando en el icono de “+” y seleccionando “Noticia”.

Yo

Al entrar en la categoría «Yo», tienes la posibilidad de ver y modificar tu perfil, lo que te permite añadir o modificar detalles como tu foto, nombre, puesto, departamento, ubicación, correo electrónico, teléfono y otra información importante.

También puedes administrar los archivos guardados en OneDrive y acceder a la configuración de la aplicación.

Consejos para aprovechar al máximo la aplicación

  • Personaliza tu experiencia: Elige los sitios y equipos que quieres seguir para tener acceso rápido a la información que te interesa.
  • Utiliza la búsqueda: La búsqueda inteligente te permite encontrar rápidamente lo que necesitas, incluso si no sabes exactamente dónde está.
  • Activa las notificaciones: Recibe notificaciones sobre las últimas actividades y eventos de la empresa para estar siempre al día.
  • Participa en conversaciones: Comparte tus ideas y opiniones en los blogs, sitios de equipo y foros de la empresa.
  • Explora las diferentes funciones: La aplicación tiene muchas funciones que te pueden ayudar a ser más productivo, como la creación de notas, la gestión de tareas y la aprobación de solicitudes.

Si quieres aprovechar todas las ventajas de SharePoint y de su aplicación móvil, necesitas contar con un partner oficial de Microsoft que te ayude a implementar y personalizar SharePoint en tu empresa.

Ese partner es Caltico, una empresa especializada en soluciones de Microsoft 365, con más de 10 años de experiencia y más de 100 clientes satisfechos.

Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a mejorar la colaboración y la productividad en tu empresa.

Microsoft SharePoint: una intranet para tu empresa

¿Cansado de la desorganización, la pérdida de documentos y la falta de comunicación interna? SharePoint te ofrece la solución definitiva, una intranet moderna y personalizada que centraliza todo lo que tu empresa necesita para prosperar.

En este artículo, te explicaremos qué es Microsoft SharePoint, cómo funciona, qué ventajas tiene y cómo puedes implementarlo en tu empresa.

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Se trata de una plataforma web que forma parte de la suite de Microsoft 365 y que te permite crear y administrar sitios web, páginas, bibliotecas, listas, flujos de trabajo y aplicaciones para tu empresa.

SharePoint funciona como una intranet, es decir, una red interna que solo puede ser accedida por los miembros de tu empresa, y que te permite almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo y lugar.

¿Cómo funciona Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es una plataforma que facilita la creación de sitios web, dividiéndolos en dos tipos: sitios de equipo y sitios de comunicación.

Los sitios de equipo son colaborativos, permitiendo a los equipos trabajar juntos en documentos, tareas y más. Los sitios de comunicación se centran en la difusión de información para toda la compañía.

Cada sitio en SharePoint puede contener elementos como páginas, bibliotecas, etc. Las páginas son la unidad básica de contenido, mientras que las bibliotecas y listas permiten organizar y compartir archivos y datos.

Los flujos de trabajo automatizan acciones, como notificaciones o asignación de tareas. Las aplicaciones, como Power Apps o Microsoft Teams, amplían las funcionalidades de los sitios.

Además, SharePoint se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365, proporcionando una experiencia de trabajo más fluida y coherente.

¿Qué ventajas tiene Microsoft SharePoint?

SharePoint no es solo una simple intranet, es un ecosistema digital que te permite:

  • Almacenar y compartir archivos de forma segura: Con SharePoint, todos tus documentos estarán organizados, accesibles y actualizados en tiempo real para todos los miembros del equipo.
  • Crear sitios web y portales personalizados: Microsoft SharePoint te ofrece una amplia gama de herramientas para crear sitios web informativos, portales de conocimiento y espacios de colaboración específicos para cada departamento o proyecto.
  • Fomentar la comunicación y el trabajo en equipo: Esta plataforma facilita la comunicación fluida entre equipos, la coordinación de tareas y la toma de decisiones eficiente.
  • Gestionar proyectos de forma eficaz: Sharepoint desarrolla tu potencial con herramientas intuitivas para la planificación, seguimiento y control de proyectos. Además, te ayuda a cumplir con los plazos, optimizar recursos y alcanzar tus objetivos con mayor eficiencia.
  • Integrar aplicaciones y herramientas de terceros: La herramienta permite ampliar sus funcionalidades a tu gusto. Integra las aplicaciones que tu empresa ya utiliza, como Office 365, Teams, Power BI y muchas más, para crear un espacio de trabajo unificado y sin interrupciones.
  • Acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo: La flexibilidad es clave en el mundo actual. Con esta solución, tu intranet estará disponible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un Smartphone.
  • Personalizar tu experiencia: SharePoint se adapta a las necesidades de tu empresa. Puedes personalizar la interfaz, configurar permisos de acceso y crear flujos de trabajo automatizados para optimizar la productividad.
  • Beneficiarte de la seguridad y escalabilidad de Microsoft: Tu información estará segura en la nube de Microsoft. SharePoint te ofrece una plataforma escalable que se adapta al crecimiento de tu empresa sin comprometer la seguridad ni el rendimiento.

¿Cómo implementar Microsoft SharePoint en tu empresa?

En Caltico, somos expertos en la implementación y configuración de SharePoint. Contamos con un equipo altamente cualificado y certificado por Microsoft que te ayudará a sacar el máximo provecho de esta poderosa herramienta.

Te ofrecemos:

  • Asesoramiento personalizado: Te ayudamos a definir tus necesidades y a elegir la mejor solución para tu empresa.
  • Implementación y configuración: Nos encargamos de la instalación, configuración y personalización de SharePoint para que se adapte a tu flujo de trabajo.
  • Formación y soporte: Te ofrecemos formación para que tus empleados puedan aprovechar al máximo las funcionalidades de SharePoint. Además, te ofrecemos soporte técnico continuo para resolver cualquier duda o problema.

Caltico es tu aliado estratégico para convertir SharePoint en la piedra angular de la productividad y el éxito de tu empresa.

Funcionalidades clave de SharePoint para tu empresa

En el entorno empresarial, la gestión eficiente de documentos se convierte en un pilar fundamental para el éxito. En ese contexto, SharePoint es una plataforma con la que puedes mejorar la productividad, la comunicación y la seguridad de tu empresa, aprovechando las ventajas de la nube y de la integración con otras herramientas de Microsoft.

Pero, ¿qué funcionalidades ofrece SharePoint que lo hacen tan útil y versátil? En este artículo, te vamos a mostrar algunas de las características que puedes aprovechar para optimizar los procesos y los resultados de tu empresa.

Almacenamiento y gestión documental

Una de las ventajas de SharePoint es que te permite almacenar y gestionar tus documentos de forma eficiente y segura.

Con esta herramienta, puedes centralizar todos tus archivos en un solo lugar, evitando que se dispersen por diferentes carpetas y dispositivos. Así, podrás encontrar y organizar tus documentos más fácilmente, y evitar perder o duplicar información.

Además, SharePoint te da la posibilidad de acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un móvil. Y no solo eso, sino que también puedes acceder a ellos en cualquier momento, incluso cuando no tengas conexión a internet. De esta forma, podrás trabajar con tus documentos siempre que quieras y donde quieras, sin depender de la red.

Por último, SharePoint te ofrece un sistema de versiones y control de cambios, que te permite rastrear las modificaciones que se han hecho a tus documentos, y restaurar versiones anteriores si lo necesitas. Así, podrás mantener un historial de los cambios, y un control total sobre la información que manejas.

Colaboración y comunicación en equipo

Esta herramienta permite crear espacios de trabajo compartidos, donde los miembros de un equipo pueden acceder y editar documentos, listas, calendarios, tareas, encuestas y otros elementos de forma simultánea y sincronizada. Así, puedes mejorar el flujo de trabajo, la coordinación y la eficiencia de tu equipo, evitando duplicidades, errores y retrasos.

Asimismo, SharePoint te permite comunicar con tu equipo de forma rápida y sencilla, utilizando diferentes canales y herramientas.

Por ejemplo, puedes enviar y recibir mensajes instantáneos, realizar llamadas de voz y vídeo, crear y participar en chats grupales, organizar y asistir a reuniones virtuales, y mucho más.

Todo ello, integrado con otras aplicaciones de Microsoft, como Teams, Outlook, Skype y OneDrive, para que no pierdas el hilo de la conversación ni la conexión con tu equipo.

Además, la plataforma te ofrece las mejores medidas de seguridad para proteger tu información confidencial, y te permite controlar quién tiene acceso a qué. Puedes establecer permisos y rastrea la actividad para mantener tu información a salvo.

Herramienta de inteligencia artificial

Sharepoint no solo consiste en una plataforma de colaboración y gestión de contenidos, sino también en una herramienta de inteligencia artificial que te permite obtener análisis e información valiosa sobre cómo se utiliza la plataforma.

Este software utiliza algoritmos y modelos de aprendizaje automático para procesar y analizar los datos que se generan en la plataforma, como el número de visitas, el tiempo de permanencia, el nivel de interacción, el grado de satisfacción, etc.

Estos datos se transforman en indicadores y gráficos que te muestran el estado y la evolución de tu equipo, así como las áreas de mejora y las oportunidades de negocio.

La inteligencia artificial de la plataforma te ofrece múltiples ventajas, como las siguientes:

  • Identificar y resolver problemas, detectar y prevenir riesgos, optimizar recursos y reducir costes, mejorando la eficiencia y la calidad de tu trabajo.
  • Facilita la innovación y la creatividad, al ofrecerte sugerencias y recomendaciones personalizadas, basadas en el análisis de los datos y en el aprendizaje de las mejores prácticas.
  • Concede una ventaja competitiva, al permitirte anticipar a las tendencias y a las demandas del mercado, y ofrecer soluciones más rápidas y efectivas a tus clientes.

Si quieres saber más sobre cómo SharePoint puede ayudarte a tomar decisiones más inteligentes basadas en datos reales, no dudes en contactar con nosotros.

En Caltico, como partner oficial de Microsoft, te ofrece la experiencia y el conocimiento necesarios para implementar SharePoint de forma exitosa en tu empresa.

Te acompañamos en todo el proceso, desde la planificación hasta la configuración y el soporte técnico.

Cómo resolver los problemas más comunes en SharePoint

¿Te sientes frustrado con SharePoint? ¿Los errores constantes te impiden trabajar con fluidez? Si bien esta plataforma ofrece un sinfín de posibilidades para trabajar en equipo, también puede ser escenario de algunos problemas comunes.

En este artículo, te ayudaremos resolver los errores más frecuentes y convertir SharePoint en tu mejor aliado para la productividad.

Errores de permisos y acceso

Uno de los errores que pueden ocurrir al usar SharePoint es el no poder acceder a un sitio o una biblioteca de documentos, lo que puede deberse a que no tienes los permisos necesarios para ver o modificar el contenido de ese sitio o biblioteca.

Los permisos son las reglas que determinan qué acciones puedes realizar en SharePoint, como leer, editar, crear, eliminar o compartir.

Los permisos se asignan a los usuarios o a los grupos de usuarios por el administrador o el propietario del sitio o de la biblioteca. Para resolver este error, puedes seguir estos pasos:

¿Cómo solucionarlo?

  • Asegúrate de tener los permisos necesarios: Puedes solicitar acceso al administrador del sitio o ajustar la configuración en «Configuración del sitio» > «Permisos del sitio».
  • Solicitud de acceso: Si careces de los permisos necesarios, solicita acceso al administrador o propietario del sitio/biblioteca. Puedes usar el botón «Solicitar acceso» en la página de error o enviar un correo electrónico explicando tu necesidad y los permisos deseados.
  • Verificación de configuración de permisos: Si ya tienes acceso, pero enfrentas limitaciones en acciones como editar o eliminar documentos, verifica tus permisos en «Configuración del sitio» > «Permisos del sitio». Contacta al administrador o propietario para solicitar ajustes en tus permisos según tus necesidades.

Errores o dificultades al abrir o editar documentos en SharePoint

Esto puede ocurrir por varias razones, como una mala sincronización, un conflicto de versiones, un bloqueo de archivos o un problema de permisos.

Para resolver este problema, puedes seguir estos pasos:

¿Qué debes hacer para solucionarlo?

  • Asegúrate de tener los permisos adecuados para abrir o editar un documento en SharePoint. Si no los tienes, solicita acceso al propietario o administrador del sitio.
  • Comprueba si el documento está bloqueado por otro usuario o proceso observando un candado junto al nombre del archivo. Si está bloqueado, espera a que se libere o contacta al usuario responsable.
  • En el caso de sincronización con OneDrive, asegúrate de que el documento esté sincronizado correctamente, resolviendo problemas si es necesario. Además, verifica el historial de versiones y asegúrate de trabajar con la versión más reciente del documento.

Problemas de sincronización de documentos

Significa que los documentos que tienes en tu equipo no se actualizan correctamente con los que tienes en la plataforma, o viceversa.

Esto puede provocar que pierdas información, que tengas conflictos de versiones, o que no puedas acceder a tus documentos cuando no tienes conexión a internet.

¿Cómo resolverlo?

  • Utiliza la aplicación de OneDrive: La forma más fácil y segura de sincronizar tus documentos de SharePoint con tu equipo es utilizando la aplicación de OneDrive, que se instala automáticamente con Office 365. Esta aplicación te permite seleccionar los sitios y las bibliotecas de SharePoint que quieres sincronizar, y te muestra el estado de la sincronización con unos iconos de color verde, azul o rojo.
  • Verifica tu conexión a internet: Si tu conexión es lenta o inestable, puede afectar al proceso de sincronización, y causar errores o demoras. Para asegurarte de que tienes una buena conexión, puedes hacer un test de velocidad, reiniciar tu router, o cambiar de red si es posible.
  • Actualiza la versión de la aplicación de OneDrive. Es importante que mantengas la aplicación de OneDrive actualizada, ya que esto puede mejorar el rendimiento y la compatibilidad de la sincronización de documentos. Puedes actualizar la aplicación de OneDrive desde la opción “Configuración” > “Acerca de” > “Buscar actualizaciones”. También puedes activar las actualizaciones automáticas, para que la aplicación se actualice por sí misma cuando haya una nueva versión disponible.

¿Necesitas ayuda con SharePoint?

Si quieres implementar SharePoint en tu empresa, o si necesitas mejorar o personalizar tu plataforma, puedes contar con nuestra ayuda.

En Caltico, somos un equipo de expertos en SharePoint con una amplia experiencia en la implementación, configuración y soporte de esta plataforma.

Contáctanos y te mostraremos cómo SharePoint puede ayudarte a mejorar tu productividad, comunicación y tu gestión de contenidos.

¿Cómo funciona Sharepoint como sistema de gestión documental?

El 90% de la información que se genera en las empresas es no estructurada, esto significa que se trata de documentos, correos electrónicos, imágenes, vídeos y otros formatos que no tienen una organización definida.

Pero no son menos importantes, de hecho, estos datos son muy valiosos para el negocio, aunque también pueden ser un problema si no se gestionan adecuadamente. ¿Cómo puedes asegurarte de que toda esta información esté disponible, segura y actualizada?

La respuesta es Sharepoint, el sistema de gestión documental de Microsoft que te permite crear, almacenar, compartir y colaborar con tus documentos de forma eficiente y sencilla.

¿Qué es Sharepoint?

Se trata de una plataforma web que forma parte de la suite de Microsoft 365. Sharepoint te ofrece un espacio de trabajo digital donde puedes crear sitios web, bibliotecas, listas, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas para gestionar tus documentos y procesos de negocio.

Esta herramienta se integra con otras herramientas de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y OneDrive, para que puedas acceder y editar tus documentos desde cualquier dispositivo y lugar.

Además, Sharepoint te permite controlar los permisos, las versiones, los metadatos y las auditorías de tus documentos, para garantizar su seguridad y calidad.

¿Cómo funciona Sharepoint como sistema de gestión documental?

SharePoint ofrece una completa suite de herramientas para la gestión eficiente de documentos:

  • Creación de documentos: Genera documentos directamente en SharePoint o carga archivos desde tu dispositivo. Utiliza plantillas predefinidas o personaliza las tuyas para estandarizar el formato y contenido.
  • Almacenamiento: Guarda documentos en bibliotecas, organizándolos por carpetas, tipos o etiquetas. Sincroniza bibliotecas con OneDrive para tener copias de seguridad en la nube.
  • Compartir: Facilita el intercambio con permisos de lectura, edición o administración. Envía enlaces por correo o chat, o publícalos en sitios web. Configura alertas para notificaciones de cambios.
  • Colaboración: Trabaja simultáneamente en documentos, observando cambios en tiempo real. Utiliza flujos de trabajo para automatizar procesos como aprobaciones o revisiones.
  • Búsqueda eficiente: Encuentra documentos fácilmente con el buscador de SharePoint, que utiliza inteligencia artificial para resultados relevantes. Filtra por autor, fecha, tipo o metadatos.
  • Gestión completa: Administra el ciclo de vida de documentos desde la creación hasta la eliminación. Controla versiones, asigna metadatos para clasificación y aplica políticas de retención y eliminación para cumplir normativas.

¿Por qué elegir Sharepoint como sistema de gestión documental?

Esta herramienta es una solución completa y versátil para la gestión documental. Aquí verás algunas de las ventajas que ofrece:

  • Escalabilidad: Adapta Sharepoint al tamaño y las necesidades de tu empresa, sin límites de espacio o usuarios. Crea sitios, bibliotecas y documentos según tus requerimientos.
  • Flexibilidad: Personaliza tu sistema de gestión documental seleccionando opciones, funciones y diseño según tus preferencias. Amplía capacidades con aplicaciones de terceros o desarrolla las tuyas propias.
  • Integración: Sharepoint se integra con Microsoft 365, permitiéndote acceder y trabajar con tus documentos desde aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams u OneDrive. Conéctalo también con sistemas externos como CRM, ERP o redes sociales para intercambiar datos.
  • Movilidad: Accede y trabaja con tus documentos desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet. La aplicación móvil de Sharepoint te permite consultar y editar documentos desde tu Smartphone o tablet.
  • Seguridad: Sharepoint garantiza un alto nivel de seguridad para tus documentos mediante cifrado, autenticación, autorización y copias de seguridad. Configura permisos, auditorías y trazas para controlar el acceso y modificaciones.
  • Productividad: Mejora la eficiencia de tu equipo con Sharepoint, facilitando la creación, almacenamiento, compartición, colaboración, búsqueda y gestión de documentos. Automatiza procesos, optimiza recursos y reduce errores y duplicidades.

Casos de éxito

Empresas de todo el mundo ya están aprovechando las ventajas de SharePoint para optimizar la gestión documental.

Algunos ejemplos:

  • Telefónica: Implementó SharePoint para centralizar la gestión de contratos, reduciendo el tiempo de búsqueda en un 80%.
  • Banco Santander: Utiliza SharePoint como plataforma de colaboración para sus equipos de trabajo, mejorando la comunicación y la eficiencia.

Si estás buscando una solución robusta, escalable y segura para gestionar la documentación de tu empresa, SharePoint es la respuesta.

En Caltico, nuestro equipo de expertos te ayudará a implementar SharePoint de forma personalizada, adaptando la plataforma a las necesidades específicas de tu negocio.

No esperes más, contáctanos y descubre cómo SharePoint puede transformar la gestión documental de tu empresa.

Cómo fortalecer la comunicación empresarial

La comunicación es un factor clave para el éxito de cualquier negocio. Una buena comunicación permite mejorar la coordinación, la colaboración, la innovación, la satisfacción y el compromiso de los empleados, así como la imagen y reputación de la empresa.

Sin embargo, la comunicación empresarial no siempre es fácil ni efectiva. Existen diversos obstáculos que pueden dificultar el flujo de información y el entendimiento entre las diferentes partes involucradas.

En este artículo, te vamos a mostrar algunas de las mejores prácticas y recomendaciones para mejorar la comunicación empresarial.

¿Por qué es importante fortalecer la comunicación empresarial?

Fortalecer la comunicación empresarial, tanto interna como externa, ofrece beneficios clave. Una comunicación fluida y clara mejora la productividad y calidad al optimizar procesos, reducir errores y aumentar la eficiencia.

Además, fomenta la innovación, incrementa la satisfacción y compromiso del personal, y refuerza la imagen y reputación de la empresa, mejorando la opinión de los interesados.

Claves para una comunicación empresarial efectiva

Para fortalecer la comunicación empresarial, es necesario seguir una serie de pasos y aplicar estrategias y herramientas que faciliten y mejoren el proceso comunicativo.

A continuación, te presentamos algunas de las más importantes:

Cultura de comunicación abierta y transparente

Es esencial promover una cultura empresarial basada en una comunicación abierta y transparente, lo que implica la instauración de prácticas como la comunicación bidireccional, donde la información fluye desde la gerencia hacia los empleados, y viceversa.

Asimismo, resulta clave la implementación de diversos canales de comunicación, tales como correo electrónico, mensajería instantánea, reuniones, entre otros, para asegurar que la información se distribuya de manera efectiva y accesible.

Además, es recomendable crear espacios dedicados para el feedback, proporcionando a los empleados la oportunidad de expresar sus ideas, opiniones y preocupaciones de manera abierta.

Estos espacios no solo fomentan la participación activa de los miembros del equipo, sino que también contribuyen a fortalecer la confianza y la colaboración dentro de la empresa.

Comunicación clara y concisa

  • Ser claro y conciso: Evita el lenguaje técnico o complejo que pueda ser confuso para algunos.
  • Ser específico: Proporciona información precisa y relevante.
  • Ser directo: Ve al grano y evita rodeos innecesarios.

Escucha activa y empatía

La escucha activa es tan crucial como la expresión verbal. Al escuchar a alguien, es esencial prestar atención total, demostrar interés con contacto visual y lenguaje corporal positivo, además de utilizar técnicas como resumir y parafrasear para asegurar una comprensión precisa.

La retroalimentación constructiva y oportuna complementa este proceso, fortaleciendo la calidad de la comunicación y promoviendo un ambiente colaborativo.

Utilizar las herramientas adecuadas

Existen diversas herramientas que pueden ayudarte a mejorar la comunicación empresarial, pero la que sobresale como la opción más completa y rentable es Microsoft Sharepoint.

SharePoint consiste una solución de gestión empresarial basada en la nube que integra diversas aplicaciones modulares para áreas como ventas, marketing, servicio al cliente, finanzas y recursos humanos.

Algunos de los beneficios de esta herramienta incluyen:

  • Integración modular: Ofrece aplicaciones modulares para áreas específicas como ventas, marketing, servicio al cliente, finanzas y recursos humanos.
  • Gestión empresarial eficiente: Permite a las empresas gestionar de manera eficiente aspectos clave, desde la captación de clientes hasta la toma de decisiones.
  • Unificación de comunicaciones: Integra correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas y videoconferencias en una plataforma única.
  • Mejora de la colaboración: Facilita el trabajo en equipo y la gestión de proyectos.
  • Automatización de tareas: Ahorra tiempo y recursos al automatizar tareas repetitivas.
  • Acceso a información en tiempo real: Proporciona acceso a datos y análisis relevantes para tomar decisiones informadas.

¿Cómo mejorar la comunicación empresarial en tu negocio usando Sharepoint?

Uno de los aspectos más importantes para fortalecer la comunicación empresarial es medir y evaluar los resultados y el impacto de las acciones comunicativas que se realizan.

Para ello, es necesario definir unos indicadores o métricas que permitan cuantificar y cualificar el grado de cumplimiento de los objetivos y la eficacia de las estrategias y las herramientas utilizadas.

En Caltico, somos un equipo de expertos en Microsoft Sharepoint, y estamos preparados para acompañarte en todo el proceso de implementación.

¿Quieres mejorar la comunicación en tu empresa? Contáctanos en Caltico y descubre cómo podemos hacer que alcances tus objetivos empresariales.

Cómo automatizar los procesos entre Teams y SharePoint

Optimiza la colaboración y aumenta la productividad de tu empresa con Teams y SharePoint, dos poderosas herramientas de Microsoft 365.

Teams facilita la comunicación, videollamadas y compartición de archivos, mientras que SharePoint ofrece almacenamiento en la nube y gestión de documentos.

En este artículo, te explicaremos cómo puedes hacerlo de forma sencilla y eficaz, utilizando Power Automate, una solución de Microsoft que te permite crear flujos de trabajo automatizados entre diferentes servicios y aplicaciones.

¿Qué es Power Automate y cómo funciona?

Es una herramienta versátil que facilita la creación y ejecución de flujos de trabajo automatizados entre diversos servicios y aplicaciones, tanto de Microsoft como de terceros.

Utiliza conectores, disparadores y acciones para integrar servicios como Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive, Excel, Twitter, entre otros.

Los disparadores inician el flujo, como la creación de archivos o cambios en tareas, mientras que las acciones ejecutan tareas, como enviar notificaciones o copiar archivos.

Crear un flujo es sencillo: selecciona conectores, disparadores y acciones, configura parámetros y condiciones. Además, puedes empezar desde cero o utilizar plantillas predefinidas para escenarios comunes.

¿Por qué automatizar Teams y SharePoint?

Las ventajas de automatizar los procesos entre Teams y SharePoint son numerosas:

  • Ahorro de tiempo: Dedicarás menos tiempo a tareas repetitivas y manuales, liberando tu tiempo para actividades más estratégicas y creativas.
  • Mayor eficiencia: Los flujos de trabajo automatizados agilizan la colaboración y la comunicación, mejorando la productividad general del equipo.
  • Reducción de errores: La automatización elimina el riesgo de errores humanos, aumentando la precisión y la confiabilidad de los procesos.
  • Mejora en la comunicación: La información se comparte de forma automática y transparente, evitando confusiones y mejorando la toma de decisiones.
  • Mayor satisfacción del usuario: Los empleados experimentarán una experiencia de trabajo más fluida y eficiente, aumentando su satisfacción y motivación.

¿Cómo automatizar los procesos entre Teams y SharePoint con Power Automate?

Ahora que ya sabes qué es Power Automate y cómo funciona, te mostraremos algunos ejemplos de cómo puedes automatizar los procesos entre Teams y SharePoint con esta herramienta.

Estos son solo algunos casos de uso posibles, pero puedes crear flujos de trabajo personalizados según tus necesidades y preferencias.

Crear un canal de Teams al crear un sitio de SharePoint

Si quieres crear un canal de Teams, cada vez que crees un sitio de SharePoint, puedes utilizar la plantilla “Crear un canal de Teams al crear un sitio de SharePoint” que te ofrece Power Automate.

Esta plantilla te permite sincronizar los sitios de SharePoint con los canales de Teams, facilitando la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

Para utilizar esta plantilla, solo tienes que seguir estos pasos:

  • Accede a Power Automate y selecciona la opción “Plantillas” en el menú lateral.
  • Busca la plantilla “Crear un canal de Teams al crear un sitio de SharePoint” y haz clic en ella.
  • Haz clic en el botón “Continuar” y sigue las instrucciones para conectar los servicios de Teams y SharePoint.
  • Configura los parámetros del flujo de trabajo, como el nombre del equipo, el nombre del canal, el nombre del sitio, etc.
  • Haz clic en el botón “Guardar” y prueba tu flujo de trabajo creando un nuevo sitio de SharePoint.

Define los procesos que deseas automatizar

Analiza tu flujo de trabajo actual e identifica las tareas repetitivas y manuales que pueden automatizarse. Algunos ejemplos comunes son:

  • Publicar automáticamente un mensaje en Teams cuando se crea un nuevo documento en SharePoint.
  • Enviar notificaciones por correo electrónico a los miembros del equipo cuando se asigna una tarea en SharePoint.
  • Aprobar automáticamente solicitudes de vacaciones en SharePoint.

Monitoriza y optimiza tus flujos de trabajo

Es importante monitorizar el rendimiento de tus flujos de trabajo para asegurarte de que funcionan correctamente. Power Automate te ofrece herramientas para analizar el uso, los errores y la eficiencia de tus flujos.

¿Quieres optimizar tu productividad y colaboración? En Caltico te ayudaremos a integrar Teams y SharePoint para que puedas trabajar de forma más eficiente e inteligente.

Somos un equipo de expertos en SharePoint y en otras soluciones de Microsoft 365, y te ofrecemos un servicio integral, que incluye el diseño, la instalación, la migración, integración, mantenimiento y el soporte de SharePoint, así como la formación y el acompañamiento de tu equipo.

5 factores IMPRESCINDIBLES en tu plan de SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que permite trabajar de forma más inteligente y segura. Pero para aprovechar al máximo su potencial, necesitas un plan sólido.

¿Qué factores debes tener en cuenta a la hora de elaborar tu plan? En este artículo, te presentamos 5 factores IMPRESCINDIBLES que no puedes pasar por alto.

¿Qué es un plan de SharePoint y por qué lo necesitas?

Consiste en un documento que define los objetivos, necesidades, características, roles, responsabilidades, políticas y los procedimientos que se aplicarán en tu proyecto de SharePoint.

Un plan definido te ayuda a:

  • Establecer una visión clara y compartida de lo que quieres lograr con SharePoint.
  • Identificar y priorizar las funcionalidades y los requisitos que se ajustan a tu caso de uso.
  • Definir una arquitectura y una estructura adecuadas para tu sitio de SharePoint.
  • Asignar los recursos humanos y técnicos necesarios para el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de SharePoint.
  • Establecer las normas y las buenas prácticas para el uso y la administración de SharePoint.
  • Controlar y evaluar el rendimiento, la calidad y la satisfacción de SharePoint.

Cabe mencionar que no todos los planes de SharePoint son iguales, ni se pueden aplicar las mismas soluciones a todos los escenarios.

Cada proyecto de SharePoint tiene sus propias particularidades, por eso, es importante adaptar el plan a las características y necesidades específicas de cada caso.

Gobernanza: el pilar fundamental

Piensa en Sharepoint como la estructura que mantiene en orden la gran cantidad de información que fluirá a través de tu empresa. Sin una gobernanza clara, puedes encontrarte con caos, redundancias y dificultades para encontrar la información que necesitas.

Es importante que todos los usuarios de SharePoint comprendan la importancia de la gobernanza y cómo les afecta. Involucra a los usuarios en la creación del plan de gobernanza y asegúrate de que reciben la formación adecuada.

Integraciones: conecta tu ecosistema digital

SharePoint puede integrarse con una amplia gama de aplicaciones de Microsoft 365, como Teams, OneDrive y Power Automate.

Estas integraciones te permiten:

  • Trabajar de forma más eficiente: El sistema de Sharepoint te da acceso a toda la información que necesitas desde una única plataforma.
  • Automatizar tareas: Este software te ahorra tiempo y esfuerzo automatizando tareas repetitivas.
  • Mejorar la colaboración: Con Sharepoint puedes compartir documentos y colabora en proyectos con otros usuarios.

Sin embargo, no es necesario integrar SharePoint con todas las aplicaciones disponibles. Elige solo las integraciones que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.

Diseño y usabilidad: la experiencia del usuario

La experiencia del usuario es fundamental para el éxito de cualquier proyecto de SharePoint. Un diseño intuitivo y una usabilidad sencilla, facilitarán la adopción de la plataforma por parte de los usuarios.

Los sitios web de SharePoint deben ser fáciles de navegar y de usar. Utiliza una estructura clara y concisa, y asegúrate de que el contenido está bien organizado.

Asimismo, los usuarios necesitan formación para poder utilizar SharePoint de forma eficaz. Preocúpate por ofrecer formación sobre las funciones básicas de la plataforma, así como sobre las características específicas que se utilizan en tu negocio.

Seguridad: protege tu información

Una política de contraseñas segura es fundamental para proteger tu información.

SharePoint incluye una amplia gama de funciones de seguridad que te permiten proteger tu información. Estas funciones incluyen:

  • Permisos de acceso: Controla quién tiene acceso a qué información.
  • Protección contra malware: Protege tu información contra virus y otras amenazas.
  • Copia de seguridad y recuperación: Protege tu información contra la pérdida de datos.

Configura permisos de manera inteligente, establece protocolos de autenticación fuertes y mantén tus sistemas actualizados para proteger tu tesoro digital de posibles riesgos.

Adopción y medición: el éxito en tus manos

Al invertir en la capacitación de tus equipos, no solo aumentarás la eficiencia, sino que también fomentarás una adopción más rápida y exitosa de SharePoint en toda la empresa.

En Caltico, somos expertos en SharePoint. Contamos con un equipo de profesionales altamente cualificados que te ayudarán a:

  • Definir tu plan de SharePoint.
  • Implementar SharePoint en tu empresa.
  • Formar a tus usuarios.
  • Ofrecer soporte técnico.

Contáctanos hoy mismo y te guiaremos en la creación de un plan de SharePoint que te permita alcanzar tus objetivos.

7 principales beneficios de usar Microsoft SharePoint

Los beneficios de Microsoft Office 365 SharePoint son muchos y variados, pero los siete principales beneficios son quizás los más importantes para las empresas. Estos beneficios son:

1.Compartir y almacenar archivos.

Uno de los beneficios más importantes de SharePoint es su capacidad para proporcionar una forma fácil y segura de compartir y almacenar archivos. Con SharePoint, las empresas pueden almacenar y compartir de forma segura la información sensible, haciéndola accesible sólo a los usuarios autorizados. Este es un beneficio crucial, ya que ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones de seguridad y privacidad de datos.

2. Colaboración sin esfuerzo

SharePoint y OneDrive for Business facilitan la colaboración de tu equipo en los proyectos. Con SharePoint, puede configurar sitios de equipo en los que puede compartir fácilmente archivos y trabajar en documentos juntos. OneDrive for Business también hace que sea fácil compartir archivos, e incluso puede dar a otros usuarios la capacidad de editar los archivos directamente.

3.Intercambio de información simplificado:

SharePoint y OneDrive for Business pueden ayudar a simplificar el proceso de intercambio de información dentro de tu empresa. Con SharePoint, puedes crear bibliotecas de documentos donde puedes almacenar y compartir archivos. OneDrive for Business también facilita el intercambio de archivos, e incluso puedes configurar alertas para que te notifiquen cuando se añadan nuevos archivos a una carpeta compartida.

4.Ahorro de costes

La migración a Office 365 con SharePoint y OneDrive for Business puede ayudar a ahorrar dinero a tu empresa. Con SharePoint, puede reducir la necesidad de costosas soluciones de almacenamiento en las instalaciones. OneDrive for Business también puede ayudar a ahorrar dinero a tu empresa al eliminar la necesidad de servidores de archivos dedicados.

5.Mejor productividad

SharePoint y OneDrive for Business pueden ayudar a mejorar la productividad de tu empresa. Con SharePoint, puede crear sitios de equipo donde puede compartir fácilmente archivos y trabajar en documentos juntos. OneDrive for Business también hace que sea fácil compartir archivos, e incluso puede configurar alertas para notificar cuando se añaden nuevos archivos a una carpeta compartida.

6. Seguridad mejorada

Microsoft Office 365 SharePoint Online y OneDrive for Business ofrecen características de seguridad mejoradas que pueden ayudar a proteger los datos de tu empresa. Con SharePoint, puede controlar quién tiene acceso a tus archivos y carpetas, y también puede configurar los permisos para restringir lo que los usuarios pueden hacer con los archivos. OneDrive for Business también ofrece características de seguridad, como la posibilidad de configurar la autenticación de dos factores, que pueden ayudar a mantener los datos de tu empresa a salvo.

7.Accesibilidad

SharePoint es accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta es una ventaja crucial para las empresas que necesitan poder acceder a sus datos y archivos desde cualquier lugar. Con SharePoint, las empresas pueden acceder a sus datos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto proporciona a las empresas la flexibilidad que necesitan para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Estas son sólo algunas de las muchas ventajas de Microsoft Office 365 SharePoint. Al migrar a Office 365 con SharePoint, las empresas pueden aprovechar todas estas ventajas y más.

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Cómo elegir un software de gestión documental

A la hora de elegir un software de gestión documental para tu empresa, hay que tener en cuenta muchas cosas. Estos programas están diseñados para ayudarte a ti y a tu equipo a organizar sus registros digitales y a realizar los cambios y ediciones que sean necesarios.

Sin embargo, no todos los sistemas de gestión documental son iguales. Algunos son más fáciles de usar que otros, y algunos programas son más complejos y tienen un coste más elevado. Entonces, ¿Cómo saber cuál es el mejor para tu empresa?

A continuación le presentamos algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de elegir un gestor documental para tu empresa:

Qué hace un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión de documentos ayuda a las empresas a almacenar y acceder a archivos, datos y documentos vitales para la empresa. Tanto si tu empresa maneja grandes archivos de datos como unos pocos, necesitas un gestor documental que te permita

  • Buscar fácilmente archivos
  • Simplificar los flujos de trabajo
  • Recuperar archivos
  • Compartir archivos
  • Archivar

A la hora de elegir un software de gestión de documentos, hay algunos factores clave que conviene tener en cuenta. El coste, la facilidad de uso, las integraciones, la seguridad, el almacenamiento y el servicio de atención al cliente son consideraciones importantes.

6 pasos para elegir un software de gestión documental

Coste

Empecemos por el coste. ¿Cuánto cuesta el gestor documental? ¿Es una cuota única o una suscripción recurrente? En general, las soluciones de gestores documentales se basan en una suscripción o en una compra única. Algunas empresas ofrecen ambas opciones.

Por ejemplo, puedes comprar el software directamente, pero luego pagar una cuota de suscripción mensual o anual para las actualizaciones y el soporte.

Uso

La facilidad de uso es otra consideración importante. ¿Cómo de fácil es el uso del DMS? ¿Necesitarás formación para ti y tu equipo?

Algunos gestores documentales son bastante fáciles de usar y pueden aprenderse con bastante rapidez con una formación mínima. Otros son más complejos y pueden requerir más tiempo y esfuerzo para aprender. Todo depende del software específico y de las necesidades de su equipo.

Integraciones

También es importante tener en cuenta las integraciones. ¿Se integra el sistema de gestión documental con otros sistemas y programas que utiliza su empresa?

Por ejemplo, si utilizas un sistema CRM, querrás asegurarse de que el sistema de gestión de documentos se integra con él para poder acceder y gestionar fácilmente sus documentos. Para este punto las herramientas de Microsoft son las que mejor suelen permitir las integraciones.

Seguridad

La seguridad es otra consideración clave. ¿Cómo de seguro es el gestor documental? ¿Dispone de funciones como la protección por contraseña y el cifrado? Es importante elegir un sistema de gestión documental con sólidas funciones de seguridad para proteger los datos de tu empresa.

Almacenamiento

El almacenamiento es otro factor importante a tener en cuenta. ¿Cuánto almacenamiento ofrece el gestor documental? ¿Es ampliable? Algunas soluciones ofrecen almacenamiento ilimitado, mientras que otras tienen opciones de almacenamiento más limitadas. Es importante elegir un DMS que ofrezca suficiente almacenamiento para las necesidades de su empresa.

Asistencia al cliente

Por último, hay que tener en cuenta la asistencia al cliente. ¿Qué tipo de atención al cliente ofrece el DMS? ¿Hay un equipo de atención al cliente disponible las 24 horas del día? Es importante elegir un DMS con un buen servicio de atención al cliente en caso de que tenga alguna pregunta o se encuentre con algún problema.

A la hora de elegir un software de gestión documental, hay algunos factores clave que debes tener en cuenta. El coste, la facilidad de uso, las integraciones, la seguridad, el almacenamiento y el servicio de atención al cliente son consideraciones importantes. Si tienes en cuenta estos factores, podrás elegir el mejor sistema de gestión documental para las necesidades de tu empresa.

En Caltico somos partners oficiales de Microsoft y recomendamos Sharepoint como gestor documental para empresas. Ofrecemos soluciones orientadas a la implementación de sistemas de gestión documental por lo que no dudes en contactarnos para obtener más información.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.