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Implantar un sistema de gestión documental

sistema de gestión documental

Software para la gestión documental

Las empresas se enfrentan cada vez más a un reto al que no se habían enfrentado anteriormente como es la gestión de documentos electrónicos. Antes, el desafío era ordenar y organizar documentos físicos, en papel, como facturas, albaranes y cualquier tipo de elemento importante para el funcionamiento de una empresa, pero ahora, ya inmersos en la etapa digital, las empresas deben adaptarse y gestionar de manera adecuada los documentos electrónicos que día a día emiten o reciben mediante un software de gestión documental.

En primer lugar, hay que conocer bien el sistema de gestión documental (SGD) que tiene en la actualidad la empresa y, para ello, es imprescindible contar con el personal que genera y almacena documentos electrónicos para localizar los problemas a los que se enfrentan que pueden ser los siguientes:

  • Nombrar documentos: es importante saber si la compañía dispone de un sistema conocido por todos a la hora de nombrar los documentos y si se puede saber su contenido sólo con ver el nombre.
  • Almacenar documentos: la compañía debería tener un sistema de almacenamiento de documentos electrónicos para que todos los empleados sepan dónde guardarlos.
  • Recuperar documentos: hay que detectar los problemas a la hora de recuperar un documento guardado anteriormente.
  • Almacenar documentos en papel físico: se debe determinar los documentos físicos que se siguen almacenando y si funciona el sistema empleado.
  • Accesibilidad: es importante saber si el acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa funciona y puede acceder cualquier empleado.
  • Gestión de e-mails: se debe conocer el sistema actual para guardar e-mails y archivos adjuntos para saber si funciona o hay que hacer algún cambio.

Un sistema para clasificar documentos

Una vez conocido el SGD actual de la empresa llega el momento de mejorar los puntos que generan más problemas, que suele ser la clasificación de documentos en grupos y subgrupos. Es importante crear una buena división de grupos para almacenar correctamente los documentos. Por ejemplo, las facturas se pueden dividir según los proveedores, según las fechas de vencimiento, etc. Otro grupo puede ser el de documentos de marketing o publicidad, contabilidad, etc.

Estas son algunas herramientas para lograr un buen gestor documental:

  • Disponer de un escáner fiable con alimentador de documentos para convertir documentos en papel a formato electrónico.
  • Si la empresa va a eliminar el papel próximamente, cada empleado debe tener un escáner personal para agilizar las gestiones y otro centralizado de mayor velocidad para escaneados más grandes.
  • Capacidad colaborativa: el sistema de gestión documental debe facilitar el trabajo colaborativo de todos los responsables en la gestión de documentos.
  • Acceso a la gestión documental digital: se puede buscar y editar documentos de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo digital.
  • Firma digital: cada vez se utiliza más para evitar las rúbricas en papel y la presencia de los firmantes que pueden vivir alejados entre sí.

Como vemos, la gestión adecuada de los documentos electrónicos de una empresa, resulta vital para su día a día y para un funcionamiento fluido, de ahí que se deba crear y desarrollar un sistema de gestión documental integral adaptado a las necesidades del negocio. En Cáltico disponemos de profesionales experimentados para ayudarte a crear el sistema de gestión documental que necesitas para tu empresa. Contacta con nosotros para un asesoramiento profesional. Estamos a tu disposición.

Más información a cerca de nuestro Software Microsoft SharePoint a medida para la gestión documental

Gestión documental – Despachos Abogados

Gestión documental para despachos abogados

Todos sabemos la cantidad de documentos de todo tipo, que gestiona un despacho de abogados, en el trabajo con sus clientes y casos.

No cabe duda, por tanto, que una herramienta que ayude a llevar a cabo este control es fundamental para un buen desempeño del negocio.

Y frecuentemente, aparecen problemas recurrentes en este sector:

  1. Existencia de archivos físicos de documentos, generalmente en papel, donde se almacena la documentación recibida..
  2. Riesgo de fallo en los plazos o hitos marcados, como pueden ser:  juicios, comparecencias, etc y de no disponer de la documentación necesaria.
  3. Gran cantidad de documentación heterogénea, lo que obliga a una muy esfuerzo en la clasificación y ordenación de toda la documentación.

La gestión documental en un despacho de abogados, no es solo un conjunto de procesos internos, sino que ofrece garantías directas en la manera en que prestamos nuestros servicios al cliente.
Además permitirá reducir esfuerzos, y lograr un mejor acceso a toda la documentación, por parte de todos los implicados.

despacho abogados expedientes

Gestión de expedientes y casos

A la hora de gestionar los casos, es muy útil realizar en base al concepto de expediente.

Un expediente, no es más que un conjunto de documentos, relacionados entre sí.

Siempre que recibamos un encargo o asunto a tratar por parte de un cliente, crearemos un expediente asociado, donde guardaremos toda la información y documentos del caso.

Asociado a cada expediente, no solamente tendremos la documentación, sino toda la información que nos permita distinguir éste expediente, del resto de expedientes del sistema.

Por ejemplo, podríamos asociar a cada expediente la tipología del asunto a tratar (por ej. penal, civil etc..), el abogado/s asociados, nombre y resto de información vinculada al cliente,  juzgado, numero de expediente, contrario etc..

Toda esta información asociada a un caso, es configurable, es decir, que se pueden añadir o reducir los campos de información a tener en cuenta, según las necesidades del propio despacho de abogados.

gestión documental despacho abogados caso

Calendario de hitos

Dentro del sistema de gestión documental para despachos de abogados, es especialmente importante la control de hitos dentro del proceso judicial encargado por el cliente.

La herramienta tiene que permitir la introducción de aquellas fechas donde tenemos que acudir a una vista, un juicio, reuniones importantes con terceras partes etc.

Para ello la solución dispondrá de calendarios, que podremos sincronizar con nuestra herramienta favorita de correo electrónico (por ej. Microsoft Outlook) tanto en nuestro dispositivo móvil como en nuestro ordenado de trabajo.

Además el propio calendario nos permitirá planificar los hitos de todos nuestros casos, y nos alertará cierto tiempo antes (según indiquemos) de los hitos pendientes.

Nos permitirá así mismo, introducir información en forma de comentarios, documentos etc… una vez que el cito o cita se haya atendido.

Incurrido de horas y gastos

Para muchos despachos de abogados, es especialmente importante, contar con un software que les permita llevar el control de los gastos asociados a cada caso.

Debe permitir también la generación directa de facturas, o informes de seguimiento, e incluso la posibilidad de integración con otras herramientas de contabilidad.

Base de conocimiento legal

La propia solución de gestión documental, es un buen lugar para disponer de una base de datos de conocimiento legal, para su consulta por parte de todos los abogados del despacho.

Es muy útil disponer de una pequeña «wikipedia» empresarial, donde se informe a todos los abogados de:

  • Procedimientos a seguir dentro del buffete
  • Se compartan documentos de ámbito legal, resoluciones etc.
  • Cursos de formación etc.

Acceso desde múltiples dispositivos, como móvil, tablet, pc

Decíamos anteriormente que es necesario disponer de la documentación y toda la información del caso, en cualquier dispositivo, por ejemplo un smartphone o una tablet.

La solución de gestión documental, es ideal para utilizarla en una nube de aplicaciones corporativas, que permitan el acceso seguro a través de internet.

De esta manera, en cualquier lugar podremos tanto consultar como editar la documentación del caso, enviarla a través de email, compartirla con terceros etc.

Solución técnica diseñada por Caltico

A la hora de diseñar este solución, hemos utilizado los siguientes productos software, los cuales han sido configurados y programados a medida para resolver todos los requisitos que pueda plantear cualquier despacho de abogados:

  • Gestión documental con Microsoft SharePoint 2016, que nos permitirá disponer de un potente y configurable gestor documental, con el que controlar expedientes, casos, documentos, calendarios, incurrido de horas etc.
  • Microsoft Dynamics CRM, que nos permitirá controlar toda la información que compartamos con nuestros clientes, en base a llamadsa de teléfono, correos electrónicos. etc. Esta solución es de uso opcional, y está integrada con la solución de gestión documental Microsoft SharePoint.
  • Office365, como plataforma de nube, donde disponer de las soluciones anteriores, además de otras muchas como videoconferencia basada en Skype, correo electrónico profesional basado en Outlook, almacenamiento de 1TB de archivos por usuario basado en OneDrive etc.

Software CRM

Software CRM Microsoft

Software CRM para empresas

El software CRM es la estrategia de marketing que tiene que ver con las relaciones de la empresa con los clientes, es decir, una herramienta informática utilizada por las empresas para gestionar todas las actividades de la entidad encaminadas al trato con sus clientes,  a comunicarse con ellos, tanto para captar nuevos clientes como para fidelizarlos.

CRM para ventas

Normalmente, un CRM de ventas permite agrupar a todos los contactos en una aplicación y no es necesario la utilización del programa Excel, por ejemplo, con multitud de hojas que solo conduce a una mayor confusión, una gestión poco eficiente de los clientes. Quizá cuando la empresa está empezando a dar los primeros pasos, pueda ser una solución eficaz, pero a medida que va creciendo es imprescindible utilizar otra herramienta si no se quiere perder información.

Microsoft, el software más práctico para las empresas

Una vez que se empieza a utilizar el CRM, el empresario no querrá utilizar otro software, ya que gracias a este recurso, se puede encontrar con rapidez toda la información necesaria. Además, no ocupa espacio porque al estar online se puede acceder desde cualquier dispositivo y de esta forma nunca se va a perder la información.

Plataformas Software CRM

El software CRM se puede dividir en dos categorías:

  • CRM On Premise: se trata de un servicio gestionado por los propios empleados y destinado a las grandes empresas.
  • CRM On Demand: está orientado a las pequeñas y medianas empresas y es una plataforma online.

Según el método de pago podemos distinguir otros dos tipos de plataformas:

  • CRM Gratis: ofrece planes gratis
  • CRM de pago: tiene precios establecidos según los servicios ofrecidos

6 pasos para conseguir un CRM más eficaz:

  1. Definir la visión de la empresa: hay que conocer bien el objetivo y orientar todas las acciones en él, incluido el software.
  2. Establecer una estrategia: para diferenciarte de la competencia, hay que establecer los puntos donde vamos a focalizar nuestros esfuerzos. Puede ser un buen servicio post-venta, un precio inigualable o un gran catálogo de productos.
  3. Fijar los objetivos de negocio: tiene que ver con la visión del negocio y la estrategia elegida. No hay que caer en el error cuando implantemos el CRM de recoger todos los viejos objetivos y sus procesos.La nueva herramienta supone una oportunidad para revisar y optimizar los procesos que ya no funcionan.
  4. Medir todo los parámetros posibles: todo lo que se puede medir se gestiona mejor y con CRM se puede hacer de manera sencilla en todos los niveles de la empresa.
  5. Establecer prioridades: una vez instalado el CRM es importante establecer las prioridades de la empresa para avanzar con fuerza y coherencia.
  6. Elaborar una hoja de ruta: después de implementar el software es imprescindible adaptar sus funciones a las necesidades de la organización para aumentar la eficacia

Expertos en CRM a medida para empresas y pymes

Estas son solo algunas recomendaciones, pero sin duda una consultoría y el asesoramiento por parte de expertos es la mejor solución para implementar con éxito un CRM personalizado para las necesidades de de cada empresa. En Cáltico contamos con los profesionales y la experiencia necesaria, sacamos el máximo partido a esta herramienta, conseguimos que tu empresa crezca y supere a sus competidores. No dude en consultarnos acerca de nuestro software CRM

Descubre todas nuestras tecnologías:

Microsoft dynamics CRM

Microsoft Office365 

Microsoft Project & Project Server

Microsoft Sharepoint 

Soluciones empresariales:

Gestión documental

Soluciones web

Ventas y marketing

Gestión de proyectos

Desarrollo de software

SharePoint Online – Intranet empresarial

SharePoint Online y Office365

sharepoint online

Se dispone además de una solución centralizada de gestión, para poder gobernar la solución sharepoint online. No es tan potente como la administración central de SharePoint, en las soluciones OnPremise, pero permite llevar a cabo la administración básica.

Para el resto de cuestiones disponemos del soporte de Microsoft

sharepoint online administracion

¿Porqué confiar en Caltico para llevar a cabo la implantación?

La respuesta es sencilla

Un partner como Caltico le guiará en todo el proceso de implantación, y lo realizará según especificaciones y buenas prácticas proporcionadas por el fabricante.

Principalmente le ayudará a conseguir sus objetivos y a realizar un uso correcto de esta herramienta, para adaptarla a sus necesidades.

Además, le permitirá conocer otras soluciones software, que seguramente serán útiles para su negocio, y que ya han conseguido éxitos en otros clientes.

Soluciones CRM, de gestión de proyectos, correo profesional, videconferencia etc… estarán a su disposición con el uso de la plataforma de nube Office365.

Le proporcionaremos servicios integrales, de consultoría, desarrollo, formación y mantenimiento para las soluciones software que nos confíe.

Intranet empresarial gestionada con SharePoint

Toda intranet empresarial, debe obligatoriamente ofrecer una serie de funcionalidades a cualquier organización.

La principal debe ser la capacidad de informar, de compartir y facilitar la información que necesita cada empleado para su trabajo.

A su vez, debe ser una solución de productividad, es decir, que permita obtener rápidamente la información que estamos buscando.

Generalmente en una intranet, se suele disponer de un área o sección, basada en el organigrama empresarial.

Si tenemos un área comercial, otro de recursos humanos, de marketing u otros varios según nuestro negocio, pues es conveniente tener una sección específica para ese área de la organización, dentro de la intranet.

Obviamente también podemos tener información general, que sea de consulta por parte de todo el mundo, como por ejemplo:

  • Listín telefónico.
  • Calendario de eventos, cursos, permitiendo integrarlo por ejemplo con Outlook.
  • Calendario laboral en vigor.
  • Enlaces con otras aplicaciones empresariales.
  • Noticias y red social empresarial.
  • etc.

sharepoint online calendario

sharepoint online añadir evento

Gestión documental y de contenidos para su intranet

Gracias al uso de SharePoint, para soportar  su intranet, dispondremos de funcionalidades avanzadas de gestión documental.

Borradores de documentos y control de versiones

SharePoint guardará todas los cambios realizados en un documento, desde el momento que se ha creado, hasta la última versión publicada.
De este modo, sabemos que cambios ha sufrido un documento, quién los ha realizado.
Podremos si nos interesa recuperar una versión anterior.

Al crear un documento, éste se creará en modo borrador, solo visible para nosotros.
Una vez tengamos una primera versión lista, tendremos que publicarlo.
Cuando un documento se publica, pasa a ser visible a todos los usuarios (que tengan los permisos adecuados).

sharepoint online control versiones

Permisos

La estructura de permisos y modelo de seguridad es fundamental a la hora de gobernar la intranet.

SharePoint permite definir grupos de usuarios, a nivel de sitio, biblioteca de documentos y documentos.

Esto permite que cada usuario vea únicamente la información que tiene que ver. Si no tiene permisos para ver un documento o sitio web, entonces directamente no le aparece.

sharepoint online grupos de usuarios

Edición online de documentos Office

Desde hace años, con la aparición de las aplicaciones web, se ha ido desviando a estas funcionalidades tradicionales reservadas para las aplicaciones de escritorio.

Algo similar ha sucedido con la familia Office, de la cuál disponemos de versión online, con la posibilidad de realizar creación y edición de documentos desde el navegador.

sharepoint online office

La principal ventaja es poder abrir y trabajar directamente con el navegador, no teniendo que tener la necesidad de instalar Office en el equipo local.

Una ventaja adicional, es que puedes remitir un documento a un tercero (cliente, proveedor) y podrá abrir el documento con total seguridad, aunque lo haga desde un Mac, Smartphone o PC.

Buscador de documentos

La búsqueda de documentos, es sin duda una de las funcionalidades estrella.

Permite realizar una búsqueda, en base a una frase, tanto en las propiedades del documento como en el contenido del mismo.

sharepoint online buscador

Compartir un documento con un cliente

En muchos casos, surgirá la necesidad de remitir un documento a un cliente.

Podemos recurrir a adjuntarle el documento en un mail, pero no será la opción más eficiente.
Si el cliente introduce algún cambio en el documento, después nos tocará subirlo a la intranet.
Si entre medias alguien ha hecho algún cambio más en el documento, correremos el riesgo de perder información.

La mejor solución es enviar un enlace del documento al cliente, controlando los permisos que nos interese.

Si queremos compartir un conjunto de documentos, podemos compartir una carpeta, y por tanto todos los documentos que ésta contenga.

sharepoint online obtener enlace

Office365: Cree una extranet para conectar con sus clientes

Caltico será su partner en soluciones Office365

Son muchos los casos en los que es necesario compartir información con los clientes.

Generalmente tanto en forma de documentos compartidos, como en forma de páginas de contenido, con información de los servicios que les proporcionamos.

De ahí una solución de extranet con Office365, es una gran opción.

La extranet, tiene que ser un reflejo de cara a los clientes, de todos los servicios, proyectos.

No hay que olvidar que  será un punto centralizado de conexión, donde éstos clientes puedan recoger toda la información que hemos generado para ellos.

Con Office365, y haciendo uso sobre todo de SharePoint, podemos disponer de un sitio web, donde incluir toda esta información…

Tenemos varios planes disponibles, y podemos apoyarnos también en la tecnología One Drive For Business, que nos permitirá disponer de hasta 1 TB, por usuario, donde almacenar documentos de hasta 2 GB (cada archivo).

Además tendremos la posibilidad de sincronizar archivos, con la herramienta de sincronización de One Drive, pudiendo subir archivos desde nuestro servidor local a la solución Office365.

Los clientes, si no son un número excesivo, se pueden tratar como otros usuarios de nuestra organización5  (en Office365 se paga mensual o anualmente por usuario).

También existe la posibilidad, de darles una cuenta en un directorio externo a nuestra organización (sin coste por usuario). Aconsejamos utilizar Azure AD, que es un versión básica, es gratuita.

En este tipo de soluciones es conveniente que cada cliente tenga 1 carpeta con toda la documentación. Si es necesario que en esa misma (o en otra carpeta) pueda subir documentos que el cliente nos quiera enviar.

Son soluciones de implantación rápida, que permitirán sin duda una mejor comunicación con nuestros clientes.

Office365 extranet
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