Gestión documental para despachos abogados
Todos sabemos la cantidad de documentos de todo tipo, que gestiona un despacho de abogados, en el trabajo con sus clientes y casos.
No cabe duda, por tanto, que una herramienta que ayude a llevar a cabo este control es fundamental para un buen desempeño del negocio.
Y frecuentemente, aparecen problemas recurrentes en este sector:
- Existencia de archivos físicos de documentos, generalmente en papel, donde se almacena la documentación recibida..
- Riesgo de fallo en los plazos o hitos marcados, como pueden ser: juicios, comparecencias, etc y de no disponer de la documentación necesaria.
- Gran cantidad de documentación heterogénea, lo que obliga a una muy esfuerzo en la clasificación y ordenación de toda la documentación.
La gestión documental en un despacho de abogados, no es solo un conjunto de procesos internos, sino que ofrece garantías directas en la manera en que prestamos nuestros servicios al cliente.
Además permitirá reducir esfuerzos, y lograr un mejor acceso a toda la documentación, por parte de todos los implicados.
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Gestión de expedientes y casos
A la hora de gestionar los casos, es muy útil realizar en base al concepto de expediente.
Un expediente, no es más que un conjunto de documentos, relacionados entre sí.
Siempre que recibamos un encargo o asunto a tratar por parte de un cliente, crearemos un expediente asociado, donde guardaremos toda la información y documentos del caso.
Asociado a cada expediente, no solamente tendremos la documentación, sino toda la información que nos permita distinguir éste expediente, del resto de expedientes del sistema.
Por ejemplo, podríamos asociar a cada expediente la tipología del asunto a tratar (por ej. penal, civil etc..), el abogado/s asociados, nombre y resto de información vinculada al cliente, juzgado, numero de expediente, contrario etc..
Toda esta información asociada a un caso, es configurable, es decir, que se pueden añadir o reducir los campos de información a tener en cuenta, según las necesidades del propio despacho de abogados.
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Calendario de hitos
Dentro del sistema de gestión documental para despachos de abogados, es especialmente importante la control de hitos dentro del proceso judicial encargado por el cliente.
La herramienta tiene que permitir la introducción de aquellas fechas donde tenemos que acudir a una vista, un juicio, reuniones importantes con terceras partes etc.
Para ello la solución dispondrá de calendarios, que podremos sincronizar con nuestra herramienta favorita de correo electrónico (por ej. Microsoft Outlook) tanto en nuestro dispositivo móvil como en nuestro ordenado de trabajo.
Además el propio calendario nos permitirá planificar los hitos de todos nuestros casos, y nos alertará cierto tiempo antes (según indiquemos) de los hitos pendientes.
Nos permitirá así mismo, introducir información en forma de comentarios, documentos etc… una vez que el cito o cita se haya atendido.
Incurrido de horas y gastos
Para muchos despachos de abogados, es especialmente importante, contar con un software que les permita llevar el control de los gastos asociados a cada caso.
Debe permitir también la generación directa de facturas, o informes de seguimiento, e incluso la posibilidad de integración con otras herramientas de contabilidad.
Base de conocimiento legal
La propia solución de gestión documental, es un buen lugar para disponer de una base de datos de conocimiento legal, para su consulta por parte de todos los abogados del despacho.
Es muy útil disponer de una pequeña «wikipedia» empresarial, donde se informe a todos los abogados de:
- Procedimientos a seguir dentro del buffete
- Se compartan documentos de ámbito legal, resoluciones etc.
- Cursos de formación etc.
Acceso desde múltiples dispositivos, como móvil, tablet, pc
Decíamos anteriormente que es necesario disponer de la documentación y toda la información del caso, en cualquier dispositivo, por ejemplo un smartphone o una tablet.
La solución de gestión documental, es ideal para utilizarla en una nube de aplicaciones corporativas, que permitan el acceso seguro a través de internet.
De esta manera, en cualquier lugar podremos tanto consultar como editar la documentación del caso, enviarla a través de email, compartirla con terceros etc.
Solución técnica diseñada por Caltico
A la hora de diseñar este solución, hemos utilizado los siguientes productos software, los cuales han sido configurados y programados a medida para resolver todos los requisitos que pueda plantear cualquier despacho de abogados:
- Gestión documental con Microsoft SharePoint 2016, que nos permitirá disponer de un potente y configurable gestor documental, con el que controlar expedientes, casos, documentos, calendarios, incurrido de horas etc.
- Microsoft Dynamics CRM, que nos permitirá controlar toda la información que compartamos con nuestros clientes, en base a llamadsa de teléfono, correos electrónicos. etc. Esta solución es de uso opcional, y está integrada con la solución de gestión documental Microsoft SharePoint.
- Office365, como plataforma de nube, donde disponer de las soluciones anteriores, además de otras muchas como videoconferencia basada en Skype, correo electrónico profesional basado en Outlook, almacenamiento de 1TB de archivos por usuario basado en OneDrive etc.