SharePoint Online y Office365
SharePoint ha sido desde hace años, uno de los productos estrella de Microsoft, para disponer de una intranet empresarial.
El paso natural de Sharepoint, ha sido hacia la nube, es decir, al pago por consumo.
Tradicionalmente se compraba una o varias licencias de servidor y después licencias por cada usuario que se fuese a conectar (CAL).
Esto en lo que a coste se refiere, suponía una traba inicial importante a pequeñas y medianas empresas, que tenían que abordar un coste alto de licenciamiento, aunque hubiese inicialmente un volumen bajo de usuarios.
Ahora, gracias al uso de Office365, la nube de aplicaciones de Microsoft, podemos disponer de SharePoint Online, sin más que contratar los usuarios que necesitemos, sin preocuparnos de disponer de licencias, servidores, infraestructura propia, almacenamiento… Vamos de la forma más sencilla, económica y escalable posible.
Pagas por lo que usas, y listo.
Se dispone además de una solución centralizada de gestión, para poder gobernar la solución sharepoint online. No es tan potente como la administración central de SharePoint, en las soluciones OnPremise, pero permite llevar a cabo la administración básica.
Para el resto de cuestiones disponemos del soporte de Microsoft
Intranet empresarial gestionada con SharePoint
Toda intranet empresarial, debe obligatoriamente ofrecer una serie de funcionalidades a cualquier organización.
La principal debe ser la capacidad de informar, de compartir y facilitar la información que necesita cada empleado para su trabajo.
A su vez, debe ser una solución de productividad, es decir, que permita obtener rápidamente la información que estamos buscando.
Generalmente en una intranet, se suele disponer de un área o sección, basada en el organigrama empresarial.
Si tenemos un área comercial, otro de recursos humanos, de marketing u otros varios según nuestro negocio, pues es conveniente tener una sección específica para ese área de la organización, dentro de la intranet.
Obviamente también podemos tener información general, que sea de consulta por parte de todo el mundo, como por ejemplo:
- Listín telefónico.
- Calendario de eventos, cursos, permitiendo integrarlo por ejemplo con Outlook.
- Calendario laboral en vigor.
- Enlaces con otras aplicaciones empresariales.
- Noticias y red social empresarial.
- etc.
Gestión documental y de contenidos para su intranet
Gracias al uso de SharePoint, para soportar su intranet, dispondremos de funcionalidades avanzadas de gestión documental.
Borradores de documentos y control de versiones
SharePoint guardará todas los cambios realizados en un documento, desde el momento que se ha creado, hasta la última versión publicada.
De este modo, sabemos que cambios ha sufrido un documento, quién los ha realizado.
Podremos si nos interesa recuperar una versión anterior.
Al crear un documento, éste se creará en modo borrador, solo visible para nosotros.
Una vez tengamos una primera versión lista, tendremos que publicarlo.
Cuando un documento se publica, pasa a ser visible a todos los usuarios (que tengan los permisos adecuados).
Permisos
La estructura de permisos y modelo de seguridad es fundamental a la hora de gobernar la intranet.
SharePoint permite definir grupos de usuarios, a nivel de sitio, biblioteca de documentos y documentos.
Esto permite que cada usuario vea únicamente la información que tiene que ver. Si no tiene permisos para ver un documento o sitio web, entonces directamente no le aparece.
Edición online de documentos Office
Desde hace años, con la aparición de las aplicaciones web, se ha ido desviando a estas funcionalidades tradicionales reservadas para las aplicaciones de escritorio.
Algo similar ha sucedido con la familia Office, de la cuál disponemos de versión online, con la posibilidad de realizar creación y edición de documentos desde el navegador.
La principal ventaja es poder abrir y trabajar directamente con el navegador, no teniendo que tener la necesidad de instalar Office en el equipo local.
Una ventaja adicional, es que puedes remitir un documento a un tercero (cliente, proveedor) y podrá abrir el documento con total seguridad, aunque lo haga desde un Mac, Smartphone o PC.
Buscador de documentos
La búsqueda de documentos, es sin duda una de las funcionalidades estrella.
Permite realizar una búsqueda, en base a una frase, tanto en las propiedades del documento como en el contenido del mismo.
Compartir un documento con un cliente
En muchos casos, surgirá la necesidad de remitir un documento a un cliente.
Podemos recurrir a adjuntarle el documento en un mail, pero no será la opción más eficiente.
Si el cliente introduce algún cambio en el documento, después nos tocará subirlo a la intranet.
Si entre medias alguien ha hecho algún cambio más en el documento, correremos el riesgo de perder información.
La mejor solución es enviar un enlace del documento al cliente, controlando los permisos que nos interese.
Si queremos compartir un conjunto de documentos, podemos compartir una carpeta, y por tanto todos los documentos que ésta contenga.
