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Gestión documental inteligente, métodos de clasificación de documentos

Gestión documental inteligente para empresas

En la actualidad, la innovación tecnológica ha conseguido unos métodos de gestión documental muy avanzados que permiten automatizar, clasificar y almacenar documentos digitalizados de una forma sencilla y muy efectiva. Todavía conviven con métodos de clasificación más antiguos, pero cada empresa debe encontrar cuál es el que mejor encaja con sus exigencias y objetivos.

Métodos más utilizados para gestión documental inteligente

  • Clasificación simbólica: quizá sea el método más antiguo pero todavía se utiliza para la gestión documental. Se trata del clásico código de barras que, mediante un software de captura, es capaz de leerlo y enrutar el documento para clasificarlo según su función. Sin embargo, alguien tuvo que hacer el trabajo previo de generar el código de barras y relacionarlo con el documento en cuestión, por tanto es un método que requiere bastante trabajo manual para clasificar todos los documentos de una empresa.
  • Análisis de la estructura gráfica del documento: este método consiste en clasificar los documentos por su apariencia e implica la comparación de un documento con los modelos introducidos en el sistema. La clasificación está automatizada, aunque funciona como lo haría un humano, tratando de determinar en qué se parece un documento para así averiguar su tipología. El sistema está basado en un algoritmo que compara distintos patrones: layout de los documentos, patrones de color, blancos y negros, etc.
  • Análisis de la estructura gráfica con palabras claves: El sistema, además de buscar con distintos patrones, también utiliza palabras clave que definen el tipo de documento que es. Por ejemplo, una vez hecho el análisis de la estructura gráfica identifica las palabras clave que pueden dar la pista del tipo de documento, como una factura donde aparece la palabra “CIF”. Este método es más preciso y se basa en algoritmos estadísticos que comparan todas las probabilidades de que un documento pertenezca a un tipo u otro.
  • Análisis con procesamiento de texto: el sistema analiza el texto para tratar de saber la tipología del documento y así clasificarlo con más precisión. Las técnicas utilizadas por el sistema extraen información relevante dentro del documento y van desde algoritmos Bayesianos, Support Vector Machines o árboles de decisión, hasta la técnica de “el vecino más cercano”, etc. Este método está basado en vectores con características que pueden definir el documento y su relevancia en base a las palabras que aparecen en él. Se aplican métodos probabilísticos para clasificar los documentos según la información que ofrecen los vectores.

Como hemos visto, no hay un método que sea perfecto para la clasificación de documentos. La mayoría de los sistemas combinan varios métodos para obtener la máxima precisión posible. Por tanto, a la hora de adquirir un software de gestión documental inteligente es importante conocer los mecanismos que utiliza para decidir cuál puede ser más efectivo.

En Cáltico, disponemos de los mejores profesionales para asesorarte sobre el método de gestión de archivos que mejor se adecúa para las necesidades de tu negocio. No dudes en consultarnos.

Tipos de CRM y modelos

Tipos de CRM - Caltico

Existen varios tipos de CRM, unos centrados más en la interacción con el cliente y otros en la gestión interna de la empresa.

Principales tipos de CRM

CRM Operativo

Es el encargado de interactuar con los clientes y lograr su fidelización. Ejerce un contacto directo con ellos y elabora las estrategias de marketing para incrementar las ventas. Su función es obtener la máxima información de cada cliente, conocer bien sus necesidades y ofrecerles el producto o servicio adecuado. También se encarga de darle soporte con una atención al cliente de calidad y a la altura de las expectativas.

Dentro de este modelo podemos diferenciar dos partes:
Front Office: es la encargada de gestionar el marketing y las ventas junto a la atención al cliente.
Back Office: es la encargada de la contabilidad y finanzas.

Gracias a las funciones que desarrolla el CRM operativo, orientado al CRM de marketing, la empresa podrá crear e implementar campañas de marketing de calidad y con mayor probabilidad de éxito.

CRM Analítico

Las funciones del CRM Analítico son estudiar el comportamiento del cliente en base al modelo de negocio “Business Inteligence”. De esta forma se puede estructurar en bases de datos toda la información de interés de los clientes, diseñar acciones comerciales segmentadas y evaluar el impacto de las campañas de marketing que se han creado.
Este tipo de CRM se enfoca en analizar la información que contienen las bases de datos de la empresa sobre sus clientes y crear soluciones comerciales que se ajusten perfectamente a sus demandas.

CRM Colaborativo

Este CRM se encarga de ajustar la relación entre empresa y cliente a través de los distintos canales de comunicación. El objetivo es establecer unos vínculos sólidos con el cliente y ofrecerle los productos y servicios de la empresa aprovechando todos los canales disponibles que permite la tecnología actual. Los datos que este CRM recoge sirven para que la empresa pueda centralizar y organizar toda la información de los clientes.

Las principales ventajas que ofrece el CRM colaborativo tienen que ver con la plasticidad en la comunicación multicanal entre los diferentes departamentos de una empresa, interactuar con los clientes y mejorar su relación con la empresa.

Modelos de CRM

En cuanto a los tipos de modelos, según la “Administración de Relaciones con el Clientes”, existen tres que son los siguientes:

  • Modelo de dimensiones: es capaz de integrar la tecnología a personas y procesos. Es decir, utilizando las aplicaciones tecnológicas disponemos de los datos de los clientes para llevar a cabo distintos procesos dentro del CRM.
  • Modelo de simple flujo del proceso de CRM: es un modelo que intenta explicar el funcionamiento del CRM en cuanto al desarrollo de la aplicación, implantación y manejo.
  • Modelo de ciclo de construcción de relaciones: es el encargado de organizar las interacciones con el cliente y establecer las relaciones necesarias para satisfacer sus exigencias y lograr la fidelización.

En Cáltico, disponemos de los distintos modelos y tipos de CRM y contamos con los profesionales más experimentados que te asesorarán adecuadamente según los objetivos y necesidades de tu negocio. No dudes en contactarnos, estamos a tu entera disposición.

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