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Gestión documental inteligente, métodos de clasificación de documentos

Gestión documental inteligente para empresas

En la actualidad, la innovación tecnológica ha conseguido unos métodos de gestión documental muy avanzados que permiten automatizar, clasificar y almacenar documentos digitalizados de una forma sencilla y muy efectiva. Todavía conviven con métodos de clasificación más antiguos, pero cada empresa debe encontrar cuál es el que mejor encaja con sus exigencias y objetivos.

Métodos más utilizados para gestión documental inteligente

  • Clasificación simbólica: quizá sea el método más antiguo pero todavía se utiliza para la gestión documental. Se trata del clásico código de barras que, mediante un software de captura, es capaz de leerlo y enrutar el documento para clasificarlo según su función. Sin embargo, alguien tuvo que hacer el trabajo previo de generar el código de barras y relacionarlo con el documento en cuestión, por tanto es un método que requiere bastante trabajo manual para clasificar todos los documentos de una empresa.
  • Análisis de la estructura gráfica del documento: este método consiste en clasificar los documentos por su apariencia e implica la comparación de un documento con los modelos introducidos en el sistema. La clasificación está automatizada, aunque funciona como lo haría un humano, tratando de determinar en qué se parece un documento para así averiguar su tipología. El sistema está basado en un algoritmo que compara distintos patrones: layout de los documentos, patrones de color, blancos y negros, etc.
  • Análisis de la estructura gráfica con palabras claves: El sistema, además de buscar con distintos patrones, también utiliza palabras clave que definen el tipo de documento que es. Por ejemplo, una vez hecho el análisis de la estructura gráfica identifica las palabras clave que pueden dar la pista del tipo de documento, como una factura donde aparece la palabra “CIF”. Este método es más preciso y se basa en algoritmos estadísticos que comparan todas las probabilidades de que un documento pertenezca a un tipo u otro.
  • Análisis con procesamiento de texto: el sistema analiza el texto para tratar de saber la tipología del documento y así clasificarlo con más precisión. Las técnicas utilizadas por el sistema extraen información relevante dentro del documento y van desde algoritmos Bayesianos, Support Vector Machines o árboles de decisión, hasta la técnica de “el vecino más cercano”, etc. Este método está basado en vectores con características que pueden definir el documento y su relevancia en base a las palabras que aparecen en él. Se aplican métodos probabilísticos para clasificar los documentos según la información que ofrecen los vectores.

Como hemos visto, no hay un método que sea perfecto para la clasificación de documentos. La mayoría de los sistemas combinan varios métodos para obtener la máxima precisión posible. Por tanto, a la hora de adquirir un software de gestión documental inteligente es importante conocer los mecanismos que utiliza para decidir cuál puede ser más efectivo.

En Cáltico, disponemos de los mejores profesionales para asesorarte sobre el método de gestión de archivos que mejor se adecúa para las necesidades de tu negocio. No dudes en consultarnos.

CRM en español

CRM en españolLa importancia de un CRM en español

Un dato importante: el español es el segundo idioma más hablado del mundo con 559 millones de personas que lo hablan. Además es lengua oficial en 21 países y con presencia en otros seis. Es el tercero más utilizado en la red con un 7,8% de usuarios, por tanto, los CRM españoles tienen una gran presencia a la hora de gestionar clientes.

En España contamos con excelentes gestores de clientes, ya sean en español o en otro idioma, pero cada vez más el CRM en español se está imponiendo, ya que trabajar con la lengua nativa es un punto muy importante, tanto para la comunicación interna como externa. Toda la información que se emite o se recibe en una empresa debe ser clara y concisa para evitar malentendidos o falta de comprensión y este es uno de los factores que se tienen cada vez más en cuenta para crecer y expandirse por el mundo.

El español que se habla en Latinoamérica tiene algunas variaciones sobre el español que se habla en España y en el CRM deben cuidarse los detalles para no perder clientes al otro lado del océano. Lo principal es proporcionar una respuesta efectiva para solucionar las necesidades de cada cliente, da igual donde se encuentre y, en ese aspecto, una solución CRM a medida tiene mucho que decir.

La gestión del marketing relacional empresarial

Los CRM en español tienen una gran implicación con el Marketing Relacional por el hecho de personalizar y atender a los clientes de manera individualizada, uno de los puntos fuertes del CRM y el más requerido por las empresas. Además, no tiene necesariamente que acarrear un coste a las empresas. Existen CRM gratuitos en español que ofrecen un gran servicio, y no sólo de procedencia española, sino de otros países que han sido traducidos a nuestro idioma.

Estos CRM han sido creados para cubrir con solvencia y profesionalidad las necesidades de pequeñas y medianas empresas que han empezado hace poco o que están en fase de crecimiento y expansión. Una vez pasada esta fase es posible que las necesidades sean mayores y puede ser el momento de cambiar a otros CRM más sofisticados con funcionalidades ilimitadas que permiten la centralización y almacenamiento de la información que genera diariamente una empresa en sus comunicaciones internas y externas.

En Cáltico conocemos los mejores CRM españoles para tu empresa y disponemos de los profesionales más cualificados para asesorarte convenientemente según las necesidades de tu compañía. No dudes en contactar con nosotros para cualquier duda o consulta. Estaremos encantados de ayudarte.

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