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Gestión de Recursos Humanos y gestión documental

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Software de gestión documental para recursos humanos

A la hora de reclutar y seleccionar personal en una empresa se producen una serie de procesos administrativos que provocan muchas dificultades asociadas a los documentos correspondientes que se generan. Entre ellas podemos destacar:

  • Muchos procesos producen demasiado papel
  • Consumo excesivo de tiempo
  • A veces es complicado el acceso y recuperación de la documentación de un empleado
  • Recepción de muchos currículum vitae que colapsan el proceso de selección
  • Se debe garantizar la privacidad de los candidatos y cumplir con la normativa
  • Hay que mantener centralizado y actualizado el material de formación de los empleados.
  • Entrega y recepción de documentación para las contrataciones.

Selección de personal

Estos problemas a los que tiene que enfrentarse cualquier empresa cuando selecciona personal son mucho más llevaderos cuando se tiene un sistema de gestión documental adecuado, capaz de ofrecer las soluciones necesarias para cada tarea, como pueden ser:

  • Procesos intensivos con papel: mediante un sistema ECM podemos llevar a cabo una gestión digital de la documentación en papel.
  • Labores administrativas: si se elimina al máximo el papel en las tareas administrativas se acortan mucho los plazos de resolución y se reducen los tiempos cuando un documento tiene que pasar de una persona a otra.
  • Accesos fluidos a documentación de empleados: los documentos se organizan en el sistema de tal forma que el acceso a la documentación de cada empleado se hace desde un único punto y siempre digitalizado.
  • Privacidad y seguridad: mediante un sistema de gestión documental (ECM) podemos obtener información de todos los movimientos de un documento y controlar el acceso al mismo mediante un sistema de permisos específico.
  • Actualización y centralización del material de formación: mediante aplicaciones concretas se puede acceder a plataformas de e-learning y controlar las versiones del material de formación. Así siempre se dispone de la más actualizada y sabemos en todo momento qué documentos siguen vigentes y cuáles han caducado.
  • Procesos de selección: mediante las herramientas de gestión documental podemos automatizar procesos tan importantes como la identificación automática de CVs gracias a la navegación por etiquetas que se extraen de forma automática y aceleran el acceso a la información. También permite el acceso a CVs mediante metadatos que pueden configurarse con los perfiles que se están seleccionando en el proceso de reclutamiento.

Un recurso indiscutible para una empresa

Estas son solo algunas de los ventajas que puedes obtener con un sistema de gestión documental a la hora de llevar a cabo procesos de selección de personal. Sin duda es un recurso que ayudará mucho en el proceso y recortará los tiempos y el esfuerzo en conseguir a los candidatos deseados.

Gestión de Recursos Humanos con Caltico

En Cáltico estaremos encantados de ayudarte a la implementación de un sistema de gestión documental en tu empresa si consideras que ha llegado la hora de suprimir el papel y gestionar de manera digital los principales documentos de la empresa. No dudes en contactar con nosotros para recibir el asesoramiento profesional que necesitas. Comprobarás los cambios en muy poco tiempo en la gestión de recursos humanos.

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Implantar un sistema de gestión documental

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Software para la gestión documental

Las empresas se enfrentan cada vez más a un reto al que no se habían enfrentado anteriormente como es la gestión de documentos electrónicos. Antes, el desafío era ordenar y organizar documentos físicos, en papel, como facturas, albaranes y cualquier tipo de elemento importante para el funcionamiento de una empresa, pero ahora, ya inmersos en la etapa digital, las empresas deben adaptarse y gestionar de manera adecuada los documentos electrónicos que día a día emiten o reciben mediante un software de gestión documental.

En primer lugar, hay que conocer bien el sistema de gestión documental (SGD) que tiene en la actualidad la empresa y, para ello, es imprescindible contar con el personal que genera y almacena documentos electrónicos para localizar los problemas a los que se enfrentan que pueden ser los siguientes:

  • Nombrar documentos: es importante saber si la compañía dispone de un sistema conocido por todos a la hora de nombrar los documentos y si se puede saber su contenido sólo con ver el nombre.
  • Almacenar documentos: la compañía debería tener un sistema de almacenamiento de documentos electrónicos para que todos los empleados sepan dónde guardarlos.
  • Recuperar documentos: hay que detectar los problemas a la hora de recuperar un documento guardado anteriormente.
  • Almacenar documentos en papel físico: se debe determinar los documentos físicos que se siguen almacenando y si funciona el sistema empleado.
  • Accesibilidad: es importante saber si el acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa funciona y puede acceder cualquier empleado.
  • Gestión de e-mails: se debe conocer el sistema actual para guardar e-mails y archivos adjuntos para saber si funciona o hay que hacer algún cambio.

Un sistema para clasificar documentos

Una vez conocido el SGD actual de la empresa llega el momento de mejorar los puntos que generan más problemas, que suele ser la clasificación de documentos en grupos y subgrupos. Es importante crear una buena división de grupos para almacenar correctamente los documentos. Por ejemplo, las facturas se pueden dividir según los proveedores, según las fechas de vencimiento, etc. Otro grupo puede ser el de documentos de marketing o publicidad, contabilidad, etc.

Estas son algunas herramientas para lograr un buen gestor documental:

  • Disponer de un escáner fiable con alimentador de documentos para convertir documentos en papel a formato electrónico.
  • Si la empresa va a eliminar el papel próximamente, cada empleado debe tener un escáner personal para agilizar las gestiones y otro centralizado de mayor velocidad para escaneados más grandes.
  • Capacidad colaborativa: el sistema de gestión documental debe facilitar el trabajo colaborativo de todos los responsables en la gestión de documentos.
  • Acceso a la gestión documental digital: se puede buscar y editar documentos de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo digital.
  • Firma digital: cada vez se utiliza más para evitar las rúbricas en papel y la presencia de los firmantes que pueden vivir alejados entre sí.

Como vemos, la gestión adecuada de los documentos electrónicos de una empresa, resulta vital para su día a día y para un funcionamiento fluido, de ahí que se deba crear y desarrollar un sistema de gestión documental integral adaptado a las necesidades del negocio. En Cáltico disponemos de profesionales experimentados para ayudarte a crear el sistema de gestión documental que necesitas para tu empresa. Contacta con nosotros para un asesoramiento profesional. Estamos a tu disposición.

Más información a cerca de nuestro Software Microsoft SharePoint a medida para la gestión documental

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.