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10 cosas que puedes hacer con SharePoint

La aplicación SharePoint de la prestigiosa empresa, Microsoft, es una herramienta de colaboración y administración de datos y documentos. La misma consiste en un sistema de administración de contenido e intranet la cual se emplea con la finalidad de:

  • Unir a empresas de un mismo sector
  • Administrar datos y documentos
  • Trabajar como herramienta colaborativa

La SharePoint está constituida por aplicaciones que se encuentran integradas en Office 365. Con esta herramienta además, podrán beneficiarse pequeñas, medianas y grandes empresas

Entre las 10 cosas que podrás ejecutar con SharePoint, se encuentran las siguientes:

1. Carga archivos a tu biblioteca de documentos de SharePoint, para que puedas acceder a ellos desde cualquier lugar

Con SharePoint, podrás arrastrar archivos desde tu ordenador hacia la biblioteca de documentos. Para ello, deberás acceder a la aplicación y darle clic en “cargar” en la barra de comandos.

Si requieres un documento en específico, debes hacer clic a, “nuevo documento”. Dependiendo de la configuración que tengas del SharePoint, también podrás encontrar los documentos haciendo clic en, “cargar archivo existente”.

2. Abrir un documento en una biblioteca

Lo primero que debes realizar para abrir un documento en una biblioteca, buscar la aplicación de Office online con la cual quieres trabajar. Si ya tienes esta aplicación instalada en tu ordenador deberás hacer clic en, “editar documento”<”editar en”<”nombre de la aplicación.

Si deseas más información acerca de esta funcionalidad, es recomendable que revises la Guía de Gestión Documental del SharePoint.

3. Trabajar con otras personas en el mismo documento, al mismo tiempo

El primero paso a dar, es hacer clic en el programa o aplicación en el cual deseas trabajar, y este lo deberás abrir en Office online. Cuando estés allí podrás observar en la parte superior derecha, el número de personas que se encontrarán editando el documento.

4. Compartir documentos

Para compartir documentos en SharePoint, primero debes seleccionar el documento, y hacer clic en los puntos suspensivos que verás en la interfaz. Luego abrirás el menú para volver hacer clic.

5. Compartir sitios

Para compartir sitios en SharePoint, tendrás que tener la autorización del propietario del mismo; luego haz clic en “sitios”, y elige el de tu preferencia para que puedas compartir.

Si deseas conocer más detalles, deberás buscar y leer la Guía de Gestión Documental de SharePoint.

6. Crear un sitio de grupo

Al utilizar el Office 365, podrás construir un sitio en la página de inicio del SharePoint, y de manera automática podrás crear un grupo en Office.

Es necesario señalar, que si creas un grupo de Office 365 en Outlook o en personas, obtendrás de manera automática un sitio o grupo en la SharePoint online.

7. Agregar una lista o biblioteca a su sitio de grupo

Si deseas agregar una biblioteca o lista en SharePoint online, debes hacer clic en “nuevo”, y luego procederás a seleccionar “lista” o “biblioteca de la lista”

Si quieres agregar una lista de biblioteca en la versión, SharePoint server, deberás hacer clic en “configuración”, y luego en “agregar una aplicación”.

8. Conservar las versiones anteriores de un documento mientras realizas cambios en él

Al acceder al SharePoint online, debes hacer clic en el botón derecho, y en el documento de tu preferencia que se encuentre en la biblioteca de la aplicación; Posteriormente, harás clic en “historial de versiones”, y lo más seguro es que debas desplazarte a través del menú.

9. Buscar algo

Para buscar algo, tendrás que escribir la palabra clave en el cuadro de búsqueda; luego debes hacer clic en el ícono “búsqueda” y allí obtendrás la información deseada.

10. Compartir información con toda tu organización.

Para compartir en las aplicaciones Office 365, SharePoint online y SharePoint server, haz clic en, “iniciador de aplicaciones”. Como segundo paso deberás en el mosaico, “Yammer”  o  “Newsfeed”, escribe tu mensaje, y luego haz clic en “publicar” 

La herramienta empresarial SharePoint, tiene muchas funcionalidades que no debes desaprovechar para tu empresa u organización. Si requieres maximizar y agilizar está potente herramienta, deberás conocer paso a paso las instrucciones de la misma, a través de la Guía de Gestión Documental. Veras lo fácil e intuitiva que resulta esta herramienta, y lo importante que será para expandir tu negocio.

Y tú ¿necesitas implementar Sharepoint en tu empresa? En Caltico podemos ayudarte, contacta con nosotros a través de este formulario de contacto.

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