Las empresas se hacen varias preguntas al considerar el uso de SharePoint como gestor documental, por ejemplo: «¿Puedo utilizar SharePoint como reemplazo de mi actual almacén de documentos?», «¿Cuáles son los beneficios de centralizar mi gestión documental en SharePoint de Office 365?» y «¿Cómo puedo manejar el cambio?».
Existen muchas opciones para organizar documentos, y la elección depende de las necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, es importante seguir algunas buenas prácticas o recomendaciones iniciales que pueden facilitar el proceso. Pero, ¿por dónde empezar?
Microsoft SharePoint se conoce como una herramienta de gestión de documentos, que permite centralizar y compartir toda la información que se gestione de cualquier empresa de una forma muy rápida y sencilla.
Los usos más habituales de Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial que ofrece una amplia gama de características y funcionalidades. Algunos de los usos más habituales de SharePoint son los siguientes:
Gestión de documentos: para almacenar, organizar y compartir archivos dentro de una empresa. Con SharePoint, los documentos pueden ser compartidos y colaborados en tiempo real, y es posible establecer permisos de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver y editar los documentos.
Colaboración en equipo: lo que facilita el trabajo en equipo y mejora la eficiencia. Los equipos pueden trabajar en documentos juntos, programar reuniones, compartir ideas y gestionar tareas, todo dentro de la plataforma.
Intranet: SharePoint también se puede utilizar para crear una intranet empresarial, lo que permite a los empleados acceder a información importante y recursos de la empresa en un solo lugar. Se pueden crear sitios de intranet personalizados que contengan noticias, anuncios, calendarios y otros recursos importantes para los empleados.
Gestión de proyectos: como la creación de planes de proyecto, la programación de tareas, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso del proyecto. Esto hace que la gestión de proyectos sea más fácil y efectiva.
Razones por las que SharePoint es un buen gestor documental
Control de versiones
Con el control de versiones, Microsoft SharePoint te permite observar los cambios que se realizan en todos los documentos, además de poder tener el número de la versión y el tamaño de cada archivo, en cada uno de los usuarios que tengan abierto el gestor.
Además, con el control de versiones puedes observar quién realiza los cambios de los documentos y también tienes la oportunidad de restaurar o cambiar cualquier versión anterior.
Protección y desprotección
Otra de las buenas razones para utilizar SharePoint es que si necesitas trabajar de forma exclusiva con un documento y que no sea modificado por nadie más, esta característica te lo permite.
Puedes editar un documento y luego enviarlo un usuario específico, éste puede editar y luego volver a proteger el documento y, al terminar, puede hacerlo visible para el resto.
Es importante analizar cuándo se debe configurar una biblioteca para poder utilizar esta función, ya que puede ser útil en algunos casos, pero debe ser configurada antes.
Edición de documentos por varios usuarios
Puedes editar un documento entre varios usuarios al mismo tiempo. Además, puedes observar lo que otros usuarios están editando en vivo, logrando ver su nombre en el movimiento del cursor.
Esta característica de SharePoint la puedes utilizar con todo el paquete Office, comprendido por Word, Excel. PowerPoint y OneNote.
Categorización de documentos
Si necesitas categorizar tus documentos por el tipo, la fecha o por el producto, también puedes realizarlo, solo que, en este caso se utilizan los metadatos, con los que puedes etiquetar los documentos y luego filtrar o buscar alguno en específico.
Búsquedas más sencillas
La búsqueda de archivos es también una característica importante de cualquier gestor de documentos.
SharePoint te permite realizar la configuración de las búsquedas, es decir, metadatos que filtran los resultados de búsqueda obtenidos.
Documentos digitalizados
El futuro de los documentos es la digitalización. Actualmente la mayoría de las empresas ya trabajan con un sistema de gestión que se dedica a la documentación digital, en este caso, Microsoft SharePoint es el ideal para guardar tanto documentos personales, como empresariales.
Seguridad de los archivos
A diferencia de los documentos en papel, los documentos digitales tienen mayor nivel de seguridad para las empresas. Microsoft SharePoint maneja un buen método de seguridad para cada documento.
Almacenamiento
Tener todos los documentos digitalizados en un solo dispositivo ahorra una gran cantidad de espacio, si lo comparamos con los documentos físicos como se hacía anteriormente.
Los documentos digitales también pueden ocupar mucho espacio en el disco, si no se utiliza un buen gestor de documentos como Microsoft SharePoint, siendo el ideal para toda la gestión empresarial.
Creación y ajustes de horarios
Con Microsoft SharePoint como gestor de documentos puedes tener la capacidad de crear ajustes preestablecidos para todos los usuarios, así como configurar los horarios y hasta automatizar los procesos de cada uno de los documentos.
El consumo de tiempo
Tener un sistema de gestión de documentos como Microsoft SharePoint, permite optimizar la organización de los documentos empresariales para que sea sencillo encontrarlos.
Esto se logra a través de filtros para lograr encontrar un archivo exacto que se necesite en ese instante, a diferencia de los documentos en físico que pueden extraviarse en cualquier momento de forma accidental.
Trabajo sincronizado
Con la ayuda de un buen sistema de gestión de documentos, puedes tener colaboración e intercambio de ideas con otros usuarios en el mismo documento sin tardar cada de tiempo.
Cada uno de los documentos dentro del sistema están sincronizados para todos los usuarios y, por este motivo, el intercambio de información resulta más sencillo, además de que pueden contribuir con información en tiempo real.
Son muchas las razones para utilizar Microsoft SharePoint, el software ideal para una buena gestión de documentos, pero una de las más importantes es que su interfaz es bastante sencilla de manejar, con tan solo unos minutos podrás entender todas las cualidades que ofrece.