Seguramente te preguntarás: ¿Cuál es la razón por la que necesitas un sistema de gestión de documentos? ¿En qué consiste la gestión de documentos de Share Point? ¿Porque y para que requieres la gestión de documentos de Share Point? ¿Porque Share Point es mucho mejor que otros gestores documentales?
A continuación en este post, podrás encontrar respuesta a cada uno de los anteriores interrogantes, para que de esta manera puedas decidirte a emplear este fabuloso gestor de documentos.
Documentos
Los documentos son una parte esencial de tu vida. Bien sea la documentación personal que guardas en tu casa, o la documentación profesional de tu trabajo. En ese sentido, actualmente la documentación se está dando la vuelta hacia el mundo electrónico o digital.
En estos momentos miles de empresas se encuentran desarrollando procedimientos de gestión, los cuales se inclinan a la documentación digital.
Beneficios de un sistema de gestión de documentos
En la medida que la documentación de tu empresa aumenta, se hace muy necesario un óptimo proceso de gestión y organización documental. En la gestión tradicional de documentos, era una única persona la que se encargaba de todo ello; con la gestión documental digital los actores que intervienen son muchos, siendo este sistema un poco más flexible.
A continuación conocerás los increíbles beneficios de un sistema efectivo de gestión documental:
Seguridad y protección
- Los documentos que se encuentran organizados mediante un sistema de gestión documental, te ofrece grandes niveles de seguridad para tu empresa.
- Podrás gestionar la documentación confidencial, mediante diversos tipos de accesos a las diferentes carpetas. Lo que quiere decir que tendrá límites de acceso a determinados grupos de empleados de tu empresa.
- El gestor nos entrega un diagnóstico de las personas que han accedido a la documentación para realizarles modificaciones.
- Es un sustituto ideal del papel, el cual puede resultar incómodo.
- Podrás hacerle una copia de seguridad a tus documentos y enviarla a la nube. Con esto ahorrarás tiempo y dinero.
- Tendrás la posibilidad de recuperar versiones anteriores de toda tu documentación.
El sistema de gestión documental, es el más recomendado para grandes empresas y organizaciones.
Almacenamiento
Con respecto al almacenamiento, el sistema de gestor documental te brinda las siguientes ventajas:
- El que puedas tener todos los documentos de tu empresa en un único dispositivo, te ahorrará gran cantidad de espacio en tus oficinas.
- Este gestor documental sustituye las grandes salas de archivo encontradas en las grandes corporaciones.
- El gestor documental podrá organizar y ahorrar espacio en el disco duro de tu ordenador u ordenadores.
Regulaciones y su conveniencia
Es usual que la documentación tenga un requisito reglamentario, y esto es igual tanto para una revista académica, un documento comercial, entre otros. Lo que sí es importante es que cumplas con la reglamentación, ya que al incurrir en ciertas faltas esta podría ser rechazada.
Las ventajas que te ofrece al respecto el sistema de gestión documental son las siguientes:
- Con el gestor documental podrás cumplir fácilmente con las reglamentaciones.
- Podrás crear ajustes preestablecidos
- Tendrás la posibilidad de configurar horarios
- Además, podrás automatizar determinados procedimientos y hacer el seguimiento de plantillas.
- Ayuda a mejorar la motivación de tus empleados, ya que es una extraordinaria herramienta digital con la cual podrán gestionar rápida y eficazmente toda la documentación.
- Permitirá que la comunicación de tus empleados mejore significativamente, ya permanecerán sincronizados y de esta manera podrán efectuar fácilmente y engrupo los cambios a la documentación.
- Ayuda a incrementar la consistencia en el trabajo de tus empleados, facilitando con ello la administración, mediante los diferentes requisitos.
Consumo de tiempo
Es probable que a tus empleados les lleve largo tiempo, el encontrar un documento debido a la falta de organización.
Con el gestor documental podrán:
- Organizar toda la documentación de tu empresa para que su rastreo sea más fácil.
- Además, podrás implementar este sistema mediante la recuperación de palabras y frases. Esto facilitará el trabajo a tus empleados, con lo cual se ahorrarán gran cantidad de tiempo de ejecución.
Lugar de trabajo sincronizado
Mediante un gestor de documentos, la colaboración y el intercambio entre tus empleados se podrán lograr de manera sencilla.
En ese sentido, el gestor de documento facilitará:
- Que toda la documentación esté sincronizada dentro del sistema para todos tus empleados, donde la comunicación y el intercambio entre ellos se de en tiempo real.
- Podrán compartir documentos con determinadas personas, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Estos increíbles beneficios que te ofrece un gestor documental, se encuentran a tu disposición para que de esa manera puedas sincronizar e intercambiar tu documentación desde el lugar donde te encuentres. Además es muy importante que tu documentación se encuentre mediante este gestor bajo estricta confidencialidad, y con el cual también ahorrarás tiempo de ejecución y dinero.
Actualmente miles de empresas se encuentran implementando el sistema de gestión documental digital, lo cual es una herramienta imprescindible en la administración interna del trabajo de estas empresas.
Por tal razón, se hace necesario que te informes acerca de las mejores herramientas de gestión documental que se encuentran en el mercado, ya que existen diversas de ellas que no son las mejores para optimizar tu empresa o negocio. También en determinados casos, la falta de información en cuanto a su manejo podría provocar problemas dentro de tu organización.
El sistema de gestión de documentos de SharePoint
Si quieres implementar un sistema de gestión de documentos en tu empresa, que facilite el trabajo de tus empleados y la correcta sincronización de estos, deberás elegir un buen gestor documental.
Es necesario agregar al respecto, que actualmente en el mercado existen muchos gestores que cumplen las funciones anteriormente señaladas en cuanto a la documentación, sin embargo entre tantas opciones existentes la que más se destaca es el Share Point.
¿Por qué es el Share Point la mejor opción de gestión documental?
A continuación conocerás las 13 razones que hacen del Share Point, la mejor opción en cuanto a la gestión documental:
SharePoint está en todas partes
- Actualmente el Share Point está siendo implementado por las corporaciones y empresas más famosas a nivel global.
- Este es un sistema de última generación que está bien posicionado en el mercado, debido a las grandes soluciones que aporta su software. Por tal razón, muchas empresas están administrando su documentación mediante este gestor profesional.
SharePoint está disponible en dispositivos móviles
- Share Point se encuentra disponible para dispositivos móviles, por lo que te ayudará a gestionar desde donde te encuentres esta increíble herramienta de trabajo.
- Esta herramienta está diseñada también para ordenadores y tabletas. Así que podrás gestionar toda la documentación de tu empresa, desde el dispositivo de tu preferencia.
SharePoint es un software muy compatible
- Share Point pertenece a la empresa Microsoft y la misma se encuentra disponible en el conjunto de aplicaciones de esta empresa global.
- Esta herramienta es compatible con cualquier software que sea propiedad de la empresa Microsoft. De allí las infinitas posibilidades que se te presentaran al momento de realizar tu trabajo con ella.
- Como esta herramienta es empleada por miles de empresas, las colaboraciones se podrán ejecutar de forma más sencilla. Con el Share Point podrás compartir tu trabajo sin necesidad de tener que volverlo a elaborar.
- La compatibilidad del software de Share Point se extiende a los dispositivos móviles.
SharePoint ahorra tiempo
- La herramienta de gestión documental Share Point, es uno de los softwares más rápidos y de fácil manejo que se encuentran actualmente en el mercado.
- Con este sistema podrás gestionar, compartir, modificar y localizar cualquier tipo de documentación.
SharePoint es personalizable
- Más del 65% de las empresas y organizaciones a nivel mundial que utilizan el Share Point, incluyen funciones personalizadas a este software avanzado.
- Este software es flexible y útil para grandes empresas y organizaciones que necesitan funciones específicas en este gestor.
- El Share Point es compatible con herramientas de seguridad de terceros, siempre y cuando las empresas necesiten un tipo diferente de seguridad.
SharePoint es confiable
- Esta es una herramienta blindada y confiable donde los datos y documentos de tu empresa se encontrarán seguros.
- El Share Point se encuentra programado de manera óptima y además no arroja errores en el servidor con respecto a la sincronización y archivos que sobrescriban de manera accidental.
- El Share Point se encarga de almacenar diversas versiones de cada documento, las cuales puede revisar y revertir los cambios de ser necesario.
- Share Point tiene reputación y confiabilidad dentro del mercado, ya que destaca por el buen nombre de su marca Microsoft, además de sus características técnicas confiables.
SharePoint ofrece una gran capacidad de almacenamiento
- Este gestor de documentos tiene una gran capacidad de almacenamiento, la cual es ideal para grandes corporaciones y organizaciones (1 TB por organización). Sin embargo los límites de almacenamiento dependerá del plan que elijas.
- Con esta gran capacidad de almacenamiento que tiene Share Point, podrás guardar grandes cantidades de datos y documentos, y además con las copias de seguridad necesarias.
Características de SharePoint: búsqueda avanzada
- Con este software podrás buscar tus documentos por el nombre del archivo, metadatos, contenidos o frases; la búsqueda en este software es súper rápida y sencilla.
- Este software clasifica la documentación digital ya que otorga una identificación a cada uno de ellos.
- Este software además almacena diferentes formatos de imágenes y diseños, ya que incluye reglas de validación combinadas con el software de reconocimiento óptico mediante caracteres, con los cuales será posible encontrar documentos en formatos de imagen.
Todas las opciones que te brinda Share Point te ayudaran a ahorrar gran cantidad de dinero y tiempo, ya que si tu organización u empresa es deficiente, el trabajo de tus empleados se tornará estresante ya que el realizar el trabajo llevará muchas horas, debido a que será muy complejo encontrar la documentación requerida.
Será además muy fácil con esta herramienta, conocer los errores de trabajo como por ejemplo, el asignar el mismo nombre a un documento. Con el Share Point podrás ahorrar tiempo corrigiendo todo esto.
SharePoint provee un flujo de trabajo práctico
- Share Point te ofrece canales de trabajo integrados, los cuales te permiten recopilar comentarios, firmas y aprobaciones.
- Además este te dará la opción de elegir y personalizar de acuerdo a tus preferencias.
- Este software te permite crear un flujo de trabajo y además te ayudará a mejorar la productividad.
SharePoint está mejorando constantemente
- En el año 2001 fue creado el Share Point por la empresa Microsoft, y desde entonces ha tenido un exitoso crecimiento. Este software comenzaría como herramienta de administración de servidores, y más tarde se convertiría en un extraordinario software de intercambio de archivo y gestión documental.
SharePoint es seguro
- El Share Point es un software bien seguro, ya que mantiene la documentación bajo absoluta confidencialidad.
- Cada carpeta mediante este software, se puede personalizar en lo referente a permisos.
- Además. facilita el rastreo de los documentos ya que te permite conocer cuando estos han sido vistos, editados, copiados, modificados y además a estos últimos les elabora una copia de seguridad.
- Este también te permite personalizar las opciones regulatorias del software de acuerdo a las políticas específicas de tu empresa o compañía.
- Te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo ya que no tendrás que ejecutar las regulaciones siempre.
Todos estos aspectos hacen del gestor documental, Share Point, un software altamente seguro, ya que este se encarga de administrar la documentación de tu empresa de manera efectiva.
Protección y desprotección
- Este software con esta característica de protección y desprotección, permite que puedas editar un documento para un usuario específico, por lo cual tendrá que volver a protegerlo y luego de finalizar, publicarlo para que sea visible al resto del equipo.
- Deberás analizar cuando tendrás que configurar una biblioteca, ya que se contradice con los principios básicos de colaboración. Sin embargo, esto podría ser funcional en otros escenarios.
Alertas
- Share Point te permite la suscripción de alertas, para que puedas recibir correos electrónicos automáticos y personalizados para informarte acerca de los cambios que se efectúen.
- Debes estar pendientes de estos alertas, donde además podrás recibir notificaciones útiles respecto a este gestor documental.
Son muchas las características y opciones que contiene el gestor documental Share Point, por lo cual será necesario que dediques una buena parte de tu tiempo para revisarlo y decidir cuáles son las funcionalidades que requiere tu empresa.
¿Se parece el antiguo Share Point a tu actual sistema de gestión de documentos?
Para que puedas vislumbrar la evolución del software Share Point, se hará necesario que conozcas la historia del mismo.
Cuando el Share Point fue creado, obtuvo opiniones bastante encontradas por los usuarios del mismo. Parte de los usuarios, encontraron este software poco atractivo y nada flexible. Sin embargo y a pesar de estas críticas negativas, esta herramienta permitiría una red más simple y una colaboración entre los trabajadores de las diversas empresas, más sencilla a diferencia de otros softwares de la época con las mismas características.
Además, se presentaron informes acerca de problemas en su funcionamiento y su limitación en cuanto al sistema de personalización. La empresa tendría en cuenta estas críticas negativas, para ejecutar las mejoras pertinentes de manera progresiva.
Share Point: cronología
- En el año 2003 la empresa Microsoft office lanzaría una nueva versión de office que incluiría el Share Point. La misma tendría su interfaz mejorada, además con mejores colaboraciones, óptimas funcionalidades de búsqueda y una eficiente administración. Estos cambios tuvieron buena acogida entre los usuarios.
- Para el año 2007 Microsoft lanzaría al mercado, un Share Point con software individual, y otro estaría incluido en el office. Ya en ese entonces se habrían subsanado los anteriores problemas, y se incluyeron nuevas características como un catálogo de datos profesionales, además de los formularios de infopath
- En el año 2010, la Microsoft lanzaría una versión nueva la cual fue recibida muy positivamente por los usuarios. En esta versión del Share Point la interfaz vendría mejorada y además se agregarían más formas de poder interactuar con los datos comerciales; además se incluyeron funciones para trabajar con las redes sociales y se ampliaron las opciones relacionadas con el flujo de trabajo.
- Para el año 2013, la Microsoft le realizaría al Share Point algunas mejoras y cambios, ajustes, correcciones de los errores, interfaz mejorada para el usuario y además de un mejor enfoque en los servicios de caché y administración.
Más allá de la versión 2013
Mirando más allá del año 2013, le siguieron las versiones de Share Point 2016, 2019, hasta la actualidad. Entre las mejoras que se pueden apreciar en el Share Point actualmente, se tienen:
- Esta herramienta versátil, actualmente se encarga de mejorar la colaboración, las productividades y las utilidades dentro de las empresas.
- Los administradores pueden implementar este software, en una red de intranet para llevar a cabo las acciones de almacenamiento, modificación de documentos, organización de archivos y trabajo simultáneo de los mismos.
- Dependiendo de las necesidades específicas de las empresas, Share Point es una gran opción, debido a la implementación y mantenimiento que ejecuta la Microsoft.
En Caltico trabajamos implementando software documental como Sharepoint en cualquier empresa. Si estás buscando un partner oficial puedes contactar con nosotros para pedir presupuesto desde este formulario.