Cerrar

(+34) 915 726 599 (Seguimos trabajando al 100%) info@caltico.es

20 Consejos para dominar Office 365

Office 365 ha creado un ecosistema que incorpora todos los servicios relevantes, como Dynamics CRM, OneDrive y Power BI, para que tengas una sólida colección de herramientas que te ayudarán a hacer el trabajo de forma más rápida e inteligente.

Probablemente sepas que puedes hacer muchas cosas fantásticas con Office 365, pero aún no has aprendido a maximizar su potencial. Los siguientes consejos revelan algunas de las características menos conocidas a tu disposición y te muestran cómo encontrarlas y ponerlas en práctica.

El poder del software que usas a diario, podría sorprenderte cuando descubras lo mucho que pueden ayudarte los siguientes 20 consejos para Office 365.

1. Cómo recuperar un correo electrónico

Hacer clic en el botón de envío puede generar un arrepentimiento instantáneo en el caso de un mensaje transmitido con prisas. Independientemente de que hayas elegido el conjunto de palabras o el destinatario equivocado, tu vida puede cambiar con un solo clic, al menos temporalmente.

Si utilizas Outlook 2016 como cliente de correo electrónico, puedes tener una segunda oportunidad utilizando la función de recuperación.

Pasos para la recuperación rápida de un error

  1. Navega hasta la carpeta “Elementos enviados” y haz doble clic en el mensaje que deseas recuperar.
  2. Selecciona la pestaña “Mensaje en la cinta” y luego elige el grupo Mover.
  3. Elige el icono Acciones y, a continuación, haz clic en la opción “Recuperar este mensaje del menú desplegable”.
  4. Se abrirá la ventana de diálogo “Recuperar este mensaje”, que te preguntará si deseas “Eliminar las copias no leídas de este mensaje”, o “Eliminar las copias no leídas de este mensaje y sustituirlas por un nuevo mensaje”. También puedes elegir recibir una notificación si la recuperación tiene éxito en función del destinatario.
  5. Haz clic en el botón Aceptar.
  6. Si solicitaste recibir notificaciones de estado, verás aparecer un icono de seguimiento en la cinta que, al hacer clic, resumirá el resultado de tu intento de recuperación.

2. Cómo automatizar tareas recurrentes y archivar con pasos rápidos

Utiliza Outlook 365 para automatizar tareas repetitivas, como invitar a un determinado grupo de personas a reuniones o reenviar correos electrónicos a un grupo. También puedes automatizar secuencias para realizar funciones como mover o eliminar mensajes.

La función “Pasos rápidos” incluye varias plantillas para automatizar las tareas de Outlook:

  1. Haz clic en el icono de la Bandeja de entrada del panel de carpetas o utiliza la combinación de teclas Control+Mayúsculas+I para mostrar los mensajes recibidos.
  2. A continuación, haz clic en la flecha que tiene una línea encima en la barra de desplazamiento del cuadro de pasos rápidos. En la lista que aparece, selecciona “Nuevo Paso Rápido”. Verás una lista de plantillas de pasos rápidos.
  3. Elige una plantilla y luego completa los pasos en el cuadro de diálogo “Configuración por primera vez”.
  4. Dale un nombre a tu Paso Rápido y luego haz clic en el botón Finalizar.
  5. Haz una copia de seguridad de tus Pasos Rápidos, para no tener que recrearlos manualmente si algo va mal con tu aplicación de Outlook. El proceso requiere MFCMAPI, que te da acceso a los datos de tu buzón. Debes descargar MFCMAPI del sitio web de código abierto de Microsoft e instalarlo.

3. Cómo acceder a los archivos locales de forma remota

El servicio de almacenamiento basado en la nube de Microsoft, se integra perfectamente en las aplicaciones de Office y en el sistema operativo Windows. El servicio permite almacenar y compartir archivos de forma segura en línea, pero también tiene funciones de acceso remoto.

Utiliza la función OneDrive Fetch para recuperar remotamente los archivos ubicados en tu ordenador.

Esta función puede salvarte cuando el ordenador no suba la información que necesitabas a OneDrive, o cuando hayas olvidado llevar tu pendrive al trabajo. Fetch también permite transmitir de forma remota los vídeos almacenados en tu ordenador.

Un ordenador anfitrión debe tener Fetch activado, para que pueda acceder a tus archivos de forma remota utilizando OneDrive.

4. Cómo hacer previsiones a partir de datos históricos

La última versión de Excel 2016 viene con muchas características impresionantes, que hacen que tu trabajo sea más rápido y fácil. Las empresas utilizan las previsiones para establecer presupuestos y comprar suministros, pero generar datos precisos puede suponer un reto.

Afortunadamente, Excel 2016 tiene una nueva función que permite crear gráficos que muestran proyecciones generadas a partir de datos basados en el tiempo, almacenados en una hoja de cálculo.

La función calcula los límites de confianza y proporciona estimaciones para el margen de error, utilizando el algoritmo de Suavizado Exponencial (ETS).

5. Importar y actualizar datos desde la web

¿Alguna vez has necesitado actualizar una hoja de cálculo con datos encontrados en Internet? Si es así, utiliza un proceso único para traer la información actualizada de una página web y después actualiza los datos haciendo clic con el ratón.

El proceso funciona bien con tablas HTML correctamente formateadas, pero también puedes invertir algo de tiempo y esfuerzo para traer datos de forma libre a tu hoja de cálculo.

Importa los datos de la web con los siguientes pasos

  1. Dale clic en la opción “Nueva consulta” de la pestaña Datos de Excel y luego elige Desde la Web en la lista Otras fuentes.
  2. Escribe o pega la URL de la página que contiene los datos que deseas importar y actualiza.
  3. Utiliza las vistas previas generadas por Excel para encontrar la tabla que contiene los datos que necesitas. Haz clic en Cargar. Los datos aparecerán en tu hoja de cálculo.
  4. Luego, actualiza los datos haciendo clic con el botón derecho del ratón en la tabla y seleccionando Actualizar en el menú contextual.

6. Cómo anular el pivote de datos

La función Unpivot de Excel te da la herramienta que necesitas para transformar tus datos de columnas en valores emparejados. Conocido por algunos como cambiar los datos de «ancho a largo».

En el mundo de las bases de datos, los administradores lo describen como «plegado». En Excel 2016, Microsoft llama a este proceso Get & Transformor Power Query.

  1. Abre el Editor de consultas desde la cinta de datos en el lado de Excel.
  2. En la sección Obtener y transformar, elige la opción Desde tabla. Si tus datos no tienen un formato claro, es posible que la función te pida primero que definas un rango de datos. Después de eso, selecciona las columnas que deseas Desglosar.
  3. Dale clic en la pestaña Transformar y luego elige Quitar pivote de columnas.
  4. Después de ejecutar Unpivot, verás dos nuevas columnas a la derecha llamadas Atributo y Valor.
  5. Cambia el nombre de las columnas a cualquier cosa que tenga sentido para ti.
  6. Guarda tu trabajo en la ubicación predeterminada de Excel, haciendo clic en Archivo, y luego en Cerrar y cargar. Si deseas elegir una ubicación alternativa, selecciona la opción Cerrar y cargar en. Si cierras sin guardar, tendrás la oportunidad de guardar tus cambios en una nueva hoja de trabajo.

7. Cómo extraer datos de Dynamics CRM a documentos estándar de Word y Excel

Si tu empresa ha elegido el nuevo Microsoft Dynamics CRM, tendrás acceso a plantillas para Word y Excel que extraen tus datos. Estas herramientas te ayudarán a ahorrar tiempo.

Después de extraer los datos a tu documento de Office, puedes personalizarlo para tu propósito particular.

  1. Desde dentro de Dynamics CRM, navega a la sección Plantillas de tu configuración.
  2. En la sección Plantillas, haz clic en los esfuerzos de Plantillas de documentos.
  3. Ahora verás una lista de plantillas para elegir. Puedes usar una de las plantillas ahora, o hacer clic en la opción Nuevo, para crear una nueva.
  4. Después de hacer clic en Nuevo, puedes elegir entre crear una plantilla de Word o Excel.
  5. Haz clic en Plantilla de Word. En Seleccionar datos, elige Contacto en el cuadro desplegable.
  6. Haz clic en el botón Seleccionar entidad entre relaciones de uno a varios, de varios a varios, o de varios a uno. Tu elección dependerá del propósito de tu documento.
  7. Para este ejemplo, elige la relación de varios a uno, denominada Cuenta.
  8. Haz clic en Abrir en el cuadro de diálogo. Verás tu plantilla abierta en Microsoft Word.
  9. Configura XML Mapping haciendo clic en la pestaña Desarrolladores, luego haz clic en XML Mapping. Elige urn: microsoft-crm/document-template/ [nombre de entidad] /.
  10. Expande el contacto haciendo clic en la flecha de la izquierda. Verás los controles de campo disponibles que puedes insertar en tu documento.
  11. Desplázate hasta el nombre completo, haz clic con el botón derecho en él y luego elige Insertar control de contenido. Selecciona la opción Texto sin formato. Continúa insertando controles hasta que tengas los que necesitas.
  12. Ponle nombre a tu plantilla y guarda.
  13. De vuelta en Dynamics, ve a Configuración y luego a Plantillas.
  14. Haz clic en la opción Cargar plantilla.
  15. Aquí podrás arrastrar tu archivo de plantilla guardado desde Windows al cuadro Cargar plantilla, o usar la interfaz para navegar hasta tu archivo y cargarlo.
  16. Cuando se cargue la plantilla del documento, ingresa las Propiedades y el Nombre.
  17. CRM activará automáticamente tu plantilla. A continuación, activarás la seguridad.
  18. Haz clic en Habilitar roles de seguridad. Puedes habilitar tu plantilla para todos o para roles particulares, como CSR Manager.
  19. Elige la función de seguridad adecuada y luego haz clic en Aceptar.
  20. Utiliza tu nueva plantilla navegando hasta el registro de contacto, para el que necesitas crear un documento.
  21. Haz clic en el icono de tres puntos en la barra de navegación y luego elige Plantilla de Word. Selecciona tu plantilla de la lista. Ahora, tienes tu documento disponible.

8. Cómo hacer una copia de seguridad de todos los datos de Office 365

Las empresas adoptan el software como servicio por la comodidad y la flexibilidad que ofrece la nube.

Office 365 y otras aplicaciones como Google Apps y Salesforce, ofrecen potentes funciones a precios asequibles.

Las empresas sólo pagan por los servicios que utilizan, por lo que pueden ampliar rápidamente su TI en función de la demanda. Mientras tanto, los empleados pueden trabajar de forma remota, utilizando aplicaciones SaaS.

Cuando los empleados dejan tu empresa, buscas reducir los servicios prestados basados en la nube, pero al hacerlo pierdes el acceso a los datos almacenados en esas cuentas de usuario.

Algunas empresas tienen requisitos legales y reglamentarios que les obligan a conservar copias de seguridad de toda su información relacionada con el negocio.

A pesar de su atractivo, las aplicaciones basadas en la nube a menudo carecen de la capacidad de hacer copias de seguridad y restaurar los datos. Los usuarios han aceptado los riesgos que conlleva trabajar sin copias de seguridad, pero ahora tienen a su disposición algunas opciones de copia de seguridad como servicio.

Spanning Cloud, un producto de EMC, y Backupify de Datto, han demostrado la viabilidad de un servicio de copia de seguridad en la nube.

9. Cómo volver a versiones anteriores de documentos en Word

Independientemente de que hayas pasado horas revisando contratos o hayas invertido una cuidadosa reflexión en los textos de marketing, puedes perderlo todo por cometer un simple error como borrar contenido.

Tales errores pueden causar mucha pérdida de tiempo y molestias, pero los usuarios de Office 2016 que guardan sus archivos en SharePoint y OneDrive for Business tienen un arma secreta.

Puedes volver a versiones anteriores de tus documentos para recuperar tus pensamientos brillantes y creativos, y seguir adelante con tu trabajo.

10. Cómo crear una aplicación web

Una aplicación web puede ayudar a mantener a tus empleados conectados con su trabajo, y conectar a tus clientes con los productos y la información que necesitan.

Puedes crear una aplicación personalizada, utilizando una base de datos de Microsoft Access en línea que funciona a través de un navegador web para que el desarrollo de la aplicación sea un proceso sencillo.

Su aplicación puede mejorar la accesibilidad de los datos de tu empresa, al mismo tiempo que permite gestionar la aplicación utilizando la conocida interfaz de Access.

11. Cómo construir y gestionar las relaciones de las tablas de la base de datos

Las bases de datos creadas con Microsoft Access, utilizan múltiples tablas que tienen relaciones definidas que hacen que la introducción y recuperación de datos sea rápida y eficiente.

Crea tu base de datos relacional, creando claves para vincular campos entre tablas, utilizando la potente, pero sencilla, interfaz visual de Access.

Por ejemplo, suponiendo que creas una tabla que contiene información de contactos y otra que incluye los eventos y proyectos relacionados con cada contacto, puedes crear relaciones entre tablas siguiendo los siguientes pasos:

Acceda a la ventana de relaciones:

  1. Abre la pestaña de herramientas de la base de datos en la cinta de opciones.
  2. Haz clic en el botón Relaciones. Al hacer esto por primera vez, es posible que también aparezca el cuadro Mostrar tabla.

Selección de la tabla:

  1. Selecciona Mostrar tabla en la sección Relaciones de la cinta de opciones, si aún no la ves.
  2. Haz clic en Agregar para añadir tablas, para las que definirás relaciones.
  3. Cuando termines de añadir tablas, haz clic en el botón Cerrar.

Crear relaciones:

  1. Elige las tablas a las que deseas añadir una relación. La mayoría de las veces, querrás hacer una relación de uno a muchos. En este caso, utiliza una tabla como padre y una segunda tabla como hijo. Elige un campo de la tabla Padre, que contenga información única haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, y arrástralo al campo correspondiente de la tabla Hijo y suelta el ratón.
  2. En el cuadro Editar relación, elige Aplicar integridad referencial y luego haz clic en el botón Aceptar.
  3. Ahora verás una línea que conecta los dos campos en la ventana de Relaciones.
  4. Repite los pasos anteriores para crear relaciones adicionales, si es necesario.

12. Cómo crear un formulario de navegación

Los formularios de navegación en Access simplifican el proceso para que los usuarios finales accedan a los informes y otros formularios, de modo que la gente pueda utilizar su base de datos, sin saber mucho sobre la aplicación.

Pasos para crear un formulario de navegación en Access 2016:

  1. Abre la base de datos para la que vas a crear un formulario de navegación. Cuando se abra el archivo, abre la pestaña Crear. Verás los iconos de Formularios cerca del centro de la cinta.
  2. Haz clic en el botón Navegación, para ver una lista de diseños de navegación disponibles.
  3. Selecciona un diseño. Aparecerá un formulario en la vista Diseño, listo para ser editado.
  4. Si no ves el panel de Navegación, pulsa F11 para mostrarlo y ver los objetos de tu base de datos. No confundas el formulario de navegación con el panel de navegación. El formulario es lo que estás creando ahora desde la cinta de opciones. El panel es la ventana incrustada que muestra los objetos de tu base de datos.
  5. Arrastra un objeto desde el panel de navegación a una pestaña Añadir nuevo en el formulario de navegación. Ahora verás el nombre del objeto en lugar de la pestaña Añadir nuevo. Observa que el objeto se muestra ahora en el centro del formulario.
  6. Repite el paso 5 hasta que hayas añadido todos los objetos necesarios. Mientras estés en la vista Diseño, puedes editar los nombres de la pestaña, haciendo clic en el nombre hasta que veas un cursor.
  7. En la barra de herramientas de Access, haz clic en Guardar para almacenar el formulario. Access te dará la oportunidad de nombrar tu formulario de Navegación. Ahora verás tu formulario de navegación en el panel de navegación. Puedes abrir tu formulario de navegación de la misma manera que abres los demás formularios de tu base de datos.

13. Cómo crear una combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia te ofrece una manera fácil de enviar correos electrónicos y boletines personalizados a las personas de tu lista de contactos. Puedes utilizar Publisher para hacer Mail Merge.

Abre Publisher para crear una lista de direcciones

  1. Después de abrir un nuevo archivo de Publisher, elige Tamaños de página en blanco en el panel de Tipos de publicación populares. Selecciona un tamaño de página disponible, y luego haz clic en Herramientas en la barra de menú. Utiliza el ratón para seleccionar la opción Mailings and Catalogs. Cuando aparezca el submenú, selecciona Crear lista de direcciones. Ahora verás el diálogo Nueva lista de direcciones.
  2. Define los campos de las columnas. Debes tener dos o más categorías seleccionadas para tus columnas. Utiliza el botón de Columnas Personalizadas en la esquina inferior izquierda del diálogo de la Nueva Lista de Direcciones, y elige los encabezados para tus columnas que contendrán la información de tus contactos.
  3. Resalta los nombres de las columnas como Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico y haz clic en Añadir. Cierra el cuadro de diálogo haciendo clic en Aceptar, cuando hayas terminado de añadir las columnas.
  4. En la ventana Nueva lista de direcciones, escribe la información de tu primer contacto. Utiliza el ratón para habilitar el campo vacío debajo del encabezado de la primera columna. Utiliza el tabulador para pasar a la siguiente columna. Como mínimo, añade una dirección de correo electrónico y un nombre para cada contacto.
  5. Utiliza el botón Nueva entrada para añadir una nueva entrada. Puedes eliminar entradas utilizando el botón “Eliminar” en el panel de la nueva lista de direcciones. Cuando hayas terminado de introducir contactos, haz clic en el botón Aceptar para salir. Introduce un nombre para tu lista de direcciones y luego haz clic en Guardar, para finalizar tu lista de Mail Merge.

14. Cómo crear una publicación a partir de una plantilla

Elige una plantilla prediseñada de Publisher para iniciar rápidamente una nueva publicación. Puedes encontrar las plantillas disponibles en la página de inicio de la aplicación.

Utiliza la opción “Destacado” para buscar plantillas como folletos o tarjetas de felicitación. Si no encuentras una plantilla que te guste, utiliza el cuadro de búsqueda para encontrar plantillas en el sitio web de Microsoft Office.

Supongamos que quieres hacer una tarjeta de felicitación. Haz clic en Tarjeta, elegir un diseño y luego clic en Crear, y luego en Otros diseños. A continuación, haz clic en Diseño de página y luego en Cambiar plantilla.

También puedes gestionar las plantillas. Por ejemplo, puedes crear una plantilla a partir de cualquier publicación que hayas hecho, guardándola como tal mediante el cuadro de diálogo “Guardar como”.

15. Utiliza los Building Blocks para crear rápidamente una publicación

Acelera la creación de documentos en Publisher utilizando Building Blocks, que son bloques de contenido que puedes reutilizar. Los bloques pueden incluir los siguientes tipos de contenido:

  • Calendarios – Historias, barras laterales y encabezados.
  • Partes de página – Historias, barras laterales y encabezados.
  • Bordes y acentos – Elementos gráficos reutilizables.
  • Anuncios – Cupones y otros contenidos publicitarios.
  • Información empresarial – Contactos y otra información sobre la empresa.

16. Cómo crear formas 3D

Muchos profesionales dependen de Visio para su trabajo. El software ayuda a los profesionales a crear diagramas, como los de flujo y los planos de planta, pero también admite objetos y dibujos en 3D.

Dentro de Visio puedes encontrar algunas formas 3D regulares. Por ejemplo, hay una selección de tipos de diagramas que incluyen mapas, redes y diagramas de flujo. También dispone de plantillas 3D incorporadas.

En la ventana Formas, haz clic en la opción Más formas y luego en el tipo de diagrama que quieras crear. Busca 3D en el nombre de la plantilla, cuando busques formas en el Centro de descargas de Microsoft. Mientras trabajas en Visio, también puedes depender de la sección 3D de la aplicación.

Otras opciones para crear formas 3D en Visio incluyen el uso de Sampo Software 3D Visioner, un producto adicional que funciona en las versiones de Visio 2010 a 2016.
El producto proporciona a los usuarios un modo de navegación en primera persona, que ayuda a importar modelos 3D en Visio, utilizando los formatos .OBJ y .X formatos.

17. Evita la sobreasignación de recursos

Detén la sobreasignación de recursos en Project 2016 mediante los compromisos de recursos, una nueva característica que sustituye a la función de planes de recursos utilizada en Project 2013.

Los gestores de recursos que utilizan Project, configuran su reserva de recursos para que los gestores de protección puedan enviar solicitudes de compromiso precisas. Los gestores de recursos reciben y revisan las solicitudes y toman decisiones basadas en la información disponible.

18. Especifica un formato de fecha alternativo en las tablas de proyectos individuales

Ahora cuentas con una característica relativamente desconocida para utilizar un formato alternativo para las fechas utilizadas en Microsoft Project. Por ejemplo, puedes decidir ver la fecha y la hora de una tarea en la tabla Entrada.

En otras palabras, no necesitas limitarte al formato de fecha por defecto especificado en la página General de Project. Puede asignar un formato de fecha diferente a cualquier tabla de su proyecto.

19. Cómo dar forma y combinar datos

Puedes conectarte a una variedad de fuentes de datos diferentes utilizando Power BI y luego utilizar los datos para que se ajusten a tus necesidades. Las siguientes tareas comunes te ayudarán a realizar el trabajo.

Pasos de grabación

A medida que utilizas el Editor de consultas, éste registra el proceso paso a paso que utilizas para crear tu presentación de datos.

Cada vez que tu consulta se conecte a tu fuente de datos, el editor seguirá los mismos pasos, por lo que siempre verás tus datos formados de la manera que deseas.

Mientras tanto, a medida que vas dando forma a tus datos, tu fuente se mantiene intacta en su forma original para que puedas utilizarla en otros lugares.

Transformación de datos

Accede a la cinta Transformar, mediante el menú del botón derecho del ratón para cualquier elemento, como una columna, y elige las opciones del menú contextual.

Puedes cambiar el nombre de las tablas y transformar los tipos de datos mediante el menú contextual. También puedes eliminar columnas o convertir texto en datos numéricos.

Pasos de Edición

El panel de Configuración de la consulta en Pasos aplicados, muestra los pasos de tu proceso de conformación de datos. Puedes eliminar los pasos haciendo clic en la X a la izquierda de cada paso.

Así, si ves una celda que muestra Error, puedes ver sus detalles haciendo clic en ella. Como resultado, verás aparecer un Paso Aplicado en el panel de Configuración de la Consulta, que contiene información sobre el problema que te ayuda a tomar medidas correctivas.

Combinar datos

Utiliza la opción Combinar consultas para combinar tus datos. Por ejemplo, si tienes abreviaturas asociadas a nombres o palabras, puedes elegir Combinar y luego Combinar Consultas en la pestaña Inicio.

Cuando elijas la tabla que deseas combinar en tu tabla original, verás que aparece una nueva columna que contiene la información que deseas combinar. Amplía tu selección para incluir todas las columnas que necesites.

20. Cómo crear y compartir informes, y cuadros de mando

La interfaz funciona de forma similar a la vista de edición utilizada por el servicio Power BI. Por ejemplo, puedes reubicar, fusionar y editar visualizaciones, para crear informes que ofrezcan una visión superior de tus datos. Haz clic en Nueva página en la cinta para añadir páginas a tu informe.

Compartir informes:

  1. Publica tu informe utilizando el servicio Power BI. En la cinta de inicio, elige la opción Publicar.
  2. Carga tu archivo .pbix desde el servicio Power BI. Para acceder al servicio Power BI, visita app.powerbi.com en su navegador web y haz clic en Obtener datos y luego en Obtener. Haz clic en el panel Archivos, elige Archivo local y luego selecciona tu archivo de informe en el panel Informes para cargarlo.
  3. Guarda tu informe y envíalo como lo harías con cualquier otro archivo. Utiliza el ratón para hacer clic en Archivo y luego en Guardar como. Haz clic en el icono Compartir.

¿Te interesa tener Office 365 en tu empresa? En Caltico somos partners oficiales de Microsoft y podemos ayudarte con la implementación, cuéntanos tu caso a través de nuestro contacto.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.