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5 factores IMPRESCINDIBLES en tu plan de SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que permite trabajar de forma más inteligente y segura. Pero para aprovechar al máximo su potencial, necesitas un plan sólido.

¿Qué factores debes tener en cuenta a la hora de elaborar tu plan? En este artículo, te presentamos 5 factores IMPRESCINDIBLES que no puedes pasar por alto.

¿Qué es un plan de SharePoint y por qué lo necesitas?

Consiste en un documento que define los objetivos, necesidades, características, roles, responsabilidades, políticas y los procedimientos que se aplicarán en tu proyecto de SharePoint.

Un plan definido te ayuda a:

  • Establecer una visión clara y compartida de lo que quieres lograr con SharePoint.
  • Identificar y priorizar las funcionalidades y los requisitos que se ajustan a tu caso de uso.
  • Definir una arquitectura y una estructura adecuadas para tu sitio de SharePoint.
  • Asignar los recursos humanos y técnicos necesarios para el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de SharePoint.
  • Establecer las normas y las buenas prácticas para el uso y la administración de SharePoint.
  • Controlar y evaluar el rendimiento, la calidad y la satisfacción de SharePoint.

Cabe mencionar que no todos los planes de SharePoint son iguales, ni se pueden aplicar las mismas soluciones a todos los escenarios.

Cada proyecto de SharePoint tiene sus propias particularidades, por eso, es importante adaptar el plan a las características y necesidades específicas de cada caso.

Gobernanza: el pilar fundamental

Piensa en Sharepoint como la estructura que mantiene en orden la gran cantidad de información que fluirá a través de tu empresa. Sin una gobernanza clara, puedes encontrarte con caos, redundancias y dificultades para encontrar la información que necesitas.

Es importante que todos los usuarios de SharePoint comprendan la importancia de la gobernanza y cómo les afecta. Involucra a los usuarios en la creación del plan de gobernanza y asegúrate de que reciben la formación adecuada.

Integraciones: conecta tu ecosistema digital

SharePoint puede integrarse con una amplia gama de aplicaciones de Microsoft 365, como Teams, OneDrive y Power Automate.

Estas integraciones te permiten:

  • Trabajar de forma más eficiente: El sistema de Sharepoint te da acceso a toda la información que necesitas desde una única plataforma.
  • Automatizar tareas: Este software te ahorra tiempo y esfuerzo automatizando tareas repetitivas.
  • Mejorar la colaboración: Con Sharepoint puedes compartir documentos y colabora en proyectos con otros usuarios.

Sin embargo, no es necesario integrar SharePoint con todas las aplicaciones disponibles. Elige solo las integraciones que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.

Diseño y usabilidad: la experiencia del usuario

La experiencia del usuario es fundamental para el éxito de cualquier proyecto de SharePoint. Un diseño intuitivo y una usabilidad sencilla, facilitarán la adopción de la plataforma por parte de los usuarios.

Los sitios web de SharePoint deben ser fáciles de navegar y de usar. Utiliza una estructura clara y concisa, y asegúrate de que el contenido está bien organizado.

Asimismo, los usuarios necesitan formación para poder utilizar SharePoint de forma eficaz. Preocúpate por ofrecer formación sobre las funciones básicas de la plataforma, así como sobre las características específicas que se utilizan en tu negocio.

Seguridad: protege tu información

Una política de contraseñas segura es fundamental para proteger tu información.

SharePoint incluye una amplia gama de funciones de seguridad que te permiten proteger tu información. Estas funciones incluyen:

  • Permisos de acceso: Controla quién tiene acceso a qué información.
  • Protección contra malware: Protege tu información contra virus y otras amenazas.
  • Copia de seguridad y recuperación: Protege tu información contra la pérdida de datos.

Configura permisos de manera inteligente, establece protocolos de autenticación fuertes y mantén tus sistemas actualizados para proteger tu tesoro digital de posibles riesgos.

Adopción y medición: el éxito en tus manos

Al invertir en la capacitación de tus equipos, no solo aumentarás la eficiencia, sino que también fomentarás una adopción más rápida y exitosa de SharePoint en toda la empresa.

En Caltico, somos expertos en SharePoint. Contamos con un equipo de profesionales altamente cualificados que te ayudarán a:

  • Definir tu plan de SharePoint.
  • Implementar SharePoint en tu empresa.
  • Formar a tus usuarios.
  • Ofrecer soporte técnico.

Contáctanos hoy mismo y te guiaremos en la creación de un plan de SharePoint que te permita alcanzar tus objetivos.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.