Todas las empresas deben cumplir con una política de protección, seguridad y confidencialidad de todo tipo de información para evitar los posibles riesgos que estas pueden sufrir si no garantizan protección. Estas políticas son las que permiten que las empresas o negocios sigan ofreciendo sus servicios normalmente.
Además, evitan que los documentos se usen como forma de espionaje, causen daños legales, económicos, de reputación, entre otras consecuencias de no contar con seguridad de la documentación.
Por eso, cada vez son más las empresas que implementan las últimas tecnologías que facilitan la comunicación, intercambios y ahorros de costes.
A su vez, permite incrementar la productividad de los trabajadores y mejorar su experiencia. Sin embargo, el uso de estas tecnologías puede que produzca riesgos si no se aplican adecuadamente. He aquí cuando aparece la grandiosa funcionalidad de las herramientas de gestión de documentos electrónicos.
Estas herramientas se enfocan también en aquellas medidas de seguridad que son ideales para la empresa o negocio con el fin de proteger todos sus documentos de la forma más idónea.
En este caso, la gestión documental ofrece múltiples funciones que permiten a la empresa o negocio organizarse adecuadamente para cumplir con la seguridad que requieren sus documentos.
Estos se rigen por las normativas y leyes cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio. Si quieres saber más sobre este gestor de documentación electrónica, te invitamos a continuar leyendo las siguientes líneas.
¿En dónde se almacena la información?
Antes de aplicar y elegir una política de seguridad, toda empresa debe pensar en cuáles gestores de documentos puede confiar para así proteger adecuadamente la información que manejan.
La verdad es que es una decisión que amerita de un tiempo de reflexión, sin embargo, uno de los primeros aspectos a considerar podría ser la tipología de almacenamiento que ofrece el gestor.
Resulta que, muchas empresas han descubierto que almacenar sus datos en un ordenador no es una opción confiable, y por eso hacen uso de gestores, los cuales pueden almacenar la información en nube, en un sistema que se instale a los servidores de la misma empresa o quizás se trate de instalación híbrida.
Lo cierto es que cada opción tendrá sus propios beneficios y tú eres el que decide cuál es más conveniente para la información que maneja tu empresa.
- Almacenamiento por gestión de documentos en nube: en esta opción se puede utilizar el software sin su instalación. La ventaja es que permite la liberación de espacio en los dispositivos electrónicos de la empresa y también reduce la intervención del personal técnico en esta misma. Otro gran beneficio es que el almacenamiento puede ampliarse a medida que sea necesario
- Almacenamiento por gestión de documentos on–premise: es una de las opciones más recomendadas para aquellas entidades que no estén cómodas almacenando sus documentos e información fuera de sus propias instalaciones.
Consiste en instalar esta solución en el servidor de tu propiedad y de esta manera se define autónomamente la política de protección y seguridad que necesites o desees.
- Almacenamiento por gestión de documentos híbrido: esta es una solución mixta, se emplea tanto el uso de una nube como de un servidor; aquí una parte de la información será almacenada en la nube y la otra porción en los servidores de tu propiedad.
Es una opción recomendada para aquellas entidades que tienen flujos documentales muy intensos en algunos momentos, por lo que se da un equilibrio entre la manera que se usa y el consumo de los recursos de la gestión documental.
Luego de que la empresa o entidad selecciona cuál es el tipo de almacenamiento ideal para su proyecto, se procede a definir detalladamente la política de protección y seguridad de información que se desea desarrollar.
¿Cuáles son los componentes de este sistema de gestión documental?
En este caso, vamos a conocer los componentes que integran el sistema de gestión de documentos totalmente seguros y protegidos. Estos son 9 en total y cada uno de ellos será explicado en breve:
La autentificación
Permite un entorno con total control de la gestión de documentos, para ello el propio sistema debe estar capacitado para reconocer los usuarios o clientes que intenten ingresar al sistema.
En algunos casos será necesario que cada usuario tenga su propia identificación (nombre de usuario y contraseña de seguridad). Este proceso, permite su sofisticación las veces que sea necesario, además también se puede implementar la doble autenticación, incluirlo con terceras apps, entre otros.
El acceso
Una vez que, el usuario cuenta con sus datos para ingresar al sistema, el administrador de esa plataforma podrá asignar perfiles y roles que establezcan la experiencia de dicho usuario manejando el software de gestión de documentos.
En la mayoría de los casos, estos roles son necesarios para la gestión de los usuarios a nivel de equipo y, los perfiles son útiles para la adaptación del sistema a los requerimientos y necesidades del grupo o el usuario sin la necesidad de regirse por otras vías. De esta forma, se definirían las tablas de accesos.
La granularidad
El hecho de que el cliente o usuario cuente con su perfil y asignación de roles, más credenciales de acceso, significa que ya podrá tener acceso a las funcionalidades y áreas de trabajo del sistema de gestión para así cumplir con su labor.
Esto es lo que permite la implementación de lo que se conoce como política de seguridad nivel granular, la cual permite salvaguardar toda la información y documentación, así como los gestores documentales que se determinan a este nivel granular.
Igualmente, permite la seguridad que se debe aplicar a los nodos, quiénes pueden hacer vista de la información, quiénes pueden editar, borrar, unir el historial, modificar la seguridad, entre otros. Lo cierto es que la gestión de dicha seguridad es bastante extensa y se adapta perfectamente a las necesidades, si nos vamos por los mejores software
La encriptación
En algunas ocasiones la seguridad que ofrece la gestión documental a nivel de lectura no es tan suficiente y por eso, se requiere una mayor protección de los documentos, algunos softwares permiten la función de «estampado».
Esta funcionalidad puede aplicarse para estampados, sellos o marcas de agua en los mismos documentos, también es útil para censurar zonas del documento que no se quieran mostrar.
Por otro lado, están los documentos totalmente confidenciales, para los que se brinda un módulo que consiste en la encriptación; en esta se cifra absolutamente todo el cuerpo del documento y solo será accesible para quienes conozcan la palabra clave.
El cumplimiento de las normas
Los softwares que se usan para la gestión de documentos debe servir como plataforma para que se puedan implementar y aplicar normativas, protocolos y leyes que aumentarán la seguridad, por lo que los usuarios, administradores y proveedores esperan el cumplimiento de estas normativas.
La opción de crear automatismos es una de las más factibles y potentes, –asegúrate de que tu software cuente con ella– así como la implementación de los procesos de negocio en dicho gestor documental. Estas herramientas pueden mejorarse al aplicarlas junto a otras funcionalidades del sistema.
La trazabilidad
Esto aplica en casos de desviaciones, incidencias y aquellas actividades de auditoría y también de control de las políticas de protección y seguridad. Para ello se requiere de que el sistema de gestión ofrezca una pista de auditoría para así poder inspeccionar los eventos que se den en el sistema.
Las copias de seguridad
Este es un componente súper básico cuando de seguridad se trata. Este se encarga de copiar toda la información de la empresa en otros soportes, almacenándola en un determinado espacio físico disponible la empresa o entidad.
Esto último es con el fin de proteger la misma de accidentes, imprevistos, desastres naturales, entre otros fenómenos que conlleven a un contratiempo o impedimento de las actividades de la empresa. Estas copias de seguridad pueden realizarse tanto en DVD o también mediante USB a las políticas más actuales de backups.
Un plan de archivo
Este es uno de los instrumentos más avanzados y suministra un cuadro para clasificar los diferentes tipos de documentos de acuerdo a calendarios y protocolos. Estos estarán coordinados con la propia política de protección y seguridad que se ha desarrollado en lo que va de sistema de gestión de documentos.
Gracias a estos planes de archivos, la empresa puede estar tranquila y segura de que todo el contenido cumplirá con el itinerario previsto.
La formación
Hacer entender al personal de trabajo cuán importante es proteger los datos es crucial para que midan la magnitud de las posibles consecuencias si no se manejan de la forma correcta.
Esto es muy importante a la hora de ejecutar las políticas de protección y seguridad.