La gestión documental es un proceso clave para cualquier empresa que quiera optimizar sus flujos de trabajo, reducir errores y mejorar la productividad. Sin embargo, muchas veces este proceso implica tareas manuales, repetitivas y tediosas que consumen tiempo y recursos.
¿Qué pasaría si pudiéramos automatizar estas tareas y simplificar la gestión documental? Para eso existe Microsoft Power Automate, una herramienta que te permite crear flujos de trabajo automatizados entre diferentes aplicaciones y servicios.
Con Power Automate podrás generar, procesar, almacenar y compartir documentos de forma rápida y eficiente, aprovechando las ventajas de la nube y la inteligencia artificial.
¿De qué trata PowerApps?
PowerApps es una plataforma de Microsoft que te permite crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de tener conocimientos de programación.
Con PowerApps puedes diseñar aplicaciones que se adapten a tus necesidades específicas, utilizando los datos y servicios que ya usas en tu día a día, como Office 365, SharePoint, Dynamics 365, Azure y más.
PowerApps te ofrece una interfaz intuitiva y visual para crear tus aplicaciones, así como una gran variedad de plantillas, componentes y conectores que te facilitan el trabajo.
Además, puedes publicar y compartir tus aplicaciones con otros usuarios de tu empresa, y acceder a ellas desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, tablet o PC.
¿Qué es un flujo de aprobación?
Un flujo de aprobación es un proceso automatizado que te permite gestionar las solicitudes y las aprobaciones de forma eficaz y transparente.
Con un flujo de aprobación puedes definir quién debe solicitar, quién debe aprobar, qué condiciones se deben cumplir y qué acciones se deben realizar en cada caso.
Un flujo de aprobación te ayuda a ahorrar tiempo, evitar errores, mejorar la comunicación y la colaboración, además de garantizar el cumplimiento de las normas y políticas de tu negocio.
¿Cómo crear un flujo de aprobación de PowerApps para autorizar viajes de trabajo?
Para crear un flujo de aprobación de PowerApps para autorizar viajes de trabajo, necesitas los siguientes elementos:
- Una jerarquía definida en Azure AD
- Un formulario de Microsoft Forms
- Un flujo de Power Automate
A continuación, te explicamos los pasos que debes seguir para configurar cada uno de ellos.
Definir la jerarquía en Azure AD
La jerarquía en Azure AD es la estructura organizativa que define quién es el responsable o el administrador de cada usuario.
Esta información es muy útil para automatizar el envío de las solicitudes al aprobador adecuado, según el rol y el nivel jerárquico de cada empleado.
En el perfil del usuario puedes ver quién es su administrador o responsable, y si quieres cambiarlo, puedes hacerlo pulsando el botón Editar.
Es importante que todos los usuarios tengan esta información actualizada, para que el flujo funcione correctamente.
Crear el formulario de Microsoft Forms
El formulario de Microsoft Forms es el medio por el cual los empleados pueden solicitar la autorización para viajar.
El formulario debe contener los campos necesarios para recoger la información relevante sobre el viaje, como el destino, la fecha, el motivo, el presupuesto, etc.
Este enlace lo puedes difundir entre los empleados que necesiten solicitar viajes, por ejemplo, mediante la intranet, el correo electrónico o Teams.
Crear el flujo de Power Automate
El flujo de Power Automate es el encargado de automatizar todo el proceso de solicitud y aprobación del viaje.
El flujo se activa cuando un empleado envía el formulario, y realiza las siguientes acciones:
- Envía la solicitud al administrador del empleado que ha enviado el formulario, utilizando la información de la jerarquía de Azure AD.
- Espera la respuesta del administrador, que puede aprobar o rechazar la solicitud.
- Si el administrador aprueba la solicitud, envía la misma al departamento de compras para su tramitación administrativa.
- Si el administrador rechaza la solicitud, notifica al empleado que ha enviado el formulario.
¿Qué beneficios tiene Power Automate para una empresa?
Power Automate tiene muchos beneficios para una empresa, entre los que destacamos los siguientes:
- Mejora la eficiencia y la calidad: Power Automate te ayuda a reducir los errores humanos, los retrasos y los cuellos de botella que pueden afectar al rendimiento de tus procesos. Así puedes mejorar la calidad de tus productos y servicios, y la satisfacción de tus clientes.
- Fomenta la innovación y la colaboración: Con esta herramienta puedes crear soluciones personalizadas que se adapten a tus necesidades específicas, utilizando los datos y servicios que ya usas en tu día a día. Así puedes innovar y ofrecer soluciones más creativas y eficaces.
- Aumenta la seguridad y el cumplimiento: Power Automate te permite controlar quién puede acceder y modificar tus flujos de trabajo, así como auditar su actividad.
¿Cómo empezar a usar Power Automate en una empresa?
Para empezar a usar Power Automate en una empresa, solo necesitas tener una licencia de Office 365 que incluya esta plataforma.
Si ya la tienes, solo debes seguir estos pasos:
- Accede al portal de Office 365 y selecciona la aplicación Power Automate.
- Pulsa Crear y elige el tipo de flujo que quieres crear: flujo automatizado (se activa cuando ocurre un evento), flujo instantáneo (se activa cuando lo ejecutas manualmente), flujo programado (se activa según un horario) o flujo empresarial (se activa según una lógica empresarial).
- Dale un nombre al flujo y selecciona el disparador que quieres usar (por ejemplo, cuando se recibe un email, cuando se crea un archivo, cuando se envía un formulario, etc.).
- Agrega las acciones que quieres que se ejecuten (por ejemplo, enviar un email, crear un archivo, iniciar una aprobación, etc.). Puedes usar las acciones predefinidas de Power Automate o buscar otras en el catálogo de conectores.
- Guarda los cambios y activa el flujo.
En Caltico somos partner oficial de Microsoft y podemos ayudarte a dar tus primeros pasos con Power Automate en tu empresa.
Te ofrecemos un servicio integral que incluye el diseño, instalación, configuración, migración, mantenimiento y el soporte de tu plataforma SharePoint.
Además, te asesoramos y formamos para que puedas sacar el máximo partido a Power Automate, para que puedas llevar a tu negocio al siguiente nivel.