El CRM tiene grandes funcionalidades y una de ellas es el software que permite crear una completa base de datos. Este software se encarga de la recopilación y análisis de una gran cantidad de datos de tu empresa, para así tomar decisiones que harán una gran diferencia para la misma en el mercado.
Vale la pena señalar, que aunque las empresas cuenten con una base de datos de CRM, no significa que la estén utilizando de forma correcta. Esto se debe, a que los datos almacenados en el CRM no se emplean totalmente por la falta de recurso humano calificado.
En ese sentido, si tu empresa está incurriendo en el error arriba señalado, esto podrá impedir que puedas crear y optimizar un sistema de ventas, y también. el gestionar las relaciones con tus clientes de manera personalizada y ajustada a sus intereses.
Actualmente, el sistema CRM te permite personalizar las interacciones con tus clientes, a partir de sus gustos e intereses (datos de comportamiento). Esto se puede dar tanto para interacciones comunes, como en los procesos publicitarios y de experiencia con los clientes.
Por tal razón, el que puedas tener una base de datos CRM amplia, que además se encargue de almacenar tus datos, hará que logres concretar de forma sencilla tus estrategias de ventas. De esta manera podrás ofrecer a tus clientes los productos que se adapten a sus gustos y preferencias.
Diferencias entre una base de datos y un CRM
Es necesario señalar, que un CRM no es una base de datos, sino que representa una parte esencial de la misma. Además, no se hace necesario que un CRM (Customer Relationship Management) tenga una vasta base de datos, es decir, que tenga que encargarse de gestionar una gran cantidad de archivos e información.
Para tal fin, es recomendable que emplees una base de datos que se ajuste a los requerimientos y necesidades de tu empresa. Es por esta razón, que si lo que tienes es una PYME no requerirás de una gran capacidad de almacenamiento, a diferencia de las corporaciones y empresas multinacionales. Estas últimas tienen millones de clientes a los cuales realizarles seguimiento.
Es de destacar, que el coste de un CRM podrá variar dependiendo de la magnitud de la base de datos, los módulos opcionales, y otras funcionalidades. Para ello, deberás recurrir a un experto que elabore un análisis de tu empresa, y que además, pueda darte la solución más adaptable a los requerimientos y necesidades que se ajusten la misma.
Cuando lleves a cabo estas acciones, lograrás optimizar el gasto de tu empresa y así conseguir un ROI elevado de forma rápida. Luego de ello, podrás apreciar el retorno de tu inversión. Este último sin duda, es uno de los mayores beneficios de trabajar con un CRM y una amplia y avanzada base de datos.
Funcionalidades de la base de datos del CRM
Entre las funcionalidades más relevantes que tiene un CRM, es que este software incluye una base de datos con línea de tiempo. Esta línea representa las numerosas interacciones de los clientes con tu empresa
Esto quiere decir, que cuando empleas una hoja de cálculo en Excel o Access con una base de datos de CRM, podrás trabajar con diversas celdas y además, podrás agregarles diversos datos y comandos.
También con el CRM, podrás visualizar de manera detallada el histórico de interacciones de tu empresa, con datos como: Fecha, email, llamadas telefónicas, entre otras. Además podrás agregarle etiquetas, realizar la clasificación de los contactos, y otras funcionalidades dependiendo del tipo de CRM que emplees.
Son diversas las ventajas de utilizar una base de datos de CRM. Entre las más relevantes se encuentran:
- Crear un embudo de ventas: Aquí podrás realizar las debidas segmentaciones, dependiendo de las características de los clientes de tu empresa.
- Podrás agregar información específica cualitativa: Esto no lo podrás realizar con una base de datos de software tradicional.
- Por ser la base de datos de un CRM una herramienta de gran visualización, no tendrás que emplear conocimientos especializados como los de Access o Excel. Lo que quiere decir, que podrá ser empleado de manera simple y rápida por los trabajadores de tu empresa.
- Con la implantación de una base de datos de CRM, podrás acceder y editar los datos desde el lugar donde te encuentres. Esta funcionalidad es ideal para los equipos de trabajadores que laboren para tu empresa de manera deslocalizada.
Estrategia e inteligencia de negocio
Detrás de la implementación de un CRM, es decir, el que puedas tener una base de datos de relación con tus clientes, requerirá de una estrategia bien estudiada.
En ese sentido, tendrás que poner en práctica la inteligencia de negocio, y además, emplear todos los datos que hayas almacenado. Y esto es lo que se conoce como, Business Inteligence o BI. Esta representa una disciplina que conjuga el análisis de negocio, la visualización, minería e infraestructura de datos.
Esta herramienta BI o de inteligencia de negocio, te permitirá optimizar las diversas operaciones, y además, hacer seguimiento del rendimiento de las mismas. También, te ayudará a analizar el comportamiento de todos tus clientes, descubrir problemas que surjan e identificar las tendencias.
Además, dependiendo de la capacidad de tu CRM, la inteligencia de negocios o BI te dará la oportunidad de: Ejecutar las debidas comparaciones con la competencia, poder ver en qué lugar está tu empresa con respecto a esta, y además, optimizar las cuentas de tu empresa y los resultados de la misma.
En resumen, la BI o Inteligencia de negocios se enfocará en las diversas formas de que tu empresa pueda lograr el éxito, y todo ello en base a los datos almacenados. Esto no quiere decir que esta inteligencia este exenta de errores. Sin embargo, estos serán muy inferiores debido a que se fundamentan en datos objetivos.
Uno de los escenarios que se presentó de manera imprevista, fue el de la pandemia COVID-19. Esto quiere decir, que pueden aparecer ciertos elementos que no podrás predecir en base a los datos recopilados, y que además, podrán modificar el movimiento financiero por un largo tiempo.
Con la BI podrás adaptarte a escenarios imprevistos, ya que esta inteligencia de negocios tiene formulas y estrategias que ayudaran a tu empresa a sortear las dificultades que se presenten.
Accesibilidad y protección de datos
Una de las preguntas que te podrás formular al respecto es ¿Quién tiene la potestad de acceder a los datos? ¿Y qué hacen con estos datos? Es necesario señalar, que la legislación europea es rigurosa y exigente. Por tal razón, tendrás que emplear ciertos mecanismos de control y protección de datos.
En ese sentido, con una base de datos de CRM tendrás la posibilidad de establecer determinados permisos de acceso. Estos los podrás editar de manera sencilla y rápida.
De esta manera, cuando se den modificaciones en las personas responsables de la protección de los datos, podrás transferir estas responsabilidades de manera fácil y rápida.
Además, tendrás la posibilidad de crear contraseñas para los documentos de Excel o Access. Con ello, impedirás el acceso a las personas que no tengan los permisos legales respectivos. Sin embargo, resultará más sencillo y efectivo que tengas los sistemas de permiso de un CRM.
Con este sistema de permisos se registrara el software de las personas que han accedido, y además, el tratamiento que le hayan dado a los datos.
¿Cómo elegir el CRM correcto según la base de datos?
Al respecto, será recomendable como primera opción que consultes la opinión de los expertos en tecnología, los cuales ejecutan diversos tipos de implementación de CRM para distintas empresas.
Estos expertos, seleccionaran el tipo de CRM que mejor se adapte a tu empresa o negocio. También, se encargaran de supervisar el proceso de implementación del software y adiestrar acerca del mismo a tus empleados.
En ese mismo orden de ideas, tendrás que definir cuáles son los objetivos de tu empresa y la trazabilidad. De esta manera, podrás encontrar la solución que mejor se adapte a la misma en el mercado.
En Caltico implementamos Dynamis CRMs en todo tipo de negocios o empresas, a continuación enumeramos sus ventajas.
Lista de las ventajas de Microsoft Dynamics CRM
- Permite que tengas la experiencia de usuario familiar.
- Las funcionalidades podrás ejecutarlas de forma local o en la nube.
- Te brinda un sistema de licencias de pago por uso.
- Te da opciones de acceso universal
- Es menos costoso que las opciones de CRM local.
- Viene con cinco plantillas de portal preconfiguradas que te permitirán comenzar a trabajar
- El CRM de Microsoft es compatible con un código personalizado.
Ventajas de contar con un CRM con base de datos XL
Las ventajas que presenta este tipo de CRM, son las siguientes:
- Se encarga de gestionar los permisos de los empleados de tu empresa
- Podrás segmentar los datos de tus clientes por comportamientos, tags o características.
- Te permite optimizar los sistemas de ventas, para así brindarle una mejor experiencia al cliente, además de una tasa de conversión mayor.
- Te ayuda a centralizar la información de tu empresa en una base de datos única.
- Podrás agregar información no solo cuantitativa, sino cualitativa a los perfiles de tus clientes