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Beneficios de implementar Microsoft Teams en su empresa

Es importante destacar, que las herramientas para el trabajo colaborativo son elementos claves en el teletrabajo.

Estas no solo se encargan de apoyar y optimizar la productividad de tu empresa, sino que además, facilitan que tu equipo de trabajo, tus clientes, colaboradores y proveedores se mantengan comunicados en tiempo real. Esto ayudará a que cada uno de tus proyectos de trabajo se complete de forma idónea.

Vale la pena aclarar, que uno de los más grandes errores que se cometen a nivel empresarial es la implementación de varias soluciones colaborativas a la vez. Con esta acción, tus empleados perderán tiempo revisando documentos y archivos compartidos en diferentes softwares.

Para tal fin, se hará necesario que instaures en tu organización Microsoft Teams, la cual es una plataforma de comunicación unificada y trabajo colaborativo. La misma tiene como finalidad, la centralización en una sola ubicación de las diferentes funcionalidades para la comunicación de tu empresa.

En este artículo conocerás los beneficios que te ofrece la plataforma de comunicación y trabajo colaborativo, Microsoft Teams. Sigue adelante….

¿Qué es Microsoft Teams y para qué sirve?

Teams es una plataforma de comunicación integrada, donde además tendrás la oportunidad, de:

  • Ejecutar reuniones virtuales
  • Realizar llamadas
  • Compartir archivos
  • Trabajar en tiempo real en un mismo documento
  • Chatear
  • Entre otras acciones…

En ese sentido, esta aplicación optimiza la fluidez de tu organización mejorando con ello la productividad, colaboración y comunicación de tu equipo de trabajo. Así tus usuarios tendrán la posibilidad de trabajar en equipo, desde el lugar donde se encuentren.

¿Para qué sirve Microsoft Teams?

¿Cuáles son los beneficios de Microsoft Teams para las empresas?

Uno de los beneficios más relevante de Microsoft Teams, es la de aumentar la productividad a través del trabajo colaborativo. A continuación, conocerás algunos beneficios de esta herramienta:

Mejora la comunicación y productividad

Mediante esta plataforma, los colaboradores de tu organización podrán centralizar las comunicaciones con el resto del equipo de trabajo, y todo desde una sola ubicación.

Lo que quiere decir, que no tendrán que recurrir a diversas aplicaciones para realizar: llamadas telefónicas, chatear, realizar conferencias, entre otras. Además, le ofrece a tu equipo la opción de aperturar equipos anexos, para así culminar un determinado proyecto.

En ese sentido, Microsoft Teams te ayudará a:

  • Disminuir el tiempo en actividades innecesarias
  • Colaborar de forma concentrada y dirigida
  • Optimizar el flujo de trabajo con la finalidad de que sea más rápido, natural y eficiente.
  • Aumentar la productividad

Fácil acceso

La herramienta Microsoft Teams, es compatible con diferentes hardware y software, tales como:

  • Windows
  • MAC
  • Android
  • iOS

Estas tienen la finalidad, de simplificar la movilidad empresarial, lo cual permitirá a tus colaboradores trabajar desde el lugar o ubicación donde se encuentren, y además, en el dispositivo de su elección.

Lo único que los usuarios deberán tener es una conexión estable de internet.

¿Cómo puedo obtener Microsoft Teams?

Colaboración de documentos en tiempo real

Esta plataforma les facilita a tus empleados, la colaboración en la edición de documentos de forma sincronizada. Además, Teams se encarga de guardar automáticamente las actualizaciones que llegan, para que no se extravíe la información.

Integración de calendario

Cada uno de los empleados de tu organización podrá con esta aplicación, acceder y revisar su agenda diaria y calendario de trabajo. Así, tendrán claro, cuáles son los eventos y reuniones importantes, de forma diaria.

Además con la integración del calendario, tu equipo de trabajo tendrá la posibilidad de visualizar la disponibilidad del resto de sus compañeros. Todo ello con la finalidad, de programar y organizar reuniones de trabajo.

Organizar reuniones

Microsoft Teams permite que tus empleados puedan organizar reuniones efectivas, con un límite de 300 usuarios. Estas las podrán llevar a cabo con cámara o sin esta. En ese sentido, tendrán la oportunidad de:

  • Grabar las reuniones de trabajo
  • Compartir presentaciones, archivos y pantalla
  • Transcribir el texto de la reunión o conferencia
  • Entre otras acciones….

Integración de aplicaciones

La plataforma Teams, incluye una tienda con más de 700 aplicaciones. De esta manera, tus usuarios tendrán la posibilidad de integrar diferentes softwares en su espacio de trabajo. Esto tiene como finalidad, de que los usuarios puedan trabajar de forma óptima desde un mismo espacio.

Telefonía

Tu equipo de empleados podrá recibir y ejecutar llamadas de voz, mediante el sistema de telefonía de Microsoft Teams. Esta funcionalidad les permitirá:

  • Almacenar las llamadas(grabarlas)
  • Ejecutar llamadas con cualquier número telefónico, desde cualquier dispositivo.
  • Acceder a los mensajes de voz y las transcripciones de estos
  • Elaborar saludos personalizados

Bots de ayuda

El bots de ayuda de Teams permitirá a los colaboradores de tu organización, obtener información para así optimizar el trabajo colaborativo. Entre las funcionalidades más destacadas del bots, se tienen:

  • Ejecutar encuestas y sondeos
  • Programar los calendarios
  • Responder preguntas frecuentes
  • Realizar búsqueda de personas

Además, podrás agregar bots según los requerimientos y necesidades de cada uno de tus usuarios.

Personalización

Cada uno de tus miembros o usuarios de Microsoft Teams, tendrán la posibilidad de ejecutar las siguientes configuraciones:

  • Silenciar notificaciones por determinado tiempo: De esta forma, evitará que le interrumpan cuando se encuentre en una conferencia o reunión.
  • Establecer alertas que puedan visualizarse en su escritorio: Esto se ejecutará, cada vez que un usuario los mencione o se encargue de comentar en otro canal.

Seguridad

Esta plataforma de comunicación, le ofrece a tu empresa soluciones avanzadas de cumplimiento y seguridad. Todo ello con la finalidad de que:

  • Tus usuarios puedan trabajar de forma colaborativa sin el temor de que puedan darse amenazas y extravío de tus datos.
  • Se dé un mayor control en cuanto a la supervisión y seguridad, respecto a los datos personales de tus usuarios y sus dispositivos.
  • La organización tenga la posibilidad de colocar políticas de seguridad empresarial.

¿Cómo se usa Microsoft Teams en las empresas?

Microsoft Teams la podrás emplear en tu empresa, de manera tal que tus colaboradores puedan trabajar de forma simultánea con los demás miembros del equipo.

Estos tendrán la oportunidad de ejecutar las actividades desde sus aplicaciones, y además, de forma integrada. Con ello, aumentará la productividad de tu empresa.

Para tal fin, Teams te permitirá crear equipos de proyectos públicos y privados, con la finalidad de:

  • Establecer conversaciones
  • Realizar trabajo colaborativo en tiempo real
  • Compartir archivos
  • Entre muchas más….

Paso a paso para la creación de equipos en Teams

Para que logres crear tus equipos de trabajo en la plataforma Teams, deberás seguir los siguientes pasos:

  • Inicia sesión en Microsoft Teams
  • Accede a la parte superior izquierda del menú en, “Equipos”
  • Deberás hacer clic en, “Crear equipo”
  • Deberás establecer el nombre del equipo y además, agregar una descripción.
  • Tendrás que definir la privacidad del grupo, el cual puede ser privado o público. Con esto, podrás añadir más miembros, y además, permitir que cualquier persona pueda agregarse al mismo.
  • Deberás clasificar la información y archivos que se compartirán en el equipo (Externa, interna, pública o confidencial).
  • Después de hacer clic en, “Siguiente”, y si además, elegiste, “grupo privado”, tendrás que elegir a las personas que quieras, y además, definir su rol en el equipo (miembro o propietario).
  • De aquí en adelante podrás crear los canales que desees, y así comunicarte con los miembros de tu equipo.

Es importante destacar, que Microsoft Teams se complementa con las diversas herramientas de la suite. De esta forma, tus empleados o colaboradores participaran de forma activa, y además, elevaran el nivel de productividad de tu empresa.

En Caltico somos partner oficial de Microsoft y realizamos las implementaciones de este software en negocios y empresas, no dudes en contactarnos a través de nuestro formulario y nos pondremos en contacto contigo en breve.

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¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.