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Beneficios de los sistemas de gestión documental en el teletrabajo

No hay duda de que el teletrabajo ha cambiado la forma en que se desenvuelven muchas organizaciones del sector privado o en agencias gubernamentales. Especialmente en secciones y departamentos enfocados a la creación y mantenimiento de documentos.

El teletrabajo, que alguna vez se consideró una posibilidad u opción, ahora es parte de la vida diaria de muchas personas, sin mencionar los problemas asociados que ha traído consigo el uso de este método de capacitación especializado.

Retos que presenta el teletrabajo

El trabajo remoto no es difícil, pero es tan inusual que la mayoría de las personas prueben este método que enfrentarán más dificultades que beneficios.

Seguridad

Las organizaciones están en el deber de proporcionar a los usuarios, ya sea bajo la modalidad de empleados, clientes, proveedores, agencias gubernamentales y otros, el acceso seguro a los recursos.

Además de exigir a los usuarios que intenten acceder al sistema como se especifica, las políticas de seguridad también deben proporcionar una protección adecuada contra accesos no deseados y ataques cibernéticos.

Legislación

Lo que la mayoría de la gente ha comenzado a observar, es que no existe una acción legal que garantice los requisitos mínimos para las obligaciones y calificaciones del teletrabajo.

En este sentido, es posible que la primera incertidumbre sobre el trabajo remoto no se haya abordado adecuadamente y se pueda llenar ese vacío sobre la marcha.

Cultura empresarial

Quizás más que nunca, la gente es consciente de uno de los efectos secundarios de trabajar desde casa: alejarse del entorno tradicional de la oficina, tanto física como mentalmente. Naturalmente, la mayor parte de la información que intercambiamos es no verbal y casi invisible.

Formación

El teletrabajo tiene diferentes dinámicas, diferentes formas de organización y, en algunos casos, sus propios protocolos de trabajo. Idealmente, la empresa ve sus verdaderas necesidades y capacita a sus empleados, incluso ayudándolos sobre estas nuevas formas de trabajar.

Integración

Al crear servicios de telecomunicaciones, las organizaciones requieren un análisis detallado de la infraestructura de hardware y software de su empresa. Las computadoras portátiles o de escritorio que los empleados traen a casa deben configurarse correctamente y usarse de forma remota.

Aparte de ello, existen muchos paquetes de software completamente configurados para cualquier tipo de negocio.

Recompensas de la gestión online

El teletrabajo es bastante común, y muchos no son una excepción, por lo que es importante considerar las opciones y los equipos que hacen que el teletrabajo sea una buena forma en su oficina. Los sistemas de gestión de documentos son, en muchos sentidos, la base de todo el ecosistema de comunicaciones.

Digitalización

Es posible que tu organización tenga archivos físicos a los que seguramente los empleados externos no tengan acceso. Por ello, utilizar un software de administración de documentos te ayudará a administrar una oficina sin papel en múltiples áreas.

El más común de ellos es el escaneo de documentos en papel, también hay que tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de otra función. Un sistema de gestión de documentos debe admitir varias actividades, como la firma de documentos.

Control de gastos

Uno de los beneficios de trabajar de forma remota es que puedes realizar tareas y actividades que antes solo se podían hacer de forma presencial y ver todas las pequeñas tareas al mismo tiempo y a la misma vez, auditarlas.

Herramientas de comunicación

Esto suele ser lo primero que se le viene a la mente a las personas cuando se trabaja de forma remota. ¿Cómo se comunican todos los miembros si todos en la organización trabajan desde casa?

Por esta razón, el software de gestión de documentos requiere la capacidad de comunicarse y coordinarse entre los empleados, así como la posibilidad de realizar anotaciones en un documento como una nota o realizar anotaciones con una combinación de palabras clave, categorías y metadatos de un archivo.

También pueden convocar una reunión mediante el administrador de tareas.

Prevención de desastres

Las copias de seguridad se consideran modificadas en cualquier proyecto de IT, sin embargo, el impacto de la cantidad de usuarios conectados a los sistemas corporativos y la cantidad de contenido que crean y administran debe considerarse en términos de horas, días, semanas, meses, etc.

El sistema de gestión de documentos que elijas debe ofrecer una variedad de opciones de respaldo de gestión.

Hacer un excelente trabajo a distancia

Al comienzo de este artículo, dijimos que la comunicación no debería ser un problema, sino una opción con muchas ventajas. Para las organizaciones, contratar y retener talentos, reducir costos, mejorar la eficiencia y el desempeño.

En relación a los empleados, mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, horarios de trabajo flexibles, horarios de trabajo reducidos, dinero y riesgos de evacuación.

Sin embargo, la integración remota es un problema grave y hay varias cosas a considerar.

Plan de teletrabajo

A pesar de las inusuales circunstancias en las que vivimos, muchos se ven expuestos de forma natural y legal a este tipo de trabajos sin la debida preparación y sin duda corrigiendo constantemente sus primeros errores. Acá te dejamos un par de ideas para mejorar el trabajo desde casa.

Actualización en los procesos

Esta es una de las posibilidades que podemos aprovechar. La mayoría de los procesos comerciales deben entregarse en línea, lo que puede mejorar los esfuerzos de desarrollo.

En este sentido, el software de gestión de documentos debe proporcionar un paquete completo que admite actualizaciones y optimizaciones de procesos y opciones para la integración con aplicaciones de terceros.

Comunicación con los clientes

Es una parte esencial de cualquier negocio, debido a que nuestros productos y servicios deben proporcionarse a nuestros clientes en condiciones que sean seguras en términos de salud y tecnología de la información.

El hecho de que un sistema de gestión de documentos pueda extender la experiencia de trabajo en línea a todos los usuarios, incluidos los clientes, es una característica muy importante a la hora de elegir qué software utilizar y desarrollar.

Gestión de registros

Aspectos como la gestión del tiempo, el cumplimiento del RGPD (Reglamento General de la Protección de Datos) y una buena gestión del ciclo de vida de los documentos siguen siendo fundamentales.

Otro beneficio interesante es que el sistema de gestión de documentos puede gestionar documentos comerciales de forma segura y eficiente.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.