¿Qué es la gestión de proyectos?
Cuando se habla de gestión de proyectos, este se refiere a los pasos que se deben tener presente al momento de planificar y dirigir un proyecto. El mismo contiene un conjunto de operaciones, las cuales están diseñadas para cumplir los objetivos del proyecto, de acuerdo al alcance y recursos establecidos.
Entre los objetivos de la gestión del proyecto, se encuentran:
- Facilitar la aprobación del proyecto
- Velar porque el inicio y culminación del proyecto se ejecute de manera óptima
- Controlar todo lo referente al proyecto, incluyendo los problemas que se puedan presentar en el mismo
La actividad diaria empresarial y los proyectos, son dos labores independientes dentro de la misma, en ese sentido, se necesita la planificación de reuniones para analizar cuales serán los objetivos del proyecto, los cuales serán definidos por un equipo multidisciplinario de trabajo, profesional y eficiente.
Los factores que intervienen en la dirección del proyecto son varios, entre los cuales se tienen: la escalabilidad, la importancia y la complejidad de las labores o tareas.
La gestión de proyectos se encarga de dirigir y obtener los objetivos del mismo, para de esa manera otorgar beneficios a la organización. Estos se expresan en términos de:
- Resultados: aquí se creará una nueva sede centralizada
- Consecuencias: traslado de los trabajadores a la nueva sede
- Beneficios: esto se relaciona con la reducción de costes de comidas y del mantenimiento de máquinas e instalaciones.
- Objetivos estratégicos: se refiere a la duplicación del rendimiento corporativo a tres años.
Al momento de ejecutar el proyecto, se pueden presentar muchas restricciones, y entre las más habituales se encuentran, el tiempo, el coste y el alcance del mismo:
- Tiempo: se debe tener en cuenta que en el proyecto, el tiempo se empleará de manera eficiente, es decir, se debe mantener el mismo dentro de los objetivos y el cronograma establecido. Si el tiempo se reduce los costes del proyecto aumentaran.
- Coste: este se compone de un presupuesto que queda establecido en la etapa inicial del proyecto. Al finalizar el proyecto, la cifra de este presupuesto se compara con la del presupuesto inicial.
- Alcance: el alcance del proyecto está relacionado con el ritmo y los recursos que se requieren para completar con éxito el mismo. Este es fundamental además, para especificar todos los pasos que se requieren en el proyecto.
Triangulo calidad
Con la finalidad de establecer los estándares de calidad relacionados con la gestión y dirección del proyecto, se encuentra la norma ISO 21500. Esta norma tiene como objetivo principal, el de orientar a las organizaciones para la gestión de proyectos.
En esta norma se describen los diferentes procesos que debe seguir una organización, para gestionar los proyectos a través de la estabilización, sistematización y homogeneización de las tareas correspondientes. La misma sigue las directrices de la PMBOK y el PMI (certificado del Project Management Institute).
Las 5 fases de la gestión de proyectos
Para la acreditación en gestión de proyectos, la PMI ofrece 8 tipos de certificados a las diferentes organizaciones, los cuales divide en 5 fases a saber:
Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)
En esta primera fase del proyecto, se ejecuta el análisis del mismo, para así observar si tiene las fortalezas necesarias para llevarse a cabo. Además, este paso se hace necesario para así detectar, si el beneficio que ha de obtener la empresa será mayor que la inversión.
Para realizar este análisis deberás tener en cuenta el tiempo, los recursos y el coste en la implementación del proyecto. Para ello, este análisis de viabilidad debe incluir los siguientes aspectos:
- Se debe crear a través de un software empresarial, el registro de seguimiento del proyecto.
- Se debe realizar un análisis previo del alcance del proyecto. Aquí se deben tener en cuenta la metodología a utilizar, los departamentos que se involucrarán, entre otros aspectos.
- Se deben analizar los riesgos que se podrán presentar para la ejecución del proyecto.
- Se debe realizar un análisis detallado de los costes del proyecto, la viabilidad de los plazos para la ejecución de las tareas y la calidad del mismo.
Si el análisis de viabilidad arroja un balance positivo, debes proseguir a la segunda fase del proyecto
Planificación detallada del trabajo a realizar
En esta fase se detallaran todas las tareas que se deben llevar a cabo, así como los recursos necesarios para la implementación del proyecto.
Para que puedas establecer las tareas y los recursos del proyecto de manera precisa, tendrás en cuenta lo siguiente:
- Se debe ejecutar el análisis del alcance del proyecto
- Se deben realizar las estimaciones acerca de costes, recursos y esfuerzo
- Se debe definir la planificación del proyecto
De seguir adelante el proyecto, debes redactar los acuerdos del mismo
Ejecución del proyecto
Aquí en esta fase se desplegará el Know how, el cual está conformado por un conjunto de técnicas, procesos de administración de recursos, y la gestión de los procesos del proyecto. Para ello, podrás utilizar algunos softwares con los cuales podrás crear este tipo de informe de forma automática.
Las acciones que deberás realizar en esta fase del proyecto, son las siguientes:
- Establecer los flujos y grupos de trabajo
- Asignar de las tareas planificadas, de acuerdo a los recursos disponibles
- La ejecución de las tareas planificadas
- La gestión de las peticiones de cambio
Seguimiento y control del trabajo
Esta 4 fase conjuntamente con la fase anterior, constituyen una de las más cruciales e importantes de todo el proyecto. Aquí en esta fase se debe comprobar, si la planificación del proyecto se está cumpliendo, y si además las expectativas relacionadas con la calidad se han superado.
Si tienes un módulo de gestión de proyectos, con el mismo podrás revisar las actualizaciones de todos los procesos involucrados, donde se incluyen los avances, tiempos y costes. A continuación conocerás las actividades que deberás ejecutar en esta fase:
- Debes realizar el seguimiento de tareas e hitos planificados
- Deberás realizar la gestión de entregables, donde se incluye el control de calidad.
- Deberás ejecutar la gestión de incidencias que hayan surgido y que puedan en un futuro surgir en el proceso.(flujo de trabajo que no esté bien relacionado o conectado).
- Deberás realizar la generación de los informes de seguimiento dirigido a los directores y jefes.
Cierre del proyecto
En esta 5 y última fase deberás evaluar y verificar que todo esté en orden, para de esa manera realizar el cierre de proyecto. Aquí, podrás analizar los fallos, y así en un futuro puedas tomar decisiones más acertadas y objetivas. Para que puedas llevar a cabo esta evaluación, deberás utilizar una lista de control.
Las tareas que deberás efectuar en esta última etapa del proyecto, son las siguientes:
- Realizar el cierre formal del proyecto con todo el personal involucrado
- Ejecutar la copia de seguridad del proyecto
- Realizar el análisis de los resultados respecto a las estimaciones iniciales
- Actualizar la base de información del proyecto
¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?
Para realizar una cabal gestión de proyectos, existen 6 categorías diferentes para tal fin, entre las cuales se mencionan: la metodología secuencial tradicional, la PMI/PMBOK, la Agile, la de gestión de cambio, la basada en el proceso, entre otras.
La metodología secuencial tradicional
Con la metodología secuencial tradicional, se recolectan documentos que permiten comprobar el óptimo desarrollo y culminación de cada fase del proyecto. El mismo ofrece la ventaja de establecer el control de cada fase del proyecto, por parte de los responsables y superiores. La desventaja del mismo es que para cambiar algún aspecto del proyecto, se debe volver al inicio del mismo, es decir comenzar desde cero.
Entre las metodologías más destacadas dentro de esta categoría se tienen: Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
PMI/PMBOK
La metodología PMI o Project Management Institute, sigue las 5 fases de gestión de proyectos que se encuentran reflejadas en el PMBOK, o Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos.
Agile
A partir de esta metodología surgirían otras, las cuales se mencionan a continuación: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF).
En esta metodología se valoran los siguientes elementos:
- El software funcional sobre una documentación procesada de manera tradicional
- Las interacciones y trabajadores, vinculados a los procesos y herramientas
- La colaboración establecida con el cliente acerca de la negociación de un contrato
- La capacidad de respuesta sobre un plan previamente establecido
Gestión de cambio (change management)
Este tipo de metodología trata la gestión de cambio del proyecto, sobre todo en el aspecto referente a la planificación de riesgos, efectuando los cambios cuando se requieran. Entre las metodologías de gestión de cambio más conocidas se encuentran, la Event Chain Methodology, la cual trata los riesgos potenciales que están fuera del alcance del proyecto, y la Extreme Project Management, la cual ofrece la forma de cambio masivo, para así avanzar hacia el cierre del proyecto.
Metodologías basadas en el proceso
Dentro de esta categoría metodológica se encuentran, las áreas referentes a la gestión de procesos de negocio, y estas son: Lean manufacturing, esta se centra en la simplificación y reducción de los desperdicios; la Six Sigma la cual está fundamentada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso, al medir los errores presentes, hasta reducirlos casi a cero; la Lean Six Sigma, y la mejora de la calidad de Six Sigma; y la basada en los procesos de la, Project Management, la cual alinea todos los objetivos del proyecto, con la misión y los valores corporativos de una organización o empresa.
Otras metodologías
Entre las metodologías anexas que se encuentran en la gestión de proyectos, y que además, no encajan en las anteriores categorías, se encuentran: la PRINCE2 y PRISM. La PRINCE2 o Proyectos en Ambientes Controlados, se encarga de administrar proyectos, y además se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. Respecto a la metodología PRISM o Proyectos de Integración de métodos sostenibles, la misma tiene como objetivo gestionar el cambio que incluye la sostenibilidad ambiental en sus procesos.
Costes de un sistema de gestión de proyectos
Podrás encontrar en el mercado el sistema de gestión de proyectos, como un módulo del CRM, y además como un módulo independiente y especializado. Respecto al sistema de gestión de proyectos independiente, este se puede integrar con el CRM, para así establecer comparaciones de forma automática, mediante los datos obtenidos del CRM.
El coste de un sistema de gestión de proyectos, depende de varios factores:
- Las licencias
- El alojamiento
- La cantidad de funcionalidades
- El proveedor
- La distribución: esta dependerá de si la compras o la alquilas
- El tamaño de la empresa y sus características específicas
Es necesario señalar, que cuando estés realizando las negociaciones con el proveedor del software, deberás redactar un acuerdo de nivel de servicio, para que así puedas valorar las condiciones, costes y duración establecidos, y además los servicios que deberás pagar de forma extra.
Además, tendrás en cuenta el número de licencias, y la cantidad de usuarios completos y limitados que tendrá tu organización o empresa, y analizar cuál será el límite de autorización de cada usuario.
Otra decisión importante que deberás tomar, es si tu empresa tendrá la solución alojada en la nube, de forma local o híbrida. Lo que sucede es que algunas organizaciones prefieren alojar sus datos de manera local, ya que tienen información muy sensible y confidencial, aunque esto suponga un coste mayor. Al respecto debemos decirte, que la nube te ofrece gran seguridad y confidencialidad, por lo que muchas organizaciones están optando por este método de almacenamiento.
Además, las funcionalidades representan un alto coste en la implementación de este sistema de gestión de proyectos. Si deseas reducir los costes, tendrás que considerar las funcionalidades que realmente requieren tu organización o empresa.
Si estás buscando un partner para la implementación de un CRM en tu empresa cuéntanos tu caso a través de nuestro formulario de contacto para evaluar como podemos colaborar.
