El buzón de correo compartido te permitirá a ti y los grupos de tu empresa enviar y supervisar correos electrónicos, todos ellos mediante un alias perteneciente a un correo electrónico público (ejemplo:info@marketing19.com).

Esto alias tiene como finalidad, que los miembros de tu grupo puedan responder mensajes desde la dirección de correo compartida, y no desde una dirección individual. Además, estos podrán emplear el buzón de correo compartido como un calendario compartido de grupo.

También destacar, que los buzones compartidos no han sido creados para tener un inicio directo de sesión. En ese sentido, la cuenta de usuario para este tipo de buzones deberá estar deshabilitada.

En este post aprenderás como agregar un buzón compartido en Outlook 365. Además, sabrás como:

• Abrir un buzón en Outlook para Windows y Mac
• Añadir un buzón compartido manualmente
• Acceder desde la web
• Añadir un buzón desde iOS y Android

Sigue adelante….

Agregar el buzón compartido en Outlook

Si la empresa para la cual trabajas tiene habilitada la asignación automática, como suele suceder en la mayoría de los casos, aparecerá de forma automática el buzón compartido en Outlook para usuarios. Solo tendrás que cerrar y abrir nuevamente la herramienta.

Es de destacar, que la asignación automática siempre se establece en el buzón del usuario, más no en el buzón compartido. Esto quiere decir, que si intentas utilizar un grupo de seguridad con la finalidad de administrar los miembros que tienen acceso a este buzón, lo más probable es que la asignación automática no funcione.

Por lo tanto, si lo que deseas es usar la asignación automática, tendrás que asignar los permisos de manera explícita, ya que la asignación automática se encuentra activada de manera predeterminada.

Cómo añadir un buzón compartido manualmente

Si ya ha pasado mucho tiempo de haber reiniciado Outlook y aun así no aparece, tendrás que agregarlo de forma manual. Para tal fin, tendrás seguir el siguiente procedimiento:

• Debes pulsar en archivo, “Configuración de cuenta”
• Elije la pestaña, “Correo electrónico”, y luego haz clic en, “Cambiar”
• Luego pulsa en, “Mas configuraciones”. Deberás pulsar en, “Avanzadas” y darle a agregar. Posteriormente escribir la dirección del buzón compartido que quieras agregar.
• Por último debes darle en “Aceptar” para luego finalizar y cerrar las ventanas abiertas.

Cómo abrir un buzón en Outlook para Windows y Mac

Una vez que el administrador te haya agregado como miembro del buzón compartido, debes dejar pasar unos minutos. Allí veras aparecer de forma automática en la barra lateral (carpetas), tu herramienta Outlook. Si esto no ocurre, deberás cerrar y abrir nuevamente la pestaña del buzón.

Acceder desde la web

Para acceder desde la web, deberás ir a la dirección de Outlook. Office e identificarte mediante las credenciales de tu empresa. Una vez que te encuentres dentro de Outlook web debes dirigirte a la esquina superior derecha y hacer clic donde se encuentra tu nombre y tu fotografía.

Cuando el menú se haya desplegado deberás pulsar en, “Abrir otro buzón de correo”. De allí en adelante, solo tendrás que agregar la dirección de correo del buzón compartido que quieras abrir. Luego de ello, se abrirá una pestaña a través del buscador para que puedas trabajar de forma directa desde esa cuenta.

Cómo enviar o responder mails desde el buzón compartido

Podrás utilizar la dirección del correo de buzón compartido, tanto para enviar como para recibir correos. Para tal fin deberás escoger la cuenta en, “De”. Si esto no lo has empleado en otras ocasiones lo más probable es que no aparezca.

Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

• Debes habilitarlo
• Busca en la parte superior del menú de Outlook, “Opciones”
• Luego debes hacer clic en “De”

Con estas acciones lograrás que aparezca en el campo. También, si no aparece la cuenta que deseas emplear deberás ir a, “Otras direcciones” y procede a agregarla.

Usar el calendario compartido

Cuando el administrador del grupo del buzón compartido te haya agregado como miembro, deberás cerrar Outlook y proceder luego a reiniciarlo. Este calendario compartido se agregará de manera automática y rápidamente a la lista de, “Mis calendarios”.

Para tal fin, deberás tener en cuenta lo siguiente:

• Cuando hayas accedido a Outlook deberás ir a, “Vista de calendario” y hacer clic en, “Buzón compartido”
• Cuando introduzcas, “Citas” los miembros o usuarios en su totalidad del buzón de correo compartido las podrán visualizar.
• Los miembros en su totalidad del buzón compartido podrán crear, visualizar y administrar citas en el calendario. Esta administración de citas es similar a la administración de citas personales.
• Los usuarios miembros del buzón de correo compartido podrán visualizar los cambios efectuados en el “Calendario compartido”.