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¿Cómo archivar de forma digital usando un gestor documental?

gestor documental

En la actualidad existe una tendencia creciente a nivel global hacia la compra de software relacionado con el archivo digital. Sobre todo, porque cada vez hay más empresas que se ven beneficiadas de la digitalización y organización de archivos físicos. Aunado a esto, luego de la digitalización de los documentos, se facilita y se mejora su estructuración.

Si deseas una gestión segura y ordenada de documentos, la mejor manera es que éstos se encuentren en formato digital. A continuación, te diremos todo lo que necesitas saber sobre los documentos en papel una vez que son digitalizados. Incluiremos: las ventajas de archivar de forma digital, características, preparación, configuración, administración, desarrollo y validez jurídica.

Para todas las empresas es esencial archivar y manejar adecuadamente ciertos documentos. Solo pensemos en las deducciones de impuestos, cuando una organización invierte, hay costes deducibles que pueden recuperarse en muchos casos. Sin embargo, si los documentos no se guardan correctamente, faltarán requisitos indispensables a la hora de realizar el trámite correspondiente. Y, en consecuencia, esto desemboca en una pérdida de ingresos.

Por otra parte, existen documento que, por motivos legales, no deben perderse bajo ninguna circunstancia, como las escrituras notariales. En este sentido, la creación de un buen archivo a través de un gestor documental puede evitar multas.

Configuración y administración de un archivo digital

Las empresas se enfrentan a varios tipos de problemas a la hora de guardar y preservar los documentos de archivo. En algunos casos, las empresas tienen sus documentos bien archivados, pero en formato físico. En otros casos, existen empresas que han digitalizado todos sus documentos, pero no están bien organizados. Lo que hace difícil hallarlos cuando se necesitan. Asimismo, están aquellas empresas que se encuentran en medio de estos dos extremos.

En cualquier caso, un archivo digital puede representar un alivio para archivar y manejar adecuadamente los documentos de estas organizaciones. Para ello, es necesario crear un archivo digital bien diseñado.

En este sentido, un paquete de gestión documental (document management system – DMS) puede ofrecer muchas funcionalidades positivas. Sin embargo, es recomendable seleccionar el paquete que se adapte a las necesidades de la empresa. En este sentido, deben estar claros los requisitos y las prioridades de la empresa para la gestión de sus documentos.

El ERM (Electronic Records Management) es un software especializado en la gestión de archivos o la gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, en muchos casos es una parte integrada del paquete de gestión documental (DMS).

El gestor documental facilita archivar los documentos digitales, los clasifica y hace fácilmente localizables. El software, a través de la estructura impuesta, digitaliza el archivo de una manera más o menos estandarizada. Además, algunos paquetes de gestión documental incluyen la función de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables.

Ventajas que ofrece un archivo digital

Son múltiples las ventajas que ofrece a una empresa archivar y manejar sus documentos en formato digital. Veamos algunas de las más importantes:

Mayor y más fácil accesibilidad a la información archivada

Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente a él, en múltiples ocasiones y en cualquier momento. Es decir, el usuario tiene la posibilidad de ingresar al sistema y encontrar rápidamente el documento deseado. Estos pueden ser textos legales, facturas, declaraciones, etc.

Asimismo, otra ventaja de un archivo digital es la accesibilidad externa. Ideal para organismos grandes, como el gobierno. Que le permite tener una mayor eficacia a través de la reducción de los tiempos de tramitaciones y coste. Además, obviamente, en lo que respecta a la organización y transparencia de los procedimientos. En España, están vigentes las leyes de Procedimiento Administrativo y de Régimen jurídico, encargadas de la digitalización del sector público.

Seguridad de la información archivada

Los documentos digitales contenidos en un paquete de gestión documental se mantienen archivados de manera segura. Una de las ventajas de un archivo digital es que no experimenta el descaste que pueden tener los documentos en físico. Los cuales, pueden volverse ilegibles, pero además pueden traspapelarse. Un paquete o sistema de gestión documental digitaliza y realiza copias de seguridad de los documentos (back up). Por lo tanto, se garantiza la seguridad de la información.

Otro aspecto importante de la seguridad de un archivo digital es el de los derechos de acceso. Un paquete de gestión documental establece quiénes tienen acceso para consultar la información y quienes pueden modificar el archivo digital. Es decir, a partir de claves digitales, el sistema se encarga de bloquear o dar acceso a ciertos documentos a determinados usuarios. Independientemente de que el sistema se encuentra en la nube.

Manejo de grandes cantidades de documentos

En un archivo digital se pueden almacenar grandes cantidades de documentos. Además, con un buen diseño del archivo digital, éstos podrán archivarse de forma rápida y estructurada. Por lo tanto, los archivos pueden consultarse de manera eficiente.

Asimismo, la gran capacidad de procesamiento que ofrece un gestor documental permite ahorrar espacio de almacenamiento físico. Además, con el gestor se requiere un menor número de empleados para administrar los archivos. Incluso, un solo empleado bien capacitado en el uso del gestor documental y con los permisos de acceso necesarios, podrá encontrar los archivos necesarios en el momento que se requieran. Sin importar, las características de los archivos, como, por ejemplo, su tamaño.

¿Es legalmente factible archivar todo digitalmente?

Normalmente, un gestor documental puede adecuar el archivo de documentos a la legislación imperante. Es decir, al momento de configurar un archivo digital, usualmente debe considerarse su componente legal. Sin embargo, se deben tener en cuenta diferentes aspectos con respecto a la factibilidad legal de los archivos digitales:

¿Son legalmente válidos todos los documentos del archivo digital?

Para que en documento en formato digital tenga validez legal, debe pasar un proceso de digitalización certificada. Es decir, para que sean legítimo, los documentos digitales tienen que cumplir una serie de normativas. Como, por ejemplo, lo establecido en el artículo 7 de la Ley de Orden EHA/962/2007. Esta ley permite prescindir de los documentos originales en papel de facturas, documentos sustitutivos y de otra naturaleza. Siempre y cuando, se realice la digitalización de forma certificada.

Esto significa que se debe garantizar una imagen fiel e íntegra de cada documento con firma electrónica incluida. Además, cumplir con ciertas garantías respecto a la base de datos en la organización de la digitalización.

En definitiva, verificar la validez de una imagen digitalizada, comprende una serie de procedimiento y controles. Con los cuales se busca garantizar la fidelidad del desarrollo de la digitalización certificada. Este procedimiento persigue, independiente del momento en el que se use el software de digitalización, velar por la calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos. Al conjunto de estos controles y procedimientos se le denomina Plan de Gestión de Calidad. Simplemente, se trata de conseguir la máxima calidad, tanto del proceso como del producto.

Existe una gran variedad de softwares especializados para ayudar a las empresas en el proceso de gestión de calidad. De esta manera, un sistema de gestión documental puede ser de mucha ayuda para cumplir con la normativa ISO. Como, por ejemplo, la normativa ISO 9000. También, existen softwares específicos de sistema de gestión electrónica de la calidad (EQMS, Electronic Quality Management System). Los cuales, sirven para mantener o mejorar la calidad dentro de una organización.

Los proveedores que deseen homologar su software, deben entregar una solicitud de homologación del software de digitalización junto con un Plan de Gestión de Calidad. Esta homologación se encuentra a cargo del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

La Ley 11/2007 fue creada para regular la digitalización certificada de documentos administrativos. En la cual se establece el acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos y las condiciones de interoperabilidad.

Por su parte, los requisitos definidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad fueron aprobados en el Real Decreto 4/2010. Y, el intercambio de documentos administrativos digitalizados por medios electrónicos, se rige por las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI). Allí, están incluidos aspectos importantes como: modelos de datos para el intercambio de documentos administrativos digitalizados, firma electrónica, entre otros.

Independientemente de que se trate de una digitalización certificada o del intercambio de documentos administrativos de manera electrónica, deben cumplirse las normas establecidas. En otras palabras, es necesario garantizar la integridad de los documentos digitalizados. Y, esto aplica desde la digitalización, pasando por el intercambio hasta el cumplirse la vida útil del documento en cuestión.

La mayoría de las normas que regulan esta temática se basan en dos artículos de la Constitución Española:

  1. El artículo 10 que trata del derecho a la dignidad de la persona y sus derechos inviolables e inherentes. Que, a su vez, se basa en la Declaración Universal de Derechos Humanos.
  2. El artículo 18.4 que pone a la informática al servicio social. Para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno cumplimiento de sus derechos.

Por otra parte, la digitalización certificada tiene también mucha conexión con las leyes de protección de datos.

¿Se puede prescindir del archivo en formato físico después de la digitalización?

Normalmente, luego de realizar la digitalización certificada de los documentos, los archivos originales en papel se pueden eliminar legalmente. De hecho, es una de las ventajas que habíamos comentado anteriormente, con respecto al ahorro de espacio físico. Ya que, los registros físicos son reemplazados por versiones digitales. Sin embargo, es recomendable pedir asesoría para asegurar las condiciones de validez legal.

¿El archivo digital admite todo tipo de documentos?

Es normal que la mayoría de personas cuando se habla de archivo, lo asocien directamente con documentos de texto. Independientemente del formato en el que se encuentre, ya sea en físico o en digital. En este último caso, los documentos más obvios de archivo digital son aquellos en formato Word, Excel o Pdf. Sin embargo, esto no siempre es así.

En la actualidad, cada vez cobra mayor importancia archivar digitalmente variados documentos en diferentes tipos de formato. Como, por poner un ejemplo, aquellos documentos que se encuentran adjuntos en correos electrónicos.

En definitiva, los registros pueden estar en muy variados soportes de información: un archivo de audio, una videoconferencia, entre otros. Algunos paquetes de gestión documental ofrecen la posibilidad de archivar digitalmente una amplia gama de archivos en diferentes formatos. Todo dependerá de las necesidades de la empresa, para seleccionar el gestor documental adecuado.

Configuración según las normativas ISO de un sistema de archivo digital

Antes de nada, es importante saber qué tratan las normas ISO de la Organización Internacional de Normalización. Pues bien, son pautas estándares internacionales para optimizar los procesos y actividades, en este caso las comerciales. Estas pautas o normas son voluntarias, es decir, no son vinculantes como una Ley.

A pesar de esto, las empresas españolas se ubican en los primeros 10 puestos a nivel mundial de las certificaciones. Por ejemplo, es el noveno país del mundo y el cuarto de Europa en certificados de ISO/IEC 27001. Relativas a los sistemas de gestión de seguridad de la información.

Normas ISO más importantes para la gestión de archivos

En el proceso de archivar documentos de forma digital usando un gestor documental, son importantes considerar las siguientes normas ISO:

  • ISO 15489 un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.
  • ISO 30300 sobre mejorar la gestión documental. Información y documentación. Fundamentos y vocabulario.
  • ISO 16175 Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos electrónicos de oficinas.
  • ISO 14721 Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS).
  • ISO 16363 Gestión de documentos. Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.
  • ISO 23081 Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos.
  • ISO 13008 Gestión de Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.

Estas normas ISO están concebidas específicamente para configurar y gestionar de manera adecuada un archivo digital. Sin embargo, no quiere decir que todo este escrito en cuanto a los archivos digitales. Antes bien, un archivo digital también puede ayudar a encontrar otras normas ISO.

Por otra parte, contar con un buen gestor documental puede ayudar a implementar normas ISO más amplias en una organización. Como, por ejemplo, las normas ISO 9001 e ISO 27001.

En definitiva, obtener un certificado ISO con la ayuda de un gestor documental son bastante grandes.

¿Implementar un archivo digital realmente ahorra en costes?

Aunque el ahorro de costes que puede representar la implementación de un archivo digital es multifactorial, considera la siguiente:

Los costes asociados a un archivo digital se relacionan a las soluciones TIC propiamente. Por una parte, se necesita el sistema de gestión documental, un paquete básico, las licencias y las funcionalidades extra. Además, es necesario invertir en un escáner o servicio de escáner. Y, en la formación del personal que manejará el software.

Pero, considera que un archivo digital permite ahorrar costes relacionados a los siguientes aspectos:

  • Instalación del archivo físico. Ahorro de espacio físico y su mantenimiento. Así como mobiliario (Mapeo, Armarios, Registro).
  • Menor personal para gestionar el archivo.
  • Mayor eficacia. Ahorro de horas de trabajo al buscar un documento.
  • Multas por mala gestión del archivo. Se evita los riesgos de multa.
  • Proceso acortado para obtener un certificado ISO.

Pasos para configurar un archivo digital

Es necesario definir los requisitos y prioridades de la empresa para implementar un archivo digital. Esto se hace a través de los siguientes pasos:

Establecer el objetivo y el proceso de trabajo

Para configurar un archivo digital es indispensable tener claro el objetivo que se quiere logra con ello. Por ejemplo, es bueno definir:

  • Acceso a la información. La información archivada será manejada exclusivamente para usuarios al interno de la organización o tendrá un alcance mayor. Es decir, se compartirá con elementos externos, como clientes.
  • Tipo, formato o soportes de la información que deben archivarse.
  • Vigencia de los documentos que se archivaran. Deben archivarse digitalmente únicamente los documentos nuevos o se debe incluir información más antigua.

Definir esta información permitirá seleccionar e implementar el gestor documental más adecuado a las necesidades de la organización.

Asimismo, en el diseño del archivo digital es importante establecer claramente el proceso de trabajo. Es decir, estructurar el archivo respondiendo a las siguientes interrogantes:

  • ¿Se deben archivar todos los documentos digitalmente de forma inmediata?
  • ¿Se archivarán los documentos por fases, tipo de servicio o tipo de soporte de la información?
  • ¿Existe un empleado capacitado para gestionar el software?
  • ¿Cómo realiza la empresa la formación de empleados?
  • ¿Se cuenta con el soporte suficiente para los cambios planificados?
  • ¿participarán los empleados en el proceso de establecimiento del objetivo, el proceso de trabajo e implementación del archivo digital?

Seleccionar los documentos para el archivo digital

Para ahorrar tiempo y costes durante la implementación del gestor documental debe seleccionarse los documentos a incluir en el archivo digital. Recordemos que no es necesario conservar todos los documentos comerciales, tanto en formato digital como en físico. En este sentido, no es necesario incluir los documentos cuyo tiempo de retención ha expirado o aquellos con información desactualizada.

Diseñar e implementar el archivo digital, es ideal para hacer una limpieza a fondo de los documentos de la organización.

Determinar la estructura del archivo digital

La estructura del archivo digital responde a los objetivos y a los tipos de documentos a archivarse. De acuerdo a esto, el archivo se clasificará de maneras muy distintas.

En este sentido, para comparar paquetes de gestión documental, es importante definir primero cómo quiere la organización clasificar sus documentos. En oportunidades, la estructura de clasificación del archivo físico es tan buena, que pueda ser adoptada por el archivo digital. Y, un punto de partida para la estructura del archivo digital puede ser el diseño clásico de carpetas.

Sin embargo, no siempre es así. Probablemente, haya que estructurar todo desde el principio. Por lo tanto, definir los requerimientos para la estructura del archivo digital facilita seleccionar el software que implementará una empresa.

Seleccionar el sistema de gestión documental adecuado

Cada gestor documental posee diferentes potencialidades. Y, cada empresa posee sus necesidades y requerimientos particulares. Por lo tanto, no todas las empresas necesitan todas las funcionalidades de los diferentes paquetes.

Por ejemplo, una organización que desee digitalizar documentos de tipo imagen podría elegir un programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Estos programas, conocidos por las siglas OCR (del inglés Optical Character Recognition) ofrecen una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables.

Digitalizar y validar los documentos

Digitalizar los documentos que se tiene en papel es una de las primeras cosas que debe hacer la organización. Esto se hace, escaneando cada uno de los documentos seleccionados.

El gestor documental no puede escanear físicamente los documentos, sino gestionarlos. Sin embargo, algunos proveedores de gestión documental están asociados a una compañía que ofrece un escáner o un servicio de escaneo.

Dependiendo de la cantidad de documentos a escanear, se define el método a emplear para hacerlo de la mejor manera. Podría ser:

  • Que los empleados de la organización realicen el escaneo manual de la documentación.
  • A través de la contratación de un escáner profesional.

Es fundamental la validación de los documentos en el proceso de escaneo. Ésta debe hacerse manualmente. Sobre todo, para aquellos documentos que deban cumplir con requerimientos legales. En cuyo caso, es necesario un control más exhaustivo que verifique que están completos y legibles.

Adicionar metadatos para la estructuración

Para facilitar el proceso de búsqueda de los documentos es necesario estructurar bien el archivo digital, mediante los metadatos. Los cuales son etiquetas que aportan una información clara sobre el documento.

Además, este elemento puede ser clave para la validación de documentos digitales. Los metadatos, normalmente, son considerados como una especie de “tarjeta de identidad” para el uso legal de documentos digitales. Y, en consecuencia, los documentos que contengan buenos metadatos, se consideran legalmente confiables.

Destruir el archivo físico

Como ya mencionamos, es posible prescindir de un documento físico. siempre y cuando, se haya realizado su respectiva digitalización certificada.

Por esta razón, antes de destruir un archivo físico, es necesario confirmar que su versión digital sea válida. Y, que la ley no prescriba que una versión impresa aún deba estar disponible. En este sentido, lo recomendables es pedir asesoría para asegurar las condiciones de validez legal.

Si necesitas ayuda para implementar un gestor documental en tu empresa, en Caltico podemos ayudarte. Contacta con nosotros a través de este formulario.

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