Actualmente Microsoft Office 365, se ha dado a la tarea de aumentar el tamaño de los buzones de correo. La razón de todo esto, es que con el aumento del tamaño de estos buzones hace frente a la competencia con empresas como Google y Apple, las cuales tienen un espacio de almacenamiento inferior.

Sin embargo, el aumento en el almacenamiento de los buzones los podrás encontrar solamente en los planes para empresas, E3 y E5 que ofrece Microsoft Office 365. Esto no se podrá visualizar de forma automática, a menos que seas el administrador de cuenta de los buzones. Siendo así, tendrás la potestad de aumentar el tamaño de los mismos.

En este artículo, podrás aprender a aumentar el tamaño de los diversos tipos de buzones de correo de Microsoft 365. También verás aquí, los comandos para efectuar estos procesos, y otros aspectos de relevancia para comprender como trabajan estos buzones.

Cómo aumentar la cuota del buzón en Microsoft Office 365

Antes de entrar al buzón de correo, es necesario que tengas en cuenta los siguientes elementos:

• Buzones primarios o activos: Deberás revisar el plan donde se encuentra este tipo de buzón y su capacidad de almacenamiento. El mismo incluye los elementos de la carpeta y los elementos eliminados. Si quieres revisar el tamaño del buzón deberás ejecutar los comandos siguientes:

1. Get-MailboxStatistics User@Domain.com | fl TotalItemSize,ItemCount,IsArchiveMailbox
2. Get-Mailbox User@Domain.com | fl IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota

• Elementos recuperables: Esta pestaña es la que contiene carpetas, eliminaciones y purgas. La misma es independiente del buzón activo y estos elementos no son visibles. Si quieres visualizar el tamaño de los elementos recuperables, deberás ejecutar los siguientes comandos:

1. Get-MailboxStatistics User@Domain.com | fl TotalDeletedItemSize,DeletedItemCount,IsArchiveMailbox
2. Get-Mailbox User@Domain.com | fl RecoverableItemsQuota,RecoverableItemsWarningQuota

• Buzones de archivo: Estos se corresponden con el espacio que se encuentra independiente del buzón activo, y el cual tiene sus elementos recuperables. Si deseas revisar el tamaño del buzón activo, tendrás que ejecutar los siguientes comandos:

1. Get-MailboxStatistics User@Domain.com -archive | fl TotalItemSize,ItemCount,TotalDeletedItemSize,DeletedItemCount,IsArchiveMailbox
2. Get-Mailbox User@Domain.com -archive | fl IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,RecoverableItemsQuota,RecoverableItemsWarningQuota

• Aumentar el tamaño del plan de buzón: Para ello, deberás revisar los tamaños disponibles en los planes (cuotas de buzón Office 365). Luego de ello, tendrás que actualizar los atributos pertinentes en: MBX=, TYPE=.
• Almacenamiento disponible: Los almacenamientos disponibles, son los siguientes:

1. MBX Primario = 50 GB
2. MBX primario/elementos recuperables = 200 GB
3. Archivo MBX = 100 GB
4. Archivo MBX/Elementos recuperables = 200 GB

• Cambio del plan de buzón y aumento inmediato de tamaño: Deberás asegurarte que el plan nuevo esté sincronizado con el entorno que administras.
• Si tu buzón ya se encuentra configurado con el tamaño más grande almacenamiento, tendrás que seguir el siguiente proceso para reducir el tamaño del mismo:

1. Debes eliminar los correos que ya no tengan ninguna utilidad
2. Debes aplicar al buzón una directiva MRM
3. Tendrás que crear un archivo
4. Estas instrucciones te serán útiles si quieres eliminar rápidamente los elementos recuperables.

• Establecer en el buzón el valor del parámetro, “RetainDeletedItemsFor”: Este valor se encarga de especificar el período de tiempo en que se guardaran los elementos eliminados. Establece el periodo de tiempo mediante el formato: dd.hh:mm:ss (día, hora, minuto, segundo)
• Para ejecutar las carpetas administradas del buzón, deberás ejecutar el siguiente comando: Start-ManagedFolderAssistant –User@Domain.com
• El asistente de las carpetas administradas lo deberás ejecutar en todos los servidores una vez al día. Este podría tardar un tiempo para ejecutarse.

Establecer límites de tamaño del buzón de correo para un solo usuario

A continuación, conocerás el procedimiento para que puedas establecer el tamaño de buzón de Office 365 para un solo usuario o miembro:

• Si eres el administrador de la cuenta, inicia en Windows PowerShell, y escribe: PS C:WINDOWSystem32> y seguidamente haz clic en, “Enter”

Conectarse a Exchange Online PowerShell

Si quieres generar una sesión remota, accede a Windows PowerShell. La finalidad de esta acción, es que puedas intercambiar mediante la línea de comandos la configuración online. Para tal fin, introducirás en Office 365 las credenciales, y luego, deberás ejecutar las configuraciones de conexión necesarias.

Una vez realizado el procedimiento arriba mencionado, deberás importar en línea los comandos para tu equipo local. Esto lo podrás hacer accediendo a Windows PowerShell.

Acceso a Windows PowerShell

Para acceder a Windows PowerShell, deberás dar los siguientes pasos:

• Debes pulsar la pestaña combinada, “Win+X”, luego selecciona en, “Windows PowerShell (Admin).
• Si luego de que accedas te pide un UAC, deberás hacer clic en, “Si” para que des tu consentimiento.
• Una vez que visualices en la pantalla la herramienta PowerShell, deberás escribir el comando siguiente: PSC: WINDOWSystema32>, y luego le debes dar a,”Enter”.
• En este paso deberás escribir tu credencial y luego pulsar, “Okey”
• Para finalizar tendrás que ejecutar el siguiente comando: Sesión = Nueva sesión PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange-ConnectionUrihttps://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credencial $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection

Planes E3 y E5 de Microsoft Office 365

Los planes de Microsoft Office 365 son los únicos que permiten aumentar el tamaño de los buzones de correo. A continuación, conocerás las características y funcionalidades de ambos planes.

Microsoft 365 E3

Microsoft Office 365 E3, es una herramienta de colaboración vital para la eficiente productividad de tu empresa o negocio. Además, cumple con todos los requerimientos de seguridad y protección de datos.

Entre las características de esta aplicación, se tienen las siguientes:

• Impulsa el trabajo colaborativo
• Modifica la forma de administración de tu empresa
• Mejora las relaciones con tus clientes y usuarios a través de los flujos integrados de trabajo.
• Brinda seguridad a los datos e información de tus clientes, a través de la seguridad inteligente.

Microsoft Office 365 E3, incluye:

• Windows para la empresa
• Office para dispositivos móviles
• Outlook
• Bookings
• SharePoint
• Microsoft OneDrive para el trabajo
• Microsoft Stream
• Power Apps para Microsoft 365
• Power Virtual Agents para Teams
• Microsoft Planner
• Azure Active Directory Premium 1
• Antivirus de Microsoft Defender
• BitLocker
• Herramienta de auditoría y almacenamiento de datos
• Microsoft Endpoint Configuration Manager
• Azure Information Protection Plan 1
• Windows Hello
• Acceso directo
• Microsoft Advanced Threat Analytics
• Device Guard
• Windows Information Protection
• Puntuación de seguridad de Microsoft
• Herramienta de retención y muestra de datos y documentos electrónicos
• Visio para la Web
• Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
• Office en la Web
• Exchange
• Microsoft Teams
• Yammer
• Lists
• Sway
• Power Automate para Microsoft 365
• Dataverse for Teams
• Microsoft To Do
• Ideas Microsoft Viva (conclusiones personales)
• Conexiones Microsoft Viva

Microsoft 365 E5

Con respecto a Microsoft Office 365 E5, esta aplicación incluye herramientas avanzadas de: Análisis, seguridad, voz y cumplimiento.

Este software presenta las siguientes características:

• Alta protección de tus datos e información mediante la seguridad integrada y automatizada.
• Incluye audioconferencias y llamadas en la nube para así fortalecer el trabajo colaborativo.
• Incluye la aplicación Power BI el cual le aporta valor empresarial a tus datos.

Microsoft Office 365 E5, incluye:

• Azure Active Directory Premium (1 y 2)
• Microsoft Defender para Office 365
• Azure Information Protection Plan 2
• Gobierno y protección de la información
• Administración de riesgos internos
• Audioconferencia
• Power BI Pro
• Microsoft Defender para punto de conexión
• Microsoft Defender for Identity
• Power Apps para Microsoft 365
• Power Virtual Agents para Teams
• Microsoft Planner
• Centro de administración de Microsoft 365
• Análisis de puntos de conexión
• Microsoft Endpoint Configuration Manager
• Windows Hello
• DirectAccess
• Antivirus de Microsoft Defender
• BitLocker
• Microsoft Defender for Cloud Apps
• eDiscovery avanzado y auditoría avanzada
• Conectores de terceros integrados
• Sistema telefónico
• Windows para la empresa
• Office para dispositivos móviles
• Outlook
• Bookings
• SharePoint
• Microsoft OneDrive para el trabajo
• Microsoft Stream
• eDiscovery y retención
• Visio para la Web
• Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
• Office en la Web
• Exchange
• Microsoft Teams
• Yammer
• Listas Microsoft
• Sway
• Power Automate para Microsoft 365
• Dataverse for Teams
• Microsoft To Do
• Puntuación de seguridad de Microsoft
• Herramientas básicas de retención y auditoría

Si deseas conocer como aumentar el tamaño de tus buzones de Microsoft office 365, y además, implementar alguno de los planes para tu empresa o negocio, te invitamos a visitar nuestro sitio web.

Contamos con expertos en las diferentes herramientas de Microsoft. Podemos ayudarte con la implementación de Office 365 en tu empresa , no dudes en contactarnos.