Para cualquier tipo de empresa u organización, es importante todo lo referente a la documentación y archivos. Estos son necesarios para consultar y buscar referencias de documentos antiguos, lo cual contribuye al desenvolvimiento óptimo de las organizaciones. Por tal razón, diariamente se van generando cantidad de documentos e información la cual debe ordenarse y archivarse, y es aquí donde el sistema de gestión documental juega un papel preponderante.

En este post podrás conocer lo que es la gestión documental, cuál es su utilidad, y que ventajas ofrece para tu empresa u organización.

Qué es la gestión documental

Se conoce como gestión documental, al conjunto de normas y procesos que se utilizan para categorizar y almacenar de forma digitalizada, la documentación que se genera en una empresa u organización. En ese sentido, el gestor se encarga de procesar y archivar, los diversos documentos que genera una empresa durante su vida útil.

Los cambios experimentados por esta disciplina

En un principio, el almacenamiento de las empresas se ejecutaba en espacios físicos con gran cantidad de archivadores de documentos. Con el desarrollo de las nuevas tecnologías, se crea la informática, la cual se ha encargado de revolucionar los trámites administrativos de las empresas a nivel global, organizando y almacenando los documentos de forma digital, y en determinados casos en la nube.

Sin embargo, muchas empresas llevan la gestión documental de forma mixta: documentos físicos y documentos digitales, para lo cual se han inventado nuevas formas de administración de la información. El que puedas conocer estos procesos, será fundamental para el desarrollo de tu empresa u organización.

Para qué sirve la gestión documental

La gestión documental de forma digitalizada, tiene como objetivo central, el organizar la documentación e información de tu empresa de manera eficaz y eficiente, con lo cual podrás ahorrar tiempo y dinero.

Entre las diversos beneficios que te ofrece un sistema de gestión, se encuentran las siguientes:

Conservación de documentos valiosos

Con la gestión documental, podrás identificar y mantener los documentos de tu empresa más importantes e imprescindibles. Este sistema los almacenará de forma correcta para así preservarlos en el tiempo.

Recuperar información

Si deseas recuperar información de transacciones anteriores efectuadas con tu empresa, es vital la implementación de un gestor documental, el cual te ayudará a recuperar la información anterior, y de esa manera podrás manejar con éxito la administración de tu empresa o negocio.

Definir tiempos de guardado

El gestor documental te brinda la posibilidad de almacenar documentos por un determinado tiempo (documentos menos importantes); para ello, deberás fijar el tiempo, en el momento de la implementación.

Eliminación de archivos

Será imprescindible para tu empresa, el que puedas eliminar la información o documentación obsoleta. Para ello, deberás seleccionar la información más relevante, y el gestor se encargará de eliminar la información que ya no sea útil para tu negocio.

Ventajas y desventajas

Ventajas

• Sistema rápido y sencillo: Gracias al gestor documental podrás encontrar y consultar la información de tu empresa de manera muy sencilla. Esta fluirá de una manera más rápida, entre los empleados de tu organización.
• Sistema económico: Debido a que el gestor digitaliza la información, con esto no solo ahorrarás espacio físico, sino además dinero en copias, mobiliario y demás.
• Sistema fiable y seguro: El sistema de gestión documental no duplica la información, y esto le brindará a tu empresa, la garantía en cuanto a la seguridad de datos.

Desventajas

• Coste inicial: La implementación del gestor documental podría resultar costosa. Esto representaría un gasto que a lo mejor tu empresa o negocio, no podría asumir.
• Seguridad: El almacenamiento tanto físico como virtual de la información siempre constituye un riesgo; esto se debe a que son susceptibles al ataque de hackers.
• Copias: Si se elimina el archivo con el gestor documental, se estará eliminando la posibilidad de recuperarlo.
• Leyes: Para que no incurras en faltas, será importante que revises las diversas leyes que existen, para el manejo y protección de los datos.

Tipos de sistemas de archivado de documentos

Actualmente los sistemas de gestión documental se clasifican de diversas formas. Cada una de estas clasificaciones, obedece a distintos criterios. Sin embargo, la clasificación se centra en el tipo de almacenaje; el que puedas conocerlos, te ayudará a elegir el que mejor se adaptará a las necesidades y requerimientos de tu empresa u organización.

La característica común que tiene el sistema de archivado de documentos, es que estos siempre se almacenan de manera digital. En ese sentido, existen tres criterios que se aplican en función del tipo de archivado:

Almacén

Este se relaciona con el lugar donde se encuentran ubicados los archivos; está ubicación puede estar en un servidor local instalado en tu empresa, en la nube, o en un servidor local ajeno a tu empresa o negocio el cual es propiedad del proveedor.

Cifrado

El cifrado está relacionado con el estado de los documentos dentro del servidor. La documentación cifrada se encontrará encriptada, y la que no esté cifrada, aún si se necesita tener acceso a algún documento, la misma no cuenta con un cifrado extra.

Formato

La información se almacenará dependiendo del tipo de formato en que se encuentre. En ese sentido, existen un gran número de combinaciones entre ellas, por lo cual se hará difícil diferenciarlas. Sin embargo, se tienen dos grandes grupos, y estos son: los modificables y los no modificables.

Los archivos modificables, aun a pesar de estar almacenados, se podrán cambiar y modificar, a diferencia de los segundos, los cuales no se podrán cambiar ni modificar.

Ejemplos de sistemas destinados al archivado de documentos

En la actualidad, existen en el mercado gran variedad de programas que se encargan de la gestión y organización de documentos e información, dirigidos a empresas y organizaciones.

Estos están creados para adaptarse a diferentes tipos de empresas y organizaciones; todo ello dependerá del tamaño de las mismas, el sector económico de desempeño, y su método de administración del trabajo.

Estos softwares son conocidos como ECM (Enterprise Content Management), lo cuales son actualmente imprescindibles en pequeñas, medianas y grandes empresas. A continuación, conocerás los nombres de algunos softwares de gestión documental:

• Microsoft Office 365
• OpenText Content Suite
• Documentum
• Google Apps for work

Consejos para mejorar la gestión documental de tu empresa

Entre los consejos para que puedas mejorar la gestión documental de tu empresa, se encuentran:

• Deberás digitalizar tu documentación, es decir, deberás transformar los documentos físicos en formato electrónico. De esa manera podrás buscar, mejorar y recuperar la información de tu empresa.
• Deberás centralizar tu contenido corporativo, ubicando y unificando la información en un mismo punto. De esta manera evitarás la duplicación de archivos, y además, tendrás mayor acceso a ellos.
• Deberás clasificar los archivos. Será muy eficiente que categorices y clasifiques tus documentos mediante un sistema digitalizado.
• Deberás emplear metadatos, los cuales servirán para estructurar y optimizar la documentación, ya que estos describen el contenido de los documentos, y además, agilizan la localización de los mismos.
• Deberás utilizar modelos de documentos; esto contribuirá a que ahorres tiempo y dinero en realizarlos, lo cual conllevará a agilizar la gestión de la información de tu empresa.

El que puedas conocer la manera cómo funcionan los sistemas de archivo de un gestor documental, será fundamental para el desarrollo y éxito de tu organización.

En Caltico podemos ayudarte a implementarlo en tu negocio o empresa, cuéntanos tu caso a través de nuestro contacto.