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¿Cómo convertir documentos físicos en archivos editables con un software OCR?

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En la actualidad la gran mayoría de las empresas trabajan con documentos digitales, especialmente en formato PDF, Word y Excel. Los volúmenes de documentos que manejan estas empresas son bastante considerables y aumentan constantemente.

Por esta razón, tanto los paquetes de gestión documental como los OCR son actualmente programas extremadamente empleados por las empresas. Por una parte, estos sistemas permiten manejar grandes volúmenes de información de manera sencilla, manteniéndola organizada y accesible.

Y, por otra parte, las empresas no sólo trabajan con documentos digitales, también manejan documentos en formato físico. Como, por ejemplo: facturas, correo tradicional, libros, manuales, etc. En este sentido, las organizaciones buscan mediante diferentes medios, digitalizar esta información. Algunas utilizan un escáner para guardar estos documentos en formato digital. Sin embargo, como estos archivos se guardan en formato imagen, no se pueden editar.

Para solucionar este inconveniente se tienen las funciones del software OCR. Los cuales permiten convertir documentos de formato físico a formato digital editable e integrarlos al gestor documental existente. A continuación, te diremos todo lo que debes saber sobre estos tipos de software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

¿Qué es un software OCR?

OCR son las siglas correspondientes en inglés a “Optical Character Recognition”. En español concierne a Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables.

En otras palabras, con esta función es posible hacer accesibles a través de un ordenador aquellos documentos en papel. Tanto impresiones como escritos con máquina de escribir, pero que en todo caso, solo estaban disponibles en formato físico.

Por otra parte, con estos programas se pueden transformar documentos digitales en formato imagen, que contengan texto, en documentos editables. Sobre los cuales sea posible trabajar a gusto del operador.

Por lo tanto, el software OCR representa una excelente herramienta para las empresas que manejan grandes volúmenes de documentos. Sobre todo, cuando éstas desean realizar una migración hacia el mundo digital y trabajar menos con documentos en papel.

Un sistema de gestión documental (document management system – DMS) puede ofrecer muchas funcionalidades positivas a las empresas. Sin embargo, es recomendable seleccionar el paquete que se adapte realmente a las necesidades y requerimientos de éstas. En este sentido, es necesario tener claros los requisitos y las prioridades de la empresa para seleccionar el mejor gestor documental.

¿Qué tipo de empresas se beneficiarían de un software OCR?

Existe una variedad de usos que ofrece un programa informático dedicado al Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). La conversión de texto en imagen a texto editable, es una excelente función para propietarios de PYMES y grandes empresas.

Un trabajador que manipule frecuentemente archivos en PDF no editable, se encuentran con una gran barrera. Y, en consecuencia, emplean gran cantidad de tiempo para trabajar con estos archivos. Mientras que, si es posible convertir los archivos a un formato que permita la edición del texto, se acelera el proceso de indexado y búsqueda en el mismo.

En este sentido, el software OCR se hace especialmente interesante. Sobre todo, para aquellas empresas que pretenden llevar a cabo su transformación digital. Ofrece la oportunidad a estas organizaciones de trasformar sus espacios en oficinas sin papel (paperless office), con todos sus beneficios.

Por ejemplo, en un despacho de abogados se reciben mensualmente muchos documentos en papel o a través de fax. Con un programa OCR, esta organización podría crear una carpeta digital con los documentos que reciba la oficina. Independientemente de que lleguen en formato físico o digital.

Además, con el software OCR esos documentos se convertirían directamente en archivos editables bajo el formato que se necesite. Podrían ser documentos PDF editable, archivo de Word o el formato con el que los empleados estén más familiarizados.

Todo esto permite el acceso instantáneo a todos los trabajadores de la oficina a los archivos. Y, un aspecto muy importante, se habilita la función de búsqueda en los documentos para encontrar fácilmente información específica.

Por otra parte, estos tipos de software son muy útiles para la digitalización de libros o documentos históricos. Ideal para bibliotecas, museos y empresas que posee grandes cantidades de documentación archivada en cajas. Asimismo, suelen ser de gran utilidad para:

  • Hacer accesibles los textos para personas con discapacidad visual o auditiva.
  • Clasificar automáticamente imágenes que incluyen algún tipo de texto.
  • Clasificar textos de acuerdo a diferentes idiomas.
  • Reconocer y digitalizar partituras musicales (mediante OCR especializados).
  • Etc.

Ejemplo real de una PYME que podría aplicar un software OCR

Esta organización recibe mensualmente un número elevado de facturas, tanto en formato digital como en formato físico. Por lo tanto, deben plantearse un sistema para digitalizarlas y mantenerlas organizadas. Específicamente, con el fin de acceder a ellas de una manera rápida y sencilla, cuando sea necesario.

Hasta el momento, la PYME escanea y almacena, en formato imagen (PDF o JPG), más de 500 facturas al mes. Al tratarse de esa cantidad de documentos que se deben digitalizar, hace rentable la instalación del software OCR. Además, como las facturas que reciben mantienen un formato similar, es más fácil la labor de configuración del programa.

Por otra parte, la organización ha decidido implementar un gestor documental. Por lo tanto, como es recomendado, han pensado en adquirir ambos programas con el mismo proveedor. Ya que, se facilitará la labor de integración de los documentos digitalizados.

Luego de la implementación del gestor documental y del OCR, cualquier trabajador de dicha PYME con acceso permitido, podrá ubicar fácilmente cualquier información referente a determinada factura. En lugar de gastar muchísimo tiempo leyendo de arriba abajo cada una de las facturas del proveedor.

¿Cómo funciona un software OCR?

En primer lugar, es necesario escanear cada documento que se quiere convertir en texto digital editable. Con lo cual, éstos podrán leerse normalmente como cualquier otro archivo en la pantalla de un computador. Sin embargo, no serán más que una imagen “raster”, es decir, una serie de manchas blancas y negras.

Posteriormente, el programa OCR prepara dicha imagen, ya que de ésta depende la calidad del producto final. Este proceso incluye, tanto la corrección de la inclinación de la página como la eliminación de imperfecciones del documento. También involucra una conversión de la imagen a blanco y negro.

Luego de que la imagen cuenta con el estándar de calidad necesario, el software zonifica el documento. Con esto, se logra distinguir entre tablas, columnas, párrafos, etc. Lo que permite mantener su formato original. Posteriormente, el programa analiza la página píxel por píxel, con el fin de detectar los símbolos y caracteres individualmente.

Por último, se comparan las palabras detectadas por el software con un diccionario integrado. Con esto se divisan, corrigen errores y se logra generar el documento editable final sobre el que se podrá trabajar.

Ventajas del software OCR

El proceso de digitalización de textos, normalmente, está a cargo de un empleado de la organización, quien lo ejecuta manualmente. Esto conlleva a una inversión significativa de tiempo y recursos. Por otra parte, hacer este tipo de trabajos de forma manual siempre implica un riesgo implícito de cometer errores. Es normal que una persona que realiza un trabajo repetitivo, como la transcripción de textos, cometa algún error.

Mientras que, por su parte, los programas OCR permiten simplificar el proceso y ofrecen las siguientes ventajas:

  • Ahorrar tiempo y recursos. La velocidad media de lectura de estos programas puede llegar a los 1.200 caracteres por segundo, lo que reduce considerablemente la velocidad de conversión.
  • Emplear menos personal.
  • Aumentar la productividad de los trabajadores.
  • Evitar cometer errores derivados de la transcripción manual.
  • Evita el deterioro de los documentos.
  • Acceso rápido a los archivos y búsquedas más eficaces.
  • Realizar copias de los documentos con la misma calidad original.
  • Compartir documentos fácilmente.
  • Reducir el espacio de almacenamiento físico.

El producto final es un documento de texto digital editable, que puede ser modificado desde cualquier procesador de texto. Incluso, se puede realizar una búsqueda específica dentro del texto que conforma el documento.

En este sentido, cuando el programa realiza la conversión del archivo, se reconocen diferentes fuentes, idiomas y tipografías. Y, como ya fue mencionado, también se reconocen las distintas partes del documento (tablas, imágenes, textos, etc.). Esta característica hace de los programas informáticos OCR una tecnología versátil y aplicable a múltiples campos y sectores.

Por otra parte, un aspecto poco considerado es el espacio en los discos duros de los ordenadores de la organización. Un archivo en formato imagen pesa aproximadamente tres veces más que un archivo de texto que contenga la misma información.

Desventajas del software OCR

A pesar de su gran funcionabilidad y excelentes ventajas, un software OCR también puede presentar inconveniente o limitaciones.

Por ejemplo, a la hora de reconocer caracteres escritos a mano puede cometer errores en el proceso de digitalización. Asimismo, un documento con muchas columnas, encabezados o pies de página, podría entorpecer el resultado de la conversión.

Como ya mencionamos, la imagen que se va a digitalizar debe tener una resolución y calidad adecuada. De lo contrario, la calidad de la conversión puede verse reducida. Regularmente, se requiere un mínimo de 300 ppp (puntos por pulgada), y hasta 600 cuando la letra es muy pequeña.

Además, es necesario conocimientos técnicos para la instalación del software OCR. Y, también para su integración, tanto con el sistema informático de la empresa como con el gestor documental.

Integración de OCR y gestor documental

Para una empresa en transición digital con una gran cantidad de documentación en formato físico, es recomendable ambos software. Es decir, una integración del gestor documental con el OCR es lo ideal.

Estos dos programas permiten, además de convertir sus documentos a formato digital, mantenerlos organizados y accesibles. Por lo tanto, representan un ahorro de tiempo, recursos y espacio en la organización de documentos. Además, se mejorará el flujo de trabajo (workflow) dentro de la empresa. Y, con ello, aumentará la productividad de los empleados de dicha organización.

A medida que los documentos van ingresando a la empresa, el encargado sigue los siguientes pasos:

  • Los digitaliza de manera sistemática y sencilla.
  • Los archiva adecuadamente bajo una estructura preestablecida en el sistema de gestión documental.

Con esto, los documentos quedarán disponibles para el resto de trabajadores de la empresa. Es importante tener en cuenta que existen muchos programas de sistema de gestión documental que incorporan la funcionalidad OCR. Sobre todo, para aquellas empresas cuyo objetivo involucra, tanto la digitalización de documentos como la posterior gestión de los mismos.

¿Es necesario un escáner especial para ejecutar el software OCR?

Realmente no. Cualquier escáner puede funcionar para digitalizar los documentos sobre los que más tarde se aplicará el software OCR. Sin embargo, es bueno que cumpla con algunos requerimientos mínimos de resolución para garantizar la calidad de la imagen.

Por otra parte, un escáner con alimentación automática es más adecuado que un escáner plano para este tipo de proyectos. Al no necesitar una persona para introducir cada documento (uno a uno), se acelera considerablemente el proceso.

Tipos de software OCR en el mercado

Existe una gran cantidad de programas informáticos OCR. Desde aquellos muy simples y gratuitos hasta algunos integrados en soluciones completas y profesionales.

Por ejemplo, existen aplicaciones para dispositivos móviles que permiten convertir textos captados en fotografías en archivos de texto editable. Sin embargo, los resultados no serán tan buenos como aquellos que se pueden obtener con un programa OCR profesional.

Por otra parte, algunas herramientas OCR se pueden ejecutar sólo con determinados sistemas operativos. Por lo tanto, es recomendable asesorarse, antes de adquirir cualquier software, si no tendrá ningún inconveniente de compatibilidad con el sistema operativo que usan los ordenadores donde será instalado. Asimismo, confirmar si el OCR incluye el idioma en el que están los documentos objeto de conversión.

Sin embargo, es bueno acotar que, generalmente, un software OCR de calidad es capaz de reconocer hasta 190 lenguas diferentes.

Las herramientas ICR (Intelligent Character Recognition o Reconocimiento de Caracteres Inteligente) representan programas complementarios al software OCR. Estos se especializan en el reconocimiento de caracteres manuscritos, una de las debilidades que exhiben los OCR.

En el mismo orden de ideas, se encuentran las herramientas OMR (Optical Mark Recognition o Reconocimiento Óptico de Marcas). La cuales sirven para analizar capturas de marcas hechas por humanos, muy útiles en encuestas y formularios.

Los tipos de software OCR más profesionales y completos ofrecen soluciones integradas con todas las funcionalidades descritas anteriormente. Y, obviamente, el coste de estos programas variará de acuerdo a las funciones que pueda ofrecer.

¿Cuánto cuesta un software OCR?

Como es de esperarse, el precio de un programa informático OCR varía según sus funciones, nivel de precisión y efectividad. Así como también, depende del sistema operativo en el que se vaya a realizar la instalación.

En general, las soluciones más populares varía entre los 48 € o 720 € al año. Sin embargo, las licencias de software más profesionales pueden llegar hasta los 4000 €. Normalmente, éstas van dirigidas a empresas grandes con requerimientos más complejos.

Por otra parte, existen varias opciones para pagar un software OCR. Algunos proveedores solicitan el pago en una sola cuota y otros a través de una suscripción mensual o anual.

En la web se pueden encontrar tipos de software OCR gratuitos. Probablemente, estas soluciones se adaptan bien a las necesidades de pequeños negocios. O, sean adecuados para aquellas personas que no necesiten garantizar una óptima conversión del texto digitalizado.

Cuando se trata de la gestión documental de PYMES y grandes empresas es muy importante la seguridad de la información. Es decir, sobre el tratamiento de ciertos documentos que pueden contener datos delicados. Nivel de seguridad que difícilmente pueda proporcionar una solución gratuita.

Por esta razón, es importante que las empresas tengan claro sus necesidades y requerimientos en cuanto a la gestión documental. Y, a partir de ello, seleccionar el software OCR que le ofrezca los mejores resultados, fiables y de calidad. Elementos que se pueden obtener sólo a partir de un software OCR de pago.

Además, estas soluciones de pago garantizan:

  • Mantenimiento de la estructura del texto original.
  • Mayor precisión a la hora de convertir el texto.
  • Mejor usabilidad y rendimiento.
  • Reconocimiento de un mayor número de idiomas y de fuentes o tipografías.
  • Servicio de soporte técnico para la instalación del software y su posterior mantenimiento.

¿Cuál es el software OCR adecuado para mí empresa?

Como hemos venido diciendo, el software OCR adecuado dependerá de las necesidades y requerimientos que tu empresa posee. Es decir, ¿qué es lo que se pretende cubrir con él? Luego, debes considerar el sistema operativo en el que se instalará el programa, de tu presupuesto, las ofertas disponibles, etc.

Por otra parte, si tu empresa tiene constituido un gestor documental, asegúrate de que ambos programas sean compatibles. Mientras que, si tu empresa no cuenta con un gestor documental implementado, es recomendable plantearse adquirir uno. Sobre todo, porque muchos de los paquetes de gestión documental ya incluyen la funcionalidad OCR.

En cualquier caso, siempre es posible ajustar la configuración del programa para obtener buenos resultados en la conversión. En Caltico podemos ayudarte a elegir el mejor programa de gestión documental, no dudes en contactarnos a través de nuestro formulario.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.