Cuando se inicia un plan de proyecto en Excel, se hace con la intención de poder enumerar de forma rápida todos los proyectos, organizándolos debidamente e incluso poder crear alguna imagen similar a una vista de diagrama de Gantt.
No obstante, una hoja de cálculo resulta corta cuando se quieren calcular los cambios en el proyecto. En el momento en que se esté trabajando con varios proyectos, así como con diversas programaciones interrumpidas y algunos recursos compartidos, realmente preservar una programación en una hoja de cálculo se transforma en una tarea muy compleja.
Por ello, si se cuenta con un motor de programación dinámica, herramientas que ayudan administrar los recursos y soporte para una comunicación más fluida, Microsoft Project ayuda en este proceso.
¿Qué deseas realizar?
- ¿Te gustaría aprovechar toda la administración de recursos para la extensión de tu empresa?
- ¿Permitirías que Project calculara el efecto de los cambios de fecha?
- ¿Apruebas el uso de métodos de informes flexibles?
- ¿Deseas integrar con Excel?
¿Te gustaría aprovechar toda la administración de recursos para la extensión de tu empresa?
Cuando usas hojas de cálculo para efectuar un seguimiento de proyectos ¿Qué pasa si llegas a asignar un único recurso a varios proyectos? Esto significa que tendrás la necesidad de administrar recursos fuera del plan del proyecto, ya sea de forma manual o con el uso de un programa de terceros.
Casi siempre los recursos finalizan en forma general, y esto traería como consecuencia que pueda pasar un tiempo largo, intentando reprogramar la labor.
Con el uso de Microsoft Project Sever, la mayoría de los proyectos de una empresa tienen la capacidad de dibujar partiendo de una base de datos central y de orden empresarial un fondo de recursos.
Esto facilita a todos los jefes de proyecto observar de forma rápida la disponibilidad de un recurso, antes de que asigne ese recurso a una determinada tarea.
¿Permitirías que Project calculara el efecto de los cambios de fecha?
Vamos a partir de la suposición de que se ha hecho el seguimiento de un proyecto en una hoja de cálculo. Este tipo de proyecto tiene asignada una tarea que es imposible de iniciar hasta que un proyecto diferente produzca una tarea entrega. Esta tarea entrega ha sido programada para el 18 de junio, y resulta que está al 25 de junio y continúa esperándolo.
Entonces, ¿Cuál será el tiempo que le llevará la actualización de la hoja de cálculo con una nueva fecha para la tarea asignada que depende específicamente de esa entrega?
Es probable que el tiempo no sea muy largo en el caso de que la tarea se encuentre cerca del final del proyecto, pero si ocurre todo lo contrario y esta se encuentra cerca del principio, ¿Cómo hacer en el caso de que el proyecto tenga más de 50 tareas o más de 100 tareas?
Ante esta coyuntura, Microsoft Project presta su colaboración a los fines de ajustar de manera rápida la programación del proyecto, conjuntamente con las asignaciones de recursos, haciendo uso de su motor de programación dinámica.
Asimismo, es el encargado de un cambio de fecha y de sus efectos sin ningún tipo de problema, ya que cuenta con la contabilidad de la mayoría de las dependencias, incluyendo las entregas y las asignaciones de recursos.
También está en capacidad de actualizar de forma automática la programación, resaltando las fechas en las que cambió para que se pueda observar inmediatamente el efecto producido por cada turno de programación.
¿Apruebas el uso de métodos de informes flexibles?
Esta herramienta en cuanto a la metodología, produce una reunión improvisada con el jefe durante 10 minutos, con la finalidad de realizar el estado del proyecto. Esto significa que su deseo es presentar un informe general del progreso del proyecto, pero debido al poco tiempo de antelación, resulta más factible que imprima la hoja de cálculo y espere que todos los datos resulten precisos.
Este procedimiento consiste en proporcionar al jefe un informe de mayor envergadura en cuanto al proyecto, pero es obvio que esa posibilidad esta negada debido a la poca antelación cuando se usa una hoja de cálculo.
Sin embargo, con Project se puede generar de manera inmediata un informe visual, ya que este usa una planilla que logra exportar los datos a un diagrama dinámico en Microsoft Visio Professional.
Así también tiene la oportunidad de seleccionar qué campos se desean resaltar en el informe, incluyendo los campos personalizados que hayan sido configurados para el proyecto, presentando un informe claro y conciso para la reunión pautada con la administración.
¿Deseas integrar con Excel?
Cuando se exportan los datos del proyecto a Excel, existe la posibilidad de seguir usando su excelsa funcionalidad de hoja de cálculo, siempre aprovechando Project a los fines de efectuar un seguimiento de los recursos del proyecto y de la programación.
También es posible importar o, en su defecto, insertar datos de Excel, dentro del plan del proyecto.
Dentro del procedimiento a seguir, el cual está referido a gestionar los equipos para culminar las tareas de los proyectos de forma adecuada, es importante tener en cuenta que se requiere algo más que una hoja de cálculo de Excel.
Teniendo en cuenta que las herramientas de gestión de gran valor permiten proyectos que tengan los detalles en un solo lugar, con el uso de las hojas de cálculo no existe la posibilidad de añadir detalles, adjuntar archivos o mantener algún tipo de conversación.
Esto se traduce en que se termina repartiendo la información del proyecto entre diferentes herramientas, lo cual puede ocasionar que llegues a omitir alguna tarea en tu lista de pendiente o que desperdicies tu tiempo tratando de encontrar un activo.
Además, una eficiente herramienta para gestión de proyectos siempre va a combinar la vista de cuadricula de una hoja de cálculo, con diversas funciones para la ayuda o colaboración. Por ello, las búsquedas aburridas de las últimas actualizaciones, así como también los archivos entre las cadenas de emails, ya no resultan.
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