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¿Cómo elegir un sistema de gestión?

Un sistema de gestión efectivo es fundamental para optimizar operaciones empresariales. Facilita la coordinación de recursos, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de objetivos estratégicos.

Un sistema bien diseñado agiliza procesos, mejora la comunicación interna y externa, y asegura el cumplimiento de estándares de calidad y regulaciones, traduciéndose en mayor eficiencia, reducción de costes y mejora en la satisfacción del cliente.

Explorar la importancia de un sistema de gestión adecuado es esencial para entender cómo las empresas pueden alcanzar sus metas y mantenerse competitivas en un entorno empresarial dinámico.

¿Qué debes tener presente al elegir un buen sistema de gestión?

Define tu presupuesto

La adopción de un sistema ERP implica más que solo la compra del software; es esencial considerar otros gastos asociados al proceso, como servicios de consultoría para la implementación.

Es posible que necesites adaptaciones y personalizaciones, además de capacitación para tu equipo. La infraestructura requerida incluye equipos informáticos y servidores.

Se recomienda solicitar cotizaciones detalladas a los proveedores para incorporar estos costes adicionales en tu presupuesto.

Elaboración de un registro de operaciones empresariales

Imagina que acompañas a tu equipo de trabajo a una reunión estratégica. Todos están preparados con sus roles definidos, ¿verdad? Conocen a fondo la estructura de la empresa y cada detalle de lo que se necesita para alcanzar los objetivos.

Además, dominan cada aspecto del proceso y la ubicación de los recursos clave. ¿Por qué? Porque han adquirido experiencia y conocimiento mediante análisis detallados y estudios exhaustivos.

Por esta razón, es crucial analizar a fondo las necesidades de tu empresa. Si tienes perfiles de puestos, utilízalos como guía. De lo contrario, comienza elaborando una lista relacionada con los departamentos y funciones.

Investiga meticulosamente los procesos, tareas y actividades que demandan más tiempo, identifica al personal involucrado y comprende cómo se gestiona y utiliza la información.

Constitución de un equipo

Selecciona cuidadosamente a profesionales de confianza que tengan un profundo conocimiento de tu empresa.

Este equipo debe estar completamente alineado con la visión, los objetivos estratégicos y la dirección futura de la compañía.

Su función principal será garantizar que el software seleccionado cumpla con las necesidades actuales y futuras de la empresa.

Debes evaluar minuciosamente todas las opciones disponibles en el mercado, considerando aspectos como funcionalidad, escalabilidad, integración con sistemas existentes, y soporte técnico.

Esta selección cuidadosa es crucial para maximizar el retorno de la inversión y asegurar una implementación exitosa que impulse la eficiencia y competitividad empresarial.

– Realiza un inventario de sistemas adecuados para cumplir con cada una de las funciones

En el mercado actual, existe una amplia variedad de opciones para elegir el sistema de gestión empresarial adecuado.

Presta atención a las tres alternativas que se detallan a continuación:

  • Escala del ERP: La idoneidad de un sistema, ya sea robusto o sencillo, depende de las operaciones específicas de tu empresa. Para una automatización integral, es esencial seleccionar un sistema que incluya todos los módulos requeridos. Ten en cuenta que a medida que aumenta la complejidad y la automatización, también lo hace el tiempo de implementación. Aunque desafiante, una implementación efectiva conlleva beneficios significativos de un ERP.
  • Plataforma: Los sistemas de gestión se dividen principalmente en dos plataformas: los instalados localmente y los basados en la nube (cloud). Si tu empresa busca movilidad y agilidad, la opción preferida es un sistema en la nube. En cambio, si ya cuentas con la infraestructura necesaria, como servidores, red LAN y equipos, puedes optar por un sistema cliente/servidor instalable.
  • Funcionalidad: Es esencial que el sistema cumpla con las operaciones esenciales enumeradas en el paso anterior de esta guía. No bases tu decisión en funcionalidades innecesarias para tu empresa. Es fundamental comprender claramente las necesidades y requisitos básicos de tu negocio antes de tomar una decisión final.

¿Qué software de gestión elegir?

Hay muchas opciones para escoger; no obstante, siempre se recomienda las herramientas de Microsoft, dado que son plataformas integrales y su interfaz de fácil comprensión.

Para el software de gestión, una de las mejores herramientas es:

Microsoft Teams

Plataforma de colaboración empresarial que integra mensajería instantánea, videoconferencias, intercambio de archivos y aplicaciones de productividad en un entorno único.

Permite a los equipos trabajar de manera eficiente y colaborativa, mejorar la comunicación interna y externa, y aumentar la productividad en las empresas modernas.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.