Cerrar

(+34) 915 726 599 info@caltico.es

¿Cómo funciona Office 365 para empresas?

La mayoría de las organizaciones y empresas requieren para procesar sus datos, archivos y documentos de herramientas, como: hojas de cálculo, calendarios, programas de procesamiento de textos, entre otras.

Además es importante señalar, que actualmente el trabajo empresarial se ha vuelto más colaborativo y global. Esto se debe a que miles de personas de diversas latitudes trabajan desde diferentes lugares, y además, con diferentes dispositivos.

Y es que en la medida de que la fuerza laboral ha ido evolucionando, también lo ha hecho la tecnología. Hoy en día en el mercado, existen diferentes herramientas tecnológicas de última generación que han impulsado el trabajo colaborativo en las empresas.

En ese sentido, diversas organizaciones se han encargado de trasladar el correo electrónico a la nube de Microsoft 365. Este servicio en la nube es uno de los más solicitados por millones de usuarios.

Se han realizado diversas investigaciones de mercados, las cuales han concluido que Office 365 de Microsoft, es el servicio empresarial más buscado por los usuarios. En estos estudios se ha concluido que de 5 empleados corporativos, al menos uno de ellos emplea el servicio en la nube de este gigante tecnológico.

En este post se te entregaran todos los detalles, características y funcionalidades de Office 365 para empresas, para que así tomes la excelente decisión de implementarlo en tu empresa. Sigue adelante….

¿Qué es Microsoft Office 365?

Office 365 de Microsoft es una aplicación que se encuentra disponible para empresas y particulares, la cual te ofrece la posibilidad de trabajar con herramientas de colaboración de última generación.

Además, con Office 365 podrás realizar todas tus actividades desde cualquier lugar del mundo (servicio en la nube) y en el dispositivo de tu preferencia.

También, Office 365 tiene un plan dirigido al sector educativo. Para conocer más acerca de los planes de Microsoft, deberás dirigirte a su página oficial o a través de una empresa Partner de Microsoft. Allí, podrás escoger el plan que mejor se adapte a los requerimientos de tu empresa.

Cómo funciona Office 365 para empresas

Lo primero que debes hacer para conocer Office 365, es darte de alta en la página de Microsoft o en una empresa Partner del producto. Es necesario aclarar, que si eres un usuario particular, deberás crear tu cuenta de Microsoft y comprar sus servicios o productos en la tienda online.

Ya como usuario particular suscrito en la página oficial de office 365, podrás manejar y aprovechar sus herramientas en tu ordenador, móvil o tableta.

Con ello, tendrás la oportunidad de mantener estas herramientas actualizadas, es decir, cuando salga una versión nueva de alguna de sus aplicaciones las tendrás disponibles de forma automática, tanto en su versión online como local.

Si lo que quieres es adquirir Office 365 para tu empresa, pero esta a su vez no tiene un departamento TI, y además requieres un equipo de implementación de la herramienta, te invitamos a contratar una empresa especialista en este tipo de procedimientos.

Implementación de Office 365 para empresas

Para adquirir las herramientas de Office 365 tendrás que elegir el plan que mejor se adapte a tu empresa o negocio. Para tal fin, deberás planificar la implementación de este software, ya que estos planes incluyen diversas herramientas, tales como:

  • Correo electrónico
  • Almacenamiento en la nube
  • Capacidad
  • Aplicaciones tradicionales de Office, como: Excel, Word, Power Point, entre otras.
  • Aplicaciones avanzadas, tales como: Exchange, SharePoint, y otras

Como primer paso de la implementación, se hará necesario el diagnostico de las necesidades de tu organización. Para ello, el equipo de especialistas tendrá que basarse en las herramientas con las que cuenta tu empresa, y además, en los objetivos que te hayas trazado a futuro.

Sin embargo, Office 365 te ofrece planes con gran margen operativo. Para ello, tendrás que elegir bien el plan que se adapte a la capacidad de tu empresa o negocio.

En ese sentido, Microsoft se ha encargado de simplificar la administración de Office 365, todo ello con la finalidad de que tu empresa no tenga que controlar los usuarios.

Beneficios: por qué Office 365

Los beneficios que ofrece Office 365 a tu empresa u organización, son los siguientes:

  • Es la herramienta de mayor potencia empresarial en el mercado
  • Es un software con gran capacidad, el cual incluye tanto herramientas tradicionales de Office, así como herramientas avanzadas y de última generación.
  • Incluye servicio en la nube. Con este servicio podrás trabajar desde cualquier lugar del mundo, y además, desde el dispositivo que prefieras.
  • Viene con excelentes herramientas de colaboración y videoconferencia, lo cual le hace adaptable a las nuevas formas de trabajo global.
  • Office 365 es un software que se encarga de mantener actualizadas todas sus aplicaciones. Esta se constituye en una de las características más atractivas para los departamentos TI de empresas en todo el mundo.

Herramientas de Office 365

Microsoft Office 365 cuenta con las herramientas tradicionales del paquete de Office, tales como: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Sharepoint, OneDrive para empresas, Skype y Access. Además, este software te ofrece otras herramientas de productividad más avanzadas, entre las cuales se tienen:

Microsoft Flow

Con esta herramienta podrás:

  • Automatizar los flujos de trabajo mediante las aplicaciones
  • Conectar alertas de correo electrónico
  • Conectar la mensajería instantánea
  • Sincronizar diversos archivos entre aplicaciones
  • Copiar archivos entre servicios
  • Crear clientes potenciales en Dynamics 365 a través del rellenado de un formulario en SharePoint.
  • Extraer información de Facebook
  • Utilizar Flow para insertar archivos en Dropbox

Microsoft Forms

Con Microsoft Forms, podrás diseñar encuestas, concursos y promociones. Además, podrás visualizar los resultados cuando vayan ingresando. Esta aplicación puede trabajar hasta con 5.000 destinatarios.

Microsoft MyAnalytics

Esta aplicación se encarga de mostrarte la manera como manejan el tiempo los empleados de tu empresa. Esto va desde el tiempo invertido por ellos en los correos electrónicos, colaboraciones que más ejecuta, así como citas o reuniones a las que suelen asistir semanalmente.

Esta aplicación está divida en secciones, tales como:

  • Red
  • Su tiempo
  • Horario de atención
  • Fuera de horario
  • Correo electrónico

Microsoft Planner

Si tu empresa tiene empleados en todo el mundo además de múltiples proyectos y entregas, la herramienta Microsoft Planner permite que tus empleados logren organizar los equipos de trabajo con una forma visual. Para tal fin, viene con 3 funciones principales:

  • Categorización flexible
  • Centro de información
  • Comunicación e información

Con estas funcionalidades, tus empleados lograran: compartir archivos, asignar actividades, crear planes, recibir actualizaciones en tiempo real, y además, comunicarse con los usuarios.

Microsoft PowerApps

Esta herramienta, te permite crear aplicaciones con diversas plantillas predefinidas por Microsoft. Además, esta aplicación podrás conectarla con servicios de Office 365, tales como: SharePoint, Oracle, CRM, y muchas más.

Es de destacar, que tus empleados la podrán compartir a través de correo electrónico.

Microsoft StaffHub

Microsoft StaffHub le permite a los directivos y empleados de tu empresa, utilizar un dispositivo móvil con la finalidad de mantenerse en contacto. También con la misma, podrán administrar los horarios. En ese sentido, podrá usar la aplicación para:

  • Comunicarse con sus compañeros de trabajo
  • Pedir tiempo libre
  • Intercambiar turnos de trabajo, y muchas acciones más…

Microsoft Delve

Esta es una aplicación de visualización de datos. La misma, incluye elementos de aprendizaje automático de las redes sociales. En ese sentido, se encarga de descubrir contenidos en las siguientes plataformas integradas de Microsoft:

Además, se encarga de encontrar actividad entre los usuarios, información importante, e interacciones antiguas.

Grupos de Office 365

Estos grupos constituyen espacios de trabajo compartido dirigidos a los miembros de tu equipo de trabajo. Con estos grupos tus empleados, podrán:

  • Crear documentos
  • Almacenar documentos
  • Almacenar correos electrónicos compartidos

Los administradores de grupo son los autorizados para quitar o agregar miembros.

Office 365 Video

Con Office 365 Video, tus empleados podrán: reproducir mensajes de video, compartir videos o cargar videos.

Sway

Con esta herramienta los empleados de tu empresa podrán crear presentaciones profesionales, al igual que Power Point. Con ella lograran:

  • Crear informes y presentaciones atractivas
  • Soltar y arrastrar imágenes, videos, textos y gráficos

Su formato es basado en un lienzo.

Power BI Pro

Power BI Pro, te permite:

  • Elaborar informes
  • Colaborar con tus compañeros de trabajo y empleados
  • Compartir cuadros de mando

Microsoft Advanced eDiscovery

Microsoft Advanced eDiscovery, es una aplicación de búsquedas sencillas (una sola búsqueda), a través de:

  • Sitios de OneDrive
  • Buzones de Exchange Online
  • Sitios de SharePoint Online

Este software permite a tu empresa el procesamiento de gran cantidad de archivos, y además, la búsqueda rápida de datos importantes. Microsoft en su última actualización, añadió a esta herramienta:

  • Aprendizaje automático,
  • Codificación predictiva,
  • Capacidad de reconocer archivos, “casi duplicados”
  • Enrutamiento de correo electrónico, el cual que identifica exclusivamente mensajes nuevos en un hilo de correo electrónico
  • Exportación para la función de revisión: permite exportar la totalidad de los datos a un archivo.
  • CSV, el cual se encarga de conservar todas las propiedades y metadatos del documento.

Somos Partner certificado de Microsoft. Contamos con expertos en la búsqueda de soluciones de tecnología Microsoft. Nos encargamos de evaluar los objetivos empresariales de tu organización e implementamos Office 365. Todo ello, para ayudar a tu empresa a ser más productiva, eficiente y competitiva.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.