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¿Cómo funciona Sharepoint como sistema de gestión documental?

El 90% de la información que se genera en las empresas es no estructurada, esto significa que se trata de documentos, correos electrónicos, imágenes, vídeos y otros formatos que no tienen una organización definida.

Pero no son menos importantes, de hecho, estos datos son muy valiosos para el negocio, aunque también pueden ser un problema si no se gestionan adecuadamente. ¿Cómo puedes asegurarte de que toda esta información esté disponible, segura y actualizada?

La respuesta es Sharepoint, el sistema de gestión documental de Microsoft que te permite crear, almacenar, compartir y colaborar con tus documentos de forma eficiente y sencilla.

¿Qué es Sharepoint?

Se trata de una plataforma web que forma parte de la suite de Microsoft 365. Sharepoint te ofrece un espacio de trabajo digital donde puedes crear sitios web, bibliotecas, listas, flujos de trabajo y aplicaciones personalizadas para gestionar tus documentos y procesos de negocio.

Esta herramienta se integra con otras herramientas de Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y OneDrive, para que puedas acceder y editar tus documentos desde cualquier dispositivo y lugar.

Además, Sharepoint te permite controlar los permisos, las versiones, los metadatos y las auditorías de tus documentos, para garantizar su seguridad y calidad.

¿Cómo funciona Sharepoint como sistema de gestión documental?

SharePoint ofrece una completa suite de herramientas para la gestión eficiente de documentos:

  • Creación de documentos: Genera documentos directamente en SharePoint o carga archivos desde tu dispositivo. Utiliza plantillas predefinidas o personaliza las tuyas para estandarizar el formato y contenido.
  • Almacenamiento: Guarda documentos en bibliotecas, organizándolos por carpetas, tipos o etiquetas. Sincroniza bibliotecas con OneDrive para tener copias de seguridad en la nube.
  • Compartir: Facilita el intercambio con permisos de lectura, edición o administración. Envía enlaces por correo o chat, o publícalos en sitios web. Configura alertas para notificaciones de cambios.
  • Colaboración: Trabaja simultáneamente en documentos, observando cambios en tiempo real. Utiliza flujos de trabajo para automatizar procesos como aprobaciones o revisiones.
  • Búsqueda eficiente: Encuentra documentos fácilmente con el buscador de SharePoint, que utiliza inteligencia artificial para resultados relevantes. Filtra por autor, fecha, tipo o metadatos.
  • Gestión completa: Administra el ciclo de vida de documentos desde la creación hasta la eliminación. Controla versiones, asigna metadatos para clasificación y aplica políticas de retención y eliminación para cumplir normativas.

¿Por qué elegir Sharepoint como sistema de gestión documental?

Esta herramienta es una solución completa y versátil para la gestión documental. Aquí verás algunas de las ventajas que ofrece:

  • Escalabilidad: Adapta Sharepoint al tamaño y las necesidades de tu empresa, sin límites de espacio o usuarios. Crea sitios, bibliotecas y documentos según tus requerimientos.
  • Flexibilidad: Personaliza tu sistema de gestión documental seleccionando opciones, funciones y diseño según tus preferencias. Amplía capacidades con aplicaciones de terceros o desarrolla las tuyas propias.
  • Integración: Sharepoint se integra con Microsoft 365, permitiéndote acceder y trabajar con tus documentos desde aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams u OneDrive. Conéctalo también con sistemas externos como CRM, ERP o redes sociales para intercambiar datos.
  • Movilidad: Accede y trabaja con tus documentos desde cualquier dispositivo y lugar con conexión a internet. La aplicación móvil de Sharepoint te permite consultar y editar documentos desde tu Smartphone o tablet.
  • Seguridad: Sharepoint garantiza un alto nivel de seguridad para tus documentos mediante cifrado, autenticación, autorización y copias de seguridad. Configura permisos, auditorías y trazas para controlar el acceso y modificaciones.
  • Productividad: Mejora la eficiencia de tu equipo con Sharepoint, facilitando la creación, almacenamiento, compartición, colaboración, búsqueda y gestión de documentos. Automatiza procesos, optimiza recursos y reduce errores y duplicidades.

Casos de éxito

Empresas de todo el mundo ya están aprovechando las ventajas de SharePoint para optimizar la gestión documental.

Algunos ejemplos:

  • Telefónica: Implementó SharePoint para centralizar la gestión de contratos, reduciendo el tiempo de búsqueda en un 80%.
  • Banco Santander: Utiliza SharePoint como plataforma de colaboración para sus equipos de trabajo, mejorando la comunicación y la eficiencia.

Si estás buscando una solución robusta, escalable y segura para gestionar la documentación de tu empresa, SharePoint es la respuesta.

En Caltico, nuestro equipo de expertos te ayudará a implementar SharePoint de forma personalizada, adaptando la plataforma a las necesidades específicas de tu negocio.

No esperes más, contáctanos y descubre cómo SharePoint puede transformar la gestión documental de tu empresa.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.