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¿Cómo gestionar el proceso de ventas en el CRM de Microsoft Dynamics 365 Business Central?

En la actualidad, para las empresas resulta un proceso complejo cuando necesitan gestionar la mayoría de sus actividades o interacciones estrechamente relacionadas con las oportunidades de ventas y sus clientes. Esto representa una pérdida en el mundo de los negocios.

Sin embargo, siempre existen opciones y una de ellas es el uso del CRM de Microsoft Dynamics 365 Business Central, el cual puede ayudar en la solución de esta problemática.

Se debe tener en cuenta que, así como es relevante la oferta de un producto o su calidad de servicios, su eficiente gestión va a permitir obtener la información vinculada con los clientes, entre ellos: datos, oportunidades de venta, las diversas interacciones con ellos, sus estados y ofertas de venta.

Si no se posee un control eficiente sobre esta información y su utilización no se hace de forma correcta, el resultado no será exitoso. A través de estas acotaciones, lo que se aspira es enseñar la forma cómo gestionar el proceso de ventas en el CRM de Business Central. Para ello, deberás tener en cuenta los siguientes aspectos:

Espacio de trabajo

Este aspecto es muy importante, ya que a través de él se podrá demostrar la relevante información que se encuentra asociada a los clientes, incluyendo ofertas y ventas, tales como: las posibilidades abiertas y las interacciones efectuadas, destacando en cada una de ellas las etapas pertenecientes al ciclo de ventas.

Esta demostración se efectúa mediante las pilas, las cuales dan a conocer la información requerida, ya que el acceso puede hacerse de manera práctica y veloz. Aunado a ello, se encuentran los gráficos, los cuales tienen la particularidad de permitir el análisis de la información de manera visual.

Esto facilita tener de forma exprés la información que requerimos, con la ventaja de que un proceso expedito reducirá el tiempo que ha de utilizarse en su búsqueda.

Las fases de venta

Las fases de ventas se pueden definir de diferentes maneras, atendiendo a las necesidades y particularidades de cada una, respetando sus diversas etapas, pudiendo constatar el total del porcentaje a suponer, siempre que haya una oferta asociada.

Los contactos

Microsoft Dynamics 365 Business Central posee una lista para contactos, las cuales pueden variar para empresas o personas, en ellas se puede guardar la información de mayor relevancia, tales como: interacciones, oportunidades y datos de contacto, tomando en cuenta que, a futuro, estos podrán llegar a ser clientes o proveedores.

Las interacciones

Tanto a los clientes, como a los contactos y las oportunidades, se les podrán adicionar interacciones para el registro de todas las actividades relacionadas con el envío de la información, solicitud de oferta o visita, esto permitirá conocer en qué estado se encuentran las operaciones en curso y cuáles son las que ya han finalizado.

Las oportunidades

Al surgir una oportunidad de negocio, se deberá indicar en qué consiste esta oportunidad, así como el ciclo o fase de venta al que se encuentra asociada, además del vendedor asociado.

De acuerdo a cómo se vaya desglosando la oportunidad, tendrán que irse actualizando y registrando a través de las interacciones, todos los pasos a seguir de acuerdo con las diversas etapas existentes dentro del ciclo de ventas, tomando en cuenta que estas irán desplazándose paulatinamente.

Es importante destacar que a la oportunidad se le puede asignar una oferta, la cual al final deberá ser cerrada, bien sea que hayan sido ganada, lo cual pudo haber derivado en un período de venta o en el caso de pérdidas deberá registrase el motivo que impidió la realización de la oportunidad, lo que generará un histórico, que permitirá analizar las causas, a los fines de darle solución oportuna.

Las ofertas de ventas

En el caso de que la oportunidad de negocio llegara a prosperar, derivando una oferta de venta, existe la posibilidad de crear una asociada a esta oportunidad, tratando de que esta recopile información, como: los productos, formas de pago y clientes. Teniendo estos la posibilidad de convertirse en facturas o períodos de venta.

Los pedidos de venta

En los pedidos de venta se deben incluir los detalles de la venta, ya que estos permitirán la configuración de las solicitudes de aprobación, de picking cuando sea necesario y de las órdenes de trabajo.

Los clientes

Todos los contactos con los que se llegue a realizar alguna venta, tienden en su mayoría a derivar en clientes, los cuales se registrarán en una lista donde se podrán buscar los datos necesarios, permitiendo generar informes como extractos de transacciones por fechas, saldos y pagos recibidos.

Los segmentos

Los clientes podrán formar grupos, los cuales recibirán el nombre de segmentos, procediendo a juntar a todos aquellos que posean características comunes o cualquier otro aspecto por el cual se quieran agrupar, con el fin de generar alguna oportunidad o cualquier actividad precisa enfocada en ellos.

Las campañas

Tienen mucha similitud con los segmentos, ya que son agrupaciones de clientes, que tienen por finalidad reunir todas las actividades e interacciones efectuadas con un grupo de clientes en un determinado momento.

Los vendedores

También existe posesión de una lista de vendedores, la cual permite disponer de una información completa vinculada con ellos, sobre todo, en lo relacionado con sus actividades diarias y las gestiones realizadas, un ejemplo de esto serían las comisiones.

En conclusión, Microsoft Dynamics 365 para empresas facilita la gestión de todos aquellos elementos vinculados con la gestión realizada por los clientes y las ventas, lo cual aporta una gran cantidad de beneficios a nivel empresarial, los cuales se pudieran resumir de la siguiente manera:

  • Reducción: permite ganar tiempo en la búsqueda de información.
  • Registro: posee la información detallada de todas las incidencias, actividades y fases del proceso de ventas.
  • Agilización: dinamiza todo lo concerniente a clientes y ventas.
  • Capacidad: la motivación de crear campañas o segmentos enfocados a grupos determinados de clientes.
  • Gestión: correspondiente a los vendedores.

En Caltico realizamos implementaciones de Microsoft Dynamics CRM para empresas, si estás buscando un partner tecnológico puedes contactarnos a través de nuestro formulario de contacto.

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