Microsoft SharePoint es una solución líder en el ámbito empresarial para la gestión documental.
Diseñado por Microsoft, SharePoint ofrece un entorno colaborativo y seguro para almacenar, organizar y compartir documentos dentro de una empresa.
Con una interfaz intuitiva y poderosas funcionalidades, esta plataforma facilita la colaboración entre equipos, mejora la productividad y agiliza los flujos de trabajo.
Desde la captura y digitalización de documentos, hasta el control de versiones y la automatización de procesos, SharePoint es la herramienta ideal para una gestión documental efectiva y eficiente, ofreciendo a las empresas una ventaja competitiva en la era digital.
¿Qué es SharePoint y por qué se ha convertido en una herramienta tan fundamental en la gestión documental?
Se puede definir como una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración basado en el navegador web, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos (gestión documental).
SharePoint puede utilizarse para sitios de webhost que acceda a espacios de trabajo compartidos, almacenes de información y documentos, así como para alojar aplicaciones definidas como los wikis y blogs.
Todos los usuarios pueden manipular los controles propietarios llamados «web parts» o interactuar con piezas de contenido, como listas y bibliotecas de documentos.
Dentro de la gestión documental permite:
- Facilitar la gestión y distribución de datos desde múltiples dispositivos.
- Obtener un acceso veloz y seguro a la información relevante.
- Gestionar versiones de manera eficiente.
- Crear y guardar documentos de Microsoft Office directamente en la plataforma SharePoint.
- Garantizar la protección de contenido confidencial mediante permisos a nivel de documento.
- Permitir el acceso a documentos incluso sin conexión a Internet.
Otras funcionalidades que permite SharePoint
Crear entornos web o portales (incluso sub portales dentro del mismo entorno) para el trabajo colaborativo en equipo, facilitando la colaboración, intercambio de contenidos y la organización de tareas mediante calendarios y asignación de responsabilidades.
- Establecer una extranet para compartir archivos de gran tamaño con seguridad y eficiencia.
- Potenciar la colaboración y comunicación online entre equipos, mediante herramientas de comunicación y colaboración avanzadas.
- Facilitar la compartición de actualizaciones de estado e información detallada de manera personalizada con los compañeros de trabajo.
- Garantizar la sincronización efectiva entre los distintos equipos de trabajo.
- Proporcionar un acceso oportuno a la información y noticias relevantes para la institución.
- Fomentar la comunicación en tiempo real con los compañeros mediante herramientas de mensajería y reuniones virtuales.
SharePoint y su papel dentro de la gestión documental
En el mercado existen diversas soluciones para la gestión documental, pero hay una que muchas empresas desconocen y que ofrece un coste accesible y un retorno de inversión significativo: Sharepoint.
Esta poderosa herramienta se integra de manera eficiente con Office 365, ofreciendo ventajas exclusivas como sistema de gestión documental.
Aunque Sharepoint va más allá de la colaboración en documentos, es importante considerar si se ajusta a los objetivos específicos de la empresa.
Su capacidad de integración con sistemas líderes del mercado, como ERP, CRM, HRM y correo electrónico, permite almacenar y organizar información valiosa.
El reto principal con Sharepoint radica en el aprendizaje de su uso. Es crucial proporcionar formación adecuada a los empleados para aprovechar al máximo sus capacidades.
Biblioteca de documentos para una sencilla gestión documental empleando SharePoint
Una biblioteca documental representa una base de datos de archivos, pero con una calificación altamente especializada mediante múltiples atributos (columnas) totalmente adaptables, lo que da lugar a una amplia gama de funcionalidades asociadas.
Esta biblioteca documental, enriquecida con diversos atributos (como cliente, persona, usuario creador, usuario modificador, fecha de modificación, relevancia y última actividad relacionada en otros sistemas), posibilita la aplicación de filtros, ordenamientos, clasificaciones y navegación a través de múltiples vistas y configuraciones.
Con esta solución avanzada, se facilita una gestión documental más eficiente y estructurada, permitiendo a las empresas optimizar sus flujos de trabajo, localizar y acceder rápidamente a la información relevante, y mejorar la colaboración entre equipos para una toma de decisiones más informada.
Una alternativa sencilla y cercana al uso tradicional de archivos y documentos es emplear la función «Vista Explorador» en una biblioteca de SharePoint.
Esta opción permite percibir la biblioteca como un directorio virtual de la red, con una estructura de carpetas y subcarpetas equivalente.
Las operaciones de copiar, mover y eliminar son similares a las habituales del sistema de archivos, aunque respaldadas por una base de datos en lugar de un sistema de archivos convencional.
Este enfoque facilita la transición directa de cualquier estructura de carpetas de archivos a una biblioteca documental en SharePoint mediante una migración manual, pero de una manera sencilla, carpeta por carpeta.
Al aprovechar esta funcionalidad, las empresas pueden simplificar su proceso de migración a SharePoint y beneficiarse de una gestión documental más organizada, potenciando la colaboración y mejorando la eficiencia en la administración de documentos.
Análisis comparativo de modelos de organización documental en SharePoint
Por atributos:
- Novedosas capacidades de gestión documental integradas de forma nativa
- Personalización de reglas de negocio, flujos de trabajo y configuración ad-hoc para adaptarse a las necesidades específicas de cada área, departamento o solución.
- Integración fluida de atributos de documentos entre aplicaciones de Office y el entorno de SharePoint.
Sin embargo, es importante considerar que el modelo de gestión generalmente implica un cambio significativo en la experiencia de los usuarios.
Por carpetas:
- Eficiente
- Facilidad de uso y coherencia para el usuario
A pesar de la transición hacia un sistema más avanzado y ágil, mantiene la misma capacidad de gestión y funcionalidad que solía tener al organizar documentos en un árbol de carpetas del sistema de archivos, pero con una mayor versatilidad en el acceso.
Transformar tu empresa al implementar SharePoint es una tarea que nos complace en Caltico, como el partner de Microsoft. Nuestra especialidad radica en resolver tus desafíos de gestión documental, ofreciéndote soluciones innovadoras y eficientes.
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