Toda empresa que se considere organizada, entiende que la gestión de proyectos es un aspecto clave para su desarrollo, por lo tanto, en un mundo cada vez más interactivo y muy demandante, es importante contar con todas las herramientas y plataformas tecnológicas que posibiliten una mejor interacción y una amplia organización y rastreo de todos los aspectos claves de una compañía.

Una de las opciones disponibles para poder comandar un proyecto es la que ofrece Microsoft a través de Microsoft Project.

Microsoft Project permite planificar proyectos

En el mundo que tenemos hoy día, resulta común observar cómo muchas empresas, independientemente de su tamaño (pequeñas, medianas o grandes), optan por una gestión de recursos de manera informal en la gran mayoría de los aspectos.

Esta gestión de proyectos es caracterizada porque se rige por el sentido común y la intuición, pero hay que reconocer algo y es que, cuando se trata de organizar y de plantear proyectos de diversa índole, esa forma de conducir un proyecto puede resultar ineficiente y poco prometedora.

Es por esta razón que toda planificación resulta clave a efecto de poder analizar con detalle y con la rigurosidad necesaria, todos los aspectos claves de un proyecto, sea cual sea su envergadura.

Con este método es posible establecer:

• Duraciones.
• Responsabilidades.
• Fechas.
• Relaciones entre las distintas tareas.

Es por esta razón que resulta indispensable contar con un plan meticulosamente definido, que permita orientarse en el avance de un proyecto, así como identificar cualquier bloqueo o tropiezo, y resolver cualquier problema con un enfoque mucho más productivo y eficaz.

A este respecto, no importa cuál sea la característica del proyecto en el que se haya puesto la visión; puede ser la apertura de un nuevo negocio, la reestructuración del talento humano o una reorganización de todo el sistema de informática que una compañía maneja.

Resulta necesaria la planificación meticulosa y minuciosa si se desean lograr los objetivos en el menor de los plazos y con el mejor efecto de garantía.

La informática y su aporte

La herramienta informática tiene mucho que aportar al mundo empresarial, es por eso que resulta importante conocer su evolución a través de la historia.

La informática y su historia

Herramientas para visualizar y dar seguimiento a los proyectos han existido desde aproximadamente un siglo. De lo anterior da cuenta el diagrama inventado y patentado por el ingeniero mecánico Henry Gantt, el cual lleva su nombre.

Este diagrama facilita la exposición del tiempo que se dedica al desarrollo de diversas tareas, sea cual sea su complejidad.

Dicha herramienta se mejoró con el paso de tiempo a través de la inclusión de un sinfín de dependencias espaciadas entre las tareas, haciendo posible identificar con certeza el camino crítico que ha de trazarse en todo proyecto.

Por esta razón, si se es posible llevar a cabo diversas tareas al unísono, se establecen una serie de relaciones de interdependencia entre cada una de esas actividades que muchas veces hace difícil que se ejecuten por separado y en tiempos diferentes.

Por esta razón es probable que, para poder avanzar en una tarea “X”, resulte indispensable que la tarea “Y” se haya terminado y, también es probable que la tarea “Z” no dependa de alguna otra. A su vez, es posible que otra tarea sea de imposible realización si todas las actividades anteriores no se han concluido.

La informática y su evolución

Todo proyecto evoluciona con el tiempo porque si no es así, es imposible que sea exitoso; es por esta razón que, al momento de ir avanzando en muchas tareas, resulta posible conseguir dificultades diversas y puede concluirse que muchas actividades que se pensaban complejas, pueden simplificarse con ideas nuevas y enriquecedoras.

Al llevarse este seguimiento en hojas de cálculo, o hasta en papel, no resulta del todo práctico y más cuando se llevan a cabo una infinidad de tareas al unísono.

Esta ha sido la razón por la que hace aparición en la escena tecnológica, los softwares especializados en la organización de proyectos, siendo uno de especial referencia el propio Microsoft que, apareciendo por allá en el 1984, marcó pautas a seguir en esta industria.

Si deseas introducir este tipo de software en cualquier negocio, resulta una muy buena opción el hecho de poder contar con un consultor informático especializado y potente, que requiera un mínimo de conocimiento y de saber hacer que sea aprovechado en todo el potencial que tenga.

Aportes de la informática

Muchas son las ventajas de un software especializado y una de ellas es que todo se encuentra diseñado en relación a las tareas que se van a llevar a cabo.

Con este software es posible establecer con claridad toda actividad y el tiempo de realización y su relación con las demás actividades, así como la prioridad que la misma tiene en comparación con las otras actividades y las personas requeridas para desempeñarla.

Es posible indicar el grado de cumplimiento de todas y cada una de las tareas a desempeñar y poder sacar una situación general de cada una y el avance global del proyecto en todo momento y situación.

Cualquier modificación es inmediatamente actualizada, resultando este aspecto en una circunstancia de mucha agilidad y flexibilidad para el avance del proyecto, maximizando el provecho que se le rinde a los tiempos y los recursos invertidos en el mismo.

¿En qué momento se debe usar programas de este tipo?

Circunstancias favorables al uso del programa

Microsoft Project funciona en muchas circunstancias y su uso más óptimo puede darse cuando se encuentre ante un proyecto con muchas tareas a realizar y personal envuelto.

Aun así, es posible usarlo en situaciones como:

• En empresas individuales con tareas múltiples.
• En negocios con un plan de trabajo que incluya un amplio número de personal.

Ejemplos

• Incorporación de nuevos proyectos.
• Nuevos emprendimientos empresariales.
• La puesta en escena de un nuevo producto.
• Aperturas de nuevos puntos de ventas.
• Un cambio total de la organización empresarial.

Microsoft Project es una herramienta tecnológica única y excelente para el correcto seguimiento, planificación, control y gestión de proyectos en cualquier ámbito en el que se le aplique.

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