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Cómo resolver los problemas más comunes en SharePoint

¿Te sientes frustrado con SharePoint? ¿Los errores constantes te impiden trabajar con fluidez? Si bien esta plataforma ofrece un sinfín de posibilidades para trabajar en equipo, también puede ser escenario de algunos problemas comunes.

En este artículo, te ayudaremos resolver los errores más frecuentes y convertir SharePoint en tu mejor aliado para la productividad.

Errores de permisos y acceso

Uno de los errores que pueden ocurrir al usar SharePoint es el no poder acceder a un sitio o una biblioteca de documentos, lo que puede deberse a que no tienes los permisos necesarios para ver o modificar el contenido de ese sitio o biblioteca.

Los permisos son las reglas que determinan qué acciones puedes realizar en SharePoint, como leer, editar, crear, eliminar o compartir.

Los permisos se asignan a los usuarios o a los grupos de usuarios por el administrador o el propietario del sitio o de la biblioteca. Para resolver este error, puedes seguir estos pasos:

¿Cómo solucionarlo?

  • Asegúrate de tener los permisos necesarios: Puedes solicitar acceso al administrador del sitio o ajustar la configuración en «Configuración del sitio» > «Permisos del sitio».
  • Solicitud de acceso: Si careces de los permisos necesarios, solicita acceso al administrador o propietario del sitio/biblioteca. Puedes usar el botón «Solicitar acceso» en la página de error o enviar un correo electrónico explicando tu necesidad y los permisos deseados.
  • Verificación de configuración de permisos: Si ya tienes acceso, pero enfrentas limitaciones en acciones como editar o eliminar documentos, verifica tus permisos en «Configuración del sitio» > «Permisos del sitio». Contacta al administrador o propietario para solicitar ajustes en tus permisos según tus necesidades.

Errores o dificultades al abrir o editar documentos en SharePoint

Esto puede ocurrir por varias razones, como una mala sincronización, un conflicto de versiones, un bloqueo de archivos o un problema de permisos.

Para resolver este problema, puedes seguir estos pasos:

¿Qué debes hacer para solucionarlo?

  • Asegúrate de tener los permisos adecuados para abrir o editar un documento en SharePoint. Si no los tienes, solicita acceso al propietario o administrador del sitio.
  • Comprueba si el documento está bloqueado por otro usuario o proceso observando un candado junto al nombre del archivo. Si está bloqueado, espera a que se libere o contacta al usuario responsable.
  • En el caso de sincronización con OneDrive, asegúrate de que el documento esté sincronizado correctamente, resolviendo problemas si es necesario. Además, verifica el historial de versiones y asegúrate de trabajar con la versión más reciente del documento.

Problemas de sincronización de documentos

Significa que los documentos que tienes en tu equipo no se actualizan correctamente con los que tienes en la plataforma, o viceversa.

Esto puede provocar que pierdas información, que tengas conflictos de versiones, o que no puedas acceder a tus documentos cuando no tienes conexión a internet.

¿Cómo resolverlo?

  • Utiliza la aplicación de OneDrive: La forma más fácil y segura de sincronizar tus documentos de SharePoint con tu equipo es utilizando la aplicación de OneDrive, que se instala automáticamente con Office 365. Esta aplicación te permite seleccionar los sitios y las bibliotecas de SharePoint que quieres sincronizar, y te muestra el estado de la sincronización con unos iconos de color verde, azul o rojo.
  • Verifica tu conexión a internet: Si tu conexión es lenta o inestable, puede afectar al proceso de sincronización, y causar errores o demoras. Para asegurarte de que tienes una buena conexión, puedes hacer un test de velocidad, reiniciar tu router, o cambiar de red si es posible.
  • Actualiza la versión de la aplicación de OneDrive. Es importante que mantengas la aplicación de OneDrive actualizada, ya que esto puede mejorar el rendimiento y la compatibilidad de la sincronización de documentos. Puedes actualizar la aplicación de OneDrive desde la opción “Configuración” > “Acerca de” > “Buscar actualizaciones”. También puedes activar las actualizaciones automáticas, para que la aplicación se actualice por sí misma cuando haya una nueva versión disponible.

¿Necesitas ayuda con SharePoint?

Si quieres implementar SharePoint en tu empresa, o si necesitas mejorar o personalizar tu plataforma, puedes contar con nuestra ayuda.

En Caltico, somos un equipo de expertos en SharePoint con una amplia experiencia en la implementación, configuración y soporte de esta plataforma.

Contáctanos y te mostraremos cómo SharePoint puede ayudarte a mejorar tu productividad, comunicación y tu gestión de contenidos.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.