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¿Cómo sacar el máximo provecho a Office 365?

Si empleas de forma adecuada Microsoft Office 365 para tu empresa, esto repercutirá en la agilización de los procedimientos y productividad de la misma. A continuación, conocerás algunos tips importantes para que puedas sacar el máximo provecho a esta avanzada herramienta ofimática y empresarial. Además, con la misma podrás disminuir la perdida de los datos, prevenir programas dañinos de condición dudosa, y también evitar ransomwares.

Utiliza Powershell para mejorar la administración de tu oficina

Powershell se encarga de automatizar las actividades repetidas, para así obtener funcionalidades adicionales. Entre las funcionalidades que presenta, se tienen: se emplea en el área administrativa, anexa licencias, configura las características de las cuentas de usuarios, entre otros.

Enseña a los usuarios finales a utilizar Onedrive mediante sus dispositivos móviles

Es de destacar, que ya ha salido al mercado la aplicación OnDrive para dispositivos móviles. La misma se trata de una nube virtual donde tus usuarios finales podrán almacenar la información de manera segura. En ese sentido, existen OneDrive y OneDrive para empresas, las cuales podrás utilizarlas desde una sola aplicación.

Haz uso de Microsoft teams para mejorar el intercambio con su usuario final

Esta aplicación permite de manera automática, la comunicación entre una o varias personas. También, se encarga de promover conversaciones amenas para un óptimo trabajo compartido. Además esta herramienta, facilita que tu equipo de trabajo pueda ver, acceder e integrar los proyectos de trabajo.

Es importante destacar, que Microsoft Teams, ayudará a tus empleados a intercambiar y colaborar en los archivos. De esta manera los grupos de trabajo podrán enviar todo tipo de documento más fácilmente y de forma online.

Usa informes para tener controlada la actividad y captación de los usuarios

Este tipo de informes provenientes del Centro de administración de Microsoft Office 365, te ayudaran a determinar cuál de tus empleados requiere capacitación adicional. Además, incluye un buzón de correo reducido, y también se encarga de la eliminación de los archivos grandes.

No te preocupes de instalar actualizaciones  y parches

Con office 365, tus equipos de trabajo no tendrán que perder tiempo instalando actualizaciones, ya que estas vienen incluidas en esta herramienta. Además, los entrenamientos para usuarios finales los podrás obtener de manera gratuita con Microsoft.

Es de destacar, que tendrás la posibilidad de acceder a Office 365 desde el lugar donde te encuentres, y también, podrás compartir los archivos con OneDrive para empresas, y mediante el trabajo colaborativo en SharePoint online.

Visita el portal de captación para administrar y mantener el aprendizaje

Con este portal, obtendrás sencillas capacitaciones con las cuales podrás ayudar a tu equipo de trabajo, y además a tus administradores. Con ello, obtendrán todas las herramientas necesarias para que el trabajo sea más productivo y eficiente. También, este portal te ayudará en la protección de tus archivos, documentos y correos electrónicos.

Ten un respaldo de terceros para protegerte de la perdida de datos

Microsoft Office 365, es una herramienta bastante competente donde es improbable que puedan presentarse errores, en cuanto a la base de datos e infraestructura.

Sin embargo, casi siempre la pérdida de la base de datos se debe a que los empleados puedan haberlos borrado de forma accidental. También es probable, que pudiesen presentarse errores de sincronización, o actividades maliciosas internas o externas a la organización.

Vale la pena aclarar, que una vez que los datos se hayan eliminado de forma automática o manual, o que se produzca el bloqueo de los mismos, estos desaparecen automáticamente. Esto sin duda, dejará desprotegida a tu empresa, por lo cual se hará necesario que contrates un servicio de protección de datos.

Para finalizar es necesario añadir, que la herramienta Office 365 permitirá a tus empleados ejecutar sus actividades laborales desde la empresa, o mediante dispositivos móviles. Esto traerá como consecuencia un impacto positivo dentro de tu negocio, ya que le permitirá a tus empleados desarrollar un eficiente trabajo colaborativo.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.