Los equipos de trabajo, las empresas y las organizaciones suelen ser de diversos tamaños. También, existen equipos de proyectos de orden local o global. Además, estas organizaciones pueden incluir contratistas, proveedores y empleados a tiempo completo.

Por tal razón, Microsoft 365 ha incluido dentro de su plataforma las aplicaciones Teams,. SharePoint y OneDrive.

Este kit de herramientas fue desarrollado por Microsoft, con la finalidad de proporcionar a las diversas empresas y equipos de trabajo, nuevas formas integradas y flexibles para llevar a cabo sus actividades, tareas y proyectos.

Estas aplicaciones tienen potentes capacidades, las cuales incluyen:

• Almacenamiento de documentos y archivos
• La colaboración y el uso compartido
• Las comunicaciones

Es importante aclarar, que cada una de estas herramientas trabaja de manera conjunta, para que así tu empresa alcance altos niveles de productividad.

¿Cómo usar Teams, SharePoint y OneDrive de manera conjunta?

A continuación, conocerás paso a paso como implementar estas 3 herramientas de forma conjunta:

• Cuando decides crear un grupo en Office 365, se creará de manera automática el grupo de SharePoint.
• Podrás entonces cargar documentos y archivos en el grupo de SharePoint.
• Una vez que hayas creado el borrador de un documento de trabajo, ya el mismo estará listo para ser revisado. Para tal fin, tendrás que agregarlo a tu equipo de Teams mediante el chat para que todo el equipo lo pueda revisar.
• Los miembros de tu equipo, podrán abrir el documento directamente en Teams. Allí, podrán realizarle las modificaciones y dejar sus comentarios.
• Si alguno de los miembros de tu equipo almacena un documento en OneDrive, este también lo podrá agregar a un canal en Teams. Todo ello, a través de la pestaña, “Archivos de Teams”.

Es importante destacar, que los miembros de tu equipo de proyecto podrán trabajar con dispositivos móviles Teams, y además, desde cualquier lugar o ubicación.

Como usar Teams, SharePoint y OneDrive en situaciones diferentes

Teams

• Usuarios principales: Equipo de proyecto
• Ideal para: Proyectos para discutirse en reuniones, conversaciones, trabajar de forma colaborativa en archivos, llamar y reunirse donde se está ejecutando el trabajo. 
• Uso compartido y control de acceso: Teams puede ser público para cualquier empleado de tu empresa o privado (propiedad administrada). 
• Conversaciones y comunicación: Tus empleados podrán comunicarse en tiempo real con compañeros de equipo, a través de chats y reuniones en línea.

SharePoint

• Usuarios principales: Equipo, grupo, organización empresarial
• Ideal para: Almacenar archivos en la nube y compartirlos con tu equipo u organización, administrar permisos y crear características para agregarlas a tu usuario Teams.
• Uso compartido y control de acceso: Podrás compartir archivos con tu equipo, organización y usuarios externos. Además, podrás emplear Office 365 grupos para controlar el acceso en los sitios de grupo, y además, para configurar permisos de usuarios para sitios y documentos.
• Conversaciones y comunicación: Tendrás la posibilidad de conectarte con SharePoint Noticias. Las noticias también se pueden agregar al canal de Teams.  Además, podrás agregar comentarios y me gusta a las páginas de SharePoint.

OneDrive

• Usuarios principales:  Individual y equipo
• Ideal para: Almacenar y sincronizar archivos en la nube. Podrás acceder a ellos desde cualquier lugar, y además, desde cualquier dispositivo. Herramienta Ideal para trabajar en curso y compartir con usuarios determinados.
• Uso compartido y control de acceso: Los documentos serán privados hasta que decidas compartirlos. Además podrás hacerlo individualmente, y también, podrás trabajar documentos de Office con otras personas al mismo tiempo.
• Conversaciones y comunicación: Podrás comentar en los documentos empleando el @-sign con el nombre del usuario en cuestión. La persona etiquetada a su vez recibirá un correo con un vínculo. 

Usar Teams, SharePoint y OneDrive

Tendrás la posibilidad de compartir archivos y documentos con Teams, SharePoint y OneDrive. Pero además, podrás emplear estas herramientas a tu manera, todo ello con la finalidad de agilizar el trabajo colaborativo y la eficiencia de tus proyectos.

Microsoft Teams

El trabajo colaborativo en tiempo real, te permitirá ahorrar tiempo para acceder a los archivos requeridos para el desarrollo del proyecto. En ese sentido, los archivos de Teams están disponibles en el lugar donde se llevan a cabo las reuniones de trabajo.

Con respecto a los documentos que se comparten en Teams, estos se almacenaran en SharePoint. De esta manera, podrás obtener las mejores características de ambas herramientas.

También en Teams, tu equipo podrá chatear en grupo o de manera privada con cualquier contacto. Esto además, lo podrán hacer incluso cuando no estén conectados (zona horaria diferente).

Con el chat privado de Teams, tu equipo podrá trabajar un documento en coautoría en tiempo real. También, se pueden anclar chats relevantes para así recuperarlos luego.

Los equipos de Teams pueden además ser públicos y privados. Los públicos estarán abiertos a cualquier empleado de la organización. En cambio los equipos privados son administrados.

Es necesario destacar, que al crear un canal privado o un equipo nuevo en Teams, automáticamente se crea un sitio de grupo en SharePoint. En el caso de que desees editar la descripción del sitio o su clasificación, deberás dirigirte a la configuración del canal correspondiente en Microsoft Teams.

SharePoint

Es importante destacar, que cada Teams tiene un grupo de SharePoint, y además, cada sitio de grupo de SharePoint tiene un canal en Teams.

Respecto a SharePoint, esta representa la herramienta ideal para almacenar archivos en la nube, y también, para hacerlos visibles a un amplio público. Además, con esta herramienta podrás aprovechar:

• La administración de permisos respecto a los archivos y documentos
• Los flujos de los procesos de documentos y archivos
• Las directrices de retención

Con SharePoint podrás trabajar de la siguiente manera:

• Colaborando con archivos de Teams, creando páginas, utilizando un bloc de notas compartido, utilizando el grupo de Office 365 integrado (conversaciones, tareas, calendarios).
• Difundiendo la propiedad y los permisos con un público amplio de personas. Es decir, que si un documento es vital para el éxito de tu proyecto, será positivo que otras personas controlen lo que pueda darse al respecto.
• Concediendo permisos desde un sitio y no desde documentos individuales. Esto quiere decir, que si los usuarios pueden ingresar al sitio de grupo, también podrán tener acceso a los documentos que se encuentran almacenados en el sitio de grupo.
• Elaborando páginas de sitio eficaces con la finalidad de publicar noticias, organizar la información, proporcionar acceso a documentos e información de contacto, entre otros tipos de información.

OneDrive

En OneDrive podrás almacenar de forma segura los documentos y archivos personales. Es decir, esta herramienta tiene la función de un repositorio personal (versión en la nube de “Mis documentos”).

Con esta herramienta además, tus archivos siempre permanecen sincronizados, y además, disponibles para que así puedas acceder con o sin conexión a ellos. También con este almacenamiento en la nube, tus archivos siempre estarán listos para ser compartidos.

Entre las ventajas que podrás aprovechar de OneDrive, se tienen las siguientes:

• Podrás compartir tus documentos
• Podrás compartir archivos de manera individual y a su vez trabajar en Office con otras personas en un mismo tiempo. Es una excelente opción para borradores de documentos privados (OneDrive para el trabajo o escuela).
• Podrás comentar en los documentos, empleando el @-sign con el nombre del usuario en cuestión. La persona etiquetada a su vez recibirá un correo con un vínculo.
• También, tendrás la oportunidad de publicar un archivo desde OneDrive a un canal de Teams, para que este sea sometido a revisión.