OneDrive y SharePoint de Microsoft son herramientas empresariales que se destacan por tener las siguientes funcionalidades: uso compartido y sincronización de documentos y archivos.

Estas aplicaciones suelen ser empleadas por las empresas, para ejecutar operaciones de orden comercial. No obstante, antes que decidas implementarlas en tu organización, se hará necesario que conozcas que son estas herramientas y para qué sirven.

Si bien es cierto que OneDrive y SharePoint tienen una versión personal y otra comercial, en este post detallaremos las funcionalidades de las versiones comerciales de ambas herramientas.

Sigue adelante…

OneDrive

Esta es una plataforma en la nube, creada por la empresa Microsoft. La misma, permite el almacenamiento de archivos y documentos en línea.

Generalmente, es utilizada por organizaciones y grupos de negocio que requieren un sitio centralizado para acceder y guardar los archivos. Las diversas funcionalidades de versión y de uso compartido de OneDrive, permiten el desarrollo del trabajo colaborativo.

SharePoint

Esta plataforma de trabajo colaborativo, es idónea para las empresas que requieren trabajar con documentos, archivos y productos al mismo tiempo, y además, desde una sola ubicación.

Actualmente, SharePoint se encuentra incluida en Office 365 (soluciones híbridas y en la nube). En ese sentido, esta plataforma de Microsoft contiene las características y funcionalidades de SharePoint y a su vez de OneDrive.

Es por ello, que la misma se encuentra disponible para cualquier tipo de dispositivo, y además, desde la nube.

Usando OneDrive y SharePoint en Empresas

Gestión de Recursos y de Documentos

Es importante señalar, que OneDrive para empresas incluye todas las características que ofrecen los documentos y archivos de SharePoint. Entre estas características, se tienen:

• Auditorías
• Flujos de trabajo
• Plantillas
• Control de versiones

Sin embargo, esta aplicación no incluye recursos de marketing, tales como: Redes sociales y sitio web.

Además, la empresa u organización es la propietaria de la cuenta. Por tal razón, esta le asignará a cada uno de sus usuarios una cuenta personal, dentro de la cuenta de la empresa.

Todas estas acciones tienen como finalidad, que los usuarios produzcan y almacenen sus documentos personales antes de que los compartan con el resto de los empleados y usuarios de la organización.

Con respecto a SharePoint, la mayoría de las empresas utilizan esta herramienta para llevar a cabo el trabajo colaborativo de documentos y archivos, a lo largo de toda la organización.

Cifrado y Cumplimiento

Las empresas en casi su totalidad, se encuentran preocupadas de forma permanente por:

• La seguridad y protección de sus archivos, datos y documentos
• Las auditorías y el cumplimiento de las normas

Es de destacar, que la versión granular de SharePoint y la configuración de acceso para los usuarios, permite el control de la seguridad de los datos internos. Es por esta razón, que esta herramienta te ofrece seguridad y protección adicional a través de un servidor independiente.

Sitio Web, Aplicaciones y CMS

El motor de SharePoint es muy utilizado por las empresas y organizaciones, para:

• Mantener el sitio web
• Mantener la documentación interna
• Mantener las aplicaciones web

Para tal fin, la funcionalidad CMS (SharePoint) te permitirá publicar tus documentos de forma directa en tu sitio web. También, coloca estos documentos a disposición de tus empleados y clientes. De esta manera, podrán acceder a los mismos y descargarlos.

Es importante señalar, que miles de empresas también emplean el análisis interno de SharePoint. Con ello, podrán diseñar aplicaciones personalizadas para sus empleados, y además, usarlas de forma externa.

Respecto a OneDrive, esta aplicación no incluye entre sus funciones la publicación de contenido web. Sin embargo, puede enviar enlaces de documentos y archivos a través del correo electrónico.

También esta herramienta de la nube de Microsoft, permite que los documentos y archivos puedan ser identificados por tu dispositivo. No obstante, se requerirá de Office 365 o de un sitio web, para que se puedan hacer público los mismos.

En Caltico somos partners oficiales de Microsoft, si necesitas ayuda para implementar cualquier herramienta en tu empresa no dudes en contactarnos.