A medida que ha evolucionado Microsoft Office 365, se han ido integrando los buzones de esta aplicación con Exchange. De esta manera, los usuarios podrán acceder a ellos sobre la marcha.

Por tal razón, para que puedas administrar tu buzón de Office 365 vas a requerir de frecuentes visitas. De esta manera, tendrás la oportunidad de planificar de forma eficiente la capacidad del mismo.

Para tal fin, Microsoft ha desarrollado softwares, los cuales se fundamentan en diversos parámetros relacionados con los informes de tamaño de los buzones de Office 365. En ese sentido, te permitirá rastrear las actividades de tu buzón, y además, visualizar los informes en tiempo real.

En este post conocerás todos los procedimientos y características, para que así puedas visualizar el tamaño de tu buzón Office 365. Sigue leyendo…

Informes de tamaño del buzón de Office 365

Con este tipo de informes, podrás obtener todos los detalles relacionados con el tamaño de los buzones Exchange Online de tu empresa. Además, para que puedas tener controlados estos buzones, Exchange te proporciona los siguientes datos en tiempo real:

• Cuotas de usuario final
• Consumos de correo electrónico
• Niveles de actividad

También se hace necesario destacar, que los informes relacionados con el tamaño de los buzones de Office 365 te apoyarán en la planificación de las actividades administrativas de tu empresa. Además, estos informes podrás exportarlos en los siguientes formatos: XLS, CSV, PDF y HTML.

Tipos de informes

Entre los tipos de informes acerca del tamaño de los buzones de Office 365, se encuentran los siguientes:

• Tamaño del buzón
• Tamaño actual del buzón y cupo del buzón
• Restricciones de tamaño del buzón

Tamaño de buzón

Respecto a este tipo de informe, el mismo presenta una lista actualizada en el entorno de Office 365 de todos los buzones. Además, viene acompañada con las cuentas y los tamaños de estos buzones.

También incluye:

• El número de elementos de cada uno de los buzones
• El tamaño de los elementos de un determinado buzón
• El tamaño de la tabla de mensajes en su totalidad
• El tamaño de la tabla de mensaje disponible

Además, una de las funcionalidades más destacadas de estos informes, es que estos se encargan de clasificar los 10 mejores buzones según su tamaño, y esta información la refleja en gráficos.

Restricciones de tamaño de buzón

Si eres el administrador del buzón, y además, quieres asegurarte de que tus usuarios no consuman gran cantidad de espacio en los servidores, Microsoft ha diseñado restricciones de tamaño de buzón.

Estos informes de restricciones, se encargan de mostrar la lista de usuarios que tienen límites de espacio en el buzón. En ese sentido, podrán:

• Hacer una advertencia
• Prohibir el envío de correos
• No permitir el recibo de correos

Además con estos informes podrás ver las métricas, respecto a:

• Tamaño del archivo
• Cupo que ha sido asignado al archivo
• Advertencia del archivo (consumo de cupo de almacenamiento)

Tamaño actual de buzón vs cupo

Aquí, podrás visualizar la lista completa de los buzones y los tamaños de estos actualizados. Todo ello cotejado con los cupos asignados.

Es de destacar, que estos informes te muestran en tiempo real los 10 buzones principales (consumo de cupo). Esto te permitirá como administrador el garantizar la eficacia y eficiencia de los buzones, evitando con ello que los mismos sobrepasen su cupo de almacenamiento.

¿Cuál es el tamaño de mi buzón?

Si quieres saber el tamaño de tu buzón, sigue los siguientes pasos:

• Accede a tu cuenta de correo electrónico
• Pulsa en la pestaña, “Carpeta” y luego en, “Propiedades de carpeta”
• Seguidamente haz clic en la parte inferior del panel en, “Tamaño de carpeta”. Allí podrás ver que el tamaño de las subcarpetas y el buzón. Estos últimos se indican en kilobytes (KB).

No obstante, si quieres conocer el tamaño de estos elementos en megabytes, desplaza la coma decimal 3 espacios a la izquierda o realiza la siguiente conversión:

1 Kilobyte= 0,001 Megabyte

Uso del buzón de correo

En la sección de, “Uso de buzón” podrás cambiar el cupo por almacenamiento del mismo. También, tendrás la posibilidad de configurar los elementos retenidos que han sido eliminados de tu buzón. Es necesario aclarar, que esto lo configuras de forma determinada cuando creas un buzón.

Además, en vez de utilizar la configuración predeterminada podrás personalizar la configuración para cada uno de los buzones. Para ello, deberás tener en cuenta lo siguiente:

• Último inicio de sesión: Este te mostrará la última vez que algún usuario haya iniciado sesión en el buzón. El mismo es un cuadro de solo lectura.
• Uso del buzón: Aquí podrás visualizar el porcentaje del buzón que hayas utilizado, y además, el tamaño en su totalidad del buzón.

Aumentar o personalizar el tamaño del buzón de correo de Exchange Online

Si eres el administrador del buzón, y además, alguno de tus miembros o usuarios se ha quedado sin espacio de almacenamiento y quiere aumentar el tamaño del mismo, deberás asignarle la licencia pertinente. Y es que el buzón de Exchange Online, incluye una licencia asociada de suscripción bien específica.

Aumentar el tamaño del buzón

Para que puedas aumentar el tamaño del buzón de un usuario en particular, deberás tener una cuenta de administrador en Microsoft Office 365. Para tal fin, deberás hacer lo siguiente: Haz clic en la pestaña, “siguiente” para que puedas realizar el diagnóstico en el centro de administración de Office 365.

Este proceso te orientará para que le otorgues al usuario, una licencia de suscripción distinta.

Personalizar el tamaño del buzón

Para que puedas personalizar el tamaño del buzón, lo más probable es que tengas que reducir el tamaño de alguno en específico. Es decir, si un determinado usuario tiene una licencia de buzón de 50 gigabytes, lo más seguro es que tengas que reducirla a 20 gigabytes.

Microsoft 365 informes acerca del uso de buzones

Los informes de uso de buzón proporcionan las acciones ejecutadas por los usuarios. Estos informes contienen lo siguiente:

• Información acerca de los usuarios con un buzón
• Nivel de actividad de los buzones en función del correo electrónico
• Lectura
• Citas
• Envio de invitación de reunión
• Invitaciones aceptadas
• Invitaciones declinadas
• Cancelación de reuniones

Además, estos informes arrojan datos respecto al consumo por almacenamiento de cada uno de tus usuarios.

Cómo obtener el informe de uso del buzón

Para que obtengas el informe de uso del buzón, deberás seguir el procedimiento siguiente:

• Dirígete al centro de administración de Microsoft Office 365
• Luego haz clic en, “Informes, y luego en, “Página uso”
• Selecciona seguido la pestaña, “Ver más”, en la “Actividad del correo electrónico”.
• Ya en la lista desplegable de, “Actividad de correo electrónico”, haz clic en, “Exchange” y luego en, “Uso del buzón de correo”.

Es necesario señalar, que para que puedas visualizar el uso del buzón de tu empresa, tendrás que consultar el informe del buzón, el cual incluye:

• Gráficos de buzón
• Almacenamiento
• Cuota

¿Qué se almacena en el registro de auditoría de buzones de correo?

Si quieres un informe acerca de un buzón del cual no eres propietario o administrador, podrás visualizar las entradas en los resultados de búsqueda (EAC), los cuales se relacionan con el registro de auditoría del buzón.

Estas entradas incluyen la siguiente información:

• De quién es el buzón y cuando fue creado
• Las acciones que hayas realizado
• El mensaje enviado con su ubicación (carpeta)
• Si las acciones las has ejecutado de forma correcta

Si además, quieres seguir las acciones que no se encuentran registradas de manera predeterminada, tendrás que ejecutar el Shell de administración de Exchange Online. De esa manera, habilitarás el registro de estas acciones.

Si en la nómina de tu empresa tienes más de 50 empleados te asesoraremos acerca de los buzones compartidos de Microsoft Office 365, y además, te apoyaremos en la implementación de esta herramienta colaborativa.

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