Microsoft Project representa hasta un 98% del software de planificación usado a nivel global. A pesar de lo anterior, pocas personas reciben formación adecuada sobre este programa, lo cual redunda en una subutilización de todas sus características.
Este software no pertenece a Microsoft Office Suite, aunque tiene características que lo hacen muy similar. Muchos usuarios incursionan de manera limitada en todas sus características, por lo que resulta fundamental que los usuarios se impliquen más a profundidad en todo que esta herramienta tiene para ofrecerles.
La mayor debilidad de los profesionales encargados de programar proyectos, es la escasa capacidad de utilizar un cronograma que se ajuste a sus necesidades.
Muchos hacen uso de Microsoft Project con la finalidad de crear un plan de actividades, otros lo usan para determinar los recursos a utilizar, mientras que otros lo usan para controlar los gastos efectuados.
Plan para el uso de Microsoft Project
Es importante diseñar y estructurar un plan para dar un mejor uso a esta herramienta de gestión de proyectos, para lo cual deberás:
- Elaborar un plan haciendo uso de un post-its con todos los que participarán en el proyecto y llevarlo a Microsoft Project.
- Jerarquizar las fases y las etapas.
- Añade señales para el comienzo y el final de cada etapa.
Detalles del plan
- Establece lapsos de tiempo para hacer el seguimiento de lo que harán tus compañeros de labores.
- Esto es útil si el proyecto requiere un cierre determinado en una fecha específica, de lo contrario, no es recomendable, por lo cual un proyecto de 4 meses requiere el cumplimiento de tarea en un lapso de 1 a 20 días hábiles, y no de pocas horas.
Tiempo
- Establece el tiempo de duración de las tareas y acuerda este aspecto con las demás personas.
- Es importante diferenciar la cantidad de tiempo que se dedica a una tarea y el tiempo transcurrido en la misma.
- Igualmente, es importante que el director del proyecto y quien vaya a realizar la tarea, se encuentren en constate comunicación para cumplir con los plazos de finalización de la tarea.
Programación instantánea
- Todos deben seguir la programación automática.
- Si las tareas aún no finalizan, resulta mucho más útil la programación manual.
- La programación automática es mejor cuando se trate de proyectos reales con alcance aprobado y sustanciado.
Vinculación de tareas e hitos
- No uses delimitaciones si no son necesarias.
- La vinculación de tareas e hitos debe llevarse a cabo en una misma jerarquía y no en diferentes espacios, siendo útil vincularlos en los niveles más bajos de la jerarquía de tareas.
Opciones de fechas límite
- Con el cursor del mouse, haz doble clic en la tarea y dirígete a “Información de la tarea” y luego en “Avanzado” en la que podrás agregar una fecha límite.
- En el diagrama de Gantt aparecerá esta fecha señalada con una pequeña flecha verde.
- Si existe algún retardo, inmediatamente aparecerá una advertencia roja en “Indicadores” para destacar esta situación, de manera que sea posible que lleves un seguimiento real a las fechas en las que exista un verdadero compromiso de culminación de su trabajo.
Asignación de recursos en las tareas
Este es un punto de suma importancia para Microsoft Project, por lo tanto, es posible asignar a las personas haciendo uso de 3 métodos diferenciados:
- Duración fija.
- Obra fija.
- Unidades fijas.
Por último, se encuentra la casilla en la que se verifica el impulso por el esfuerzo, siendo que en total se encuentran cinco formas distintas para configurar Microsoft Project y el manejo de los recursos disponibles.
Este punto es importante, ya que, si haces un ajuste de la duración de las horas de trabajo o si agregas a más personas, se puede acortar la duración, lo que redunda en el hecho de que pueden presentarse confusiones en los lapsos de tiempo de cada tarea.
Es posible que, al asignar personas para una tarea en especial, varíe el tiempo para la realización de una tarea, pero sin que sea posible que varíen las horas totales de trabajo.
Esto es muy importante, ya que el horizonte del trabajo de las personas hace que las mismas busquen cumplir plazos, siendo necesario actualizar los planes con todas estas fechas revisadas. Esto último lo puedes realizar en la pestaña “Avanzado” que se ubica en la ventana “Información de la tarea” en la que debes seleccionar “Trabajo fijo”.
Todo el enfoque se da en relación a las características del proyecto, pero es mejor editar el tiempo transcurrido sin que sea necesario editar el total de horas de trabajo en relación a esa tarea.
Si es la misma cantidad de trabajo realizada en más tiempo, debes elegir “Trabajo fijo” y a continuación editas el tiempo de duración y entrega de la tarea, sin que se afecten las horas invertidas en ella, teniendo en cuenta que, si se cambian las horas o el número de involucrados, cambiará la duración del trabajo asignado.
Línea base
Cuando culmines la planificación, tendrás un plan ajustado a lo que requieres, que no será perfecto, pero que te sirve para emprender el camino que deseas.
Este punto te servirá de referencia con la intención de comparar el progreso real, siendo ésta la función real de la línea base.
Progreso del plan
Deberás introducir el progreso del plan en “Programación” y lo puedes hacer con un total de 25%, 50%, 75% o 100% del plan completado, siendo recomendable que este paso sea una parte integral de la revisión del progreso semanal o quincenal.
Todo el cronograma planteado tiene el deber de impulsar la agenda para el próximo ciclo, así como las discusiones en las reuniones llevadas a cabo para evaluar el progreso general del proyecto.
Todos estos consejos serán útiles para ti cuando se trate del manejo de Microsoft Project, ya que ésta es una herramienta fundamental para llevar a cabo proyectos de diversas índoles, circunstancias y características generales.
No olvides que puedes ponerte en contacto con nosotros. Te daremos toda la información, herramientas y asesorías que necesites.