La gestión documental es una de las herramientas más necesarias, para que de esta manera, las empresas y organizaciones administren de manera más eficiente toda su información y documentación; en ese sentido, las empresas que más se beneficiarán de este gestor, son las relacionadas al sector legal, financiero y de consultorías. Sin embargo, el lanzamiento de este software al mercado, ha influido de manera notable en la gestión documental de pequeñas, medianas y grandes empresas a nivel global.
Vale la pena señalar, que los gestores documentales tradicionales (físicos), aún tienen mucho que aportar en el ámbito de la organización empresarial. No obstante, existen empresas que llevan la gestión documental de sus empresas de manera mixta, es decir, estas empresas tienen información archivada de forma física (estantes y archivos), y además, tienen información archivada de manera digital mediante un gestor documental.
En este post encontrarás consejos útiles que te ayudaran a comprender e implementar un sistema de gestión documental en tu empresa, para que de esa manera puedas maximizar la eficacia y eficiencia de las labores dentro de tu empresa.
Check list de buenas prácticas en la gestión documental de las empresas
El sistema de gestión documental tiene incluido determinados módulos, los cuales están orientados de manera específica a la administración de la información de tu empresa. Esta herramienta o software, desarrolla en orden la información, la cual se fundamenta en elementos, tales como: fecha, categoría y prioridad, los cuales tendrás que seleccionar previamente.
No obstante, existen otros aspectos que están relacionados con el sistema de gestión documental offline, los cuales son relevantes para así optimizar la productividad, y estos son:
- Deberás efectuar reuniones periódicas con los empleados de tu empresa: De esta manera podrás establecer la correcta implementación del gestor, o administrador documental. El que organices en tu empresa todas las acciones y capacitaciones de tus empleados, respecto al nuevo sistema de gestión, será fundamental para alcanzar la máxima rentabilidad de la misma.
- Deberás nombrar responsables: Si bien es cierto, el sistema de gestión documental se encarga de automatizar la información de toda la documentación de tu empresa o negocio; sin embargo, se hará necesario que tengas un grupo de empleados responsables de que el software de gestión, funcione de manera correcta.
- Deberás dar cumplimiento a las normas generales: Estas deberán ser las mismas, tanto en físico, como en digital; además, deberás distribuirlas entre los empleados responsables del sistema dentro de tu empresa, para que de esta manera las entreguen a los principales departamentos de la misma.
- Deberás colocarle fecha y autoría a cada documento: El sistema de gestión documental, tiene una función específica que se encarga de colocarle de forma automática la fecha y los créditos a los documentos de tu empresa. Esta acción facilitará, los correctos flujos de trabajo en los departamentos de la misma.
- Deberás clasificar los documentos y establecer controles: El software de gestión documental, incorpora dentro de sus programas, la política de seguridad de datos e información. Con esta funcionalidad, este sistema velará por la información confidencial y personal, tanto de tu empresa como de tus clientes y usuarios. Sería muy recomendable, que este sistema de gestión se alojará mediante la tecnología, “Cloud Computing”, la cual le proporcionará mayor seguridad a los datos, debido a que se aloja en la nube. Además, deberás ejecutar la clasificación de toda tu información, antes de la puesta en marcha del software, para que así se establezcan patrones definidos en cuanto a la documentación.
Con estos consejos, podrás sacar el mayor provecho al software de gestión documental, ya que este representa un avance tecnológico. Esta acción impulsará, la competitividad de tu empresa en el sector económico donde pertenece, y esto sin duda significará el aumento de la rentabilidad de la misma.
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