El desarrollo de sistemas de gestión documental ha permitido un gran avance en todo lo relacionado con el flujo de documentos, su almacenamiento y otras funcionalidades extras que gracias a la tecnología y la informática, hoy día son posibles. Si bien la gestión documental es una práctica muy antigua, ligada a los bibliotecarios, archivadores y administradores, ahora hay mucho por aprovechar si se sabe realizar las mejoras correctas para gestionar documentos. Entonces, ¿qué puedes hacer para mejorar la gestión documental?
¿Qué es el control de versiones?
Como control de versiones se conoce a todas las prácticas, cambios y modificaciones que se aplican en un documento, archivo, software, imagen o página web que contenga información. Dichas modificaciones se efectúan de forma automática, y cuando un control de versiones está respaldado por un programa informático eficiente (sistema de gestión documental) también se puede elegir cuándo, quién y cómo realizar los cambios que deseas.
Consejo práctico: en el mercado encontrarás una variedad de sistemas de gestión documental; cada uno con mejores funcionalidades que otro, pero te será más útil definir qué tipo de funciones necesita tu negocio antes de decidir, que dejarte llevar por las promesas de estos programas. Tu gestor de información será quién te diga con exactitud qué necesitas en estos momentos y a partir de entonces sí podrás elegir.
Beneficios del control de versiones
El control de versiones permite guardar los cambios que realizas en un mismo documento a lo largo del tiempo; esto es sumamente importante cuando varias personas tienen acceso a los archivos y pueden modificarlos, y también cuando ocurren errores o pérdida de información, pues siempre un programa de control de versiones te permitirá que vuelvas a una versión anterior para resolver problemas o recuperar datos que ya has dado por perdidos.
Además, si tienes a la mano un gestor documental eficaz, podrás conseguir ambientes más productivos en tu entorno de trabajo y mejores resultados.
Dentro de los principales beneficios del control de versiones está el poder eliminar contenido obsoleto o que nunca se ha utilizado; compartir información fresca y evitar los contenidos duplicados.
Herramientas de control de versiones
Seguimiento de cambios
Los cambios son el eje central del control de versiones, pues precisamente se recurre a esta práctica para poder gestionar todos los cambios habidos y por haber en un mismo documento. De acuerdo al tipo de sistema que elijas será el seguimiento de cambios; algunos podrán decirte hasta qué letras han sido cambiadas en el documento u otros simplemente mostrarán la fecha y hora en que se realizó el cambio. El seguimiento de cambios es muy útil cuando varias personas trabajan en una misma idea o documento, pues así podréis tener claro cuáles son los aportes de cada uno y ver la evolución a medida que todos trabajan en el proyecto; está de más decirte que con un seguimiento correcto de los cambios podrás blindarte en caso de que requieras recuperar información perdida o devolverte a alguna versión más antigua del documento.
Notificaciones de cambios
Notificar los cambios que se realizan en un documento es una característica muy bien recibida en un sistema de gestión de documentos, pues quienes trabajan en el documento deben ser informados cuando una sección de este sea alterada, modificada o terminada, para que el trabajo en equipo sea más productivo y todos estén en un mismo sentir. Podría decirse que la notificación de cambios es tan importante como el seguimiento de los mismos.
Comparación de documentos
La comparación de documentos es una funcionalidad que no hallarás en todos los sistemas de gestión documental, por lo que te recomendamos asegurarte de que cuentes con ella; esta función es muy útil para ver dos versiones (o más) de un mismo documento y así evaluar sus diferencias y definir el potencial de cada una. La comparación de documentos ayuda a agilizar el trabajo y obtener mayor productividad; podrías hacer la comparación de forma manual, pero vas a perder tiempo y energía, sobre todo si se trata de documentos con múltiples versiones.
Historial de versiones
El historial de versiones es justamente eso, un historial; recoge todas las versiones hechas de un mismo documento según su localización. Según el gestor con el que trabajes, podrás crear un historial de versiones ilimitados o un historial limitado, lo que significa que cuando las versiones de ese documento alcance el límite permitido, se empezarán a borrar las versiones más antiguas y no podrás recuperarlas luego.
Control de versiones en la gestión de contenidos
Gestionar contenidos no es tarea fácil; sobre todo si hay abundancia de documentos. Años atrás, las empresas y organizaciones debían crear ficheros y archivos para cada modificación de un documento, pero con la tecnología, esto se ha simplificado y ya puedes valerte de los sistemas de gestión documental para organizar mejor los datos. Por supuesto, para que el éxito esté asegurado necesitarás elegir un programa eficiente y que te ofrezca excelentes funciones en cuanto al control de versiones. Si sigues los consejos que aquí te hemos dejado, podrás conseguir el programa idóneo para gestionar tus documentos. Si aún tienes dudas de que software implementar en tu empresa contacta con nosotros para que podamos asesorarte.