A la hora de implementar un sistema de gestión documental en la empresa una de las primeras preguntas que surge es cuánto es el coste de dicho sistema. Y no es para menos, por lo general cuando se trata de programas informáticos, hay muchos tabúes respecto a su precio.
Pues bien, no es que vas a hacer una búsqueda en internet y encontrarás el precio exacto de un programa de estos, pues la mayoría de las empresas que prestan el servicio se reserva el coste hasta que ya está en conversaciones con un cliente potencial. Dicho esto, debes saber que el coste de un sistema de gestión documental varía según tres aspectos principales: licencia, usuarios y capacidad de almacenamiento. ¡Aquí conocerás más!
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental?
Si se cobrara un euro por cada vez que los clientes hacen esta pregunta, ¡muchos ya fueran millonarios! Por lo general, los clientes que están en busca de un servicio de gestión de documentos están muy preocupados por el coste que tendrá la inversión más que por las funcionalidades que dicho servicio les ofrece; aunque obviamente el coste es parte fundamental, sobre todo cuando la empresa no cuenta con un presupuesto amplio, las opciones que ofrezca el servicio será lo que determine su precio.
El precio de un sistema de gestión documental dependerá, entonces, de las características de cada empresa y de lo que esta necesite. Una licencia de un año de un servicio de estos puede costar entre 8000 € hasta unos 25.000 €; este precio varía y aumenta si la empresa necesita mayor capacidad de almacenamiento y mayores funcionalidades en el software, que por lo general lo suelen exigir las empresas grandes, que manejan muy altos volúmenes de documentos y que emplean a muchos trabajadores. Una empresa con altas exigencias podría pagar entre 25.000 € a 50.000 € por un programa de gestión documental.
Las estadísticas revelan que el coste medio de implementar un servicio de gestión documental oscila entre los 8.000 € a los 50.000 €, pero que hay empresas multinacionales que pagan hasta unos 200.000 € por dicho servicio.
¿Cómo se calcula el coste de un sistema de gestión documental?
1. Espacio de almacenamiento
Es uno de los aspectos principales que definirá el coste de un sistema de gestión documental; el almacenamiento acordado entre el proveedor del servicio y el cliente será lo que garantice los beneficios, y hay empresas que cobran según una cantidad de almacenamiento prefijado. Si el cliente utiliza más almacenamiento, pues tendrá que pagar más.
Debes saber que la mayoría de las empresas nunca te ofrecerán un almacenamiento específico a un precio fijo a largo plazo, pues el precio de almacenamiento ha ido bajando con el paso de los años, así que no es conveniente para ellos acordar algo a largo plazo. Con la renovación de la licencia cada año, se acordarán nuevas condiciones.
2. Número de usuarios
La cantidad de usuarios que vaya a tener acceso al sistema de gestión documental es importante para definir un coste; hay empresas que ofrecen paquetes para cantidades cerradas de usuarios y otras que cobran por cada uno. Dependerá de ti poder elegir la opción que más te convenga. Por ejemplo, si el software será utilizado por 45 empleados, podría convenirte más pagar una licencia cerrada para 50 usuarios, dejando la opción vierta de poder incluir a más usuarios más adelante.
3. Compra del programa
La compra del software incluye que la empresa proveedora del servicio también se encargará de instalarlo, personalizarlo y brindar soporte técnico a los empleados (si se necesitare). Es una solución muy completa pero que claramente aumentará el coste del sistema de gestión documental.
Retorno de la inversión de un sistema de gestión documental
El ROI (Retorno de la Inversión) es un aspecto que no debe descuidarse; al invertir en un sistema de gestión documental la empresa tendrá que enfrentar un gasto que no siempre puede verse devuelto en términos monetarios, pero se debe considerar que el ROI no siempre supone una ganancia o la recuperación de lo invertido en términos económicos, sino que también en activos no financieros, como una mejor gestión de la información, mayor organización, ahorro de espacio, tiempo y esfuerzo, y hasta en la atracción de más clientes debido a la forma tan accesible que la empresa tiene para manejar sus datos y brindarles soluciones digitales, entre otras cosas.
Calcular el ROI de esta futura inversión no es sencillo, pero de seguro que vale la pena ya que son múltiples los beneficios que te dejará apostar por un servicio de gestión de documentos para tu empresa.
¿Necesitas implementar un sistema de gestión documental en tu negocio? No dudes en ponerte en contacto con nosotros para recibir asesoramiento.