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Costes de Dynamics 365: ¿Qué tener en cuenta antes de adquirirlo?

Microsoft Dynamics 365 es un sistema de ERP que ha sido diseñado para Pymes y corporaciones. Este sistema de la Microsoft presenta diversos costes en planes novedosos. Además el Dynamics lo podrás adquirir con un software de servicio, el cual tiene un precio fijo mensual.

Si tienes una mediana o gran empresa, y además quieres agilizar su funcionamiento financiero y de comercialización, deberías plantearte los siguientes interrogantes: ¿Qué impacto tendrá la implementación y desarrollo de las aplicaciones de la Dynamics 365 sobre la inversión de mi empresa? ¿Cuáles son los costes asociados que acarrea la implementación de la Dynamics 365 en mi empresa?

Dynamics 365 tiene una gran variedad de precios

El coste final de la Dynamics 365 de la Microsoft se encuentra sujeto a diversos factores tales como: aplicaciones, usuarios, diseño y soporte.

El precio de las licencias de Dynamics 365

La Microsoft ha decidido establecer precios fijos para la mayoría de las aplicaciones de la Dynamics que se encuentran disponibles en el mercado, y así de esa manera facilitarle a tu empresa, los diversos planes en sus diferentes costes.

Al respecto, la empresa te indica los precios básicos de cada plan por usuario; este plan lo deberás adquirir como usuario completo, para que luego la empresa te permita agregar nuevos usuarios:

Customer Data Platform

  • Customer Insights

-Primera aplicación de Dynamics 365: desde 1.265 € por suscriptor/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: desde 843,30 € por suscriptor/mes

  • Customer Voice

-Primera aplicación de Dynamics 365 y aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: desde 168,70 € por suscriptor/mes

Sales

  • Sales Professional

-Primera aplicación de Dynamics 365: 54,80 € Por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 116,90 € Por usuario/mes

  • Sales Enterprise

-Primera aplicación de Dynamics 365: 80,10 € Por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 16,90 € por usuario/mes

  • Sales Premium

-Primera aplicación de Dynamics 365: 113,80 € Por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 113,80 € por usuario/mes

  • Microsoft Relationship Sales

-Primera aplicación de Dynamics 365: 121,76 € por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 121,76 € por usuario/mes

Los costes según sector o desarrollo específico para una empresa

En la tabla mostrada anteriormente podrás visualizar los planes y aplicaciones que ofrece la Microsoft referente a la Dynamics 365, los cuales han sido desarrollados para un número amplio de usuarios, y no para para sectores o empresas en específico.

Debes saber además, que a pesar de que la Microsoft ha diseñado esta aplicación o software para que sea configurado e implementado en grandes compañías, estas necesitaran para ello un servicio TI de calidad. Por tal razón, muchas empresas toman la decisión de contratar un partner de implementación experimentado en su sector comercial.

Estos partners de implementación, se encargan de ofrecer diversas soluciones de aplicaciones patentadas por la Dynamics 365, para empresas y sectores específicos, las cuales les aportaran diversas funcionalidades. Existen aplicaciones específicas de la dynamics 365 que se emplean en el sector sanitario, con la finalidad de prever el riesgo operacional y clínico para reducir gastos y de esa manera ayudar en la mejora de los pacientes, sin embargo este tipo de aplicaciones no son funcionales para una empresa distribuidora de productos y servicios.

Por tal razón, el desarrollo de softwares específicos e independientes tiene un coste aparte. Sin embargo, algunos partners de implementación ofrecen a sus clientes un coste global que incluye, la Licencia de la Microsoft y las soluciones específicas desarrolladas.

¿Cuáles son los costes de implementación de Dynamics 365?

Como se ha señalado en líneas anteriores, la Microsoft 365 es una solución adaptada a la nube en forma SaaS o software de servicio, que no requiere ningún tipo de instalación en el lugar de trabajo o empresa, pero esto no quiere decir que no tenga que ser configurada; por tal razón, se debe crear la configuración entre los sistemas y las aplicaciones para que los departamentos de las empresas se comuniquen en la forma que así lo requieran.

Entre los diversos ejemplos de comunicación interna de las empresas, se encuentran:

  • Determinadas empresas requieren que la información referente a las ventas esté separada de las aplicaciones de orden financiero, debido a las autorizaciones de usuario.
  • Determinadas organizaciones requieren limitar la comunicación y la trasmisión de datos esenciales de los clientes y las compras, para solo ser empleadas por el departamento de finanzas, en la elaboración de contratos.
  • Existen empresas que requieren que los vendedores tengan la información de los clientes que ya han cancelado y además de los potenciales clientes, para proceder al envío de promociones.
  • Determinadas empresas prefieren un enlace que contenga un software externo para la contabilidad.

Por la diversidad existente en los estilos de comunicación, los costes en el desarrollo de su configuración con las diversas aplicaciones y sistemas son variables, y todo ello dependerá del partner de implementación. Para determinar estos costes, los Flows y el tiempo requerido por el sistema CRM jugaran un papel determinante.

Los costes de mantenimiento y soporte

El precio mensual de la licencia de la Microsoft Dynamics 365 incluye en su paquete el mantenimiento y el soporte básico. Si tu empresa requiere de un soporte más avanzado y con mayores exigencias como, un tiempo de respuesta más rápido, o un acceso continuo al elearning, para ello la Microsoft dispone de una serie de planes de pago disponibles.

Service

  • Customer Service Professional

-Primera aplicación de Dynamics 365: 42,20 € por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 16,90 € por usuario/mes

  • Customer Service Enterprise

-Primera aplicación de Dynamics 365: 80,10 € por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 16,90 € por usuario/mes

  • Field Service

-Primera aplicación de Dynamics 365: 80,10 € por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 16,90 € por usuario/mes

  • Remote Assist

-Primera aplicación de Dynamics 365: 54,80 € por usuario/mes

-Aplicación posterior de Dynamics 365 que cumple los requisitos necesarios: 16,90 € por usuario/mes

Los planes de pago de la Dynamics 365 no tienen precios fijos, ya que el mismo variará dependiendo de los requerimientos de tu compañía.

Los tipos de soporte se dividen de la siguiente manera:

  • Soporte de nivel 1: tu empresa o compañía podrá elaborar al soporte de asistencia técnica, preguntas acerca del sistema Dynamics 365.
  • Soporte de nivel 2 : este soporte trabajará en la solución de los errores del sistema de tu empresa

Dependiendo del tipo de soporte que selecciones, el coste del mismo variará. Como ya has podido comprender, el partner de implementación incidirá de manera directa en los costes de soporte y mantenimiento.

En el caso de que un tercero se haga cargo de la implementación del CRM, este también debe asumir los costes de mantenimiento y soporte del sistema. Además, pueden darse costes adicionales por mantenimiento y soporte del software que hayan desarrollado los partners, así como los desarrollos ejecutados para una empresa determinada.

En Caltico somos partner oficial de Microsoft por lo que podemos ayudarte con la implementación de Microsoft Dynamics para empresas, solo debes solicitar más información en este formulario.

¿Cómo de escalable es Dynamics 365?

La Dynamics 365 ofrece un sistema CRM flexible que la hace escalable. Cuando decidas adquirir algunos de los planes de esta aplicación, la misma la podrás complementar con aplicaciones independientes y además con usuarios adicionales. Estas aplicaciones además las podrás añadir inicialmente mediante la AppSource de la Microsoft, pero seguramente vas a necesitar un desarrollo de aplicación específico, y para ello requerirás de un partner de implementación el cual tiene costes adicionales aparte del plan fijo.

Al respecto de este tema, la Microsoft no ofrece mucha transparencia, por tal razón, surgen interrogantes relacionados a los posibles aumentos de las tarifas en los planes de la Dynamics 365 como por ejemplo: ¿Los aumentos al momento de ser anunciados por Microsoft se aplicaran automáticamente?, ¿Es posible que las empresas puedan decidir reducir las aplicaciones y la cantidad de usuarios?, ¿Cómo se reflejará el aumento del partner de implementación?

Es importante que analices estas interrogantes para que las tengas en cuenta al momento de firmar el contrato con la Microsoft; de esa manera los acuerdos se darán de manera clara y transparente.

A continuación se detallan una serie de aspectos que podrán ser discutidos antes de la firma del contrato con Microsoft, y estos son:

  • El establecimiento de un coste de licencia fijo durante la ejecución del contrato
  • El establecimiento de un coste fijo por mantenimiento y soporte durante la ejecución del contrato.
  • Determinar los costes adicionales durante la ejecución del contrato, referentes a la ampliación del plan de usuario, usuarios adicionales, aplicaciones independientes, planes de soportes adicionales, entre otros
  • Determinar los costes adicionales del partner de implementación

Responsabilidad por los costes de Dynamics 365

La aplicación Dynamics 365 tiene variedad de planes y precios; los costes de estos planes pueden mantener sus precios o incrementarse. Sin embargo, el precio no debe ser un factor de peso, sino el retorno de la inversión (ROI).

Generalmente cuando efectúas una inversión con un coste elevado, obtendrás ganancias más rápidas, a diferencia de una inversión de coste menor. Es probable que desees por ejemplo, dejar el plan CRM y comenzar a trabajar el mismo, pero de forma manual; al respecto debes saber que la combinación CRM y ERP es la que te ofrece mayor rendimiento.

También, la Microsoft te brinda un plan de integración total de esta combinación, y además por un coste menor que el que te ofrecen las aplicaciones individuales; es por ello que se justifica que realices una inversión mayor.

Para que tengas una apreciación más amplia del retorno de tu inversión, deberás estudiar el coste de operatividad actual de tu empresa y luego compararlo con el coste de la Dynamics 365. Con este dato podrás hacer tus cálculos y apreciar la cantidad de dinero que ahorrarás implementando la ERP.

Debes además tomar en consideración, el ahorro de tiempo, la agilidad en la metodología de trabajo, las herramientas y otros indicadores relacionados a la operatividad de tu empresa, y así puedas argumentar de manera objetiva tu inversión.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.