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SharePoint vs Google Drive ¿Cuál de las dos es mejor?

Muchas son las compañías que, a la hora de elegir el sistema de gestión de documentos online, solo cuentan con dos opciones: Google Drive o SharePoint, porque habitualmente se consideran los dos mejores servicios en su ramo y cuentan con características diversas que atraen a empresas de todo tipo.

Hay muchas personas que no tienen una comprensión completa de las discrepancias entre ambas plataformas y de cuál es más adecuada para su negocio. Si te encuentras entre ellos, es importante que leas todo el contenido que vamos a compartir contigo para que puedas determinar qué plataforma es la más idónea para tu empresa.

Diferencias entre Google Drive y Share Point

Una de las principales diferencias entre ambas plataformas es que SharePoint se encuentra incluida dentro del sistema de aplicaciones que provee Microsoft, considerándose una herramienta útil dentro de un mundo amplio de herramientas digitales que impulsan la productividad de una empresa.

Con SharePoint los usuarios administran todos sus datos con solo hacer uso de la plataforma organizacional Microsoft 365, pudiendo acceder a la misma a través de su navegador web convencional.

Por otro lado, Google Drive está incluido dentro del conjunto denominado Google Suites, la cual se caracteriza por ser una plataforma que administra documentos de diversos formatos, basados en la nube.

Con esta plataforma, las empresas pueden usar Google Docs para la edición de documentos, así como su eliminación y edición, pudiendo acceder cualquier usuario que previamente haya sido autorizado por un usuario, a fin de editar documentos varios.

Los servicios que ofrecen ambas plataformas son similares, pero hay que destacar que SharePoint permite que el usuario crezca y pueda hacer más cosas que lo que permite Google Drive, ya que esta última no ofrece la misma variabilidad que SharePoint.

Las razones por las que SharePoint se considera mejor que Google Drive son las siguientes:

Variabilidad en precios

Debemos tener en cuenta el precio como factor decisivo cuando se trate de elegir entre aplicaciones comerciales, ya que, si una aplicación puede ser más funcional para una empresa, la otra puede resultar más rentable.

Google Drive

Esta opción es más económica que SharePoint, pero esto se debe a que ofrece menos funciones.

Siempre es necesario tener en cuenta que un menor coste no es necesariamente indicativo de una mayor calidad de producto.

Google Drive cuenta con los siguientes planes:

  • Básico: $6 por mes.
  • Negocios: $12 por mes.
  • Empresa: $25 por mes.

En los últimos dos planes es necesario destacar que el acceso al almacenamiento en la nube es ilimitado.

SharePoint online

La estructura de precios de esta plataforma es diferente, porque no ofrece una tarifa plana, sino que el cobro se hace en base a la cantidad de usuarios y las aplicaciones que se usen.

Todo lo anterior puede resultar en un mayor coste, pero recuerda que se obtiene más funciones útiles.

  • SharePoint Online Plan 1: Este plan incluye SharePoint y OneDrive con 1 TB de almacenamiento por usuario, por un total de $5 por mes por cada usuario.
  • SharePoint Online Plan 2: Este plan incluye SharePoint y OneDrive con almacenamiento ilimitado, por un total de $10 por mes por cada usuario.
  • o365 Enterprise E3: este plan incluye todo lo del plan 2 con acceso a cada una de las aplicaciones de Office 365 sin límite, por tan solo $20 dólares al mes por usuario.

Es importante destacar que SharePoint es más costoso, pero se obtiene más recursos por cada dólar invertido, aunado a que se tiene más control sobre el paquete de compra.

Si te preocupa mucho el presupuesto de la empresa, Google Drive es la mejor opción, pero si tu preocupación principal es la efectividad en el uso de los recursos tecnológicos, entonces debes considerar SharePoint.

Motivos para escoger SharePoint sobre Google Drive

Son muchos los motivos que hacen que pueda considerarse SharePoint mejor que Google Drive, entre los cuales tenemos:

  1. SharePoint permite elaborar listas detalladas y establecer un flujo de trabajo directo que permite gestionar acertadamente todas las tareas que el equipo esté haciendo.

Puede llevar la colaboración a un nivel superior, ya que no solo otorga acceso a los documentos almacenados, sino que administra la colaboración activa de cada miembro, además, puede monitorear el flujo del trabajo y cerciorarse que todo salga según lo programado para alcanzar los objetivos propuestos.

  1. Es posible vincular SharePoint con otras herramientas de Microsoft, lo que te permite emplearlas en SharePoint de forma integrada y transferir datos sin contratiempos.

A modo de ejemplo, si llevas a cabo una conversación en Teams, puedes transportarla a SharePoint y revisarla posteriormente. De esta forma, puedes registrar todo minuciosamente y hacer un seguimiento del contenido en todo el entorno de Microsoft.

SharePoint puede operar como una plataforma colaborativa, lo que resulta sumamente beneficioso para crear y compartir documentos en toda la empresa.

En este sentido, guarda ciertas similitudes con Google Drive, aunque ofrece funcionalidades adicionales que amplían las posibilidades de uso.

La forma de mover archivos de G Suite a SharePoint Online

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Dirígete a tu navegador y entra en el menú de aplicaciones de Google y elija Drive.
  2. Selecciona “Unidades de equipo”.
  3. Una vez dentro, elije la carpeta que deseas mover.
  4. Marca todos tus documentos y luego dale clic en el botón derecho del mouse para luego seleccionar la opción “descargar”.
  5. Al momento de ver que todo se ha comprimido en un archivo .zip, debes seleccionar la opción “Abrir”, de manera de que se pueda abrir los archivos comprimidos en el explorador de archivos.
  6. Posteriormente, inicia sesión en Microsoft 365 y abre el iniciador de aplicaciones. Escoge SharePoint y, a su vez, elija el sitio en el que deseas cargar los archivos.
  7. En el menú de la aplicación, debe elegir la opción “Documentos”.
  8. En el cuadro del explorador de archivos, deberás elegir todos los archivos comprimidos en G Suite y arrastrarlos a la carpeta documentos de SharePoint.

Google Drive es una herramienta tecnológica poderosa, pero no se iguala en funcionalidad con SharePoint Online, ya que esta última es muy versátil en cuanto a la cantidad de opciones que ofrece al usuario.

Siguiendo las indicaciones que te hemos proporcionado, podrás trasladar con éxito todos tus archivos de Google a SharePoint Online y, de este modo, comenzar a disfrutar de la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.