La gestión documental que se encuentra a cargo de la administración interna de las empresas u organizaciones, necesitan y exigen la regulación, control y planeación de los diversos procedimientos administrativos.
Es por ello, que a continuación conocerás cuales son las etapas de la gestión documental, y así logres implementar de manera ordenada este sistema de gestión, en tu empresa o negocio.
Etapas de la gestión documental
El proceso de gestión documental, tiene varias etapas de implementación; estas se fundamentan en principios y estrategias, para de esa manera darle el uso adecuado a la documentación e información de tu empresa, con el fin de asegurar su fácil acceso y la conservación de los mismos.
Estas etapas tienen como objetivo central, el desarrollo de las diversas empresas y organizaciones mediante una idónea y funcional gestión documental y de archivo, las cuales son:
Planeación
La planeación está relacionada con las actividades administrativas, las cuales facilitan la revisión y valoración de la información de tu empresa en el ámbito legal, técnico y funcional. En esta etapa se lleva a efecto la revisión, interpretación y análisis de los objetivos, requerimientos y necesidades de tu empresa, las cuales modelaran las estrategias posteriores, referentes a la gestión documental. En ese sentido, la planeación trata de la implementación de las normas, protocolos y objetivos de esta gestión, para así sentar las bases referentes a la producción, categorización y mantenimiento de la documentación e información, a partir de una revisión preliminar.
Producción
Aquí se evalúan los documentos e información, además de su creación, categorización e ingreso, según la función e importancia de los mismos. También se revisan las estructuras, soportes y mecanismos de tratamiento de los documentos, así como la ejecución de tecnologías y estrategias; todo ello con la finalidad de poder ahorrar recursos.
Gestión y trámite
La gestión y trámite se centra en el análisis de los documentos, y su influencia e incidencia dentro de las empresas, además de la función que cumplen en el exterior. Es decir, en esta etapa se revisan los trámites de los documentos, el nivel de importancia, y también la calidad y facilidad de acceso a los mismos.
Organización
La organización es la actividad administrativa que incluye, todas las acciones técnicas relacionadas con la gestión documental, donde además se revisan a fondo todos los documentos para luego proceder a su categorización, valorización, tiempo de almacenaje, departamento al cual pertenecen, y los tipos de archivos que se designarán. Con estas acciones se organizan y almacenan de manera correcta los documentos.
Transferencia
Esta etapa se encarga de transferir los documentos e información, en su categoría de archivo; aquí en esta fase se tendrán en cuenta los formatos, la migración, la conservación, la conversión y la estructura, según las tablas de valoración documental.
Disposición de documentos:
La disposición de documentos es una etapa que se encarga de la valoración y selección de los mismos, todo ello con el fin de su conservación o posterior eliminación (tablas de retención y valoración documental). Con la disposición de documentos, podrá darse el debido seguimiento a los ciclos de vida de los mismos, con la finalidad de establecer los parámetros de tratamiento documental o posterior eliminación.
Preservación a largo plazo
La preservación a largo plazo engloba todos los procedimientos, estrategias y requerimientos que se deben ejecutar, durante el proceso de gestión documental y archivo. Esta fase o etapa, tiene el propósito de preservar la documentación a largo plazo. Esta etapa también es conocida como, los medios y formas de conservación de la información.
Valoración
La valoración es la etapa donde se determina de manera continua, los valores primarios y secundarios de la información, con la finalidad de establecer los documentos más relevantes de la empresa y su conservación o disposición temporal o definitiva.
Si sigues de manera ordenada cada una de estas etapas de la gestión documental, podrás optimizar las estrategias referentes a la gestión documental e información de tu empresa o negocio, y esto sin duda alguna la hará potencialmente más productiva y eficiente.