Si tienes una empresa o negocio, y además, deseas implementar Sharepoint dentro de ella, es muy importante que aprendas acerca de las nuevas funcionalidades que esta herramienta te ofrece. En ese sentido, en este post podrás encontrar diferentes utilidades de esta avanzada aplicación, para que de esa manera valores los enormes beneficios que la misma te brinda.
¿Qué puedes hacer con Sharepoint?
Como ya debes saber, Sharepoint es una herramienta creada por Microsoft para atender todo lo relacionado con la gestión documental, y el trabajo colaborativo. Esta avanzada aplicación incluye diversos productos y módulos de búsqueda, además de la plataforma de administración de documentos.
Para atender la gestión documental, con SharePoint podrás:
- Organizar y almacenar información
- Compartir información desde cualquier dispositivo
- Acceder a la información de tu empresa de manera rápida y segura
- Trabajar con el control de versiones
- Elaborar documentos en Microsoft Office, los cuales podrás guardar en SharePoint.
- Facilita la protección de tu información confidencial con determinados permisos.
- Acceder a tus documentos sin necesidad de que estés conectado a internet
Sumado a las anteriores funcionalidades, SharePoint te ofrece además:
- La creación de espacios o sitios web, para llevar a cabo el trabajo colaborativo entre tus empleados, tales como: compartir documentos, organizar el calendario de actividades, tareas asociadas, entre otros.
- Extranet para que así puedas compartir archivos grandes
- La colaboración y comunicación online entre los diversos equipos de trabajo
- El que puedas compartir actualizaciones de estado, además de la información detallada con los miembros de tu equipo.
- El mantener sincronizados los equipos de trabajo
- El que puedas mantenerte al día con la información de tu empresa
- La comunicación en tiempo real entre tus empleados
SharePoint: Sitios y funcionalidades
Con SharePoint podrás generar dos tipos de sitios, y estos son:
- Sitio de comunicación: A través de este sitio se podrá compartir noticias, informes, información novedosa, entre otros. Aquí solo podrá generar contenido un pequeño grupo, y quien consulta esta información es un público mayor.
- Sitio de grupo: Este sitio suministra una ubicación específica, donde un conjunto de personas tendrán la posibilidad de trabajar en un proyecto concreto, y además, compartir información desde cualquier dispositivo y lugar. Estos grupos son cerrados, donde la información queda limitada a los miembros del equipo y determinados participantes.
Diseños de página en Sharepoint
Cuando te propongas crear una página, la herramienta SharePoint te ofrece diferentes diseños para que así te decidas por el de tu preferencia o gusto. Sin embargo, si deseas volver a emplear un diseño de página que ya haya sido creada, SharePoint te da la posibilidad de que puedas almacenar estos diseños y reutilizarlos. De esta manera, los requerimientos del manual de marca de tu empresa se podrán resolver. Así, podrás evitar las personalizaciones que no hayan sido dispuestas por los administradores.
Cabeceras y pies de página en SharePoint
Si eres un propietario de sitio, podrás disponer libremente del espacio vertical que se encuentra en la parte superior del mismo, y así de esa manera resaltar el contenido que se encuentra en la página principal. También, al cambiar la imagen de esta tendrás la oportunidad de agregar un pie de página, y así mostrar la información que desees resaltar (logotipo, hipervínculos y textos).
Además es importante señalar, que la configuración del pie de página la podrás encontrar en páginas de noticias y artículos de SharePoint. Esta configuración te permitirá elegir entre las siguientes opciones:
Secciones resaltadas en SharePoint
Actualmente, las páginas se basan en secciones, a las cuales podrás aplicarle un color de fondo de tu preferencia. De esta manera diferenciarás los bloques de información, optimizando de esta forma la imagen de tu página. Con esto, podrás alcanzar los objetivos que te has trazado al respecto.
Títulos en páginas en Sharepoint
Con esta función podrás:
- Escoger entre distintos diseños
- Colocar etiquetas
- Mostrar autor, fechas de publicación, entre otros
- Agregar texto
Webparts en SharePoint
Los webparts son elementos dinámicos, con los cuales podrás agregar contenido, información, datos, videos, imágenes, entre otros, tanto en web modernas, como en las clásicas.
Con respecto a los elementos web modernos, estos podrán conectarse entre ellos, al igual que los elementos web clásicos. De esta manera podrás enviar webparts que se encuentren agregados en la misma página.
Esta acción la podrás llevar a cabo de la siguiente manera:
- Conecta una webpart de visor de contenido con una biblioteca
- Selecciona el documento
- Por último, el visor te mostrará: “Webparts personalizados”
Mediante la creación de un portal intranet en SharePoint, podrás ofrecerles experiencias personalizadas al usuario. Con este portal los usuarios tendrán la posibilidad de acceder a los documentos actualizados, y a las noticias de su interés.
Cuando agregas contenido personalizado a tu página, el webpart le enviará contenido relevante e información promocional al usuario que se encuentre conectado.
Audiencias para noticias y contenido destacado
Podrás aplicar experiencias personalizadas a los usuarios, mediante la segmentación de contenido aplicado a los grupos de Microsoft 365. Esto lo deberás ejecutar a través de audiencias de noticias, diversos elementos web y diferentes páginas. Con ello definirás, la mejor manera de difundir el contenido de tu página, sin tener que crear sitios por audiencias específicas.
Megamenú para sitios y hub sites
Este megamenú para sitios y hub sites, te ayudará a mostrar el contenido organizado por jerarquía, y además, con una experiencia mucho más accesible e intuitiva.