OneDrive de Microsoft, es una aplicación que te ayudará en el almacenamiento de tus documentos, archivos e imágenes de manera rápida y segura. Además, podrás acceder y utilizar esta herramienta desde cualquier dispositivo (Ordenador o móvil).
Es importante señalar, que una de las características más relevantes de OneDrive es que con esta herramienta podrás trabajar de forma colaborativa dentro y fuera de tu empresa. Y es que su almacenamiento en la nube te permitirá hacerlo desde cualquier ubicación y dispositivo que prefieras.
Cabe mencionar, que la plataforma OneDrive se encargará de darle la mayor protección a tus datos. Esto se debe a que esta herramienta emplea un cifrado avanzado en tránsito activo y en reposo. En ese sentido, les garantizará a tus usuarios que cumplan los estándares de seguridad.
Esta herramienta también les permite ubicar sus datos, además de entregarles informes acerca del movimiento de los mismos. También con OneDrive, podrán conectarse con toda la información almacenada en Microsoft 365, Microsoft Teams y SharePoint.
Es de destacar, que las funcionalidades más relevantes de Microsoft OneDrive, son las siguientes:
- Podrás acceder a todos tus archivos desde el dispositivo de tu preferencia
- Tendrás la posibilidad de compartir tu información dentro y fuera de tu empresa.
- Establecerás un mejor trabajo colaborativo con las integraciones de Microsoft Office 365.
- Encontrarás los archivos y documentos más rápido
- Tus archivos estarán protegidos con seguridad extrema a base de cifrado
En este artículo tendrás la oportunidad de aprender acerca de las herramientas que te ofrece OneDrive. Esto te ayudará a decidir la adquisición e implementación de esta avanzada herramienta en tu empresa o negocio.
Características claves de OneDrive
Una de las ventajas que hacen de esta plataforma la más buscada por millones de empresas y usuarios en el mundo, es que te permite utilizar todas sus aplicaciones avanzadas en diferentes suscripciones. Esto representa un gran impulso a las pequeñas empresas, ya que podrán configurarlas según sus necesidades.
A modo general, con OneDrive empresa podrás:
- Mover las carpetas conocidas
- Tener archivos de petición
- Compartir datos adjuntos modernos
- Colaborar con tus equipos de trabajo en tiempo real (coautoría) en Word, Excel y Power Point.
- Conectarte con facilidad desde tus archivos a tus conexiones
- Restaurar tus archivos y documentos
- Usar la papelera de reciclaje
- Conectarte con eDiscovery
- Ejecutar auditorias y generar informes
- Integrarte de forma híbrida con SharePoint Server
- Residenciar tus datos en Multi-Geo
- Acceder a la nube de administración pública
También en cuanto a la seguridad de tus datos, esta herramienta te ofrece:
- Prevención DLP
- Claves de cifrado que podrás controlar
- Caja de seguridad
- Cifrado de datos activos o en tránsito y en reposo.
Herramientas que ofrece OneDrive empresa
OneDrive empresa te permite trabajar con aplicaciones avanzadas, tales como:
A continuación, conocerás las características de integración de esta herramienta con las aplicaciones avanzadas de Microsoft arriba mencionadas.
Movimiento de carpetas conocidas
Con esta característica será mucho más sencillo que puedas:
- Movilizar las carpetas de tu escritorio
- Movilizar documentos e imágenes de tus usuarios o empleados a OneDrive
De esta manera, tus empleados y usuarios podrán trabajar con las carpetas sencillas. También tendrán la posibilidad de acceder a sus archivos y documentos desde el dispositivo de su elección.
Además con esta característica te asegurarás de que los archivos de tus empleados y usuarios puedan copiarse en la nube, de llegar a ocurrir algún imprevisto con los dispositivos.
Archivos a petición
Los archivos de petición de esta herramienta en la nube de Microsoft, facilitarán a tus usuarios interactuar, ver o buscar archivos y documentos, todos ellos almacenados en OneDrive desde el buscador. Estos podrán descargarlos en sus dispositivos.
Se debe destacar, que esta característica proporciona buena imagen para OneDrive y los diversos archivos locales. En ese sentido, los archivos que no se hayan descargado podrán ser reconocidos por tus usuarios mediante un ícono de nube. Respecto a los archivos descargados, estos podrán identificarlos con una marca verde (verificación).
Además, si desean realizar la descarga de forma nativa, lo podrán hacer cuando lo requieran. No obstante, si desean acceder a un archivo sin conexión a internet pueden ingresar en la pestaña, “Conservar siempre en este dispositivo” para que siempre esté disponible.
También, si tus empleados y usuarios quieren liberar espacio de almacenamiento en sus dispositivos y eliminar la copia de un archivo descargado, deberán hacer clic en, “Liberar espacio”.
Datos adjuntos modernos
OneDrive es una aplicación que se integra con Outlook, todo ello con la finalidad de que tus usuarios puedan compartir mejor sus archivos de correo electrónico adjuntos. También con esta característica tendrán una experiencia más familiar para el uso compartido.
También esta integración permite:
- Centralizar en OneDrive el almacenamiento de datos adjuntos
- Impulsar el trabajo colaborativo a través del control de versiones de los archivos.
- Configurar los respectivos permisos para compartir documentos y archivos desde Outlook.
Es necesario aclarar, que cuando tus usuarios anexan una copia o algún vínculo a los datos adjuntos de OneDrive, tendrán la posibilidad de establecer la predeterminación de la herramienta Outlook.
Restaurar archivos
Esta herramienta permite restaurar archivos. En ese sentido, tus empleados podrán:
- Seleccionar el tiempo de recuperación del archivo mediante un histograma que les mostrará la actividad los últimos 30 días.
- Podrán elegir la entrada de historial del documento o archivo que deseen restaurar.
- Conseguirán visualizar el historial de cambio de sus archivos y documentos.
Papelera de reciclaje
OneDrive incluye una papelera de reciclaje la cual se asemeja a la papelera del escritorio de Windows. Con esta característica, tus empleados moverán a la papelera los archivos eliminados. Estos permanecerán en ella por un tiempo determinado, para luego eliminarse de forma permanente.
Auditoría y generación de informes
Esta herramienta incluye entre sus características, la elaboración de auditorías e informes para los archivos almacenados. Para realizar esta acción utiliza los servicios de la plataforma SharePoint. En esta podrán auditar archivos individuales, descargas, vistas y nombres.
Por otro lado, la plataforma Microsoft 365 administra los informes almacenados en la nube, los cuales también incluyen a OneDrive. De esta manera podrás visualizar:
- La información histórica
- El almacenamiento de datos de tu empresa, empleados y usuarios
- Las cuentas de archivos activos
- Las cuentas de archivos totales
- La actividad de la cuenta
Además, podrás utilizar la información arriba reseñada en la aplicación avanzada Power BI. La misma, está incluida en Microsoft 365.
Así tus empleados podrán:
- Visualizar y analizar los datos a través de gráficos y diagramas predefinidos
- Crear informes personalizados
Cifrado de datos en tránsito y en reposo
La plataforma en la nube OneDrive emplea el cifrado de datos avanzado, en:
- El dispositivo y el centro de datos
- Entre los servidores del centro de datos
- En reposo
Cuando el cifrado de datos se encuentra en reposo, OneDrive emplea el cifrado de disco, mediante: El cifrado de archivos y el cifrado BitLocker. Todo ello, para proteger tus datos. Además, cada uno de los archivos será cifrado con su propia clave.
Los archivos de más de 64 KB serán divididos en fragmentos individuales. Estos tendrán clave propia de cifrado. Después, cada fragmento de los archivos se distribuirá de forma aleatoria en Microsoft Azure Storage. Allí se almacenaran en un mapa de construcción el cual les protegerá del acceso de hackers o atacantes.
Claves de cifrado controladas por el cliente
Las claves de cifrado controladas por el cliente, es una característica incluida en Microsoft 365 denominada también, “Cifrado de servicio con la clave del cliente”. Aquí tus usuarios podrán cargar sus claves de cifrado en la aplicación Azure Key Vault.
De esta manera, tendrán la posibilidad de utilizar el cifrado de datos en reposo en el centro de datos de la misma. Es necesario señalar, que este tipo de cifrado es ejecutado de forma nativa mediante el BitLocker, por lo cual los usuarios podrán:
- Requerir el empleo de su clave para satisfacer los requerimientos de seguridad.
- Recuperar su clave eliminada a través de la papelera de reciclaje
No obstante, para que tus usuarios puedan utilizar esta característica deberán crear una cuenta en Azure, además de completar unos requisitos previos al registro.
Caja de seguridad del cliente
Si un experto del soporte técnico de Microsoft requiere resolver un problema y para ello debe acceder a tus datos, tendrá que solicitar una autorización de un administrador de Microsoft.
Esta característica además:
- Envía a tus usuarios una notificación solicitud de aprobación o no aprobación, para que el técnico pueda acceder a sus datos.
- Establece los límites de tiempo de acceso a los datos
- Registra todas las actividades para ejecutar las debidas auditorías
Centro de confianza de Microsoft
El centro de confianza de Microsoft, tiene dos categorías que te proporcionaran todos los detalles acerca de la seguridad, privacidad y cumplimiento de tus datos en OneDrive y Microsoft 365. Estas categorías son:
- Centro de confianza de Microsoft: Aquí Microsoft atiende a sus clientes, en lo referente al cumplimiento y seguridad de sus datos e información. Para ello, deberás acceder a Microsoft 365.
- RGPD o reglamento general de protección de datos: Este es un reglamento nuevo de la Unión Europea. Aquí podrás visualizar los cambios que deben llevar a cabo las empresas, con respecto a: Manejo de datos y transparencia en el proceso. Todo ello, relacionado con las plataformas Microsoft 365, OneDrive y Windows 10.
Es importante señalar, que si quieres tener mayor información acerca del RGPD, se hará necesario que revises en el centro de Microsoft, los siguientes artículos:
- Normas de cumplimiento RGPD con OneDrive y SharePoint
- Recursos para el cumplimiento del RGPD
- Blog de Microsoft OneDrive.
Residencia de datos en Multi-Geo
Esta es una característica incluida en Microsoft 365, la cual permite a tu empresa aumentar el almacenamiento en diferentes ubicaciones geográficas. En ese sentido, se encargará de especificar el lugar donde se encuentran almacenados los datos de tus empleados y usuarios.
Así mismo, las empresas multinacionales que tengan los requisitos de residencia podrán emplear esta característica. De esta manera, se asegurarán que sus empleados y usuarios almacenen en la ubicación geográfica correcta.
Nube de administración pública
En OneDrive se encuentran disponibles lo distintos planes de Microsoft Office 365 de administración pública. Si deseas más información al respecto, dirígete al centro de administración de Microsoft OneDrive.
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