Microsoft Project está considerado como un software de gestión de proyectos cuyo diseño está dirigido hacia los directores de proyectos para apoyarlos en el desarrollo de planes, el seguimiento que se hace del progreso de proyecto, la asignación de recursos o tareas, así como también en la gestión de presupuestos y algunos tipos de análisis referidos a las cargas de trabajo.
Microsoft Project y su practicidad
Microsoft Project dentro de su practicidad ofrece las siguientes ventajas:
- Facilita la creación de la ruta a seguir de un proyecto, a través de la nivelación de recursos y del aporte de una diáfana visibilidad en cuanto a las actividades de la cadena crítica.
- Está abierto a la posibilidad de compartir entre todos aquellos proyectos la información relacionada con los recursos. Incluyendo en esto no solamente a las personas, sino también a equipos o materiales que se encuentran asociados a un determinado calendario que logre definir diariamente la disponibilidad de cada recurso, simplificando de esta manera las modificaciones y los cambios.
- Adicionalmente, mediante esta aplicación, resulta muy práctico crear presupuestos que se basan en la asignación de trabajos y en las tasas de recursos.
Cabe señalar que la gestión del ciclo de vida que posee el proyecto de manera completa, constituye el elemento fuerte de Microsoft Project, ya que tiende a deslindarse de otras herramientas de Project management, las cuales se asocian a cualquiera de sus fases de forma particular, lo que imposibilita su extrapolación con respecto al resto de las etapas.
Para todas aquellas personas que lo usan de manera habitual en la gestión de proyectos, uno de los elementos que más destaca porque resulta muy beneficioso, es la manera práctica con que las plantillas facilitan la reimplementación de los procesos que resultan más efectivos, optimizando de esta manera la eficacia de los nuevos y reduciendo fallos.
¿Cómo aprovechar al máximo Microsoft Project?
Cuando se quiere aprovechar a Microsoft Project con la finalidad de optimizar su rendimiento, se aconseja llevar a cabo las siguientes sugerencias:
- La primera consiste en no excederse en la cantidad de tareas que se van a gestionar de manera simultánea, ya que, a pesar de la capacidad de Microsoft Project, la del Directo de Proyecto tiende a ser limitada. Además, es un diseño que solo dispone de 24 horas, lo cual no le permite abarcar toda la multiplicidad de tareas y de también hacerles un seguimiento del desglosamiento del proyecto. Con la finalidad de no perder el control o cuando se trata de la salud, lo primero que debe hacerse es la reducción del número de tareas que se van a computar en la herramienta y como complemento, existe la posibilidad de asociar los diversos grupos de tareas a proyectos pequeños insertos dentro del principal, tomando en consideración que la responsabilidad referente al monitoreo debe recaer sobre otras personas.
- Se debe procurar el desglosamiento desmesurado de tareas de manera exhaustiva, partiendo de la idea de que el Microsoft Project seguirá al director de proyecto en cuanto a sus acciones, determinando el sentido referido a la descomposición de un paquete de trabajo y de los aportes de valor extra y del aumento de la carga de labor.
- Se debe manejar con cuidado la función de relación, ya que es un atributo muy preciado para la gestión de trabajo, dentro de la ruta crítica, aunque algunas veces puede llegar a provocar algunos inconvenientes. Esto puede ocurrir si no se toman las precauciones necesarias en el momento de definir las relaciones, ya que esto puede ocasionar un cambio en la fecha de entrega de un producto de trabajo que puede llegar a tener un inesperado efecto cuando se produzca la fecha de entrega definitiva.
- Otro aspecto importante es compartir la información que se encuentra en el archivo de Microsoft Project, es decir, reservarlo en una ubicación muy estratégica donde los grupos de interés tengan acceso. De esta manera, se haya la forma de garantizar una gestión más diáfana, facilitando la labor de actualización que siempre tiende a reportar beneficios al proyecto, así como una determinada información que incluye vistas, filtros, calendarios, tablas y campos, que se puedan almacenar en una base de datos global de la empresa y que llegue a ser compartida por todos.
Además, la seguridad está totalmente garantizada, ya que Microsoft Project está en capacidad de reconocer las diversas clases de usuarios que pueden llegar a tener una gran variedad de niveles de acceso tanto a proyecto como a vistas y muchos otros datos.
- Cuando se trabaja con Microsoft Project, se debe producir un ahorro de tiempo, por lo tanto, no se requiere robarlo, es decir, en el caso de que logre detectarse que en cada jornada el trabajo junto a la herramienta llega a restar más de 1 hora, significa que algo no está bien, excepto cuando se produce algún tipo de obligación de reporting, la cual pudiera llegar a alargar la interacción con el software, teniendo presente que lo más común es que el trabajo fluya sin imponer extensas obligaciones de mantenimiento.
- Para sacar partido en internet, el Project Web Access facilita al usuario la visualización y actualización de todos aquellos datos que Microsoft Project contiene mediante internet, siempre contando que se acredite la autorización necesaria en cada uno de los casos. De esta manera, todas las necesidades de compartir cualquier tipo de información y de actualizarla resultan plenamente cubiertas.
Microsoft Project y sus características
Dentro de ellas destacan las siguientes:
- Se basa en la planificación de un proyecto.
- Sus plantillas son personalizables e integradas.
- Posee control de recursos y un destacado cálculo de costes.
- Ofrece informes en tiempo real.
- Posee resumen de situaciones que poseen diversas escalas de tiempo.
- Tiene precios de Microsoft Project en la nube, así como también precios de Microsoft Project a nivel local.
Adicionalmente, Microsoft Project es una herramienta que beneficia la productividad, se producen en el equipo de trabajo, minimizando el tiempo para calendarizar, organizando tareas con la finalidad de evitar retrasos, asegurando de esta forma que todos los proyectos se entreguen a tiempo dentro de lo estipulado.
En Caltico trabajamos con soluciones orientadas a la implementación de Microsoft Project. ¿Necesitas ayuda? Puedes contarnos tu caso a través de nuestro formulario y en breve te contactaremos.