Para que logres ahorrar tiempo, dinero, y además, mejorar el desempeño de tu empresa u organización, a continuación en este post conocerás algunas de las ventajas y beneficios que obtendrás si realizas un gran manejo de la gestión documental en tu negocio.
Y es que para que puedas llevar a cabo una excelente organización documental, deberás conocer los objetivos centrales de la misma.
El proceso de optimización de la gestión documental
El proceso de gestión documental, facilitará a tu empresa la organización de tus documentos y archivo. Para ello, deberás llevar a cabo una óptima implementación, y la debida capacitación de tus empleados.
Es de destacar, que la misma te permitirá el ahorro de costes y tiempo. En ese sentido, ahorrarás dinero en copias fastidiosas. Además, el trabajo de tus empleados será más productivo y eficiente.
Por tal razón, actualmente la gestión documental ha ido ganando espacios en miles de empresas, ya que el manejo óptimo de los documentos les permitirá consérvalos intactos en el tiempo.
El objetivo fundamental de la gestión documental es el desarrollo de la productividad de tu empresa, a través del trabajo eficiente. Sin embargo, existen una serie de objetivos secundarios centrados en el control de calidad.
Gestión documental: Objetivos secundarios
- Crear políticas de gestión documental: Mediante esta actividad se podrá garantizar la gestión documental desde su implementación hasta su disposición final.
- Identificar el estado de los documentos y archivos, y el procedimiento de gestión: Esto lo deberás realizar con la finalidad de establecer los requerimientos y la planificación de trabajo. De esta manera, podrás cumplir con los objetivos trazados.
- Fortalece la administración de archivos y documentos, tanto electrónicos como físicos: Es decir, se encargará de salvaguardar y proteger el acceso a la información de tu empresa o negocio.
- Elabora y ejecuta la administración, planificación y organización de los documentos: El gestor documental te brindará soportes de documentos tanto físicos, como electrónicos.
- Se encarga de fortalecer la protección de la información, mediante políticas de acceso: Esto está relacionado con la entrega de permisos a usuarios, y el control de acceso a la documentación.
- Garantiza el fiel cumplimiento de las leyes vigentes
- Se encarga de centralizar las operaciones: Las mismas son las relacionadas a la pérdida de información, reducción de costes, recurso humano y espacios.
- Digitaliza, sistematiza y organiza los archivos: De esta manera organizará la información a partir de los archivos más importantes.
- Categoriza de forma ascendente y descendente los archivos: De esta manera la búsqueda de los mismos por parte de los usuarios será más eficiente.
- Establece diversas políticas de conservación de los documentos y archivos: En ese sentido, determina las prioridades de cada archivo o documento para ejecutar la digitalización de estos.