Cuando una empresa no está conforme con la distribución que lleva y plantea reorganizarse, ha llegado la hora de gestionar un nuevo proyecto. En realidad, cualquier proceso que se desee hacer en pro de la empresa, sería un proyecto. Por eso, en este artículo te explicaremos paso a paso cómo hacerlo.
Elaborar un proyecto empresarial es muy importante, pero el proceso o serie de instrucciones a realizar para lograrlo, es fundamental. De ahí que la gestión de proyectos sea tan sustancial, pues si no se realiza correctamente, el proyecto finalizará con poco éxito, no tendrá la eficacia deseada o podría retrasarse durante su ejecución.
A través de estos pasos, podrás cumplir con un plan elaborado que logrará que la empresa logre los objetivos planteados en el proyecto. Si es necesario hacer cambios para remover cosas que funcionan en la empresa, no podrás lograrlo si no cumples estos pasos. Recuerda que hay tendencias que no pueden cambiarse, al menos que se logre una gestión eficiente.
Importancia de la gestión de proyectos en una empresa
Cuando escuchamos la frase: “la empresa fracasó por su mala gestión”, se refiere a que no utilizó los métodos necesarios para que la dirección de planes y planificación de procesos de algún proyecto, se ejecutaran correctamente. De ahí radica la relevancia de la gestión de proyectos de una empresa, de que el implementarla podría llevarte al éxito y el no hacerlo correctamente, a la ruina.
Todas las operaciones que se ejecuten deben estar bajo una correcta gestión, pues las acciones diseñadas lo llevarán a un plan a desarrollar ideas y a lograr los objetivos que se han planteado como empresa.
Beneficios que aporta la gestión de proyectos
- Mejora la operatividad de la empresa.
- Maximiza la eficiencia del laboral en el día a día, pues la asignación de tareas se enfoca en aumentar la productividad.
- Mejora la comunicación entre los involucrados en el proyecto.
- Cada miembro tendrá asignada una responsabilidad y con la gestión de proyectos conocerán a detalle sobre esto, para centrarse en sus objetivos.
- Se reducen los tiempos y los costes para llevar a cabo el proyecto.
- Aporta una visión global en la empresa.
- Los departamentos no actúan independientes, sino que se pueden transferir conocimiento.
- Se fomenta el trabajo en equipo, lo que ayuda a identificar de forma rápida cuáles son los riesgos y debilidades, para establecer prioridades en las áreas más relevantes e implementar correcciones.
- Cuando se solicitan cambios, a través de una buena gestión se pueden ejecutar proyectos que hagan más sencillos los trabajos cotidianos.
- Se enfoca en las necesidades del cliente, por lo que su punto de vista está centrado en él, ya que el consumidor es quien aporta los recursos económicos a la empresa, por eso el enfoque en estas exigencias logra mejorar la calidad de los productos y servicios.
- Consigue reducir los riesgos que suponen los errores sobre los costes y el tiempo de ejecución del proyecto.
- Transmite una mejor imagen a la empresa, mostrando profesionalismo, aumentando el valor de la marca por ser más seria y competente.
Tipos de gestión de proyectos
Existen distintos métodos de administración de trabajos que se pueden aplicar, de manera que enumeraremos algunos y luego explicaremos los pasos necesarios para su cumplimiento.
Secuencial tradicional
En este tipo de gestión las fases del proyecto se van completando por orden. Hasta que no está completada una fase, no inicia la siguiente. Asimismo, se genera un documento de control, donde se pueden verificar si los objetivos del proyecto se han cumplido.
Al gestionar el proyecto con este método, la empresa tendrá como ventaja la vigilancia de que sean cumplidas cada una de las fases. No obstante, también tiene una desventaja y es la rigidez, ya que, si se consigue un error, no habrá posibilidad de evitar que el proceso inicie desde cero.
Metodología agile
En este caso, los métodos que se usan no son estrictos, sino que, al contrario, podría decirse que existe inconstancia en las soluciones a las propuestas, al igual que la organización del proyecto. De hecho, tanto la organización como las soluciones a las propuestas, cambian con el tiempo mientras se comprueba su eficacia.
No obstante, la razón por la que esta metodología es una de las preferidas, es por su flexibilidad y porque logra reducir el tiempo en el que se planifica. Pero el lado negativo es que puede llegar a producir sobrecostes y la documentación que genera es insuficiente y poco útil para el futuro.
Gestión de cambio
Los métodos que se usan en este caso, consideran cuáles serían los riesgos dentro de la planificación para controlar el momento en el que se produzcan esos cambios.
Metodologías basadas en el proceso
El enfoque de estos métodos es localizar los objetivos determinados para la serie de procesos interconectados. De esta forma, lo que se pretende es simplificar las tareas, reducir los errores y desperdicios.
PMI/PMBOK
Estos métodos son unos de los más usados y la preferencia radica en que puede dividir en 5 fases el trabajo del proyecto. Como posiblemente es el más usado, de ahí extraeremos los pasos para gestionar un proyecto.
5 Pasos para gestionar un proyecto
Paso 1. Análisis de viabilidad
En este paso se determina si el beneficio del proyecto se obtiene completando el proceso y si la inversión es acorde, al igual que los recursos de gastos y el tiempo de ejecución.
Paso 2. Planificación detallada del trabajo
Luego de realizar el análisis, es importante enumerar cuáles serán las tareas que se pretenden realizar en el proyecto e incluir cada uno de los detalles a ejecutar. Esta sería la planificación en la que se le da uso al calendario y se consideran cuáles son los recursos que se requieren en el proyecto.
Paso 3. Ejecución del proyecto
A continuación, se pueden aplicar los conocimientos que se han adquirido en proyectos previos, pues se ejecutarán en este paso, una vez la planificación se haya elaborado.
Paso 4. Seguimiento y control del trabajo
Es un tipo de monitoreo en el que se vigila si la planificación se está ejecutando con excelencia y si se están logrando los estándares de calidad anhelados. Si no se realiza este control, podría llevar el fracaso del proyecto.
Paso 5. Cierre del proyecto
Aunque en el paso anterior se realiza un seguimiento, al cerrar el proyecto es importante realizar una evaluación final que analice si se localizan fallos y tomar notas que puedan ser útiles a otras proyecciones.
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