La gestión documental es un proceso mediante el cual, se capturan, recuperan y almacenan documentos. Esta técnica es muy utilizada para administrar los documentos creados y recibidos en una organización. Este proceso sigue el siguiente orden:
- Establece la recuperación de documentos
- Determina el tiempo en los que los documentos deben guardarse
- Elimina los documentos que ya no son útiles
- Vela por la preservación a largo plazo de los documentos útiles
En ese sentido, la gestión documental está conformado por un conjunto de elementos que han sido diseñados con la finalidad de coordinar, controlar y normalizar todos los procedimientos de una organización, los cuales se relacionan con:
- La producción
- La recepción
- La circulación
- El almacenamiento
- La organización
- La conservación o preservación
- La disposición final
- La accesibilidad de los documentos generados por la organización
Es importante además señalar, que la gestión documental es el centro o fuente de información relacionado con las actividades inherentes a la organización; esta servirá de apoyo a la posterior organización de actividades donde se encuentren involucrados aspectos tales como: La toma de decisiones, la gestión del conocimiento, entre otros aspectos.
Procesos de la gestión documental
1. Incorporación de los documentos
La gestión documental, debe vigilar y evaluar la forma en el que un documento ingresa en el sistema (archivo y captura digital). Este procedimiento persigue seleccionar los documentos a capturar.
2. Registro
El registro dentro de la gestión documental, tiene la finalidad de anexar formalmente los documentos a través de un identificador e información descriptiva, para que estos posteriormente puedan ser recuperados (metadatos). Para tal fin, los documentos se registrarán al momento de ingresarlos.
3. Clasificación
La clasificación se refiere, al conjunto conformado por las acciones técnicas y administrativas, las cuales permitirán organizar de manera jerárquica los documentos; además, los agrupará según características previamente establecidas, sin importar su origen, destino, soporte, entre otros.
4. Almacenamiento
El almacenamiento es el procedimiento a través del cual, los documentos se mantienen y preservan de forma auténtica, fiable, integra, y además estarán disponibles el tiempo que sea necesario.
Por tanto, un plan de gestión de documentos obedece a unos principios fundamentales, los cuales son:
- Debe garantizar que los documentos estén conservados en un ambiente protegido.
- Debe controla las condiciones en cuanto al mantenimiento y manipulación de los mismos.
- Debe velar porque el acceso y destrucción de los documentos, tengan la debida autorización, para así evitar robos.
5. Acceso
El acceso tiene la finalidad de regular:
- Quien puede llevar a efecto la creación, consulta, modificación y eliminación de los documentos de una organización.
- En qué circunstancias se generan los cambios, consultas, modificaciones y eliminaciones de documentos.
El derecho de acceso a los documentos de una organización, dependerá de los requisitos legales, y de las necesidades y requerimientos que tenga la organización. Estos documentos pueden ser:
- Informes financieros
- Estadísticas de ventas
- Nómina de la empresa
- Reglamento de la organización
6. Trazabilidad
En un sistema de gestión documental, la trazabilidad se refiere al margen de seguridad que deben tener las organizaciones. La misma se encarga de garantizar que los usuarios con los permisos pertinentes, ejecuten tareas y otras actividades dentro de la organización. Además, se deberá garantizar que los documentos sean localizados cada vez que se necesiten; este seguimiento permitirá a la organización poder mantener el control adecuado de todos los procesos documentales, desde que son ingresados al sistema de gestión documental, hasta que son aplicadas las disposiciones finales de los mismos.
7. Disposición
La disposición prevista en el calendario de conservación, es aquella que se aplica cuando se haya agotado el plazo establecido para la conservación de los documentos; este calendario de conservación incluye: la eliminación y la conservación y traslado a otro sistema de archivo.
La disposición es posible llevarla a cabo con la debida autorización, y luego de que se haya comprobado que el documento no tiene ningún tipo de valor para la organización; esto quiere decir, que no deberán quedar tareas pendientes y juicios o investigaciones en proceso, las cuales impliquen el uso del documento en cuestión como prueba.
La importancia de la normalización en la gestión documental
La gestión de la normalización en la gestión documental es importante, debido a que:
- Contribuye a que las organizaciones puedan disponer de completos sistemas de gestión de la información, de manera eficaz y eficiente.
- Constituye una herramienta valiosa para la gestión de riesgo de las organizaciones.
- Es altamente eficiente respecto a la auditoría de la información, y en el análisis de los procesos; estos procesos se encargan de mejorar de forma notable, la gestión documental de instituciones u organizaciones, tanto públicas como privadas.
- Esta se encarga de elaborar las especificaciones técnicas, o normas estándares, tan necesarias en las organizaciones. Con las mismas se podrá comprobar la calidad y la seguridad de los productos y actividades.
- Garantiza al cliente o usuario, que los productos o servicios ofrecidos por las empresas u organizaciones, tengan los requisitos mínimos de calidad que las diferencien de la competencia.
Es necesario además señalar, que el sistema de gestión documental está fundamentado en normas, las cuales le otorgan mayor rigor, confiabilidad y calidad; a diferencia de los sistemas de gestión que no se encuentran normalizados de forma debida, eficiente, organizada y confiable.