La empresa Microsoft, actualmente tiene a disposición de sus clientes y usuarios diversas aplicaciones encargadas de impulsar la comunicación y el trabajo colaborativo.

En ese sentido, OneDrive, SharePoint y Teams han sido diseñadas con características similares entre sí. Sin embargo, al momento de que quieras implementar alguna de ellas, podrías confundirte en la elección.

Por tal razón, en este post se entragaran detalles de cada una de estas herramientas colaborativas, así como sus ventajas, y porque debes implementarlas. Sigue adelante…

¿Qué es SharePoint, qué ventajas tiene y cuándo usarlo?

La plataforma SharePoint incluye un conjunto de aplicaciones, las cuales están basadas en la web para así diseñar soluciones empresariales. Esta herramienta la puedes utilizar en la nube (SharePoint online) o también de forma local (red de una empresa u organización).

Vale la pena destacar, que SharePoint viene integrada con las aplicaciones de Microsoft Office 365.

Ventajas de usar SharePoint

SharePoint como herramienta empresarial, ofrece diversas soluciones o alternativas para las empresas y organizaciones. Entre estas se tienen:

• Tiene diversas herramientas de colaboración
• Motor para flujos de trabajo
• Almacenamiento de documentos, datos y archivos
• Programa Business Intelligence
• Extranet e intranet
• Gestión de contenido empresarial (ECM)
• Gestión de contenido web (CSM)
• Administración de portales y grupos
• Diversas plataformas de desarrollo

Es de destacar, que SharePoint incluye gran variedad de aplicaciones, las cuales se adaptan a los requerimientos de tareas, proyectos y listas. Además, esta herramienta es interactiva, simple de ejecutar y de usuarios múltiples.

¿Cuándo usar Sharepoint?

Esta herramienta es esencial, cuando desees diseñar un sistema de colaboración profesional dentro de tu empresa u organización. Además, también podrás con ella:

• Compartir archivos: Esta aplicación da permisos de ingreso a usuarios según sus perfiles. De esta manera, cada uno de ellos podrá acceder a los servicios que les compete.
• Disponer de una intranet corporativa: Con ella podrás disponer de un portal para tus empleados, con características interactivas y dinámicas. Este portal podrás personalizarlo según el área de especialidad o departamento de tu empresa.
• Como plataforma de la aplicación Business Intelligence
• Como gestor de contenido ECM: El cual te ofrece herramientas para administrar y organizar el contenido de tu empresa u organización.
• Para manejar y gestionar tu contenido web: Aquí esta aplicación utiliza herramientas simples las cuales te permiten crear contenido y publicarlo en la web. En ese sentido, ofrece un diseño y estructura acorde con los diferentes sitios.

¿Qué es Teams, cuáles son sus ventajas y cuándo usarlo?

Teams es una herramienta que ha sido diseñada por Microsoft, para la comunicación instantánea entre grupos o personas. Aquí los usuarios, pueden acceder a los proyectos comunes de trabajo de toda la organización empresarial.

Es por ello, que esta plataforma es la solución idónea para la comunicación instantánea, y además, para las empresas que estan integradas con Office 365. Siendo esta última muy necesaria para la seguridad de los datos y archivos.

Ventajas de usar Teams

Las empresas que empleen la plataforma Teams, habrán adquirido una aplicación potente para comunicación entre los empleados. Entre las ventajas que ofrece esta herramienta, se encuentran:

• Viene con un chat que integra bots configurables: Estos son ideales para los grupos. Además, podrán acceder a estos chats todos los usuarios que se encuentren dentro del equipo de proyecto.
• Incluye el acceso a los documentos de Office 365: Con Microsoft Teams, podrás compartir de manera rápida y simple los documentos que hayas trabajado en Microsoft Office.
• Se pueden ejecutar videollamadas en dispositivos móviles: Además, estas llamadas las podrás compartir con el resto de los miembros del grupo o equipo, pudiendo crear grupos de llamadas.
• Se integra con aplicaciones externas: Es decir, amplía las capacidades del grupo de proyecto.
• Optimiza las funciones: Cuando utilizas Teams para las reuniones de trabajo, las labores se hacen más sencillas. Como valor agregado, esta aplicación creará luego de la reunión un documento de resumen de la misma.
• Disminuye el volumen de correos electrónicos: Esto ocurre debido al empleo de los chats.

¿Cuándo usar Teams?

Cuando empleas Teams en tu empresa u organización, la productividad aumenta debido al trabajo colaborativo. Funcionalidad esta característica de esta herramienta. También, esta aplicación permite a los trabajadores de tu empresa, el poder entablar comunicaciones eficaces y rápidas.

Además, con Teams podrás:

• Fomentar la comunicación eficiente entre los diversos grupos de trabajo de tu empresa. Con esto, evitarás la búsqueda tediosa de gran cantidad de correos electrónicos.
• Crear equipos de trabajo que se comuniquen por medio de chats, para que así comenten en tiempo real los diversos aspectos del proyecto de trabajo.

También Teams, incluye diversas herramientas para que los miembros de tu equipo de trabajo lleven a cabo sus labores de manera simple y rápida.

En conclusión, Microsoft Teams es la herramienta idónea para ser empleada por grupos pequeños de trabajo en tu empresa. Además, es muy eficaz para el trabajo colaborativo de los distintos grupos.

¿Qué es OneDrive, cuáles son sus ventajas y cuándo usarlo?

El servicio en la nube o OneDrive, permite el almacenamiento de archivos y documentos en la nube de Microsoft. Esta herramienta está integrada totalmente con Office 365. Al momento de activar la misma, podrás gozar de 1 TB de almacenamiento.

Ventajas de usar OneDrive

Entre las principales ventajas de utilizar OneDrive, se tienen:

• Viene integrada totalmente con Word, Excel, PowerPoint, OneNote y, Office 365.
• Puedes activar la sincronización automatizada con varios dispositivos.
• Podrás acceder rápida y fácilmente a los archivos almacenados.
• Podrás compartir diversos tipos de documentos y archivos, para que de esta manera puedas organizar trabajos en equipo.

¿Cuándo usar OneDrive?

Es importante destacar, que OneDrive lo podrás utilizar como un espacio de trabajo individual si así lo prefieres. Todo ello, con la finalidad de compartir determinados archivos de forma personalizada.

Además, con esta aplicación tendrás la posibilidad de almacenar los proyectos realizados con Office 365, entre otros archivos.

¿Se pueden utilizar las tres opciones al mismo tiempo?

Estas tres herramientas (OneDrive, SharePoint y Teams) pueden emplearse de manera conjunta, lo cual es altamente recomendable. Además, podrás combinarlas y así crear una plataforma única, y además, que se adapte a los requerimientos de tu empresa.

Es de destacar, que si utilizas estas tres soluciones de forma integrada en tu empresa, con ello estarás impulsando y mejorando el trabajo colaborativo entre tus empleados.