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Cuándo utilizar SharePoint frente a las unidades compartidas

SharePoint y las unidades compartidas son dos opciones diferentes para almacenar y compartir archivos y documentos en una empresa. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y desventajas, y la elección de una sobre la otra depende de las necesidades específicas de cada negocio.

Las unidades compartidas son una forma común de compartir archivos en una red local.

¿Cuándo se recomienda usar SharePoint?

SharePoint es una herramienta recomendada para la gestión de documentos colaborativos, con funciones de control de versiones y check-in/check-out.

SharePoint permite a los usuarios trabajar en documentos en equipo, sin preocuparse por la pérdida de información. Además, su papelera de reciclaje facilita la recuperación de documentos eliminados accidentalmente.

Para automatizar el seguimiento y la notificación de documentos que requieren la aprobación de varios usuarios, se puede utilizar un flujo de trabajo. Esto agiliza el proceso de aprobación y asegura que el documento sea revisado por todas las partes involucradas.

SharePoint es ideal para documentos y comunicaciones que necesitan ser accesibles desde una página web, ya que las bibliotecas de documentos se pueden acceder desde cualquier lugar de Internet. Además, no se necesita una aplicación cliente, ya que los documentos se ven y editan en la mayoría de los casos como una página web.

Si un documento necesita una amplia visibilidad y acceso, SharePoint es la opción perfecta. La herramienta cuenta con funciones de búsqueda y metadatos que facilitan la localización y recuperación de documentos, incluso en grandes bibliotecas.

Cómo configurar el uso compartido externo de SharePoint

El uso compartido externo en SharePoint permite compartir archivos, carpetas y sitios con usuarios fuera de la empresa, como clientes, proveedores o colaboradores externos.

A continuación, conocerás los pasos necesarios para configurar el uso compartido externo en SharePoint:

  1. Accede al Centro de administración de SharePoint con una cuenta que tenga permisos de administrador.
  2. Haz clic en «Configuración de seguridad» y luego en «Configuración de sitios y contenido externo».
  3. En la sección «Compartir externamente», selecciona «Permitir que los usuarios compartan contenido con personas fuera de la empresa» y elige el nivel de permisos que deseas otorgar a los usuarios externos (por ejemplo, solo ver, editar o control total).
  4. Configura el tiempo de expiración de los enlaces compartidos y selecciona las opciones de autenticación que deseas habilitar para los usuarios externos (por ejemplo, acceso solo con una cuenta Microsoft, acceso solo con una cuenta de organización externa o acceso anónimo).
  5. Haz clic en «Guardar» para aplicar los cambios.

Una vez que hayas configurado el uso compartido externo en SharePoint, puedes compartir archivos o carpetas de la siguiente manera:

  1. Accede a la biblioteca de documentos o carpeta que deseas compartir.
  2. Haz clic en el archivo o carpeta que deseas compartir y selecciona «Compartir».
  3. Entra la dirección de correo electrónico del usuario externo y selecciona el nivel de permisos que deseas otorgar.
  4. Opcionalmente, puedes agregar un mensaje personalizado para el usuario externo.
  5. Haz clic en «Compartir» para enviar la invitación al usuario externo.

Recuerda que al compartir contenido externamente, se está abriendo una puerta de acceso a los datos del negocio. Por lo tanto, es recomendable establecer políticas claras de seguridad y educar a los usuarios sobre las prácticas de seguridad adecuadas al compartir contenido externamente en SharePoint.

Uso recomendado para las unidades compartidas (unidades S: y U:)

Es recomendable utilizar una unidad compartida para almacenamiento general de archivos, así como para guardar documentos individuales o borradores de documentos.

También son ideales para almacenar archivos muy grandes (más de 50 MB), ya que estos archivos pueden consumir mucho espacio de almacenamiento en un dispositivo.

Los archivos almacenados en las unidades compartidas están respaldados por el sistema de protección de datos de los servidores, lo que garantiza que los archivos estarán seguros en todo momento.

Las unidades compartidas también son una excelente opción para archivar y almacenar documentos a largo plazo, ya que le permiten acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Si tiene archivos que nunca necesitarán actualizarse, es recomendable almacenarlos en una unidad compartida para mantenerlos seguros y acceder a ellos en cualquier momento.

Ventajas de usar SharePoint como herramienta de colaboración para su departamento/equipo

SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial que permite a los usuarios almacenar, organizar y compartir información online.

Utilizar SharePoint como herramienta de colaboración para tu departamento o empresa, ofrece múltiples ventajas, incluyendo la posibilidad de trabajar en equipo en tiempo real, compartir documentos de forma segura y mejorar la productividad del grupo que opera conjuntamente contigo.

Además, SharePoint es una herramienta altamente personalizable que puede adaptarse a las necesidades específicas de tu equipo de trabajo.

Recomendaciones a la hora de compartir archivos y carpetas de tu departamento o empresa

Los enlaces para «Cualquiera» son una herramienta muy útil para compartir contenidos de forma rápida y sencilla con cualquier usuario. Sin embargo, al mismo tiempo es importante tener en cuenta ciertas precauciones para garantizar la protección de los contenidos de la empresa.

Una forma de controlar el acceso a los archivos es estableciendo una fecha de expiración del enlace para los usuarios no autenticados. De esta manera, una vez que la fecha haya pasado, no podrán acceder al contenido mediante dicho enlace, aunque podrían generarse nuevos.

También es posible configurar los permisos de los enlaces para usuarios no autenticados, de manera que se evite que puedan modificar el contenido de los archivos. No obstante, se debe considerar que, en general, los permisos de estos enlaces pueden permitir ver, editar y cargar nuevos archivos en el sitio.

Otra sugerencia es añadir información de copyright a los archivos. Una forma efectiva de garantizar que los archivos incluyan información de copyright, o cualquier otra marca de propiedad, es mediante el uso de las etiquetas de confidencialidad disponibles en el centro de administración de cumplimiento de Microsoft 365.

Estas etiquetas permiten agregar de manera automatizada marcas de agua, encabezados o pies de página en los archivos, lo que contribuye a fortalecer la protección de los derechos de autor.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.